Zdroje dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci

Příjemce hromadné korespondence obvykle získáme ze seznamu jmen a údajů v existujícím seznamu, například z excelové tabulky nebo seznamu kontaktů v Outlooku. Existujícím seznamem může být také jakákoliv databáze, ke které se můžete připojit. Pokud ještě žádný seznam nemáte, můžete ho v rámci procesu vytváření hromadné korespondence napsat ve Wordu.

Seznam nebo databáze se označují jako zdroj dat pro hromadnou korespondenci.

Vyberte typ seznamu, který chcete použít jako zdroj dat:

Nový seznam

Pokud ještě žádný zdroj dat nemáte, zvolte možnost Zadat nový seznama pomocí formuláře, který se otevře, vytvořte seznam. Seznam se uloží jako soubor databáze (.mdb), který můžete používat opakovaně.

Podrobnosti o tvorbě nového seznamu najdete v tématu Vytvoření nového seznamu hromadné korespondence pomocí Wordu.

Existující seznam

Existujícím seznamem může být excelová tabulka, databáze Accessu nebo jiný typ databáze. Pokud ho chcete použít jako zdroj dat, zvolte možnost Použít existující seznam.

Důležité informace: Bez ohledu na to, jaký typ souboru používáte jako zdroj dat, je potřeba ho uložit na místní počítač nebo do sdílené složky. Hromadná korespondence soubory uložené na HTTP umístění nepodporuje.

Excelová tabulka Tabulka aplikace Excel je skvělým zdrojem dat pro hromadnou korespondenci v případě, že jsou všechna data vhodně naformátovaná a na jednom listu, aby je mohl Word načíst. Další informace najdete v článku Příprava zdroje dat v Excelu pro wordovou hromadnou korespondenci.
Databáze Accessu V Accessu můžete vybrat data z libovolné tabulky nebo dotazu, které jsou v databázi definované. Další informace najdete v článku Odeslání dat aplikace Access do Wordu pomocí hromadné korespondence.
Jiné soubory databáze Pokud chcete získat přístup k dalším typům zdrojů dat, spusťte Průvodce datovým připojením:

Přejděte do Korespondence > Vybrat příjemce > Použít existující seznam a pak zvolte Nový zdroj dat. Otevře se Průvodce datovým připojením.
Zvolte typ zdroje dat, který chcete použít pro hromadnou korespondenci, a pak zvolte Další.
Postupujte podle pokynů v Průvodci datovým připojením a dokončete datové připojení k dokumentu hromadné korespondence.

Seznam kontaktů v Outlooku

Informace o kontaktech můžete načíst ze seznamu kontaktů aplikace Outlook přímo do Wordu. Pokud ho chcete použít jako zdroj dat, vyberte možnost Vybrat z kontaktů Outlooku. Další informace najdete v článku Použití kontaktů aplikace Outlook jako zdroje dat pro hromadnou korespondenci.

		• Vytvořit nový seznam Word v dialogovém okně Upravit pole seznamu automaticky vytvoří pole pro některé základní informace, jako jsou jména, příjmení a adresy. Pokud chcete přidat nové pole, třeba pole pro zprávu, přidejte ho teď, abyste do něj mohli při zadávání položek zadat požadované hodnoty. V části Nový název pole zadejte název pole, které chcete přidat, a pak klikněte na + (symbol plus). Tip: Pokud chcete změnit pořadí polí, zvolte pole, které chcete přesunout, a pak ho šipkami nahoru a dolů přesuňte. Až budete mít všechna pole nastavená, vytvořte zvolením tlačítka Vytvořit nový seznam.
		• Použít existující seznam Přejděte k souboru, který chcete použít, a zvolte Otevřít. V dialogovém okně Otevřít sešit vyberte list, který chcete použít, a udělejte jednu z těchto věcí: Pokud chcete použít celý list, nechte pole Oblast buněk prázdné. nebo Zadejte oblast buněk obsahující data, která chcete použít. Zvolte OK.
		• Vybrat z kontaktů Outlooku Zvolte Filtrovat příjemce a vyberte příjemce, které chcete zahrnout. V dialogovém okně Možnosti dotazu vedle položky Vypsat příjemce hromadné korespondence podle zvolte Úplný záznam. V seznamu kontaktů vyberte kontakty, které chcete zahrnout do hromadné korespondence, a pak zvolte OK.
		• Kontakty Apple Zvolte Filtrovat příjemce a vyberte příjemce, které chcete zahrnout. V dialogovém okně Možnosti dotazu v části Kontakty skupiny Apple zvolte skupinu, kterou chcete zahrnout do hromadné korespondence, a pak zvolte OK.
		• File Maker Pro Vyhledejte soubor, který chcete použít, a zvolte Otevřít. V dialogovém okně Oddělovače položek zvolte oddělovač polí, který má oddělovat jednotlivá datová pole, a oddělovač záznamů, který má oddělovat jednotlivé datové záznamy, a pak zvolte OK.

Zdroje dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci

Nový seznam

Existující seznam

Seznam kontaktů v Outlooku

Nový seznam

Existující zdroje dat

Potřebujete další pomoc?

Chcete další možnosti?

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.