Začínáme s databázemi

Pokud chcete, aby byl váš návrh soustředěný, shrňte účel databáze a často odkazujte na souhrn. Pokud chcete třeba malou databázi pro domácí firmu, můžete napsat něco jednoduchého, třeba "Databáze zákazníků uchovává seznam informací o zákaznících za účelem vytváření korespondence a sestav". U podnikové databáze může být potřeba více odstavců, které popisují, kdy a jak budou lidé v různých rolích databázi a její data používat. Vytvořte konkrétní a podrobné prohlášení o poslání, na které se můžete během procesu návrhu odkazovat.

Začněte s existujícími informacemi a metodami sledování. Můžete třeba aktuálně zaznamenávat nákupní objednávky do hlavní knihy nebo si informace o zákazníci nechat na papírových formulářích. Tyto zdroje slouží k zobrazení seznamu informací, které aktuálně zachycujete (například všechna pole ve formulářích). Pokud momentálně nezachycujete důležité informace, zamyslete se nad tím, jaké samostatné informace potřebujete. Každý datový typ se stane polem v databázi.

Nemusíte si dělat starosti s tím, aby byl váš první seznam dokonalý – můžete ho v průběhu času doladit. Zvažte ale všechny lidi, kteří tyto informace používají, a požádejte o své nápady.

Pak se zamyslete nad tím, co chcete z databáze a jaké typy sestav nebo korespondencí chcete vytvořit. Pak se ujistěte, že zachycujete informace potřebné k dosažení těchto cílů. Pokud třeba chcete sestavu zobrazující prodeje podle oblasti, musíte data o prodeji zachytit na místní úrovni. Zkuste načrtovat sestavu se skutečnými informacemi, které chcete vidět. Potom zadejte seznam dat, která potřebujete k vytvoření sestavy. Totéž platí pro korespondence nebo jiné výstupy z databáze.

Příklad

Předpokládejme, že dáte zákazníkům možnost přihlásit se k pravidelným aktualizacím e-mailů (nebo jejich odhlášení) a chcete vytisknout seznam těch, kteří se k odběru rozhodli. V tabulce Zákazník potřebujete sloupec Odeslat e-mail s přípustnou hodnotou Ano a Ne.

Pro ty, kdo chtějí dostávat e-maily, potřebujete e-mailovou adresu, která také vyžaduje pole. Pokud chcete zahrnout správné oslovení (například pan, paní nebo ms.), zadejte pole Oslovení. Pokud chcete v e-mailech oslovovat zákazníky podle jména, přidejte pole Jméno.

Až budete mít seznam požadovaných informací, určete hlavní entity (nebo předměty), které potřebujete k uspořádání dat. Vyhněte se duplikování dat napříč entitami. Například předběžný seznam databáze prodejů produktů může vypadat takhle:

Hlavními entitami jsou: zákazníci, dodavatelé, produkty a objednávky. Začněte tedy těmito čtyřmi tabulkami: jedna pro fakta o zákaznících, jedna pro fakta o dodavatelích a tak dále. Možná to není váš konečný návrh, ale je to dobrý výchozí bod.

Pokud chcete pochopit, proč je více tabulek lepších než méně, zvažte tabulku zobrazenou tady:

Každý řádek obsahuje informace o produktu i jeho dodavateli. Vzhledem k tomu, že můžete mít mnoho produktů od stejného dodavatele, musí se název dodavatele a informace o adrese opakovaně opakovat. Tím se ztrácí místo na disku. Místo toho zaznamenate informace o dodavateli jenom jednou do samostatné tabulky Dodavatelé a pak ji propoojte s tabulkou Výrobky.

Druhý problém s tímto návrhem je zřejmý, když potřebujete upravit informace o dodavateli. Předpokládejme, že potřebujete změnit adresu dodavatele. Vzhledem k tomu, že se zobrazuje na mnoha místech, můžete adresu omylem změnit na jednom místě, ale zapomenete ji změnit v ostatních. Záznam adresy dodavatele jenom na jednom místě tento problém vyřeší.

