Vytvoření a použití zásad správy informací

Zásady správy informací umožňují řídit, kdo má k informacím organizace přístup, co s nimi může dělat a jak dlouho je má uchovávat. Zásady pomáhají vynucovat dodržování právních a vládních předpisů nebo interních obchodních procesů. Jako správce můžete nastavit zásady, které budou řídit, jak sledovat dokumenty, kdo má k dokumentům přístup a jak dlouho se mají dokumenty uchovávat.

Každá zásada může stanovit sadu pravidel pro určitý typ obsahu. Každé pravidlo v zásadě představuje funkci zásad. Funkce zásad správy informací může například určovat, jak dlouho by se měl určitý typ obsahu uchovávat.

Zásady správy informací se dají na webu vytvořit třemi různými způsoby:

1. Vytvořte zásadu správy informací, která se použije u víc typů obsahu v rámci kolekce webů.
2. vytvořit zásadu správy informací pro typ obsahu webu,
3. vytvořit zásadu správy informací pro seznam nebo knihovnu,

Aktivace funkce Zásady webu

Aktivace funkce Zásady webu umožňuje správcům kolekcí webů definovat plány uchovávání informací, které se vztahují na web a veškerý jeho obsah. Aktivace této funkce:

1. Přejděte na domovskou stránku kolekce webů, pro kterou chcete aktivovat funkci zásad webu.
   Přejděte na Nastavení v , Nastavení webu.
2. V části Správa kolekce webů zvolte Funkce kolekce webů.
3. Přejděte na Zásady webu. Pokud na pravé straně nevidíte možnost Aktivní, zvolte Aktivovat.

Vytvoření zásady pro víc typů obsahu v kolekci webů

Pokud chcete zajistit, aby se zásady informací použily na všechny dokumenty určitého typu v kolekci webů, zvažte vytvoření zásady na úrovni kolekce webů a pozdější použití těchto zásad u typů obsahu. Tyto zásady se označují jako zásady kolekce webů.

1. Přejděte na Nastavení v , Nastavení webu.
2. Na stránce Nastavení webu klikněte v seznamu Správa kolekce webů na Zásady kolekce webů.
3. Na stránce Zásady kolekce webů klikněte na Vytvořit.
4. Zadejte název a popis zásady a potom napište stručné prohlášení o zásadě, které uživatelům vysvětlí, k čemu zásada slouží. Prohlášení o zásadách může mít maximálně 512 znaků.
5. Informace o tom, jak nastavit funkce, které chcete k zásadě přidružit, najdete dál v tomto článku v části Vytvoření zásady pro typ obsahu.
6. Kliknutím na OK se vrátíte na stránku Zásady kolekce webů.

Vytvoření zásady pro typ obsahu webu

Přidáním zásady správy informací k typu obsahu usnadníte přidružení funkcí zásad k více seznamům nebo knihovnám. Můžete se rozhodnout přidat existující zásadu správy informací k typu obsahu nebo můžete vytvořit jedinečnou zásadu specifickou pro jednotlivý typ obsahu.

Zásadu správy informací lze také přidat k typu obsahu, který je specifický pro seznamy. Důsledkem toho je, že se zásada použije jenom u položek v seznamu, které používají daný typ obsahu.

1. Přejděte na Nastavení v , Nastavení webu.

2. Na stránce Nastavení webu klikněte v části Galerie webů Designer na Typy obsahu webu.

3. Na stránce Nastavení typů obsahu webu vyberte typ obsahu, ke kterému chcete přidat zásadu.

4. Na stránce Typ obsahu webu klikněte v části Nastavení na položku Nastavení zásad správy informací.

5. Na stránce Nastavení zásad správy informací vyberte Definovat zásadu a klikněte na OK.

6. Na stránce Upravit zásadu zadejte název a popis zásady a pak napište stručný popis, který uživatelům vysvětlí, k čemu zásada slouží. Popis může mít délku až 512 znaků.

