Aplikace Office zvládnout vaše soubory ukládat nebo konvertovat do formátu PDF, takže je můžete pohodlně sdílet nebo tisknout na komerčních tiskárnách. A nepotřebujete k tomu žádný další software ani doplňky.
Formát PDF použijte, když chcete soubor s těmito vlastnostmi:
-
Vypadá stejně na většině počítačů.
-
Má menší velikost souboru.
-
Vyhovuje oborovému formátu.
Mezi příklady patří životopisy, právní dokumenty, bulletiny, soubory určené ke čtení (ne úpravám) a tisku a soubory určené k profesionálnímu tisku.
Důležité informace: Mnoho programů, včetně Microsoft Wordu, má možnost otevírat a upravovat soubory PDF. Pouhé sdílení něčeho ve formátu PDF nestačí k tomu, aby se zajistilo, že příjemce nebude moct soubor upravovat.
Podrobné pokyny si zobrazíte výběrem aplikace Office v rozevíracím seznamu.
-
Otevřete tabulku nebo sestavu, kterou chcete publikovat ve formátu XPS.
-
Na kartě Externí data ve skupině Export vyberte PDF nebo XPS.
-
Do pole Název souboru zadejte nebo vyberte název dokumentu.
-
V seznamu Uložit jako typ vyberte PDF (*.pdf) .
-
Pokud dokument vyžaduje vysokou kvalitu tisku, vyberte Standardní (publikování online a tisk) .
-
Pokud je velikost souboru důležitější než kvalita tisku, vyberte Minimální velikost (publikování online).
-
-
Výběrem možnosti Možnosti nastavte stránku, která se má vytisknout, zvolte, jestli se mají tisknout značky, a vyberte možnosti výstupu. Vyberte OK .
-
Vyberte Publikovat.
Poznámka: Listy nástroje Power View nejde ukládat jako soubory PDF.
-
Vyberte kartu Soubor .
-
Vyberte Uložit jako .
Pokud chcete zobrazit dialogové okno Uložit jako v Excelu 2013 nebo Excel 2016, musíte zvolit umístění a složku. -
Do pole Název souboru zadejte název souboru, pokud jste to ještě neudělali.
-
V seznamu Uložit jako typ vyberte PDF (*.pdf) .
-
Pokud chcete, aby se soubor po uložení otevřel ve vybraném formátu, zaškrtněte políčko Po publikování otevřít soubor .
-
Pokud dokument vyžaduje vysokou kvalitu tisku, vyberte Standardní (publikování online a tisk) .
-
Pokud je velikost souboru důležitější než kvalita tisku, vyberte Minimální velikost (publikování online) .
-
-
Výběrem možnosti Možnosti nastavte stránku, která se má vytisknout, zvolte, jestli se mají tisknout značky, a vyberte možnosti výstupu. Další informace o dialogovém okně Možnosti v excelu najdete v tématu Další informace o možnostech PDF . Po dokončení vyberte OK .
-
Vyberte Uložit .
-
Vyberte kartu Soubor .
-
Vyberte Exportovat .
-
V části Exportovat aktuální vyberte část poznámkového bloku, kterou chcete uložit jako PDF.
-
V části Vybrat formát vyberte PDF (*.pdf) a pak vyberte Exportovat .
-
V dialogovém okně Uložit jako zadejte do pole Název souboru název poznámkového bloku.
-
Vyberte Uložit .
-
Vyberte kartu Soubor .
-
Vyberte Uložit jako .
Pokud chcete zobrazit dialogové okno Uložit jako v PowerPointu 2013 nebo PowerPoint 2016 , musíte zvolit umístění a složku. -
Do pole Název souboru zadejte název souboru, pokud jste to ještě neudělali.
-
V seznamu Uložit jako typ vyberte PDF (*.pdf) .
-
Pokud chcete, aby se soubor po uložení otevřel ve vybraném formátu, zaškrtněte políčko Po publikování otevřít soubor .
-
Pokud dokument vyžaduje vysokou kvalitu tisku, vyberte Standardní (publikování online a tisk) .
-
Pokud je velikost souboru důležitější než kvalita tisku, vyberte Minimální velikost (publikování online).
-
-
Výběrem možnosti Možnosti nastavte stránku, která se má vytisknout, zvolte, jestli se mají tisknout značky, a vyberte možnosti výstupu. Po dokončení vyberte OK .
-
Vyberte Uložit .
-
Na kartě Soubor zvolte Uložit jako .
