Plán souborů je primární dokument plánování správy záznamů v SharePoint. I když se plány souborů mohou v různých organizacích lišit, obvykle:
-
Popište typy položek, které organizace bere jako záznamy.
-
Popište, do jaké širší kategorie záznamů patří položky.
-
Určete, kde se záznamy ukládají.
-
Popište doby uchovávání záznamů.
-
Delineate who is responsible for managing the various kinds of records.
Tento článek popisuje obsah plánu souborů a shrnuje, jak vytvořit plán souborů pro vaši organizaci. Článek vás taky přesměruje na list, ve kterém můžete zaznamenat plán souborů.
Určení typů záznamů
Určení, které aktivní dokumenty ve vaší organizaci můžou být deklarovatelné, protože záznamy vyžadují spolupráci vedoucích záznamů, právníků, pracovníků pro dodržování předpisů a správců obsahu. Všimněte si, že i když váš podnik není ve vysoce regulovaném odvětví, existují obecné zákony, které by mohly váš podnik zavazovat k uchování záznamů. Spolu s obecnými obchodními zákony musíte vyhodnotit právní požadavky, které jsou specifické pro váš podnik.
Nad rámec tohoto článku je možné poskytnout víc než obecné informace o tom, jak zjistit, co je záznam ve vaší organizaci. S největší pravděpodobností už váš podnik dělá nějakou formu správy záznamů a vyplnil většinu rolí správy záznamů, které potřebujete, a možná už máte taxonomii záznamů.
Obecně platí, že pokud chcete zjistit, co jsou záznamy ve vaší organizaci:
-
Pochopte právní povinnosti a obchodní potřeby vašeho podniku.
-
Ve spolupráci napříč divizemi vaší organizace analyzujte, jak se používají aktivní dokumenty.
-
Vytvořte seznam typů dokumentů, které by se měly stát záznamy. Můžete třeba určit, že jako záznamy by měly být zachované následující položky:
-
Smlouvy o pronajmu firemních prostor.
-
Dokumenty související s výhodami zaměstnanců.
-
Dokumenty související s výzkumem a vývojem produktů
-
-
Zařazovat záznamy do kategorií. Záznamy ve stejné kategorii mají často stejné doby uchovávání informací a můžou vyžadovat podobné zacházení jinými způsoby.
Nahrajte si informace, které jste shromáždili. Nahrajte druh záznamu, kategorii, do které patří záznamy tohoto typu, a stručný popis typu záznamu.
Ukázkový list je následující:
|
Druh záznamu |
Kategorie záznamu |
Popis |
|---|---|---|
|
Plány benefitů, plány pojištění, plány důchodů |
Popisy zaměstnaneckých výhod |
Popisy všech plánů zaměstnaneckých výhod |
|
Mzdové časové rozvrhy, doplňující informace o mzdách |
Mzdové záznamy |
Souhrny odpracovaných hodin, přesčasů a platů. |
|
Faktury dodavatele |
Faktury |
Záznamy o zboží nebo službách zakoupených od dodavatelů |
|
Průzkumy produktů, dotazníky, školicí příručky, školicí videa |
Školicí materiály |
Poskytuje interní nebo externí školení. |
|
Přepravní formuláře, zprávy o odeslání |
Přepravní záznamy |
Dokumentovat zásilku materiálů. |
|
Tiskové zprávy, články z novin |
Tiskové zprávy |
Informace o vztazích s veřejností o produktech a službách |
|
Listy kontaktů pro případ nouze, formuláře pro registraci lékařského plánu, životopisy, zprávy o stavu výhod |
Záznamy personálu |
Záznamy o historii zaměstnání jednotlivců a souvisejících personálních akcích. |
Dokončení plánu souborů
Jakmile určíte, které dokumenty se mají uchovávat jako záznamy, a po vytvoření sady kategorií záznamů dokončete plán souborů tím, že poskytnete další informace o jednotlivých typech záznamů. Označte následující:
-
Jak dlouho by měly být jednotlivé typy záznamů zachované.