7. V dalších částech vyberte jednotlivé funkce zásad, které chcete přidat do zásad správy informací.

8. Chcete-li určit dobu uchovávání dokumentů a položek, na které se tato zásada vztahuje, klikněte na tlačítko Povolit uchovávání a poté zadejte dobu uchovávání a akce, které mají být provedeny po vypršení platnosti položek.
   Určení doby uchovávání informací

   1.	Klikněte na Přidat fázi uchovávání záznamů...
   2.	Vyberte možnost doby uchovávání a určete, kdy se má nastavená platnost dokumentů nebo položek ukončit. Udělejte jednu z těchto věcí: Pokud chcete nastavit datum vypršení platnosti na základě vlastnosti data, klikněte v části Událost na přepínač Tato fáze je založena na vlastnosti data položky a pak vyberte akci dokumentu nebo položky (například Vytvořeno nebo Změněno) a přírůstek času po této akci (například počet dní, měsíců nebo roků), kdy má platnost položky vypršet. Chcete-li k určení doby platnosti použít vlastní vzorec uchovávání informací, klikněte na možnost Nastavit podle vlastního vzorce uchovávání informací nainstalovaného na tomto serveru. Poznámka: Tato možnost je dostupná jenom v případě, že správce nastavil vlastní vzorec.
   3.	Možnost Spustit pracovní postup je dostupná jenom v případě, že definujete zásadu pro seznam, knihovnu nebo typ obsahu, ke kterému už je přidružený pracovní postup. Poté budete mít na výběr z pracovních postupů, ze kterých si můžete vybrat.
   4.	V části Opakování vyberte možnost **Zopakovat akci této fáze...) a zadejte, jak často se má akce opakovat. Poznámka: Tato možnost je dostupná jenom v případě, že se vybraná akce dá opakovat. Nemůžete například nastavit opakování pro akci Trvale odstranit.
   5.	Klikněte na OK.

9. Chcete-li povolit auditování dokumentů a položek podléhajících této zásadě, klikněte na tlačítko Povolit auditování a zadejte události, které chcete auditovat.
   Povolení auditování

   1.	Na stránce Upravit zásadu v části Auditování zaškrtněte políčko Povolit auditování a potom zaškrtněte políčka vedle událostí, pro které chcete uchovávat záznam pro audit.
   2.	Pokud chcete, aby uživatelé vkládali tyto čárové kódy do dokumentů, zaškrtněte políčko Před uložením nebo tiskem vyzvat uživatele k vložení čárového kódu .
   3.	Kliknutím na tlačítko OK použijte u zásady funkci auditování.
   	Funkce Zásady auditování umožňuje organizacím vytvářet a analyzovat záznamy auditu pro dokumenty a seznamy položek, jako jsou seznamy úkolů, seznamy problémů, diskusní skupiny a kalendáře. Tato funkce zásad poskytuje protokol auditu, který zaznamenává události, například když někdo obsah zobrazí, upraví nebo odstraní.
   	Pokud je auditování povoleno jako součást zásad správy informací, mohou správci zobrazit data auditování v sestavách použití zásad, které jsou založeny na aplikaci Microsoft Excel a které shrnují aktuální použití. Správci můžou pomocí těchto sestav zjistit, jak se informace v organizaci používají. Tyto sestavy také můžou organizacím pomoct ověřit a zdokumentovat, jak dodržují předpisy, nebo prozkoumat potenciální pochybnosti.
   	V protokolu auditování se zaznamenávají následující informace: název události, datum a čas události a systémový název uživatele, který akci provedl.

