Podpora s průvodcem v prohlížeči může poskytovat digitální řešení problémů s Office. |
Pravidla umožňují automaticky přesouvat, označovat příznakem a odpovídat na e-mailové zprávy. Můžete také použít pravidla pro přehrání zvuků, přesouvání zpráv do složek nebo zobrazení upozornění na nové položky.
Nejjednodušším a nejběžnějším pravidlem pro vytváření je pravidlo, které umožňuje přesunout položky od určitého odesílatele nebo s určitými slovy v předmětu do jiné složky. Toto pravidlo můžete vytvořit přímo ze zprávy, která jste už přijali.
-
Klikněte pravým tlačítkem na zprávu ve složce Doručená pošta nebo v jiné složce a vyberte Pravidla.
-
Vyberte jednu z možností. Outlook automaticky navrhne vytvoření pravidla podle odesílatele a příjemce. Pokud chcete zobrazit další možnosti, vyberte Vytvořit pravidlo.
-
V dialogovém okně Vytvořit pravidlo zaškrtněte jedno nebo více z prvních tří zaškrtávacích políček.
-
Pokud chcete vytvořit pravidlo pro přesunutí zprávy do složky, zaškrtněte v části Provést následující políčko Přesunout položku do složky a pak v zobrazeném dialogovém okně Vybrat složku vyberte požadovanou složku a klikněte na OK.
-
Klikněte na tlačítko OK a pravidlo uložte.
Poznámka: Pokud chcete pravidlo spustit u zpráv, které jste už dostali, zaškrtněte políčko v potvrzovacím dialogovém okně a klikněte na OK.
Vytvoření pravidla pomocí Průvodce pravidly
Existují tři typy pravidel, které můžete vytvářet v Průvodci pravidly.
-
Třídit zprávy: Tato pravidla umožňují filtrovat, třídit a následně zpracovat zprávy.
-
Upozorňovat na nové zprávy: Tato pravidla oznámí, že jste obrdželi zprávu, která splňuje specifická kritéria.
-
Vlastní pravidla: Jedná se o pravidla, která vytvoříte bez šablony.
Pravidla se dají téměř nekonečně přizpůsobit. Existují různé možnosti, které můžete nastavit u jednotlivých typů vytvářených pravidel. Podle následujícího postupu se naučte vytvořit pravidlo v Průvodci pravidly.
-
Vyberte Soubor > Spravovat pravidla a upozornění a otevřete dialogové okno Pravidla a upozornění.
-
Na kartě Pravidla e-mailu vyberte Nové pravidlo.
-
Vyberte jednu ze šablon z kroku 1. Pokud chcete vytvořit zcela nové pravidlo, vyberte Použít pravidlo na přijaté zprávy nebo Použít pravidlo na odeslané zprávy.
-
V poliKrok 2: Upravte popis pravidla, klikněte na libovolnou možnost, abyste ji mohli nastavit. Pokud jste například v kroku 1 vybrali Označit zprávy od uživatele příznakem pro zpracování, klikněte na osoby nebo veřejná skupina a vyberte zprávy odesílatele, které chcete označit příznakem, a potom klikněte na zpracovat v tuto dobu zaškrtněte příznak a datum zpracování.
-
Klikněte na tlačítko Další.
Na druhé stránce Průvodce pravidly můžete přidat další podmínky pravidla. Můžete například vybrat zprávy odesílané určitou osobou, které mají určitá slova v předmětu nebo zprávě.
-
V poli Krok 1: Vyberte podmínky je zaškrtnuté políčko všech podmínek, která nastavíte na předchozí obrazovce. Můžete vybrat více dalších podmínek zaškrtnutím příslušných políček.
-
V poli Krok 2: Upravte popis pravidla klikněte na všechny další podtržené podmínky, které jste právě přidali. Klikněte na tlačítko Další.
Na třetí stránce Průvodce pravidly můžete vybrat další akce, které chcete použít u zprávy. Můžete například označit zprávy pro zpracování a označit zprávu jako důležitou.
-
V poli Krok 1: Vyberte podmínky jsou zaškrtnuté všechny akce, které jste nastavili na první obrazovce. Další akce můžete vybrat tak, že zaškrtnete jejich políčka.
-
V poliKrok 2: Upravte popis pravidla klikněte na všechny podtržené akce, které jste právě přidali. Klikněte na tlačítko Další.
Na čtvrté stránce Průvodce pravidly můžete přidat výjimky z pravidla. Můžete například označit výjimku, pokud je zpráva označená jako důležitá, a zajistit tak, že všechny zprávy označené konkrétní úrovní důležitosti nejsou označené příznakem pro zpracování.
-
V poliKrok 1: Vyberte podmínky vyberte výjimky pravidla zaškrtnutím jejich zaškrtávacích políček.
-
V poliKrok 2: Upravte popis pravidla klikněte na požadované další podtržené výjimky, které jste právě přidali. Klikněte na tlačítko Další.
-
Na poslední stránce Průvodce pravidly zadejte název pravidla.
-
Pokud chcete toto pravidlo spustit u zpráv, které jste již obdrželi, zaškrtněte políčko Spustit toto pravidlo pouze u zpráv ve složce Doručená pošta.
