Vytvoření nové databáze

Vytvoření nové databáze

Tento článek popisuje základní proces Access a vytvoření databáze, která se bude používat na stolních počítačích, ne na webu. Vysvětluje, jak vytvořit desktopové databáze pomocí šablony a jak vytvořit databázi od začátku vytvořením vlastních tabulek, formulářů, sestav a dalších databázových objektů. Vysvětluje taky některé techniky, které můžete použít k získání existujících dat do nové databáze.

V tomto článku

Přehled

Při prvním spuštění Accessu nebo při zavření databáze bez zavření Accessu se zobrazí zobrazení Microsoft Office Backstage.

Zobrazení Backstage je výchozí bod, ze kterého můžete vytvořit novou databázi, otevřít existující databázi, zobrazit obsah vybrané z webu Office.com – všechno, co můžete v Accessu použít k vytvoření souboru databáze nebo mimo databázi, na rozdíl od databáze.

Vytvoření databáze

Po otevření Accessu se v zobrazení Backstage zobrazí karta Nový. Nová karta nabízí několik způsobů, jak vytvořit novou databázi:

  • Prázdná databáze    Pokud chcete, můžete začít od začátku. Tato možnost je dobrá, pokud máte velmi specifické požadavky na návrh nebo máte existující data, která je potřeba zahrnout do návrhu nebo do nich něco začlenit.

  • A template that is installed with Access    Šablonu zvažte, pokud začínáte s novým projektem a rádi byste ho začali používat. Access má ve výchozím nastavení nainstalovaných několik šablon.

  • Šablona z Office.com    Kromě šablon, které jsou v Accessu k dispozici, najdete na webu spoustu dalších Office.com. Nemusíte ani otevírat prohlížeč, šablony jsou dostupné na kartě Nový.

Přidání do databáze

Po práci s databází můžete přidávat pole, tabulky nebo části aplikace.

Části aplikace jsou funkce, která umožňuje používat několik souvisejících databázových objektů najednou, jako by to byl jeden z nich. Část aplikace se může například skládat z tabulky a formuláře založeného na tabulce. Tabulku a formulář můžete přidat pomocí části aplikace najednou.

Můžete taky vytvářet dotazy, formuláře, sestavy, makra – všechny databázové objekty, se všemi databázovými objekty, se všemi které jste zvykní.

Vytvoření databáze pomocí šablony

Access nabízí různé šablony, které můžete použít tak, jak jsou, nebo jako výchozí bod. Šablona je databáze připravená k použití, která obsahuje všechny tabulky, dotazy, formuláře, makra a sestavy potřebné k provedení určitého úkolu. K dispozici jsou například šablony, které můžete použít ke sledování problémů, správě kontaktů nebo k zaznamenávání výdajů. Některé šablony obsahují několik ukázkových záznamů, které jim pomůžou předvést jejich použití.

Pokud vám jedna z těchto šablon vyhovuje, je použití databáze většinou nejrychlejší způsob, jak databázi začít používat. Pokud ale máte data v jiném programu, který chcete importovat do Accessu, můžete se rozhodnout, že je lepší vytvořit databázi bez použití šablony. Šablony už mají definovanou datovou strukturu a k přizpůsobení stávajících dat struktuře šablony může vyžadovat hodně práce.

  1. Pokud máte otevřenou databázi, klikněte na kartě Soubor na Zavřít. V zobrazení Backstage se zobrazí karta Nový.

  2. Na kartě Nové je k dispozici několik sad šablon, z nichž některé jsou integrované v Accessu. Můžete si stáhnout další šablony z Office.com. Podrobnosti najdete v další části tohoto článku.

  3. Vyberte šablonu, kterou chcete použít.

  4. Access navrhne název souboru pro databázi v poli Název souboru – pokud chcete, můžete název souboru změnit. Pokud chcete uložit databázi do jiné složky, než je zobrazená pod polem s názvem souboru, klikněte na alternativní text , přejděte do složky, do které ji chcete uložit, a klikněte na OK. Volitelně můžete vytvořit databázi a propojit ji s webem služby SharePoint.

