Správa informací sdílených prostřednictvím osobního webu a profilu

Tento článek nápovědy popisuje způsoby sdílení informací prostřednictvím osobního webu a profilu a poskytuje některé kroky, které vám pomůžou spravovat množství informací, které sdílíte.

V tomto článku

• Přehled
• Sdílení a správa přístupu k obsahu osobního webu
• Jak uživatelé přidávají kolegy a sledují aktivity
• Práce se značkami, hodnoceními, poznámkami a stavovými zprávami
• Principy návrhů kolegů a klíčových slov
• Správa přístupu k některým informacím ve vašem profilu

Přehled

Sdílení informací o sobě vám může pomoct spojit se s ostatními a vybudovat si profesní síť. Je však důležité porozumět typům informací, které sdílíte, a rozsahu informací, které sdílíte. Můžete třeba chtít sdílet osobní údaje, jako je číslo mobilního telefonu, jenom se svou pracovní skupinou nebo nadřízeným, a ne se všemi lidmi v organizaci.

Dále byste měli zkontrolovat, zda má vaše organizace zavedeny zásady týkající se sdílení informací. Vaše organizace například může mít zásady, které určují, jaké typy informací by se měly a neměly ukládat online, nebo může vyžadovat proces schvalování pro některé typy obsahu.

Tady je několik hlavních způsobů sdílení informací prostřednictvím osobního webu:

• Obsah vašeho osobního webu včetně dokumentů, seznamů a blogů
• Značky a poznámky, které použijete na stránky a dokumenty
• Navržená klíčová slova a kolegové, které jste schválili, které lze použít k rychlé aktualizaci vašeho osobního webu, abyste mohli komunikovat s ostatními
• Osobní údaje, jako jsou kontaktní údaje, zájmy, odpovědnosti, kolegové a členství v seznamu e-mailů ve vašem profilu, a veškeré aktualizace, které provedete v podrobnostech vašeho profilu

Mějte na paměti, že vaše organizace může osobní web přizpůsobit, například určením, které typy informací můžete přidávat nebo přizpůsobovat. Vaše organizace může na váš osobní web přidávat informace také z jiných zdrojů dat, například z databáze lidských zdrojů.

Začátek stránky

Sdílení a správa přístupu k obsahu osobního webu

Váš osobní web už obsahuje tři možnosti pro sdílení dokumentů:

• Sdílené dokumenty Tato knihovna slouží k ukládání dokumentů, které chcete sdílet s více lidmi. V závislosti na nastavení osobního webu můžete upravovat oprávnění ke knihovně a také konkrétní složky a položky.
• Soukromé dokumenty Tuto knihovnu použijte pro dokumenty, které nechcete sdílet s jinými lidmi. Ukládání dokumentů do této knihovny může být užitečné například v případě, že často potřebujete přistupovat k dokumentu z různých počítačů, ale nechcete ho sdílet se svými kolegy.

V závislosti na nastavení osobního webu můžete přidat také další obsah, například další knihovny, seznamy a web s blogem, kde se můžete podělit o své nápady.

Oprávnění pro tyto položky můžete spravovat podobným způsobem, jakým uživatelé spravují oprávnění pro obsah na jiných webech. Oprávnění se dají přizpůsobit na úrovni webu i pro seznamy, knihovny, složky, konkrétní dokumenty a položky seznamu.

Na kartě Obsah vašeho profilu můžou lidé také prohlížet veřejné dokumenty, jejichž autorem jste na jiných sharepointových webech, jejichž jste členem, pokud mají oprávnění k prohlížení daného obsahu.

Ve vaší organizaci mohou platit další zásady pro typy dokumentů, které můžete na osobním webu ukládat.

Začátek stránky

Jak uživatelé přidávají kolegy a sledují aktivity

Můžete sledovat aktivity kolegů a dívat se, když označí nějaký zajímavý článek, zveřejní poznámku na Poznámkové ploše nebo změní pozici. Jejich aktivity se ve vašem informačním kanálu zobrazí v obráceném chronologickém pořadí. Lidé ve vaší organizaci si vás naopak mohou přidat jako svého kolegu a sledovat vaše aktivity ve svých informačních kanálech.

People si vás můžou přidat jako kolegy a sledovat vaše aktivity bez ohledu na to, jestli je přidáte jako kolegy nebo ne, a naopak. Pokud vás aktivity této osoby zajímají, můžete si ji přidat jako kolegu, abyste mohli sledovat i její aktivity. Některé aktivity, jako je použití klíčového slova, které někdo jiný uvedl jako zajímavé, se mohou zobrazit v informačním kanálu kohokoli, kdo má oprávnění k zobrazení vašeho osobního webu.