-
Ve výchozím nastavení je zaškrtnuté políčko Zapnout toto pravidlo. Pokud nechcete, aby pravidlo bylo v současné době zapnuto, můžete zrušit zaškrtnutí políčka.
-
Klikněte na Dokončit, abyste pravidlo uložili a zapnuli.
Pokud pravidlo nepotřebujete, můžete ho odstranit.
-
Na kartě Soubor zvolte Spravovat pravidla a upozornění.
-
V dialogovém okně Pravidla a upozornění zvolte na kartě Pravidla e-mailu pravidlo, které chcete odstranit.
-
Zvolte Odstranit > OK.
Ručně můžete spustit jedno nebo více pravidel.
-
Na kartě Soubor zvolte Spravovat pravidla a upozornění a na kartě Pravidla e-mailu zvolte Spustit pravidla.
-
V dialogovém okně Spustit pravidla zaškrtněte ve skupinovém rámečku Pravidla ke spuštění políčko u všech pravidel, která chcete spustit.
-
V poli Spustit ve složce můžete vybrat jinou složku. Zvolte Procházet, zvolte složku a pak zvolte OK.
Pokud chcete zahrnout všechny složky obsažené ve složce vybrané ve 3. kroku, zaškrtněte políčko Včetně podsložek.
-
V rozevíracím seznamu Použít pravidla pro potvrďte výchozí nastavení všech zpráv nebo ho změňte na přečtené nebo nepřečtené zprávy.
-
Zvolte Spustit.
V Outlooku existují dva typy pravidel: serverová a klientská.
-
Serverová pravidla
Když používáte účet Microsoft Exchange Serveru, některá pravidla jsou serverová. Tato pravidla jsou spuštěná pro vaši poštovní schránku na poštovním serveru Exchange, i když Outlook neběží.Je potřeba nastavit je tak, aby se na zprávy použila při jejich doručení do složky Doručená pošta na serveru a mohla se na serveru celá spustit a dokončit. Například pravidlo, které určuje, že zpráva se má vytisknout, se nemůže spustit, dokud není dokončeno na serveru. Pokud se pravidlo nedá použít na serveru, použije se, když spustíte Outlook a pak se z něj stane pravidlo na straně klienta.
-
Pravidla na straně klienta
Pravidla na straně klienta jsou pravidla, která se spouští jenom na vašem počítači. Jsou to pravidla, která se spustí v Outlook místo na serveruExchange. Pravidla na straně klienta se můžou spustit jenom v případě, že je spuštěnOutlook.
Tip: Obsahuje-li seznam pravidel oba typy pravidel, jsou nejdříve použita pravidla serveru a potom klientská pravidla.
Oznámení o doručení, odpovědi na hlasování a automatické odpovědi
Při použití pravidel se oznámení o doručení, oznámení o přečtení, odpovědi na hlasování a automatické odpovědi (oznámení Mimo kancelář) zpracovávají, jako by šlo o zprávy. Třeba pravidlo, které přesouvá zprávy obsahující v poli Předmět slovo „schůzka“ do určité složky, přesune do stejné složky také všechna oznámení o doručení, odpovědi na hlasování a automatické odpovědi.
Poznámka: Pokud pravidlo přesune odpovědi na hlasování ze složky Doručená pošta do jiné složky, ovlivní to sledování hlasování. Při otevření odeslané zprávy s hlasovacím tlačítkem nebudou informace o sledování zahrnovat počet odpovědí ze zpráv přesunutých pravidlem. Na druhou stranu ruční přesunutí nebo odstranění odpovědi sledování neovlivní.
Žádosti o schůzku, zadání úkolů a dokumenty
Žádosti o schůzku, zadání úkolů a dokumenty se považují za zprávy. Pokud vytvoříte pravidlo, které na základě splnění (shody) určitých podmínek (kritérií) přesune položku do konkrétní složky, přesunou se i všechny žádosti o schůzku a zadání úkolů, které těmto podmínkám vyhovují. Při vytváření pravidel, které tyto druhy položek ovlivňují, mějte na paměti následující omezení:
-
Pokud položku přesunete do jiné než poštovní složky, nemusí po přesunutí fungovat očekávaným způsobem. Pokud je například zpráva přesunuta do složky Kalendář, nevytvoří se nová událost.
-
V případě, že odpověď na schůzku nebo úkol přesunete do složky Odstraněná pošta pomocí pravidla, není odpověď sledována u původní položky.
-
Přesunete-li žádost o schůzku automaticky do složky Odstraněná pošta, není tato schůzka přidána do složky Kalendář.
-
U zadání úkolů a žádostí o schůzku nejsou použita pravidla, která ovlivňují odesílané zprávy.
Skupiny kontaktů
Pravidlo, které zahrnuje skupinu kontaktů, se může chovat jinak než jiná pravidla. Záleží na tom, jak je vytvořené.
-
Přesunovat zprávy odeslané veřejné skupině do složky
Toto pravidlo je dostupné jenom v případě, že používáte účetExchange Server. Do určené složky se přesunou jenom zprávy odeslané skupině kontaktů. Zprávy od lidí, kteří jsou členy skupiny kontaktů, se do určené složky přesouvat nebudou.