  5. Klikněte na Vytvořit.

    Access vytvoří databázi ze šablony, kterou jste zvolili, a pak ji otevře. U mnoha šablon se zobrazí formulář, ve kterém můžete začít zadávat data. Pokud vaše šablona obsahuje ukázková data, můžete odstranit jednotlivé záznamy tak, že kliknete na volič záznamu (stínovaný rámeček nebo pruh hned nalevo od záznamu) a pak budete dělat toto:

    Na kartě Domů klikněte ve skupině Záznamy na Odstranit. Obrázek tlačítka

  6. Pokud chcete začít zadávat data, klikněte do první prázdné buňky ve formuláři a začněte psát. Pomocí Navigační podokno můžete vyhledat další formuláře nebo sestavy, které byste mohli chtít použít. Některé šablony obsahují navigační formulář, který umožňuje přechod mezi různými databázovými objekty.

Další informace o práci se šablonami najdete v článku Použití šablony k vytvoření desktopové databáze Accessu.

Začátek stránky

Vytvoření databáze bez použití šablony

Pokud néné použít šablonu, můžete vytvořit databázi vytvořením vlastních tabulek, formulářů, sestav a dalších databázových objektů. Ve většině případů to zahrnuje jednu nebo obě následující věci:

  • Zadávání, vkládání nebo import dat do tabulky, která se vytvoří při vytvoření nové databáze, a potom proces opakujte s novými tabulkami, které vytvoříte pomocí příkazu Tabulka na kartě Vytvořit.

  • Import dat z jiných zdrojů a vytváření nových tabulek v procesu

Vytvoření prázdné databáze

  1. Na kartě Soubor klikněte na Novýa potom klikněte na Prázdná databáze.

  2. Do pole Název souboru zadejte název souboru. Pokud chcete výchozí umístění souboru změnit, klikněte na Procházet a zadejte alternativní text databáze (vedle pole Název souboru), přejděte do nového umístění a klikněte na OK.

  3. Klikněte na Vytvořit.

    Access vytvoří databázi s prázdnou tabulkou s názvem Tabulka1 a potom otevře tabulku1 v zobrazení Datový list. Kurzor se umístí do první prázdné buňky ve sloupci Kliknutím přidat.

  4. Začněte psát, abyste mohli přidat data, nebo můžete vložit data z jiného zdroje podle popisu v části Kopírování dat z jiného zdroje do tabulky Accessu.

Zadávání dat v zobrazení Datový list je velmi podobné práci s excelovou tabulkou. Při zadávání dat se vytvoří struktura tabulky. Když do datového listu přidáte nový sloupec, definuje se v tabulce nové pole. Access automaticky nastavuje datový typ každého pole na základě dat, která zadáte.

Pokud v tuto chvíli do tabulky1 nechcete zadávat data, klikněte na Zavřít Vzhled tlačítka . Pokud jste v tabulce provedli nějaké změny, Access vás vyzve k uložení změn. Kliknutím na Ano uložte změny, kliknutím na Ne je zahodíte, nebo kliknutím na Zrušit nechte tabulku otevřenou.

Tip:  Access vyhledá soubor s názvem Blank.accdb ve složce umístěné v umístění [install drive]:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access\. Pokud existuje, šablona blank.accdb je šablona pro všechny nové prázdné databáze. Veškerý obsah, který obsahuje, se zdědí všemi novými prázdnými databázemi. Je to dobrý způsob, jak distribuovat výchozí obsah, jako jsou čísla součástí nebo právní omezení společnosti a zásady.

Důležité informace: Pokud tabulku1 zavřete, aniž byste ji alespoň jednou uložit, Access odstraní celou tabulku, a to i v případě, že jste do ní zadali data.

Přidání tabulky

Pomocí příkazů ve skupině Tabulky na kartě Vytvořit můžete do existující databáze přidat nové tabulky.

