Správa kontaktů v SharePointu Workspace 2010

Co chcete udělat?

• Přidání nových kontaktů

• Uložení kontaktu jako souboru

• Odeslání kontaktu dalším lidem

• Ověření identit kontaktů

• Řešení konfliktů jmen kontaktů

• Vytvoření aliasu pro kontakt

• Odstranění kontaktu

• Skrytí kontaktu

• Zobrazení diagnostických informací o kontaktu

• Zobrazení vlastností kontaktu

Přidání nových kontaktů

Pokud chcete vyhledat a přidat nové kontakty do seznamu kontaktů na spouštěcím panelu, postupujte takto:

1. Klikněte na kartu Domů.

2. Klikněte na Přidat kontakt.

3. V dialogovém okně Najít uživatele zadejte do pole Hledat jméno nebo text, který chcete najít.

   Podrobnosti

   Můžete hledat pomocí jména "celé jméno", "jméno", "příjmení", "obchodní E-mail" nebo "osobní E-mail". Hledání vrátí všechny kontakty, ve kterých se nalezena shoda v některém z platných polí. Například hledaný řetězec "Jan" by vrátil kontakty s názvem "Andrew Johnson", protože "Jan" je první čtyři znaky v poli příjmení. Jako pravidlo pro palec je vhodnější zadat hledaný řetězec (zadáním více znaků), což bude přesnější výsledek hledání.

   Pořadí sloupců v dialogovém okně Najít uživatele můžete změnit přetažením. Sloupce (kromě "celé jméno") můžete také odebrat kliknutím pravým tlačítkem na jakékoli záhlaví sloupce a zrušením zaškrtnutí políčka název sloupce, který chcete odebrat. Odstraněný sloupec můžete obnovit tak, že kliknete pravým tlačítkem na jakékoli záhlaví sloupce a zkontrolujete název sloupce, který chcete obnovit. Všechny změny provedené v dialogovém okně Najít uživatele se týkají pouze aktuální relace vyhledávání. Při příštím otevření dialogového okna Najít uživatele se obnoví všechna výchozí nastavení.

4. Volitelné: zaškrtněte Zahrnout veřejný adresář kontaktů pracovního prostoru , pokud chcete do hledání zahrnout tento adresář.

   Ve výchozím nastavení SharePoint Workspace prohledá vaši podnikovou síť (Pokud patříte do jedné) i známé kontakty.

5. Klikněte na tlačítko Najít.

6. Pokud se najde shoda, vyberte ji v seznamu.

   Vedle jména všech kontaktů v seznamu se zobrazí ikona stavu, která umožňuje zobrazit jejich online stav. Nicméně shody, které jsou nalezeny prostřednictvím adresáře kontaktů veřejného pracovního prostoru, se vždy zpočátku zobrazí s ikonou "Neznámý", dokud je nevyberete a nepřidáte do seznamu kontaktů.

7. Pokud chcete zobrazit informace o vybraném kontaktu, klikněte na vlastnosti.

   Můžete například chtít provést kroky k ověření identity kontaktu.

8. Kliknutím na Přidat přidejte kontakt do seznamu.

Uložení kontaktu jako souboru

Kontakt můžete uložit jako soubor a potom ho odeslat jako přílohu e-mailu.

1. Klikněte pravým tlačítkem myši na kontakt a vyberte Uložit kontakt jako soubor...

2. V dialogovém okně Uložit informace o kontaktu jako... vyberte umístění, kam chcete soubor kontaktu uložit, a klikněte na Uložit.

Začátek stránky

Odeslání kontaktu dalším lidem

Kontakt můžete ostatním lidem poslat jako přílohu v e-mailové zprávě nebo v aplikaci Groove.