10. Pokud jsou čárové kódy povolené jako součást zásad, přidají se do vlastností dokumentu a zobrazí se v oblasti záhlaví dokumentu, u kterého je čárový kód použitý. Stejně jako štítky je možné i čárové kódy z dokumentu odebrat ručně.
    Povolení čárových kódů

    1.	Na stránce Upravit zásady v části Čárové kódy zaškrtněte políčko Povolit čárové kódy .
    2.	Pokud chcete, aby uživatelé vkládali tyto čárové kódy do dokumentů, zaškrtněte políčko Před uložením nebo tiskem vyzvat uživatele k vložení čárového kódu .
    3.	Kliknutím na tlačítko OK použijete funkci čárového kódu na zásadu.
    	Zásady čárových kódů generují standardní čárové kódy Code 39. Každý obrázek čárového kódu obsahuje text pod symbolem čárového kódu, který představuje hodnotu čárového kódu. To umožňuje použít data čárového kódu, i když není k dispozici skenovací hardware. Uživatelé mohou ručně zadat číslo čárového kódu do vyhledávacího pole a najít položku na webu.

11. Chcete-li požadovat, aby dokumenty, na které se vztahují tyto zásady, měly popisky, klepněte na příkaz Povolit štítky a určete požadovaná nastavení štítků.
    Povolení popisků

    1.	Pokud chcete, aby uživatelé museli do dokumentu přidat štítek, zaškrtněte políčko Před uložením nebo tiskem vyzvat uživatele, aby vložili štítek . Poznámka: Chcete-li, aby popisky byly volitelné, nezaškrtávejte toto políčko.
    2.	Chcete-li popisek uzamknout, aby jej nebylo možné po vložení změnit, zaškrtněte políčko Zabránit změnám štítků po jejich přidání . Toto nastavení zabrání aktualizaci textu popisku po vložení popisku do položky v klientské aplikaci, například do aplikace Word, Excel nebo PowerPoint. Pokud chcete, aby se popisek aktualizoval při aktualizaci vlastností tohoto dokumentu nebo položky, toto políčko nezaškrtávejte.
    3.	Do pole Formát popisku zadejte text popisku tak, jak se má zobrazovat. Popisky můžou obsahovat až 10 odkazů na sloupce, přičemž každý z nich může mít délku až 255 znaků. Chcete-li vytvořit formát štítku, postupujte takto: Zadejte názvy sloupců, které chcete zahrnout do popisku, v pořadí, ve kterém se mají zobrazit. Názvy sloupců uzavřete do složených závorek ({}), jak je vidět v příkladu na stránce Upravit zásady. Zadejte slova k identifikaci sloupců mimo hranaté závorky, jak je znázorněno v příkladu na stránce Upravit zásady.
    4.	Pokud chcete přidat konec řádku, zadejte \n místa, kde se má konec řádku zobrazit.
    5.	Vyberte požadovanou velikost a styl písma a určete, jestli má být popisek v dokumentu umístěný vlevo, uprostřed nebo vpravo. Tip: Vyberte písmo a styl, které jsou dostupné v počítačích uživatelů. Velikost písma má vliv na to, kolik textu se může na štítku zobrazit.
    6.	Zadejte výšku a šířku popisku. Výška štítku může být v rozpětí od 0,25 palců do 20 palců a šířka štítku se může pohybovat od 0,25 palců do 20 palců. Text popisku je uvnitř obrázku popisku vždy svisle zarovnaný na střed.
    7.	Kliknutím na Aktualizovat zobrazíte náhled obsahu popisku.

12. Klikněte na OK.

Vytvoření zásad pro seznam, knihovnu nebo složku (zásady uchovávání informací na základě umístění)

Můžete definovat zásady uchovávání informací, které platí jenom pro určitý seznam, knihovnu nebo složku. Pokud ale zásady uchovávání informací vytvoříte tímto způsobem, nebudete je moct použít u jiných seznamů, knihoven, složek nebo webů.

Pokud chcete použít jediné zásady uchovávání informací na všechny typy obsahu v jednom umístění, budete pravděpodobně chtít použít uchovávání informací na základě umístění. Ve většině ostatních případů budete chtít ověřit, jestli jsou pro všechny typy obsahu zadané zásady uchovávání informací.

Pokud chcete definovat jinou zásadu správy informací než uchovávání informací v seznamu nebo knihovně, musíte ji definovat pro každý jednotlivý typ obsahu seznamu, který je k danému seznamu nebo knihovně přidružený. Další informace najdete v části Vytvoření zásady pro typ obsahu webu v tomto článku.