Obrázek pásu karet aplikace Access

Vytvoření tabulky od zobrazení Datový list    V zobrazení Datový list můžete okamžitě zadat data a nechat Access na pozadí vytvářet strukturu tabulky. Názvy polí se přiřazují číselně (pole1, pole2 atd.) a Access automaticky nastaví datový typ každého pole na základě dat, která zadáte.

  1. Na kartě Vytvoření klikněte ve skupině Tabulky na Tabulka. Obrázek tlačítka

    Access vytvoří tabulku a vybere první prázdnou buňku ve sloupci Kliknutím přidat.

  2. Na kartě Pole klikněte ve skupině & Delete na typ pole, které chcete přidat. Pokud nevidíte typ, který chcete, klikněte na Další pole a Obrázek tlačítka .

  3. Access zobrazí seznam běžně používaných typů polí. Klikněte na typ pole, který chcete použít, a Access přidá nové pole do datového listu v místě vložení.

    Pole můžete přesunout přetažením. Když přetáhnete pole v datovém listu, zobrazí se svislý pruh vložení tam, kde bude pole umístěno.

  4. Pokud chcete přidat data, začněte psát do první prázdné buňky nebo vkládat data z jiného zdroje, jak je popsáno v části Kopírování dat z jiného zdroje do tabulky Accessu.

  5. Pokud chcete sloupec (pole) přejmenovat, poklikejte na záhlaví sloupce a zadejte nový název.

    Každé pole by mělo být smysluplné, abyste po zobrazení v podokně Seznam polí dejte vědět, co obsahuje.

  6. Pokud chcete sloupec přesunout, kliknutím na jeho záhlaví ho vyberte a přetáhněte ho na místo, kde ho chcete mít. Můžete také vybrat několik souvislených sloupců a přetáhnout je najednou na nové místo. Chcete-li vybrat více sousedících sloupců, klikněte na záhlaví prvního sloupce a poté podržte klávesu SHIFT a klikněte na záhlaví posledního sloupce.

Vytvoření tabulky, počínaje v návrhovém zobrazení    V návrhovém zobrazení nejdřív vytvořte strukturu tabulky. Pak přepnete do zobrazení Datový list a zadáte data pomocí nějaké jiné metody, třeba vložením nebo importem.

  1. Na kartě Vytvoření klikněte ve skupině Tabulky na Návrh tabulky. Obrázek tlačítka

  2. Pro každé pole v tabulce zadejte název do sloupce Název pole a potom vyberte datový typ v seznamu Datový typ.

  3. Pokud chcete, můžete pro každé pole ve sloupci Popis zadat popis. Pokud je kurzor v tomto poli v zobrazení Datový list, zobrazí se popis na stavovém řádku. Popis se také používá jako text stavového řádku pro všechny ovládací prvky ve formuláři nebo sestavě, které vytvoříte přetažením pole z podokna Seznam polí, a pro všechny ovládací prvky, které se pro toto pole vytvoří při použití Průvodce formulářem nebo Průvodce sestavou.

  4. Po přidání všech polí tabulku uložte:

    • Na kartě Soubor klikněte na možnost Uložit.

  5. Data v tabulce můžete začít psát kdykoliv tak, že přepnete do zobrazení Datový list a kliknete do první prázdné buňky. Můžete také vložit data z jiného zdroje podle popisu v části Kopírování dat z jiného zdroje do tabulky Accessu.

Nastavení vlastností pole v návrhovém zobrazení    Bez ohledu na to, jak jste tabulku vytvořili, je vhodné zkoumat a nastavit vlastnosti pole. Některé vlastnosti jsou sice dostupné v zobrazení Datový list, ale některé vlastnosti je možné nastavit jenom v návrhovém zobrazení. Pokud chcete přepnout do návrhového zobrazení, klikněte pravým tlačítkem myši na tabulku v navigačním podokně a potom klikněte na Návrhové zobrazení. Vlastnosti pole zobrazíte kliknutím na pole v návrhové mřížce. Vlastnosti se zobrazí pod návrhovou mřížkou v části Vlastnosti pole.

