Začínáme s Microsoft Places

Microsoft Places je nová propojená firemní platforma, která mění podobu hybridní, prezenční a vzdálené práce. Pomůže vám koordinovat pracovní procesy, modernizovat kancelář pomocí inteligentních technologií a optimalizovat pracovní prostředí podle měnících se potřeb zaměstnanců.

Koordinujte místa výkonu práce tak, abyste dosáhli správných výsledků

Hybridní plánování v Microsoft Places bude využívat sdílené údaje z aplikací Outlook a Teams, abyste si mohli prohlédnout nadcházející týden a zjistit, kdy se vaši kolegové a blízcí spolupracovníci chystají být v kanceláři. Zjistíte, které dny jsou nejrušnější, a budete tak moci přizpůsobit svůj rozvrh tak, abyste mohli co nejlépe využít cenné osobní setkání. Inteligentní rezervační systém vám pomůže najít volné prostory vybavené vhodnou technologií, která bude odpovídat účelu vaší schůzky a složení účastníků (osobně i na dálku).

Modernizujte kancelář s využitím inteligentních technologií

Díky navigačnímu systému už nebudete ztrácet čas hledáním správné zasedací místnosti nebo sledováním zastaralých značek v budově; místo toho budete mít na svém mobilním zařízení k dispozici mapu, která vás dovede na správné místo. Rezervace stolu vám umožní zjistit, kde sedí vaši nejbližší kolegové, a podle toho si vybrat stůl. A jakmile se dostanete do správné místnosti, Microsoft Teams Rooms umožní všem účastníkům zapojit se bez ohledu na to, kde se právě nacházejí, a to díky promyšleným funkcím podporujícím inkluzi. S cílem obnovit a posílit vzájemné vazby bude Microsoft Places také podporovat spontánní setkání, díky čemuž budou kolegové moci snadno organizovat neformální setkání a sdílet je s ostatními v kanceláři.

Optimalizujte prostor a náklady pro měnící se potřeby

Pro efektivní správu fyzických prostor potřebují vedoucí pracovníci a správci nemovitostního portfolia přehled o využití prostor, jako jsou údaje o rezervacích a trendy v obsazenosti, aby mohli odhalit možnosti optimalizace. Tyto poznatky umožňují dynamické úpravy prostor, jako je například přeměna nevyužitých zasedacích místností na prostory pro spolupráci, aby bylo možné vyhovět měnícím se potřebám v oblasti spolupráce. A díky podrobným informacím o obsazenosti mohou odpovědní pracovníci ještě více zefektivnit využití prostor, a to tím, že v méně vytížených dnech omezí počet otevřených pater – čímž ušetří náklady na energii a zlepší podmínky na pracovišti. Díky souhrnnému vyhodnocení trendů v rámci celého portfolia mohou organizace vytvářet flexibilní a udržitelné pracovní prostředí, které se přizpůsobuje novým způsobům práce.

Jste připravení to vyzkoušet? Správci se mohou zaregistrovat do programu Places Preview

Začněte tím, že přejdete na domovskou stránku Places, kde najdete další informace o Microsoft Places a o tom, co může pro vaši organizaci dělat. Až budete připraveni se přihlásit, požádejte správce IT, aby navštívil Průvodce registrací do služby Places Preview.

Zjistěte, jak používat funkce služby Places Preview

Jakmile váš správce IT dokončí proces přihlášení ke službě Places Preview, můžete začít využívat funkce Places.

Začínáme s webovou aplikací Places v Outlooku a Teams

Aby získal přístup k naší aplikaci Places v aplikacích Outlook a Teams, musí se váš správce zaregistrovat do verze Preview (podle pokynů výše). Jakmile získáte přístup k naší aplikaci, postupujte podle těchto pokynů: Spravujte aplikace v Centru pro správu Microsoft Teams.

Jakmile váš správce povolí prostředí webové aplikace, můžete k webu Places přistupovat přes outlook.office.com/places.

Pracovní plány

Další informace o nastavení a úpravách pracovního plánu, zobrazení pracovního místa ostatních uživatelů a správě nastavení sdílení najdete v tomto článku podpory: Další informace o pracovní době v Outlooku.

