Vytváření a správa sad dokumentů

Pokud knihovna, ve které pracujete, obsahuje dokumenty i sady dokumentů, můžete sady dokumentů v knihovně dokumentů identifikovat tak, že hledáte jejich jedinečnou ikonu složky.

Při práci se sadou dokumentů můžete k provádění běžných úkolů použít kartu Spravovat na pásu karet Sady dokumentů (která se zobrazí na úvodní stránce sady dokumentů).

1. Přejděte do knihovny dokumentů, která je nakonfigurovaná tak, aby podporovala sady dokumentů.

2. Klikněte na kartu Soubor.

   Poznámka: Pokud používáte SharePoint 2010, klikněte na kartu Dokumenty.

3. Klikněte na šipku vedle položky Nový dokument a potom klikněte na Sadu dokumentů nebo název sady dokumentů, kterou chcete vytvořit (pokud vaše organizace vytvořila přizpůsobené typy obsahu Sady dokumentů, pravděpodobně mají jedinečné názvy). Pokud knihovna podporuje vytváření jednotlivých dokumentů i sad dokumentů, můžete sadu dokumentů identifikovat tak, že hledáte ikonu složky.

4. V dialogovém okně Nová sada dokumentů zadejte název a popis sady dokumentů, kterou vytváříte, a klikněte na OK nebo Uložit. Při vytvoření sady dokumentů se v prohlížeči zobrazí úvodní stránka sady dokumentů.

   Pokud je tato sada dokumentů nakonfigurovaná tak, aby při vytváření nové instance automaticky vytvářela dokumenty, zobrazí se tyto dokumenty ve webové části na úvodní stránce. Pokud pro tuto sadu dokumentů nebyl zadán žádný výchozí obsah, vytvoří se prázdná složka Sada dokumentů a můžete do této složky přidat nebo nahrát soubory, aby byly součástí sady dokumentů. Můžete přidat jenom soubory, které mají stejné typy obsahu jako soubory povolené v sadě dokumentů.

Pokud sada dokumentů, se kterou pracujete, není nakonfigurovaná tak, aby při vytváření nové instance sady dokumentů automaticky vytvořila výchozí obsah, můžete do sady dokumentů přidat soubory ručně. Pro sadu dokumentů je možné přidat jenom soubory s povolenými typy obsahu.

1. Přejděte do knihovny dokumentů obsahující sadu dokumentů, kterou chcete aktualizovat, a kliknutím na název sady dokumentů přejděte na úvodní stránku.

2. Na úvodní stránce sady dokumentů klikněte na kartu Soubory.

   Poznámka: Pokud používáte SharePoint 2010, klikněte na kartu Dokumenty.

3. Udělejte jednu z těchto věcí:

   • Pokud chcete do sady dokumentů přidat nový soubor, klikněte na Nový dokumenta potom klikněte na typ dokumentu, který chcete vytvořit.

   • Pokud chcete nahrát dokument do sady dokumentů, klikněte Upload dokument a přejděte do umístění souboru, který chcete použít. Vyberte soubor, klikněte na Otevřít a potom klikněte na OK. Po zobrazení výzvy zadejte požadované informace o vlastnostech a klikněte na Uložit.

   • Pokud chcete do sady dokumentů nahrát víc dokumentů, najděte v Průzkumníkovi souborů soubory, které chcete nahrát, a stiskněte Ctrl a klikněte na každý soubor. Přetáhněte soubory, které jste vybrali, na úvodní stránku. (Při přetahování souborů přes stránku se zobrazí pole se zprávou Přetáhněte sem.)

Ve výchozím nastavení dědí sady dokumentů oprávnění z knihovny, ve které jsou umístěny. Pokud potřebujete omezit nebo změnit přístup k dokumentům v jednotlivých sadě dokumentů, můžete se rozhodnout zadat jedinečná oprávnění pro sadu dokumentů.

Správa jedinečných oprávnění na úrovni položky nebo složky může být složitá a časově náročná. Pokud bude potřeba, aby většina sad dokumentů byla přístupná podobným skupinám, může být jednodušší spravovat oprávnění na úrovni knihovny.

Pokud chcete spravovat oprávnění pro sadu dokumentů, musíte mít aspoň úroveň oprávnění Návrh nebo Úplné řízení.

1. Na úvodní stránce sady dokumentů klikněte na kartu Spravovat a potom klikněte na Oprávnění.

2. Udělejte jednu z těchto věcí:

   • Pokud chcete změnit nastavení oprávnění pro samotnou knihovnu dokumentů, klikněte na Spravovat nadřazenou položku.

   • Pokud chcete přestat dědit oprávnění z knihovny dokumentů a vytvořit jedinečná oprávnění pro tuto sadu dokumentů jednotlivě, klikněte na Zastavit dědění oprávnění.

   • Pokud chcete zobrazit konkrétní oprávnění, která má jednotlivec, klikněte na Zkontrolovat oprávnění a zadejte jméno uživatele nebo skupiny, které chcete zkontrolovat.

   • Pokud chcete dědit oprávnění z nadřazené knihovny dokumentů (pokud byla sada dokumentů dříve nakonfigurovaná tak, aby přestala dědit) klikněte na Dědit oprávnění.

Pokud je pro knihovnu dokumentů, ve které jste sadu dokumentů uložili, povolena verze, máte několik různých možností pro práci s historií verzí sady dokumentů nebo s jednotlivými dokumenty v rámci sady.

Na úvodní stránce sady dokumentů klikněte na kartu Spravovat a pak proveďte jednu z následujících akcí.

Pokud používáte e-mailový program, který je kompatibilní s Microsoft SharePoint Server 2010, například Microsoft Outlook 2010, můžete rychle poslat e-mail s odkazem na úvodní stránku sady dokumentů.

1. Na úvodní stránce sady dokumentů klikněte na kartu Spravovat a potom klikněte na E-mail a Link (E-mail a Link).

2. Po zobrazení výzvy k povolení Outlook webového obsahu klikněte na Povolit.

3. V řádku To e-mailové zprávy Microsoft Outlook zadejte jména požadovaných příjemců, zadejte předmět do řádku Předmět a potom zadejte další informace, které chcete zahrnout do textu e-mailové zprávy.

4. Pokud chcete, můžete na řádku Od zadat vlastní e-mailovou adresu, aby se zpráva nezobrazovala jako odeslaná ze serveru a příjemci ji neignorovali. Klikněte na šipku dolů vedle položky Oda potom klikněte na Jiná e-mailová adresa. Zadejte nebo vyberte e-mailovou adresu.

5. Až dokončíte kreslení zprávy, klikněte na Odeslat v Outlook.

SharePoint Server – vydání s předplatným podporuje moderní sady dokumentů v knihovnách dokumentů. Když správce SharePoint sady dokumentů ve vašem SharePoint Server – vydání s předplatným, můžete procházet, stahovat a nahrávat dokumenty do sad dokumentů prostřednictvím moderních knihoven dokumentů.

Další informace o moderních knihovnách dokumentů najdete v článku Rozdíly mezi moderními a klasickými prostředími seznamů a knihoven.