Základní informace o databázích

V tomto článku

• Co je databáze?

• Součásti accessové databáze

Co je databáze?

Databáze je nástroj pro shromažďování a uspořádávání informací. Do databází se můžou ukládat informace o osobách, produktech, objednávkách nebo čemkoliv jiném. Mnohé databáze mají svůj počátek v nějakém seznamu v textovém editoru nebo tabulkovém procesoru. Jak se seznam zvětšuje, začnou se v datech objevovat redundance a nekonzistence. Data už ve formě seznamu přestávají být přehledná a snadno pochopitelná a jsou omezené možnosti, jak je vyhledávat nebo si část z nich vytáhnout ke kontrole. Jakmile se tyto problémy začnou objevovat, je vhodné převést data do databáze vytvořené pomocí systému pro správu databází, jako je třeba právě Access.

Počítačová databáze je kontejner objektů. Jedna databáze může obsahovat více než jednu tabulku. Například systém sledování inventáře, který používá tři tabulky, není tři databáze, ale jedna databáze, která obsahuje tři tabulky. Pokud není databáze Accessu speciálně navržená tak, aby používala data nebo kód z jiného zdroje, ukládá tabulky do jednoho souboru spolu s dalšími objekty, jako jsou formuláře, sestavy, makra a moduly. Databáze vytvořené ve formátu Accessu 2007–2016 (který používají také Access pro Microsoft 365, Access 2021 a Access 2019) mají příponu .accdb a databáze vytvořené ve starších formátech Accessu mají příponu souboru .mdb.

Pomocí Accessu můžete:

• Přidat do databáze nová data, například novou položku do skladových zásob

• Upravit existující data v databázi, například změnit aktuální umístění položky

• Odstranit informace, například pokud se položka prodala nebo poškodila

• Různými způsoby uspořádávat a prohlížet data

• Sdílet data s ostatními prostřednictvím sestav, e-mailových zpráv, intranetu nebo internetu

Součásti accessové databáze

V následujících částech najdete stručné popisy součástí typické accessové databáze.

Tabulky

Tabulka v databázi se podobá jiným tabulkám tím, že data jsou uložená v řádcích a sloupcích. Proto je obvykle poměrně jednoduché naimportovat tabulku z jiného zdroje do tabulky v databázi. Hlavní rozdíl mezi uložením dat například v tabulce v Excelu a v tabulce v databázi je v uspořádání dat.

Aby byla databáze co nejflexibilnější, musí být data uspořádaná v tabulkách tak, aby se nevyskytovaly redundance. Pokud třeba ukládáte informace o zaměstnancích, měli byste každého zaměstnance zadat jenom jednou, a to do tabulky vyhrazené pro uložení dat o zaměstnancích. Data o produktech budou uložená ve vlastní tabulce a data o pobočkách zase v jiné tabulce. Tomuto procesu se říká normalizace.

Každý řádek v tabulce se označuje jako záznam. V záznamech se ukládají jednotlivé informace. Každý záznam se skládá z jednoho nebo více polí. Pole odpovídají sloupcům v tabulce. Můžete mít třeba tabulku s názvem „Zaměstnanci“, kde každý záznam (řádek) obsahuje informace o jednom zaměstnanci a jednotlivá pole (sloupce) obsahují různé typy informací, například jméno, příjmení, adresu a tak dále. Pole musí být označená jako určitý datový typ podle toho, jestli se v nich ukládá text, datum nebo čas, číslo nebo nějaký jiný typ informací.

Další způsob, jak popsat záznamy a pole, je představit si klasický katalog s kartičkami, který se dřív používal v knihovnách. Každá kartička v pořadači odpovídá záznamu v databázi. Každá jednotlivá informace na kartičce (autor, název a tak dále) odpovídá poli v databázi.

Další informace o tabulkách najdete v článku Úvod do tabulek.

Formuláře

Formuláře umožňují vytvořit uživatelské rozhraní, ve kterém můžete zadávat a upravovat data. Formuláře často obsahují příkazová tlačítka a další ovládací prvky, které provádějí různé úkoly. Databázi můžete vytvořit i bez použití formulářů tak, že jednoduše upravíte data v datových listech tabulek. Většina uživatelů databází ale raději používá pro zobrazování, zadávání a úpravy dat v tabulkách formuláře.