Plánování

Organizátoři můžou požádat pozvané účastníky, aby se schůzky zúčastnili osobně, a účastníci můžou odpovědět potvrzením, jestli se budou moct zúčastnit osobně, nebo jestli se můžou zúčastnit jenom virtuálně. Další informace o plánování akcí osobně najdete v tomto článku podpory: Plánování akcí osobně.

Nastavení a zobrazení umístění budovy

Dejte ostatním vědět, zda pracujete z kanceláře nebo na dálku, a to tak, že nastavíte své pracovní místo pro daný den. Teď budou vědět, kdy budete v kanceláři a kdy budete pracovat z domova, což usnadní domlouvání osobních schůzek. Kdykoli se něco změní, aktualizujte své plány v Outlooku nebo Teams, aby se vaše poloha promítla do obou aplikací. Při nastavování dnů strávených v kanceláři můžete zadat podrobnosti o umístění budovy.

Zobrazit pracoviště ostatních

Znalost místa, kde pracují ostatní, může být pro efektivní spolupráci zásadní. V aplikaci Teams můžete zobrazit polohu ostatních uživatelů při prohlížení jejich profilových údajů.

• Umožňuje zobrazit polohu z podrobností karty profilu.

  Poznámka

  Pokud se vám na profilové kartě nezobrazují informace o poloze, může to být způsobeno nastavením ochrany osobních údajů dané osoby.

• Umožňuje zobrazit seznam lidí ze skupinového chatu.

  • Vyberte existující skupinový chat, ve kterém jsou účastníci, o jejichž poloze se chcete dozvědět.
  • V pravém horním rohu Teams vyberte Zobrazit a přidejte účastníky pod svůj profilový obrázek.
  • Najeďte myší na osoby v tomto seznamu. U uživatelů, kteří uvedli, kde dnes pracují, se tato informace zobrazí pod jejich jménem.

  Poznámka

  Skupinový chat je omezen na 250 účastníků, seznam je ve výchozím nastavení seřazen abecedně a informace o poloze účastníků z jiných organizací se nemusí zobrazovat.

• Zjistěte, kdo je ve vašem okolí, přímo v okně individuálního chatu

Při konverzaci v okně individuálního chatu aplikace Teams zobrazí v horní části okna chatu označení V blízkosti, pokud se daná osoba nachází ve vaší blízkosti. Tyto informace se zobrazí jenom v případě, že odesílatel i příjemce jsou v té době ve stejné kancelářské budově.

Začínáme s Places na mobilním zařízení

Pokud chcete získat přístup k naší aplikaci Places pro iOS, váš správce se bude muset zaregistrovat k naší verzi Preview (podle výše uvedených pokynů). Stáhněte si aplikaci Apple TestFlight z App Store: TestFlight na App Store. Jakmile váš správce dokončí kroky pro registraci, poskytne vám adresu URL společnosti Apple, přes který si budete moci aplikaci stáhnout prostřednictvím aplikace TestFlight od společnosti Apple. Otevřete tento odkaz ve webovém prohlížeči vašeho iPhonu. Podle pokynů nainstalujte aplikaci Places pro iOS.

Rezervace stolu (pracovního prostoru)

Díky službě Places můžou organizace nastavit clustery jednotlivých pracovních prostorů pro zaměstnance, tzv. fondy pracovních prostorů (někdy označované také jako pracovní prostory). Zaměstnanci si pak můžou rezervovat konkrétní místo ve fondu pracovních prostorů, kde budou pracovat, když přijdou do kanceláře.

Rezervace pracovního prostoru je stejná jako rezervace místnosti. Pracovní prostor si můžete rezervovat prostřednictvím aplikace Outlook (Outlook pro Windows, Outlook pro iOS a Android, Outlook na webu a Outlook pro Mac). Hlavní rozdíl spočívá v tom, že v rozevíracím seznamu Typ vyhledávání místnosti zvolíte možnost „pracovní prostor“ namísto „zasedací místnost“.