Pokud chcete zobrazit popis jednotlivých vlastností pole, klikněte na vlastnost a přečtěte si popis v poli vedle seznamu vlastností pod položkou Vlastnosti pole. Podrobnější informace získáte kliknutím na tlačítko Nápověda.

Následující tabulka popisuje některé běžně upravené vlastnosti pole.

Vlastnost

Popis

Velikost pole

U polí Text tato vlastnost nastaví maximální počet znaků, které je možné v poli uložit. Maximální počet je 255. U polí Číslo tato vlastnost nastaví typ čísla, které se uloží (Dlouhé celé číslo, Dvojitá hodnota atd.). Pro co nejefektivnější ukládání dat doporučujeme přidělit nejmenší místo, které podle vás budete pro data potřebovat. Pokud se vaše potřeby změní, můžete hodnotu upravit nahoru.

Formátování

Tato vlastnost nastaví způsob zobrazení dat. Nemá vliv na skutečná data uložená v poli. Můžete vybrat předdefinovaný formát nebo zadat vlastní formát.

Vstupní maska

Tato vlastnost se používá k určení vzorku pro všechna data, která budou v tomto poli zadána. Tím zajistíte, že jsou všechna data zadána správně a že obsahují požadovaný počet znaků. Nápovědu k vytváření vstupní masky zobrazíte kliknutím Tlačítko Tvůrce na pravé straně pole vlastnosti.

Výchozí hodnota

Pomocí této vlastnosti můžete zadat výchozí hodnotu, která se v tomto poli zobrazí při každém přidání nového záznamu. Pokud například máte pole typu Datum a čas, ve kterém chcete vždycky zaznamenat datum přidání záznamu, můžete jako výchozí hodnotu zadat "Date()" (bez uvozovek).

Povinný

Tato vlastnost nastaví, jestli je v tomto poli požadovaná hodnota. Pokud tuto vlastnost nastavíte na Ano,nepovolí Access přidání nového záznamu, pokud pro toto pole nezadáte hodnotu.

Začátek stránky

Kopírování dat z jiného zdroje do tabulky Accessu

Pokud jsou data aktuálně uložená v jiné aplikaci, například v Excelu, můžete je zkopírovat a vložit do tabulky Accessu. Obecně platí, že tato možnost funguje nejlépe, pokud jsou data už rozdělená do sloupců, jako jsou v excelové tabulce. Pokud máte data v programu pro zpracování textu, je nejlepší sloupce dat oddělit pomocí karet nebo data před zkopírováním převést na tabulku v programu pro zpracování textu. Pokud vaše data potřebují úpravy nebo manipulaci s nimi (například rozdělením celých jmen na k jmény a příjmení), je vhodné to udělat před zkopírováním dat, zvlášť pokud jste se s Accessem seznámili.

Když vložíte data do prázdné tabulky, Access nastaví datový typ každého pole podle toho, jaký druh dat tam najde. Pokud například vované pole neobsahuje nic jiného než hodnoty data, použije Access pro toto pole datový typ Datum a čas. Pokud v tomto poli jsou jen slova Ano a Ne, použije Access u tohoto pole datový typ Ano/Ne.

Access tato pole přiřadí podle toho, co najde v prvním řádku vlaných dat. Pokud je první řádek vlaštových dat podobný následujícím řádkům, Access určí, že první řádek je součástí dat, a přiřadí pole obecný název (F1, F2 atd.). Pokud není první řádek vkládajících dat podobný řádkům, Access určí, že první řádek se skládá z názvů polí. Access podle toho pole názvuje a nezahrnuje do dat první řádek.