Pokud chcete zobrazit dialogové okno Uložit jako v Projectu 2013 nebo Projectu 2016, musíte zvolit umístění a složku. -
Do pole Název souboru zadejte název souboru, pokud jste to ještě neudělali.
-
V seznamu Uložit jako typ vyberte Soubory PDF (*.pdf) nebo Soubory XPS (*.xps) a pak zvolte Uložit .
-
V dialogovém okně Možnosti exportu dokumentu vyberte rozsah publikování , zda chcete zahrnout netisknuté informace a iso 19500-1 (jenom PDF).
Tipy pro formátování
Project nepodporuje všechny funkce formátování souborů PDF nebo XPS, ale ke změně konečného vzhledu dokumentu můžete využít některé možnosti tisku.
Zvolte Soubor > Tisk a pak změňte některou z těchto možností:
-
Data
-
Orientace
-
Velikost stránky
-
Vzhled stránky
V dialogovém okně Vzhled stránky můžete změnit možnosti na těchto kartách:
-
Okraje
-
Legenda
-
Zobrazení
-
Vyberte kartu Soubor .
-
Vyberte Uložit jako .
Pokud chcete v Publisheru 2013 nebo Publisher 2016 zobrazit dialogové okno Uložit jako, musíte zvolit umístění a složku. -
Do pole Název souboru zadejte název souboru, pokud jste to ještě neudělali.
-
V seznamu Uložit jako typ vyberte PDF (*.pdf) .
-
Pokud chcete změnit způsob optimalizace dokumentu, vyberte Změnit . (Vyberte Možnosti v Publisheru 2013 nebo Publisher 2016.)
-
Proveďte případné požadované změny rozlišení obrázků a netisknutelných informací.
-
Vyberte Možnosti tisku a proveďte změny možností tisku dokumentu.
-
Po dokončení vyberte OK .
-
-
Pokud chcete, aby se soubor po uložení otevřel ve vybraném formátu, zaškrtněte políčko Po publikování otevřít soubor .
-
Vyberte Uložit .
-
Vyberte kartu Soubor .
-
Vyberte Uložit jako .
Pokud chcete zobrazit dialogové okno Uložit jako ve Visiu 2013 nebo Visiu 2016, musíte zvolit umístění a složku. -
Do pole Název souboru zadejte název souboru, pokud jste to ještě neudělali.
-
V seznamu Uložit jako typ vyberte PDF (*.pdf) .
-
Pokud chcete, aby se soubor po uložení otevřel ve vybraném formátu, zaškrtněte políčko Automaticky zobrazit soubor po uložení .
-
Pokud dokument vyžaduje vysokou kvalitu tisku, vyberte Standardní (publikování online a tisk) .
-
Pokud je velikost souboru důležitější než kvalita tisku, vyberte Minimální velikost (publikování online) .
-
-
Výběrem možnosti Možnosti nastavte stránku, která se má vytisknout, zvolte, jestli se mají tisknout značky, a vyberte možnosti výstupu. Vyberte OK .
-
Vyberte Uložit .
-
Pokud byl soubor dříve uložen, vyberte Soubor > Uložit kopii.
Pokud je soubor neuložený, vyberte Soubor > Uložit jako. -
Vyberte Procházet a zvolte umístění na počítači, kam chcete soubor uložit.
-
V rozevíracím seznamu vyberte PDF.
-
Vyberte Uložit.
Pokud chcete soubor PDF přizpůsobit, vyberte Další možnosti > Možnosti .
-
Pokud chcete vytvořit soubor PDF jenom z některých stránek v dokumentu, zvolte některou možnost v části Rozsah stránek.
-
Pokud chcete do PDF zahrnout sledované změny, v části Publikovat vyberte Dokument se značkami. V opačném případě se ujistěte, že je vybraná možnost Dokument .
-
Pokud chcete v souboru PDF vytvořit sadu záložek, vyberte Vytvořit záložky pomocí. Pak zvolte Nadpisy , nebo pokud jste do dokumentu přidali záložky, zvolte Záložky aplikace Word.
-
Pokud chcete do SOUBORU PDF zahrnout vlastnosti dokumentu, ujistěte se, že je vybraná možnost Vlastnosti dokumentu .
-
Pokud chcete usnadnit čtení dokumentu softwarem pro čtení obrazovky, vyberte pro přístupnost značky struktury dokumentu.