-
Způsob, jakým by se záznamy měly likvidovat, když vyprší doba uchovávání informací.
-
Kdo je primární správce záznamů pro záznamy tohoto druhu.
-
Jaké typy médií jsou záznamy tohoto druhu uložené v.
Následuje dokončený plán ukázkových souborů:
|
Záznamy |
Popis |
Média |
Kategorie záznamu |
Uchovávání informací |
Dispozice |
Kontakt |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
Plány 401k |
Popis plánu zaměstnaneckých výhod |
Webové stránky |
Plány zaměstnaneckých výhod |
X roky |
Žádné |
Kathi Flood |
|
Plány pojištění |
Popis plánu pojištění zaměstnanců |
Tisk |
Plány zaměstnaneckých výhod |
X roky |
Žádné |
Reshma Patel |
|
Plány důchodů |
Popis plánu zaměstnaneckých důchodů |
Tisk |
Plány zaměstnaneckých výhod |
X roky |
Žádné |
Reshma Patel |
|
Mzdové časové rozvrhy |
Souhrny odpracovaných hodin, přesčasů a zaplacených platů |
Elektronické dokumenty |
Mzdové záznamy |
X roky |
Zničte |
Reshma Patel |
|
Doplňující informace o mzdách |
Souhrny doby nemocen, doby dovolené a dalších položek, které nejsou mzdové. |
Elektronické dokumenty |
Mzdové záznamy |
X roky |
Zničte |
Reshma Patel |
|
Faktury dodavatele |
Záznamy o zboží nebo službách zakoupených od dodavatelů |
Tisk |
Faktury |
X roky |
Zničte |
Eric Lang |
|
Průzkumy produktů |
Průzkum spokojenosti zákazníků. |
Webové stránky |
Materiály průzkumu |
X roky |
Archiv |
Jana Blažková |
|
Dotazníky |
Dotazník k určení demografických údajů zákazníků |
Tisk |
Materiály průzkumu |
X roky |
Archiv |
Jana Blažková |
|
Školicí příručky |
Školicí obsah s pevnými kopiemi. |
Tisk |
Školicí materiály |
X roky |
Zničte |
Jana Blažková |
|
Výuková videa |
Obsah školicích videí |
Video |
Školicí materiály |
X roky |
Zničte |
Jana Blažková |
|
Přepravní formuláře |
Konfigurace zásilek materiálů |
Tisk |
Přepravní materiály |
X roky |
Zničte |
Eric Lang |
|
Sestavy expedice |
Dokumentace k zásilce materiálů. |
Elektronické tabulky |
Přepravní materiály |
X roky |
Zničte |
Eric Lang |
|
Tiskové zprávy |
Vydává se o produktech a službách. |
Elektronické dokumenty |
Informace o vztazích s veřejností |
X roky |
Archiv |
Jana Blažková |
|
Články z novin |
Novinky o produktech a službách |
Tisk |
Informace o vztazích s veřejností |
X roky |
Archiv |
Jana Blažková |
|
Listy kontaktů pro tísňové volání |
Informace o zaměstnankyní |
Elektronické dokumenty |
Záznamy personálu |
X roky |
Zničte |
Reshma Patel |
|
Formuláře pro registraci lékařského plánu |
Formuláře pro registrace zaměstnanců pro plány stavu. |
Elektronické dokumenty |
Záznamy personálu |
X roky |
Zničte |
Reshma Patel |
|
Životopisy |
Přijaté životopisy |
Smíšené |
Záznamy personálu |
X roky |
Zničte |
Reshma Patel |
Poznámka: Příklad dříve v této části je ukázka. Není to doporučení pro žádné konkrétní nastavení plánu souborů. K zesílení toho, že se jedná o příklad, a ne o doporučení žádné zásady správy záznamů, se nezadávají žádné doby uchovávání informací.