Můžete naprogramovat příkazová tlačítka, která budou určovat, která data se zobrazí ve formuláři, otevírat další formuláře nebo sestavy nebo provádět řadu dalších úkolů. Můžete mít třeba formulář s názvem „Formulář Zákazníci“ pro práci s daty zákazníků. V tomto formuláři by mohlo být tlačítko, které otevře formulář objednávky, kam můžete zadat novou objednávku tohoto zákazníka.

Formuláře také umožňují řídit způsob, jakým ostatní uživatelé pracují s daty v databázi. Můžete například vytvořit formulář, který zobrazí jenom určitá pole a umožní provádět jenom určité operace. To pomůže chránit data a zajistit, aby se data zadávala správným způsobem.

Další informace o formulářích najdete v článku Úvod k formulářům.

Sestavy

Sestavy se používají k formátování, sumarizování a prezentování dat. Sestavy obvykle odpovídají na konkrétní otázku, jako třeba „kolik peněz jsme letos obdrželi od každého zákazníka“ nebo „v jakých městech sídlí naši zákazníci“. Každá sestava se dá naformátovat tak, aby prezentovala informace co nejpřehlednějším způsobem.

Sestavu je možné spustit kdykoliv a bude vždy odrážet aktuální data v databázi. Sestavy se obvykle formátují za účelem vytištění, ale můžete je také prohlížet na obrazovce, exportovat do jiné aplikace nebo poslat jako přílohu e-mailové zprávy.

Další informace o sestavách najdete v článku Úvod do sestav v Accessu.

Dotazy

Dotazy mohou v databázi provádět mnoho různých funkcí. Jejich nejběžnější funkcí je načíst konkrétní data z tabulek. Data, která chcete zobrazit, jsou obvykle rozložená do několika tabulek a dotazy umožňují jejich zobrazení v jednom datovém listu. Vzhledem k tomu, že obvykle nechcete zobrazit všechny záznamy najednou, umožňují dotazy přidat kritéria pro filtrování dat jenom na požadované záznamy.

Některé dotazy jsou "aktualizovatelné", což znamená, že data v podkladových tabulkách můžete upravovat prostřednictvím datového listu dotazu. Pokud pracujete s aktualizovatelným dotazem, mějte na paměti, že vaše změny se skutečně provádějí v tabulkách, a ne jenom v datovém listu dotazu.

Existují dva základní druhy dotazů: výběrové a akční. Výběrový dotaz jednoduše načte data a zpřístupní je k použití. Výsledky dotazu si můžete prohlédnout na obrazovce, vytisknout nebo zkopírovat do schránky. Výstup dotazu můžete použít také jako zdroj záznamů pro formulář nebo sestavu.

Akční dotaz, jak už název napovídá, provádí s daty nějaký úkol. Pomocí akčních dotazů můžete vytvářet nové tabulky, přidat data do existujících tabulek, aktualizovat data nebo data odstranit.

Další informace o dotazech najdete v článku Úvod do dotazů.

Makra

Makra v Accessu si můžete představit jako zjednodušený programovací jazyk, který můžete použít k přidání funkcí do databáze. Makro můžete například připojit k příkazovému tlačítku ve formuláři, aby se makro spustilo při každém kliknutí na tlačítko. Makra obsahují akce, které provádějí úkoly, jako je otevření sestavy, spuštění dotazu nebo zavření databáze. Většina databázových operací, které provádíte ručně, se dá automatizovat pomocí maker, takže se můžou skvěle šetřit na čase.

Další informace o makrech najdete v článku s úvodem k programování v Accessu.

Moduly

Moduly jsou (podobně jako makra) objekty, které můžete použít k přidání funkcí do databáze. Zatímco makra se v Accessu vytvářejí výběrem ze seznamu akcí maker, moduly se píší v programovacím jazyce Visual Basic for Applications (VBA). Modul je kolekce deklarací, příkazů a procedur, které jsou společně uložené jako jedna jednotka. Modul může mít formu modulu třídy nebo standardního modulu. Moduly třídy se připojují k formulářům nebo sestavám a obvykle obsahují procedury, které jsou specifické pro daný formulář nebo sestavu. Standardní moduly obsahují obecné procedury, které nejsou přidružené k žádnému jinému objektu. Standardní moduly jsou v navigačním podokně uvedené v části Moduly, zatímco moduly třídy tu nejsou.

Další informace o makrech najdete v článku s úvodem k programování v Accessu.

Začátek stránky