V závislosti na tom, jak váš správce nastavil váš osobní web, můžete úpravou části Předvolby ve svém profilu měnit aktivity, které se vám zobrazují v informačním kanálu. Můžete se třeba rozhodnout, jestli chcete nebo nechcete dostávat oznámení do informačního kanálu, když něčí kolega změní tým nebo napíše poznámku na něčí profilovou stránku. Nastavení nemění to, které vaše aktivity lidé uvidí ve svých informačních kanálech.

V závislosti na nastavení vašich osobních webů můžete obdržet e-mailové oznámení, když si vás někdo přidá jako kolegu. Zpráva vás informuje, že si vás někdo přidal jako kolegu a sleduje vaše aktivity, ale nenabízí možnost odmítnout, jestli si vás tato osoba může přidat jako kolegu.

Pokud nechcete být upozorňováni, když si vás někdo přidá jako kolegu, postupujte takto:

1. Udělejte jednu z těchto věcí:

   • Pokud si již prohlížíte profil jiného uživatele nebo stránku osobního webu, klepněte na tlačítko Můj profil.
   • Pokud si na webu služby SharePoint prohlížíte jiný typ stránky, klikněte na své jméno v pravém horním rohu a potom klikněte na položku Můj profil.

2. Klikněte na Upravit můj profil.

3. V části Předvolby zrušte u možnosti Email Oznámení zaškrtnutí políčka Upozorňovat mě, když si mě někdo přidá jako kolegu.

Začátek stránky

Práce se značkami, hodnoceními, poznámkami a stavovými zprávami

Značky, poznámky a stavové zprávy představují způsoby, jak zjišťovat informace a spojit se s dalšími lidmi ve vaší organizaci.

Značky

Pokud správce povolil sociální značkování, můžete označit obsah, abyste si ho mohli snadno zapamatovat, klasifikovat nebo sdílet s ostatními. Označit je možné stránky a dokumenty na webu služby SharePoint, stejně jako na jiných intranetových a internetových stránkách. Když použijete značku, můžete určit, jestli je veřejná nebo soukromá.

Aby mohli uživatelé snadněji objevit obsah, který vás zajímá, existují různé způsoby, jak zjistit, kdy někdo použil u obsahu veřejnou značku, pokud mají uživatelé oprávnění obsah zobrazit:

• Aktualizace můžete dostávat v informačním kanálu, když některý z vašich kolegů použije značku u obsahu, který máte oprávnění prohlížet. Vaši kolegové taky uvidí, kdy používáte značky u obsahu, který mají oprávnění prohlížet.
• Pokud jste do části Zájmy ve svém profilu přidali klíčová slova, uvidíte, kdy uživatelé toto klíčové slovo používají jako značku, pokud máte oprávnění k zobrazení obsahu, který označují. Pokud například sledujete téma "fotografie" jako zájem a někdo použije výraz "fotografie" ve veřejné značce, obdržíte aktualizaci ve vašem informačním kanálu.
• Ostatní lidé naopak uvidí, když použijete klíčové slovo, které přidali jako zájem. Když lidé sledují určité klíčové slovo jako zájem, nemusí být kolegové, aby obdrželi aktualizaci, když někdo označí obsah tímto klíčovým slovem nebo sdílí společný zájem.
• Část Nedávné aktivity ve vašem profilu zobrazuje informace, které jste nedávno označili – pokud má divák oprávnění obsah zobrazit. Pokud mají lidé oprávnění k zobrazení vašeho profilu, uvidí váš oddíl Nedávné aktivity bez ohledu na to, jestli vás sledují jako kolegu, nebo ne.

Vaše značky se také zobrazují ve sbírce značek, někdy označované jako tag cloud, které si lidé mohou zobrazit ve vašem profilu. People taky můžou zobrazit další informace o značce a taky nedávné aktivity s ní související, třeba když ji někdo použil. Použité značky můžou taky pracovat s klíčovými slovy organizace, která jsou spravovaná centrálně ve vaší organizaci. Další informace vám poskytne osoba, která spravuje sady termínů a podniková klíčová slova ve vaší organizaci.

Značku můžete označit jako veřejnou nebo soukromou. Pokud vytvoříte značku jako veřejnou a později ji označíte jako soukromou nebo ji odstraníte, nebude to mít vliv na aktualizaci, kterou lidé dostanou ve svých informačních kanálech při prvním vytvoření. Počáteční aktualizace o tagu zůstane v informačních kanálech lidí. Když označíte značku jako soukromou, adresa URL nebo dokument, na který značka odkazuje, už nebudou pro uživatele přístupné. Uživatelé ale dál uvidí text značky, kterou označíte jako soukromou.