Ke změně nastavení zásad správy informací pro seznam nebo knihovnu musíte mít aspoň oprávnění Spravovat seznamy.

1. Přejděte do seznamu nebo knihovny, pro které chcete určit zásadu správy informací.

2. Pro knihovnu dokumentů klikněte na , Nastavení knihovny.
   Pokud tyto položky nabídky nebo seznam nevidíte, klikněte na pásu karet na kartu Knihovna nebo Seznam a potom klikněte na Nastavení knihovny nebo Nastavení seznamu.

3. V části Oprávnění a správa klikněte na položku Nastavení zásad správy informací.

4. Na stránce Nastavení zásad správy informací se ujistěte, že zdroj uchovávání informací pro seznam nebo knihovnu je nastavený na Knihovna a složky. Pokud se jako zdroj zobrazí typ obsahu , postupujte takto:

   • Klikněte na tlačítko Změnit zdroj.
   • Na stránce Upravit zásady v části Zdroj uchovávání informací vyberte Knihovna a složky. Zobrazí se upozornění, že zásady uchovávání typů obsahu budou ignorovány.
   • Klikněte na OK.

5. Na stránce Upravit zásady v části Plán uchovávání informací podle knihovny zadejte stručný popis zásady, kterou vytváříte.

6. V části Non-Records klikněte na Přidat oblast uchovávání informací...

   Důležité

   Všimněte si, že v části Záznamy můžete definovat různé zásady uchovávání informací pro záznamy výběrem možnosti Definovat různé fáze uchovávání záznamů.

7. V dialogovém okně Vlastnosti plochy vyberte možnost doby uchovávání a určete, kdy má vypršet platnost dokumentů nebo položek. Udělejte jednu z těchto věcí:

   • Pokud chcete nastavit datum vypršení platnosti na základě vlastnosti data, klikněte v části Událost na přepínač Tato fáze je založena na vlastnosti data položky a pak vyberte akci dokumentu nebo položky (například Vytvořeno nebo Změněno) a přírůstek času po této akci (například počet dní, měsíců nebo roků), kdy má platnost položky vypršet.

   • Chcete-li k určení doby platnosti použít vlastní vzorec uchovávání informací, klikněte na možnost Nastavit podle vlastního vzorce uchovávání informací nainstalovaného na tomto serveru.

     Poznámka

     Tato možnost je dostupná jenom v případě, že správce nastavil vlastní vzorec.

   • V části Akce určete, co se má stát po vypršení platnosti dokumentu nebo položky. Pokud chcete, aby se s dokumentem nebo položkou provedla nějaká akce (třeba odstranění), vyberte akci ze seznamu.

8. Možnost Spustit pracovní postup je dostupná jenom v případě, že definujete zásadu pro seznam, knihovnu nebo typ obsahu, ke kterému už je přidružený pracovní postup. Poté budete mít na výběr z pracovních postupů, ze kterých si můžete vybrat.

9. V části Opakování vyberte možnost **Zopakovat akci této fáze...) a zadejte, jak často se má akce opakovat.

   Poznámka

   Tato možnost je dostupná jenom v případě, že se vybraná akce dá opakovat. Nemůžete například nastavit opakování pro akci Trvale odstranit.

10. Klikněte na OK.

Použití zásady kolekce webů u typu obsahu

Pokud už jsou pro váš web vytvořené zásady správy informací jako zásady kolekce webů, můžete jednu ze zásad použít u typu obsahu. Tímto způsobem můžete použít stejné zásady pro více typů obsahu v kolekci webů, které nesdílejí stejný nadřazený typ obsahu.

1. Přejděte do seznamu nebo knihovny obsahující typ obsahu, pro který chcete zásadu použít.

2. Pro knihovnu dokumentů klikněte na , Nastavení knihovny.
   Pokud tyto položky nabídky nebo seznam nevidíte, klikněte na pásu karet na kartu Knihovna nebo Seznam a potom klikněte na Nastavení knihovny nebo Nastavení seznamu.