Pokud Access přiřadí obecné názvy polí, měli byste tato pole co nejdříve přejmenovat, abyste se vyhnuli nejasnostem. Postupujte takto:

  1. Stisknutím kombinace kláves CTRL+S tabulku uložte.

  2. V zobrazení Datový list poklikejte na záhlaví jednotlivých sloupců a zadejte popisný název pole pro každý sloupec.

  3. Tabulku znovu uložte.

Poznámka: Pole můžete také přejmenovat tak, že přepnete do návrhového zobrazení a změníte názvy polí v tomto zobrazení. Pokud chcete přepnout do návrhového zobrazení, klikněte pravým tlačítkem myši na tabulku v navigačním podokně a klikněte na Návrhové zobrazení. Pokud chcete přepnout zpátky do zobrazení Datový list, poklikejte na tabulku v navigačním podokně.

Začátek stránky

Import, připojení nebo propojení dat z jiného zdroje

Můžete mít data uložená v jiné aplikaci a chcete je importovat do nové tabulky nebo je připojit k existující tabulce v Accessu. Nebo můžete spolupracovat s lidmi, kteří si svoje data můžou nechat v jiných programech a vy s ním chcete pracovat v Accessu tak, že je propojíte. Ať tak či tak, Access usnadňuje práci s daty z jiných zdrojů. Data můžete importovat z excelového listu, z tabulky v jiné accessové databázi, ze sharepointového seznamu nebo z různých jiných zdrojů. Proces, který použijete, se v závislosti na vašem zdroji mírně liší, ale následující postup vám pomůže začít.

  1. V Accessu klikněte na kartě Externí data ve skupině Importovat & Propojení na příkaz typu importovaného souboru.

    Skupina Importovat a propojit na kartě Externí data

    Pokud například importujete data z excelového listu, klikněte na Excel. Pokud nevidíte typ aplikace, který potřebujete, klikněte na Další.

    Poznámka: Pokud nemůžete ve skupině Importovat & Link najít správný typ formátu, budete asi muset spustit aplikaci, ve které jste data původně vytvořili, a pak pomocí této aplikace data uložit ve společném formátu souboru (třeba Textový soubor s oddělovači ), abyste mohli tato data naimportovat do Accessu.

  2. V dialogovém okně Nacházet externí data klikněte na Procházet a vyhledejte zdrojový datový soubor, nebo zadejte úplnou cestu ke zdrojovému datovému souboru do pole Název souboru.

  3. Klikněte na požadovanou možnost (všechny programy umožňují importovat a některé umožňují připojení nebo propojení) v části Zadejte, jak a kam chcete data uložit v aktuální databázi. Můžete vytvořit novou tabulku, která používá importovaná data, nebo (v některých aplikacích) můžete data připojit k existující tabulce nebo vytvořit propojenou tabulku, která udržuje propojení s daty ve zdrojové aplikaci.

  4. Pokud se spustí průvodce, postupujte podle pokynů na dalších několika stránkách průvodce. Na poslední stránce průvodce klikněte na Dokončit.

    Při importu objektů nebo propojení tabulek z accessové databáze se zobrazí dialogové okno Import objektůnebo Propojení tabulek. Vyberte položky a klikněte na OK.

    Přesný postup závisí na tom, jestli se rozhodnete data importovat, připojit nebo propojit.

  5. Access zobrazí výzvu k uložení podrobností o operaci importu, kterou jste právě dokončili. Pokud si myslíte, že stejnou operaci importu budete v budoucnu provádět znovu, klikněte na Uložit kroky importua zadejte podrobnosti. Tuto operaci pak můžete v budoucnu snadno zopakovat kliknutím na Uložené importy Obrázek tlačítka ve skupině Importovat & Propojení na kartě Externí data. Pokud nechcete uložit podrobnosti o operaci, klikněte na Zavřít.

Pokud jste se rozhodli importovat tabulku, Access naimportuje data do nové tabulky a pak zobrazí tabulku pod skupinou Tabulky v navigačním podokně. Pokud se rozhodnete data připojit k existující tabulce, přidávají se tato data do této tabulky. Pokud se rozhodnete propojit data, Access vytvoří propojenou tabulku ve skupině Tabulky v navigačním podokně.