-
Kompatibilní s ISO 19005-1 (PDF/A) Tato možnost uloží výstupní PDF dokument ve verzi 1.7 PDF, což je standard pro archivaci. PDF/A vám pomůže zajistit, že dokument bude vypadat stejně i když ho později otevřete na jiném počítači.
-
Rastrový text, pokud písma nemusí být vložena Pokud nejdou do dokumentu vložit písma, PDF použije rastrové obrázky textu, aby PDF vypadalo stejně jako původní dokument. Pokud tato možnost není zaškrtnutá a soubor používá písmo, které nejde vložit, může čtečka PDF použít jiné písmo.
-
Zašifrování dokumentu pomocí hesla Výběrem této možnosti můžete nastavit, že PDF můžou otevřít jenom lidé, kteří znají heslo. Když vyberete OK, Word otevře pole Šifrovat dokument PDF , do kterého můžete zadat a znovu zadat heslo.
Otevření PDF ve Wordu a kopírování obsahu do Wordu
Když otevřete soubor PDF ve Wordu, můžete z něj kopírovat libovolný obsah.
Přejděte na Soubor > Otevřít a přejděte k souboru PDF. Word otevře obsah PDF v novém souboru. Můžete z něj kopírovat jakýkoliv obsah včetně obrázků a diagramů.
Pokud chcete soubor uložit ve formátu PDF v Office pro Mac, postupujte takto:
-
Vyberte Soubor.
-
Zvolte Uložit jako.
-
V dolní části okna vyberte Formát souboru .
-
V seznamu dostupných formátů souborů zvolte PDF .
-
Pojmenujte soubor, pokud ho ještě nemá, a pak vyberte Exportovat.
Poznámka: Při použití funkce Nejlepší pro tisk se hypertextové odkazy nemusí správně převést. Jedná se o známý problém v Word pro Mac.
Důležité informace:
-
Při použití online služby je možné použít pouze písmo, které Microsoft má zákonná práva. Pokud dokumentace obsahuje vlastní písmo, bude nahrazeno a může způsobit problémy. Tomu se můžete vyhnout vložením písem do dokumentu.
-
Další informace o vkládání písem najdete tady:
Dokument můžete převést do PDF pomocí Wordu, PowerPointu a OneNotu pro web.
-
Vyberte Soubor > Tisk > Tisk (v PowerPointu vyberete jeden ze tří formátů).
-
V rozevírací nabídce v části Tiskárna vyberte Uložit jako PDF a pak vyberte Uložit.
-
Potom v nabídce Průzkumníka, která se otevře, můžete soubor PDF pojmenovat, zvolit, kam ho chcete uložit, a pak vybrat Uložit.
Vytvoří se základní PDF, ve kterém je zachované rozložení a formát původního dokumentu.
Pokud potřebujete větší kontrolu nad možnostmi pdf, například přidáním záložek, převeďte dokument do PDF pomocí desktopové aplikace. Pokud chcete začít používat desktopovou aplikaci, vyberte Otevřít v desktopové aplikaci na panelu nástrojů PowerPointu a OneNotu. Ve Wordu vyberte nejdřív rozevírací seznam Úpravy a pak vyberte Otevřít v desktopové aplikaci .
Pokud desktopovou aplikaci nevlastníte, můžete vyzkoušet nebo koupit Microsoft 365.
Pokud chcete exportovat wordový dokument nebo excelový sešit do formátu PDF v iOSu, klepněte na tlačítko Soubor v levém horním rohu, zvolte Exportovat a pak PDF.
PDF (Portable Document Format) zachovává formátování dokumentu a umožňuje sdílení souborů. Při zobrazení online nebo vytištění je u formátu PDF je zachovaný požadovaný formát. Formát PDF je také užitečný pro dokumenty, které budou reprodukovány metodami komerčního tisku. Mnoho agentur a organizací přijímá PDF jako platný formát, který se dá navíc prohlížet na více platformách, než je tomu u formátu XPS.
XPS (XML Paper Specification) je formát elektronického souboru, který zachovává formátování dokumentu a umožňuje sdílení souborů. U formátu XPS si můžete být jistí, že soubory si při zobrazení online nebo při tisku zachovají přesný požadovaný formát. Data v souboru se navíc nedají snadno měnit.
Důležité informace: Většina moderních webových prohlížečů dokáže otevřít a zobrazit soubor PDF. Pokud ale máte starší operační systém, možná budete potřebovat na svém zařízení nainstalovanou čtečku PDF, například Acrobat Reader, která je dostupná od společnosti Adobe Systems.