3. V části Oprávnění a správa klikněte na položku Nastavení zásad správy informací.

4. Ověřte, zda je zdroj zásad nastaven na Typy obsahu, a v části Zásady typů obsahu vyberte typ obsahu, na který chcete zásadu použít.

5. V části Určit zásadu klikněte na Použít zásadu kolekce webů a ze seznamu vyberte zásadu, kterou chcete použít.

   Poznámka

   Pokud možnost Použít zásadu kolekce webů není dostupná, nejsou pro tuto kolekci webů definovány žádné zásady kolekce webů.

6. Klikněte na OK.

   Důležité

   Pokud seznam nebo knihovna, se kterou pracujete, podporuje správu více typů obsahu, můžete v části Typy obsahu kliknout na typ obsahu, pro který chcete určit zásadu správy informací. Tím přejdete přímo ke kroku 5 výše.

Použití zásady pro všechny kolekce webů

Sdílejte typy obsahu v kolekcích webů pomocí aplikace služby spravovaných metadat, která umožňuje nastavit publikování typů obsahu. Publikování typů obsahu pomáhá spravovat obsah a metadata konzistentně na všech webech, protože typy obsahu je možné vytvářet a aktualizovat centrálně a aktualizace publikovat do několika odebíraných kolekcí webů nebo webových aplikací.

Vytvoření šablony ze stávající zásady pro použití ve všech kolekcích webů

Můžete definovat zásadu správy informací a potom z ní vytvořit šablonu, kterou budete podle potřeby používat ve více kolekcích webů. Tuto metodu lze použít, pokud chcete mít zálohu zásad pro informace, nebo ji můžete použít také jako alternativní metodu k použití jedné zásady napříč kolekcemi webů pomocí publikování typů obsahu. Šablonu nebo zálohu zásady vytvoříte tak, že zásadu vyexportujete z jedné kolekce webů a pak ji naimportujete do uloženého umístění nebo do jiné kolekce webů.

Export zásady

1. V kolekci webů, ve které se zásada nachází, přejděte na Nastavení , Nastavení webu.
2. Na stránce Nastavení webu klikněte v části Správa kolekce webů na Zásady kolekce webů.
3. Klikněte na zásadu, kterou chcete exportovat, posuňte se do dolní části zásady a klikněte na Exportovat.
4. Po zobrazení výzvy k uložení nebo otevření souboru klikněte na Uložit a vyberte umístění, do kterého chcete soubor uložit. Nezapomeňte vybrat umístění, které je dostupné pro kolekce webů, do kterých zásadu importujete.
5. Když se zobrazí dialogové okno Stahování dokončeno, klikněte na tlačítko Zavřít.

Import zásady do jiné kolekce webů

Import zásady správy informací umožňuje použít tuto zásadu u víc typů obsahu na úrovni webu nebo seznamu v libovolné kolekci webů. Výhody tohoto postupu jsou dvojí: nemusíte znovu definovat a aplikovat zásady na každý typ obsahu a můžete snadněji spravovat úpravy zásad prováděním změn zásad na jediném místě.

1. Na domovské stránce kolekce webů, pro kterou chcete zásadu použít, přejděte na Nastavení , Nastavení webu.
2. V části Správa kolekce webů klikněte na Zásady kolekce webů.
3. Na stránce Zásady kolekce webů klikněte na Import, klikněte na Procházet a vyhledejte XML soubor pro danou zásadu.
4. Vyberte soubor XML, do kterého je zásada uložena, a klikněte na tlačítko Otevřít.
5. Na stránce Importovat zásady kolekce webů klikněte na Importovat a přidejte tak zásadu do kolekce webů.

Importované zásady se teď dají použít u jednoho nebo mnoha typů obsahu na úrovni webu nebo seznamu. Další informace najdete v části Použití zásady kolekce webů u typu obsahu nahoře v tomto článku.