Tady je postup rezervace pracovního prostoru:

1. Otevřete kalendář Outlooku a vyberte Nová schůzka (doporučujeme použít nastavení Celý den).
2. Nastavte stav Zobrazit jako: na Volné, aby rezervace pracovního prostoru nezablokovala váš kalendář.
3. Na panelu Vyhledávání místností vyberte budovu z rozevíracího seznamu Budova a poté v rozevíracím seznamu Typ vyberte Pracovní prostory následujícím způsobem:

Doprovodné materiály týmu

V dnešní době se vedoucí pracovníci potýkají s tím, jak stanovit jasná očekávání a pravidla ohledně toho, kde, kdy a jak má jejich tým pracovat. To vede k nedostatečné koordinaci a obavám ohledně soudržnosti zaměstnanců, produktivity a zapojení – zejména v kontextu hybridního způsobu práce. Jsme přesvědčeni, že tento problém můžeme našim zákazníkům vyřešit tím, že jim poskytneme komplexní nástroje pro týmové tempo podnikání – sadu funkcí, které vedoucím pracovníkům pomohou zajistit soulad v rámci jejich týmů a šířit firemní normy v celé organizaci. Týmové pokyny poskytují vedoucím pracovníkům možnost bezproblémového vytváření hybridních zásad pro jejich týmy.

Poznámka: Týmové pokyny jsou dostupné pouze uživatelům s licencí Teams Premium. Správci mohou nakonfigurovat, kdo má k funkci přístup.

Vytvoření pracovní skupiny

1. Vytvořte pracovní skupinu kliknutím na tlačítko + nová pracovní skupina v levém panelu na stránce Lidé v Places.
2. Pojmenujte pracovní skupinu, přidejte k ní fotografii a přidejte vlastníky a členy.
3. Po uložení pracovní skupiny se tato skupina zobrazí v levém panelu na stránce Lidé v Places všem vlastníkům a členům. Pracovní skupina představuje sdílený přehled pracovních plánů ostatních; můžete zde vidět, na čem mají vlastníci a členové v plánu pracovat. Pro pracovní skupinu je také možné vytvořit osobní doprovodné materiály.

Vytvoření a úprava pokynů pro pracovní skupinu

Vlastníci můžou vytvářet a upravovat pokyny pro pracovní skupinu.

Postup vytvoření pokynů:

1. Vyberte pracovní skupinu, pro kterou chcete vytvořit pokyny.
2. V zobrazení pracovní skupiny klikněte na + Pokyny pro den v týdnu, ke kterému se pokyny vztahují.
3. Zadejte pro pokyny název, datum ukončení, místo a popis (volitelné). Pokyny se budou opakovat každý týden až do zadaného data ukončení.
4. Kliknutím na tlačítko „Odeslat“ uložíte pokyny a informujete vlastníky a členy pracovní skupiny. Vlastníci a členové obdrží celodenní pozvánku do kalendáře s pokyny.

Postup úpravy pokynů:

1. V zobrazení pracovní skupiny na stránce Lidé v Places vyberte pokyny.
2. Kliknutím na tlačítko Upravit otevřete dialogové okno pro úpravu pokynů. Existují možnosti úprav a odeslání aktualizovaných pokynů všem vlastníkům a členům nebo odstranění pokynů.

Sladit s pokyny

1. Členové obdrží celodenní pozvánku do kalendáře s pokyny.
2. Na základě pozvánky si členové prohlédnou podrobnosti o pokynech a upraví své pracoviště tak, aby bylo v souladu s pokyny. Kliknutím na „aktualizovat umístění“ v pozvánce se otevře stránka Lidé v Places s vybranou pracovní skupinou. Odtud mohou členové aktualizovat své obvyklé pracoviště tak, aby odpovídalo místu uvedenému v pokynech.

Prozkoumávání Places

Jakmile správce IT připojí budovy k vašemu tenantovi, bude k dispozici stránka Prozkoumávání Places.

Mapy

Správci mohou do aplikace přidat mapové funkce, které Places vylepší a umožní zaměstnancům prohlížet si půdorysy budov a pater, zjistit, jaké zajímavé body se nacházejí v okolí, a zobrazit umístění sdílených pracovních míst a konferenčních místností. K mapám se lze dostat v několika částech prostředí Places, když si uživatelé rezervují místnosti nebo pracovní stoly, včetně funkce Vyhledávání Places.

Mapy jsou volitelnou funkcí a nemusí být k dispozici pro všechny budovy. Pokud v aplikaci Places nevidíte mapy pro vaši polohu, obraťte se prosím na správce.