Hodnocení

Pokud je v knihovně povolena funkce hodnocení, mohou uživatelé s oprávněním pro přístup k obsahu obsah ohodnotit pomocí hvězdiček. V závislosti na nastavení knihovny se autorovi a osobám, které mají oprávnění k zobrazení obsahu, zobrazí celkový počet hodnocení dokumentu, ale nikoli podrobnosti o tom, kdo hodnocení použil (například se vedle hodnocení nezobrazují jména uživatelů). V Microsoft SharePoint Serveru se však ukládají uživatelská jména a uživatelská jména jsou přístupná programům a řešením kompatibilním se službou SharePoint.

Pokud si vás uživatelé přidali jako kolegu, obdrží při hodnocení obsahu ve svém informačním kanálu aktualizaci, pokud mají oprávnění obsah zobrazit. Uvidí odkaz na obsah, který jste ohodnotili, a vámi použité hodnocení. Aktualizace se zobrazí také v části Nedávné aktivity vašeho profilu, kterou může zobrazit každý, kdo má oprávnění k zobrazení vašeho osobního webu a obsahu, který jste ohodnotili.

Poznámky

Můžete psát poznámky o dokumentech a stránkách, které si lidé můžou zobrazit při návštěvě dokumentů a stránek, kde byly poznámky použity. Můžete si také psát poznámky do profilů jiných lidí a také do svého vlastního profilu.

People who follow your activity as colleague (Lidé, kteří sledují vaše aktivity jako kolegové), budou v informačním kanálu dostávat aktuální informace o vašich poznámkách. Část Nedávné aktivity ve vašem profilu zobrazuje poznámky, které jste nedávno napsali k různým částem obsahu (pokud má divák k obsahu přístup).

Poznámky, které publikujete, budou viditelné pro všechny. Vytvořenou poznámku můžete upravit nebo odstranit, ale nebude to mít vliv na aktualizace, které lidé dostanou ve svých informačních kanálech nebo která se zobrazí ve vašich nedávných aktivitách při prvním vytvoření poznámky.

Stavové zprávy

Své myšlenky můžete sdílet prostřednictvím krátké stavové zprávy, která se zobrazí vedle vašeho jména a obrázku, když lidé navštíví váš profil.

People who follow your activities as colleague (Vaši aktivitu) obdrží v informačním kanálu aktuální informace o tom, jak si změníte stavovou zprávu. Aktualizace stavové zprávy se objeví také v části Nedávné aktivity ve vašem profilu. Stavovou zprávu můžete upravit nebo odstranit, ale nebude to mít vliv na původní aktualizaci, kterou lidé dostávají ve svých informačních kanálech nebo která se zobrazuje ve vašich nedávných aktivitách.

Začátek stránky

Principy návrhů kolegů a klíčových slov

V závislosti na nastavení osobního webu a nainstalovaných programech se vám mohou zobrazovat návrhy kolegů a klíčových slov, která vám pomohou rychleji se spojit s lidmi a informacemi.

Tyto návrhy můžou vycházet ze způsobu, jakým používáte programy kompatibilní se službou SharePoint, například aplikaci Microsoft® Outlook® 2010.

Funkce doplňku Kolega na serveru SharePoint v aplikaci Outlook 2010 například prohledává odeslanou e-mailovou složku a hledá konkrétní názvy a klíčová slova a frekvenci těchto jmen a klíčových slov. Seznam je pravidelně aktualizován a ukládán na pevný disk počítače.

Seznam možných kolegů můžete vidět na stránce Přidat kolegy ve svém profilu, kde můžete kolegy schválit nebo odmítnout.

Při úpravě profilu se vám zobrazí seznam navrhovaných klíčových slov a klíčová slova můžete schválit nebo odmítnout. Schválená klíčová slova se přidávají do oddílů Zeptejte se mě na nebo Zájmy ve vašem profilu.

Určete, jestli se vaše odeslané e-maily analyzují za účelem navrhování kolegů a klíčových slov

Analýzu e-mailu můžete odhlásit pomocí nastavení v některých e-mailových programech. V aplikaci Outlook 2010 můžete například analýzu e-mailů vypnout následujícím postupem. Používáte-li jiný program, který analyzuje odeslané e-maily a hledá návrhy kolegů a klíčových slov, nahlédněte do nápovědy k aplikaci.

1. V Outlooku 2010 klikněte na nabídku Soubor a potom na Možnosti.
2. Klikněte na Upřesnit a přejděte do části Jiné .
3. Zrušte zaškrtnutí políčka Povolit analýzu odeslaných e-mailů k identifikaci osob, kterým běžně zasíláte e-maily, a témat, o kterých běžně diskutujete, a odešlete tyto informace na výchozí server SharePoint.
4. Klikněte na OK.