1. Klikněte pravým tlačítkem myši na kontakt.

2. Vyberte Odeslat e-mailem vybraným kontaktům.

3. Do pole to: zadejte jednu nebo více e-mailových adres.

4. V případě potřeby upravte předmět a textovou zprávu.

   Uvědomte si, že zpráva o standardním textu obsahuje pokyny pro stažení SharePointu Workspace, pokud příjemce ještě nemá účet.

5. Klikněte na tlačítko OK.

Začátek stránky

Ověření identit kontaktů

Důrazně doporučujeme ověřovat totožnost kontaktů, abyste mohli zmírnit riziko sdílení citlivých informací s neoprávněnými lidmi. V závislosti na instalaci vašeho účtu mohou správce ve vaší organizaci ještě ověřit mnoho identit kontaktu. SharePoint Workspace označuje stav ověření lidí v seznamech kontaktů a členů pomocí následujících barev:

• Černá: neověřené.

• Zelená: ověřil (a).

• Šedozelená: ověřeno vaší organizací.

• Modrá: ověřili jste vaši organizaci, ale mimo vaši doménu nebo křížovou certifikaci.

• Červená: konflikt názvů. Dva kontakty, které mají podobné názvy, se zobrazují červeně bez ohledu na jejich stav. Další informace najdete v tématu vyřešení konfliktů názvů .

Zásady komunikace použité u vaší identity určují vaši možnost interakce s ostatními uživateli v závislosti na jejich stavu ověření. Tyto zásady můžou provádět některé z těchto věcí:

• Zakážete komunikaci s uživateli, kteří nejsou ověřeni správcem ve vaší organizaci.

• Před tím, než povolíte komunikaci s uživateli, jejichž identity nebyly ověřeny, otevřete dialogové okno Upozornění na ověření kontaktu (popsané níže).

• Umožňují komunikaci s kterýmkoli kontaktem bez upozornění nebo omezení.

Ověření vaší organizace jiným uživatelům vám může poskytnout dostatečnou záruku svých identit. V některých případech, obzvláště pokud pracujete s vysoce citlivými informacemi, můžete také chtít ručně ověřit identitu uživatele.

Řešení konfliktů jmen kontaktů

Pokud mají dva nebo více kontaktů identická zobrazovaná jména, zobrazují se jejich jména červeně v seznamech kontaktů, seznamech členů pracovního prostoru a na svých kontaktních informačních kartách. Zobrazované názvy se považují za identické, pokud se přesně shodují s odstraněním počátečního, koncového a více vložených mezer a převedením názvu na malý text.

Například výrazem "Ann Beebe" a "Ann Beebe" bude konflikt názvů. Nicméně "Ann Beebe" a "AnnBeebe" nemá za následek konflikt názvů.

Je důležité rozlišovat jména kontaktů, abyste omylem nespustili aktivity s nesprávným kontaktem. Můžete vytvořit alias pro libovolný konfliktní název kontaktu.

V některých vzácných případech může dojít ke konfliktu jmen, protože má na svém účtu uložené kontakty. Například když kontakt aktivoval nový účet, opustil všechny aktivity v předchozím účtu, ale používá stejný zobrazovaný název pro obě. V tomto případě můžete zastaralý kontakt skrýt, jak je popsáno níže, takže se už nezobrazuje v žádném ze seznamů kontaktů.

Konflikt názvů vyřešíte takto:

1. Klikněte pravým tlačítkem myši na název s konfliktem a pak klikněte na vyřešit konflikt názvů.

2. Proveďte jednu z těchto akcí:

   • Kliknutím na Zobrazit vizitku vCard zobrazíte podrobnosti vybraného kontaktu. Může se vám podělit o různé kontakty se stejným názvem.

   • Kliknutím na aliasovat kontakt otevřete dialogové okno alias, kde můžete zadat jedinečné zobrazované jméno kontaktu.

   • Kliknutím na ověřit identitu Projděte kroky ověření identity kontaktu.

3. Klikněte na Hotovo.

Začátek stránky

Vytvoření aliasu pro kontakt

Pod aliasem můžete zobrazit libovolný kontakt (jiný než vlastní). To je užitečné, pokud nemůžete rozlišovat mezi kontakty, které mají stejný název.

