Jistě přiznáte, že jste používali ke správě svých projektů tabulku v Microsoft Excelu a ve skutečnosti nevidíte žádný dobrý důvod, proč byste měli něco měnit. Nejste sami.
Začít plánovat projekt v Excelu je lákavé, protože vám pomůže rychle zobrazit seznam všech projektů, uspořádat je podle potřeby a dokonce vytvořit něco, co se podobá zobrazení Ganttova diagramu. Tabulka je ale nedostatečná, pokud jde o výpočet změn v projektu.
Když pracujete s několika projekty, přerušovanými plány a sdílenými zdroji, může vám udržování plánu v tabulce namáhat hlavu. Díky dynamickému plánovacímu modulu, nástrojům pro správu zdrojů a podpoře lepší komunikace vám Microsoft Project pomůže udržet si přehled.
V tomto článku
- Využití výhod celopodnikové správy prostředků
- Výpočet efektu změny kalendářních dat v Projectu
- Používání flexibilních metod vykazování
- Integrace s Excelem
Využití výhod celopodnikové správy prostředků
Co se stane, když používáte ke sledování projektů tabulky, když je jeden zdroj přiřazený k několika projektům? Je nutné spravovat zdroje, které nejsou součástí plánu projektu, a to ručně nebo pomocí programu jiného dodavatele. Zdroje jsou často neúmyslně přetížené a vy můžete strávit spoustu času snahou o přeplánování práce.
Při použití Microsoft Project Serveru mohou všechny projekty v organizaci čerpat z centrálního fondu zdrojů pro celou organizaci. To umožňuje vedoucím projektů rychle zobrazit dostupnost zdroje před přiřazením zdroje k úkolu.
Výpočet efektu změny kalendářních dat v Projectu
Řekněme, že jste sledovali projekt v tabulce. Tento projekt má úkol, který nemůže začít, dokud jiný projekt nevytvoří konkrétní výsledek. Tento úkol je naplánován na 18. června. Nyní je 25. června a vy na to stále čekáte. Jak dlouho bude trvat aktualizace tabulky zadáním nového data úkolu, který závisí na dodávkách? Možná ne dlouho, pokud je úkol blízko konce projektu, ale co když je blízko začátku? A co když má váš projekt přes 50 úkolů? Více než 100 úkolů?
Project vám může pomoct rychle upravit plán projektu a přiřazení zdrojů pomocí dynamického plánovacího modulu. Zpracovává změny data a jejich důsledky bez problémů a bere v úvahu všechny závislosti, dodávky a přiřazení zdrojů. Nejenže automaticky přepočítá plán, ale Project taky zvýrazní kalendářní data, kdy se plán změnil, takže můžete rychle zjistit, jak se změna každé změny ve plánu projeví.
Používání flexibilních metod vykazování
Za deset minut máte improvizovanou schůzku se svým nadřízeným, kde probereme stav projektu. Chcete přinést zprávu o průběhu projektu, ale v tak krátké době uděláte to nejlepší, že tabulku vytisknete a doufáte, že jsou všechna data přesná. Rádi byste svému nadřízenému poskytli podrobnější zprávu o projektu, ale v tak krátké době to prostě není možné, pokud používáte tabulku.
V Projectu můžete rychle vygenerovat vizuální sestavu, která používá šablonu, která exportuje data do kontingenčního diagramu v aplikaci Microsoft Visio Professional. Můžete si vybrat, která pole chcete v sestavě zvýraznit, včetně všech vlastních polí, která jste pro projekt nastavili, a předložit čistou a stručnou sestavu pro schůzku s vedením.
Integrace s Excelem
Po exportu dat projektu do Excelu budete moci dál využívat výkonné tabulkové funkce Excelu a zároveň využívat Project ke sledování plánu a zdrojů projektu. Do plánu projektu můžete také importovat nebo vložit excelová data.