Analýza prostoru

Analýza Places je určena pro správce nemovitostí a administrátory, kteří hledají na datech založené informace pro efektivní správu prostor. Nyní máte k dispozici ucelený přehled o spravovaných prostorech, který zahrnuje sdílené pracovní stoly, zasedací místnosti i celé budovy – to vše na jednom řídícím panelu. Díky hladké integraci údajů o plánování a rezervacích s informacemi ze senzorů a o obsazenosti vám naše platforma umožňuje odhalit nevyužité kapacity, identifikovat neefektivitu a zavádět strategie založené na datech s cílem optimalizovat využití prostoru. Díky rozsáhlým funkcím pro vytváření přehledů umožňuje tato platforma uživatelům odhalovat nerovnováhu mezi nabídkou a poptávkou a efektivně alokovat zdroje. Microsoft Places poskytuje odborníkům na nemovitosti praktická data, která jim pomáhají optimalizovat využití prostor a činit informovaná rozhodnutí, čímž představuje nový způsob správy nemovitostí.

Začínáme s Analýzou Places

Prvním krokem je získání přístupu k analýze Places. Pro získání přístupu se musíte obrátit na svého správce IT, který spravuje Microsoft Places. Budou vás moci přidat do příslušných skupin s přístupovými oprávněními a udělit vám oprávnění k prohlížení analýz.

Po poskytnutí přístupu můžete zobrazit analýzu prostřednictvím webové aplikace Places, Outlooku a Teams.

Službu Places najde na adrese outlook.office.com/places.

Zjistěte a sledujte trendy ve využití

Jakmile získáte přístup a přejdete na Analýzu Places, můžete si na panelu hledání budovy vybrat budovu, která vás zajímá. Po výběru se dozvíte informace o budově a místnostech, jakož i o sdílených pracovních stolech, které jsou s budovou spojeny. Tyto údaje vám pomohou získat rychlý přehled o jednotlivých prostorech, jejich kapacitách a vybavení, které k nim patří.

Jakmile pochopíte, jaké prostory jsou k dispozici, můžete se dále seznámit s tím, jak se tyto prostory využívají. Zabýváme se ukazateli využití budov, místností a sdílených pracovních míst. Pro každý z těchto prostorů jsou k dispozici ukazatele plánovaného a skutečného využití. Využití založené na záměru vychází ze záměru uživatele prostor využít, zatímco skutečné využití vychází ze skutečného způsobu, jakým je prostor využíván.

Porovnáním plánovaných a skutečných údajů pro tyto různé typy prostorů získáte přehled o chování uživatelů a zjistíte, v jakých oblastech je možné provést optimalizaci. Díky údajům o záměrech uživatelů budete moci lépe pochopit jejich preference ohledně hybridních plánů a rezervací míst. Díky porovnání těchto údajů se skutečným stavem budete moci posoudit, do jaké míry se záměry uživatelů shodují s jejich skutečným chováním, a na základě toho přijmout opatření v oblasti řízení změn a optimalizace, která zlepší uživatelský komfort a sníží náklady.

Záměr uživatele ohledně budov se odvozuje z pracovních plánů stanovených zaměstnanci, zatímco záměr ohledně místností a skupin pracovních stolů vychází z rezervací provedených zaměstnanci. Skutečné hodnoty se vypočítávají na základě signálů ze senzorů obsazenosti, signálů z přístupových karet a signálů ze sítě.

Videa s nápovědou

Zobrazení analýzy

Změnit rozsah dat

Přepnout místa

Sdílet sestavy

Konfigurovat pracovní dny

Pracovní plán Places

Jak povolit automatické uvolnění místností

Chcete poskytnout zpětnou vazbu?

Zatímco je aplikace ve verzi Preview, chceme slyšet vaše názory, abychom mohli zlepšovat vaše možnosti. Pošlete nám přes aplikaci svůj názor a pomozte nám s jejím vývojem. V aplikaci Places přejděte na ikonu Nastavení a Další (...) vedle svého jména v pravém rohu a zvolte Zpětná vazba.

V systému Android nebo iOS klepněte v levém horním rohu na svůj profilový obrázek a vyhledejte Nápovědu a zpětnou vazbu.