Nakonec předpokládejme, že existuje jenom jeden produkt dodaný společností Coho Winery a chcete produkt odstranit, ale zachovat informace o názvu dodavatele a adrese. Jak byste tímto návrhem odstranili záznam o produktu, aniž byste zároveň ztratili informace o dodavateli? Nemůžete. Vzhledem k tomu, že každý záznam obsahuje kromě faktů o dodavateli i fakta o produktu, není možné ho odstranit bez odstranění druhého. Pokud chcete tyto skutečnosti oddělit, rozdělte tuto tabulku na dvě: první pro informace o produktu a druhou pro informace o dodavateli. Když pak odstraníte záznam produktu, odstraníte jenom fakta o produktu – ne fakta o dodavateli.

Po zvolení předmětu pro tabulku databáze by sloupce v této tabulce měly ukládat jenom fakta o tomto jediném předmětu. Tabulka produktů by například měla ukládat fakta jenom o produktech – ne o jejich dodavatelích.

Pokud se chcete rozhodnout, jaké informace se v tabulce sledují, použijte seznam, který jste vytvořili dříve. Tabulka Zákazníci může například zahrnovat: Jméno, Příjmení, Adresa, Poslat e-mail, Oslovení a E-mailová adresa. Každý záznam (zákazník) v tabulce obsahuje stejnou sadu sloupců, takže budete ukládat přesně stejné informace pro každého zákazníka.

Vytvořte první seznam a pak ho zkontrolujte a upřesníte. Nezapomeňte rozdělit informace do nejmenších možných polí. Pokud má například váš počáteční seznam pole Adresa, rozčtete ho na Ulice, Město, Stát a PSČ – nebo , pokud jsou vaši zákazníci globální, do dalších polí. Můžete tak například dělat korespondence ve správném formátu nebo hlásit objednávky podle státu.

Po upřesnění sloupců dat v každé tabulce můžete zvolit primární klíč každé tabulky.

Potřebujete způsob, jak jedinečně identifikovat každý řádek v každé tabulce. Pamatujete si dřívější příklad, kdy dva zákazníci mají stejný název? Vzhledem k tomu, že sdílejí jméno, potřebujete způsob, jak jednotlivá jména samostatně identifikovat.

Každá tabulka by proto měla obsahovat sloupec (nebo sadu sloupců), který jedinečně identifikuje každý řádek. Říká se tomu primární klíč a často se jedná o jedinečné číslo, například ID zaměstnance nebo pořadové číslo. Access používá primární klíče k rychlému přidružení dat z více tabulek a ke spojení dat za vás.

Někdy se primární klíč skládá ze dvou nebo více polí. Například tabulka Podrobnosti objednávky, která ukládá položky řádků pro objednávky, může v primárním klíči použít dva sloupce: ID objednávky a ID produktu. Pokud primární klíč používá více než jeden sloupec, nazývá se také složený klíč.

Pokud už máte jedinečný identifikátor informace v tabulce, například čísla produktů, která jedinečně identifikují každý produkt v katalogu, použijte ho, ale jenom v případě, že hodnoty splňují tato pravidla pro primární klíče:

• Identifikátor se bude pro každý záznam vždycky lišit. Duplicitní hodnoty nejsou v primárním klíči povolené.

• Pro položku je vždy hodnota. Každý záznam v tabulce musí mít primární klíč. Pokud k vytvoření klíče používáte více sloupců (například Rodina částí a Číslo dílu), musí být obě hodnoty vždy k dispozici.

• Primární klíč je hodnota, která se nemění. Vzhledem k tomu, že na klíče odkazuje jiné tabulky, každá změna primárního klíče v jedné tabulce znamená změnu klíče všude tam, kde na ně odkazuje. Časté změny zvyšují riziko chyb.

Pokud nemáte zřejmý identifikátor, použijte jako primární klíč libovolné jedinečné číslo. Můžete třeba přiřadit každé objednávce jedinečné číslo objednávky výhradně za účelem identifikace objednávky.