Začátek stránky

Přidání části aplikace

K přidání funkcí do existující databáze můžete použít část aplikace. Součástí aplikace může být třeba jedna tabulka, nebo může obsahovat několik souvisejících objektů, jako je tabulka nebo vázaný formulář.

Například část aplikace Komentáře se skládá z tabulky s polem ID typu Automatické číslo, polem data a polem typu Memo. Můžete ji přidat do jakékoli databáze a používat ji beze úprav, nebo s minimálním přizpůsobením.

  1. Otevřete databázi, do které chcete přidat část aplikace.

  2. Klikněte na kartu Vytvořit.

  3. Ve skupině Šablony klikněte na Části aplikace. Otevře se seznam dostupných částí.

  4. Klikněte na část aplikace, kterou chcete přidat.

Začátek stránky

Otevření existující databáze Accessu

  1. Na kartě Soubor klikněte na možnost Otevřít.

  2. V dialogovém okně Otevřít přejděte k databázi, kterou chcete otevřít.

  3. Udělejte jednu z těchto věcí:

    • Poklikejte na databázi, abyste ji otevřeli ve výchozím režimu zadaném v dialogovém okně Možnosti aplikace Access nebo v režimu nastaveném pomocí zásad pro správu.

    • Kliknutím na Otevřít otevřete databázi pro sdílený přístup ve víceuživatelském prostředí, abyste vy i ostatní uživatelé mohli databázi číst a zapisovat do databáze.

    • Klikněte na šipku vedle tlačítka Otevřít a potom kliknutím na Otevřít jen pro čtení otevřete databázi pro přístup jen pro čtení, abyste ji mohli zobrazit, ale ne upravovat. Ostatní uživatelé ale budou moci databázi číst a zapisovat do databáze.

    • Klikněte na šipku vedle tlačítka Otevřít a potom kliknutím na Otevřít s výhradním přístupem otevřete databázi pomocí výhradního přístupu. Pokud máte databázi otevřenou s výhradním přístupem, dostane každý jiný uživatel, který se pokusí databázi otevřít, zprávu o tom, že se už používá.

    • Klikněte na šipku vedle tlačítka Otevřít a potom kliknutím na Otevřít s výhradním přístupem jen pro čtení otevřete databázi pro přístup jen pro čtení. Ostatní uživatelé budou moci databázi přesto otevřít, ale budou omezeni na režim jen pro čtení.

Poznámka: Datový soubor můžete otevřít přímo v externím formátu, jako je například dBASE, Microsoft Exchange nebo Excel. Můžete také přímo otevřít všechny Zdroj dat ODBC, například Microsoft SQL Server. Access automaticky vytvoří novou accessovou databázi ve stejné složce, ve které je datový soubor, a přidá odkazy na každou tabulku v externí databázi.

Tipy

  • Pokud chcete otevřít jednu z naposledy otevřených databází, klikněte na kartě Soubor na Poslednía potom klikněte na název souboru této databáze. Access otevře databázi pomocí stejného nastavení možností, jaké bylo při posledním otevření databáze. Pokud se nezobrazí seznam naposledy použitých souborů, klikněte na kartě Soubor na Možnosti. V dialogovém okně Možnosti aplikace Access klikněte na Nastavení klienta. V částiZobrazení zadejte počet dokumentů, které se mají zobrazit v seznamu Poslední dokumenty– maximálně 50.

    Nejnovější databáze můžete zobrazit také na navigačním panelu zobrazení Backstage, a to pro přístup dvěma kliknutími: 1) kartu Soubor, 2) poslední databázi, kterou chcete otevřít. V dolní části karty Poslední zaškrtněte políčko Rychle získat přístup k tomuto počtu posledních databází a potom upravte počet databází, které se mají zobrazit.

  • Pokud otevíráte databázi kliknutím na příkaz Otevřít na kartě Soubor, můžete zobrazit seznam zástupců databází, které jste dříve otevřeli kliknutím na naposledy otevřené dokumenty v dialogovém okně Otevřít.

Začátek stránky

Potřebujete další pomoc?

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor! Pravděpodobně bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů podpory Office.

×