Určení, zda má server SharePoint Server odesílat e-mailem návrhy týkající se kolegů a klíčových slov

V závislosti na nastavení osobního webu se vám mohou e-mailem zobrazovat návrhy na kolegy a klíčová slova, která byste měli přidat. Příjem těchto e-mailů můžete odhlásit pomocí následujícího postupu na SharePoint Serveru.

1. Udělejte jednu z těchto věcí:

   • Pokud si již prohlížíte profil jiného uživatele nebo stránku osobního webu, klepněte na tlačítko Můj profil.
   • Pokud si na webu služby SharePoint prohlížíte jiný typ stránky, klikněte na své jméno v pravém horním rohu a potom klikněte na položku Můj profil.

2. Klikněte na Upravit můj profil.

3. Posuňte se do části Preferences (Předvolby) a vedle Email Notifications (Oznámení) zrušte zaškrtnutí políčka Send me suggestions for new colleagues and keywords (Posílat návrhy pro nové kolegy a klíčová slova).

Začátek stránky

Správa přístupu k některým informacím ve vašem profilu

V závislosti na nastavení profilu můžete pomocí kategorií ochrany osobních údajů určit, že jenom určité osoby mohou zobrazit některé podrobnosti ve vašem profilu, na vašem webu a v distribučním seznamu a ve vašem seznamu kolegů. Můžete například chtít, aby každý, kdo může zobrazit váš profil, viděl všechny weby, kterých jste členem.

Podrobnosti ve vašem profilu můžou obsahovat nějaké informace od správce, ale můžete upravovat, kdo některé osobní údaje, třeba vaše osobní telefonní číslo, vidí.

Stránka Členství ve vašem profilu obsahuje seznam webů a distribučních seznamů, do kterých patříte. V závislosti na nastavení osobního webu můžete u každého členství použít kategorii ochrany osobních údajů.

Mezi vaše kolegy obvykle patří členové vašeho týmu, stejně jako další lidé, jejichž aktivity chcete sledovat. Své kolegy můžete organizovat do skupin, ale můžete spravovat, kdo vaše kolegy uvidí, jenom použitím následujících kategorií ochrany osobních údajů:

• Všichni:
• Moji kolegové
• Můj tým
• Můj nadřízený
• Pouze já:

Použití kategorií ochrany osobních údajů u podrobností profilu, členství a seznamu kolegů

Ve svém profilu můžete změnit kategorie ochrany osobních údajů pro podrobnosti profilu, členství a seznam kolegů.

1. Udělejte jednu z těchto věcí:

   • Pokud si již prohlížíte profil jiného uživatele nebo stránku osobního webu, klepněte na tlačítko Můj profil.
   • Pokud si na webu služby SharePoint prohlížíte jiný typ stránky, klikněte na své jméno v pravém horním rohu a potom klikněte na položku Můj profil.

2. Chcete-li upravit některé údaje svého profilu, klikněte pod naším obrázkem na Upravit můj profil.

3. Chcete-li upravit členství, klikněte na tlačítko Členství. Zaškrtněte políčko vedle členství, která chcete změnit, a potom klikněte na tlačítko Upravit členství.

4. Chcete-li upravit seznam kolegů, klikněte na možnost Kolegové, zaškrtněte políčka vedle kolegů, jejichž nastavení chcete změnit, a poté klikněte na položku Upravit kolegy.

5. Proveďte požadované změny a klikněte na OK.

Přidání kolegy do týmu

Nastavení ochrany osobních údajů pro Můj tým můžete použít u některých podrobností ve svém profilu, členství nebo seznamu kolegů, pokud chcete spravovat, kdo bude mít přístup k jejich zobrazení. Můžete tak například sdílet položku jenom se svým týmem namísto všech kolegů nebo s kýmkoli, kdo má přístup k zobrazení vašeho profilu.

Do týmu můžete přidat kohokoli, kdo má oprávnění k zobrazení vašeho osobního webu, ať už je to někdo přímo z vašeho oddělení nebo někdo, s kým úzce spolupracujete v jiném oddělení.

1. Udělejte jednu z těchto věcí:

   • Pokud si již prohlížíte profil jiného uživatele nebo stránku osobního webu, klepněte na tlačítko Můj profil.
   • Pokud si na webu služby SharePoint prohlížíte jiný typ stránky, klikněte na své jméno v pravém horním rohu a potom klikněte na položku Můj profil.

2. Klikněte na Kolegové, vyberte kolegu, kterého chcete přidat do svého týmu, a klikněte na Upravit kolegy. Pokud chcete, můžete vybrat víc kolegů.

3. V části Přidat do skupiny v části Přidat do mého týmu klikněte na Ano.

4. Klikněte na OK.

Začátek stránky