1. Klikněte pravým tlačítkem na kontakt a potom klikněte na aliasovat kontakt.

2. Zadejte alias a klikněte na OK.

   Název aliasu se zobrazí místo původního názvu. Chcete-li zobrazit původní jméno kontaktu, můžete informace o jeho kontaktech otevřítnebo přejít na název aliasu a zobrazit tak automaticky otevírané okno s původním názvem.

Začátek stránky

Odstranění kontaktu

Odstranění kontaktu ze seznamu kontaktů na spouštěcím panelu:

1. Vyberte kontakt, který chcete odstranit.

2. Stiskněte klávesu DELETE a potvrďte odstranění kliknutím na Ano .

Kontakty, které odstraníte ze seznamu kontaktů na spouštěcím panelu, se můžou pořád objevit v jiných seznamech kontaktů, například v rozevíracích seznamech do: v dialogových oknech odeslat zprávu nebo poslat pozvánku. Je to proto, že SharePoint Workspace ukládá kontaktní informace pro všechny uživatele, se kterými pracujete v souhrnném seznamu s názvem známé kontakty. To zahrnuje kontakty, které jste přidali do svého seznamu kontaktů na spouštěcím panelu, a členy pracovních prostorů. Uvědomte si, že běžně máte členy pracovního prostoru, kteří nejsou ve vašem seznamu kontaktů.

Kontakty, které se zobrazují ve známém seznamu kontaktů, odstranit nemůžete. Tyto kontaktyale můžete aspoň skrýt.

Začátek stránky

Skrytí kontaktu

Kontakty mohou někdy být zastaralé z různých důvodů. Pokud máte zastaralé kontakty, můžete je skrýt, aby se už nezobrazovaly v rozevíracích nabídkách, které zobrazují kontakty.

1. Otevřete Správce kontaktů.

2. Vyberte kontakty, které chcete skrýt.

3. Kliknutím na Skrýt přesuňte vybrané kontakty do seznamu skrytých kontaktů .

4. Klikněte na OK.

Začátek stránky

Zobrazení diagnostických informací o kontaktu

Můžete zobrazit diagnostické informace pro vybrané kontakty. Občas můžete tyto informace zobrazit pro účely technické podpory. Pokud potřebujete poslat diagnostické informace pracovníkovi podpory, můžete informace zkopírovat a vložit do e-mailu v dialogovém okně Diagnostika.

1. Otevřete Správce kontaktů.

2. Vyberte požadovaný kontakt.

3. Klikněte na Diagnostika.

   Pokud chcete zkopírovat informace z podokna kontaktů , klikněte pravým tlačítkem myši a klikněte na Vybrat vše, pak klikněte pravým tlačítkem myši a klikněte na Kopírovat.

   Pokud chcete zkopírovat informace z podoken sledování povědomí nebo sítě , klikněte na Kopírovat do schránky.

4. Klikněte na tlačítko OK.

Začátek stránky

Zobrazení vlastností kontaktu

Pokud chcete zobrazit vlastnosti libovolného kontaktu, klikněte na něj pravým tlačítkem myši a potom klikněte na vlastnosti. Ve vlastnostech kontaktu můžete:

• Zobrazení všech informací: vybraný kontakt poskytl svou identitu kontaktu (například název společnosti, telefonní číslo a e-mailovou adresu).

• Pošlete zprávu kontaktu.

• Pozvěte kontakt do pracovního prostoru , ve kterém už jste členem.

• Vytvořte alias pro kontakt a uveďte ho pod jiným zobrazovaným jménem.

• Ověřte identitu kontaktu.

• Zobrazení pracovních prostorů, které sdílíte s kontaktem jako členy.

• Zobrazení zpráv, které jste poslali nebo dostali od kontaktu

Začátek stránky