Vytvoření a aktualizace sloupce externích dat v seznamu nebo knihovně

Do nativního seznamu nebo knihovny, který se nazývá sloupec externích dat, můžete přidat zvláštní typ sloupce. Tento sloupec umožňuje kombinovat sloupec dat z externího zdroje dat s ostatními sloupci v nativním seznamu nebo knihovně. Vzhledem k tomu, že se sloupec externích dat přidává do nativního seznamu nebo knihovny, fungují všechny související funkce seznamu nebo knihovny, včetně správy verzí, schvalování, vracení se změnami a rezervací a příloh souborů.

Další informace najdete v tématu Nalezení obsahu týkajícího se externích dat.

Co chcete udělat?

• Než začnete:
• Příklady použití sloupců externích dat
• Vytvoření sloupce externích dat v seznamu nebo knihovně
• Aktualizace sloupce externích dat
• Aktualizace sloupce externích dat

Než začnete

Než budete pracovat s externími daty, je potřeba udělat několik věcí, které jsou předpokladem pro zabezpečený přístup k datům. Následující informace se vám můžou hodit při plánování dalších kroků. Když budete mít při práci s externími daty potíže, můžou vám tyhle informace pomoct s identifikací problému. Pokud chcete mít přístup k externím datům, musíte vy nebo váš správce provést následující kroky:

Příprava externího zdroje dat Správce bude nejspíš muset vytvořit účet a udělit oprávnění ke zdroji dat, aby zajistil, že k nim budou mít přístup ti správní lidé a že se data nedostanou do nesprávných rukou. Kromě toho může správce vytvořit v externí databázi určité tabulky, zobrazení, dotazy atd., aby se výsledky omezovaly jenom na to, co je potřeba, a aby se zlepšil výkon.

Konfigurace služeb a účtů SharePointu Správce musí aktivovat služby Připojení obchodních dat a Zabezpečené úložiště přihlašovacích údajů.

Nakonfigurovat službu Zabezpečené úložiště přihlašovacích údajů Správce musí: určit nejlepší režim přístupu ke zdroji externích dat, vytvořit cílovou aplikaci a nastavit pro tuto cílovou aplikaci přihlašovací údaje.

Konfigurace služby Připojení obchodních dat Správce musí zajistit, aby uživatel, který vytváří typ externího obsahu, měl oprávnění k úložišti metadat služby Připojení obchodních dat a aby odpovídající uživatelé měli přístup k takovému typu externího obsahu, na kterém je tento externí seznam založený.

Vytvoření typu externího obsahu Uživatel musí definovat typ externího obsahu, který obsahuje informace o připojeních, přístupu, metodách operací, sloupcích, filtrech a dalších metadatech, které slouží k načítání dat ze zdroje externích dat.

Začátek stránky

Příklady použití sloupců externích dat

Následující části popisují některá praktická využití přidání sloupce externích dat do seznamu nebo knihovny.

Zákaznické smlouvy a kontaktní informace Máte knihovnu dokumentů, která obsahuje smlouvy se zákazníky. Všechny informace o zákaznících se ale uchovávají v obchodní aplikaci (jako je SAP nebo aplikace Microsoft CRM), která má externí zdroj dat pro produkty SharePoint. Chcete sledovat smlouvy zákazníka v knihovně dokumentů, ale zajistit, aby související informace o zákaznících byly aktuální a nebyly zbytečně duplikované. Můžete to udělat tak, že do knihovny přidáte jeden nebo více sloupců externích dat, abyste ke každé smlouvě uložené v knihovně přidružili příslušné jméno a telefonní číslo zákazníka. Sloupec externích dat usnadňuje zadání nebo aktualizaci správných informací a automaticky načítá informace o zákazníkovi z externího zdroje dat. V tomto scénáři můžete také vytvořit strukturovaný dokument aplikace Word, který hodnoty sloupců externích dat zvýší do dokumentu aplikace Word, takže hodnoty budete moci upravit na panelu informací o dokumentech nebo pomocí ovládacích prvků obsahu aplikace Word.

Základní údaje o produktu s obrázky Vytvořili jste knihovnu obrázků, která obsahuje fotografie produktů, které vaše organizace prodává. Do knihovny, která přistupuje k názvu produktu, kódu produktu a aktuální ceně z externí databáze, přidáte sloupec externích dat. Je ale potřeba zajistit, aby při vytváření typu externího obsahu byla externí data jen pro čtení. Pravidla a procesy vaší společnosti vyžadují, aby se jakékoli změny informací o produktech prováděly prostřednictvím databázového systému. Teď ale může víc lidí ve vaší organizaci snadno zobrazit všechny běžné informace o produktu pohromadě v jednom zobrazení knihovny.

Začátek stránky

Vytvoření sloupce externích dat v seznamu nebo knihovně

1. Přejděte na web služby SharePoint a poté přejděte do seznamu nebo knihovny.

   Poznámka

   Sloupec externích dat nelze přidat do externího seznamu.

2. Klikněte naNastaveníseznamu nebo seznamu knihovny> nebo Nastavení knihovny.

3. V části Sloupce klikněte na Vytvořit sloupec.

4. Zadejte název sloupce, například Zákazník, a pak v části Typy sloupců klikněte na Externí data.

5. V části Typ externího obsahu klikněte na možnost pro výběr typu externího obsahu a ze seznamu typů externího obsahu vyberte příslušnou položku, například CustomerCRM.

6. Rozhodněte, jak chcete zpracovat akce definované pro typ externího obsahu, a to provedením jednoho nebo několika následujících kroků:

   • Chcete-li zobrazit nabídku jedné nebo více akcí, klikněte na příkaz Zobrazit nabídku akcí.
   • Pokud chcete, aby sloupec externích dat prováděl při výběru výchozí akci, klikněte na Propojit tento sloupec s výchozí akcí typu externího obsahu.

7. V části Přidat sloupec, který má zobrazit všechna tato další pole, klikněte na Vybrat všechna pole nebo vyberte jeden či více konkrétních názvů polí, například JmenoZákazníka a TelefonníČíslo.

Začátek stránky

Aktualizace sloupce externích dat

1. Přejděte na web služby SharePoint a poté přejděte do seznamu nebo knihovny.
2. Přidejte nebo upravte položku v seznamu nebo vlastnosti knihovny dokumentů.
3. V textovém poli sloupce externích dat, například jméno zákazníka, klikněte na položku pro výběr položky externích dat.
   Autor typu externího obsahu musí definovat způsob fungování výběru položek externích dat výběrem vhodného pole identity a vytvořením jednoho nebo více filtrů, abyste mohli rychle najít správnou hodnotu. Pokud tomu tak není, požádejte o pomoc autora typu externího obsahu nebo správce.
4. V dialogovém okně vyberte příslušnou položku, například Markéta Chvojková, a klikněte na tlačítko OK.

Data se aktualizují v externím seznamu i v externím zdroji dat.

Začátek stránky

Aktualizace sloupce externích dat

Z důvodů výkonu jsou data ve sloupci externích dat uložená v mezipaměti serveru nebo služby a nemusí zobrazovat nejnovější hodnoty z externího systému dat. Chcete-li zajistit, aby byla zobrazena aktuálnost externích dat, můžete aktualizovat sloupec externích dat. Buďte ale opatrní při operaci aktualizace, protože to může trvat dlouho v závislosti na tom, jak jsou externí data nastavená.

1. Přejděte na web služby SharePoint a poté přejděte do seznamu nebo knihovny.
2. V záhlaví sloupce externích dat klikněte na Aktualizovat.
3. Na stránce Aktualizovat se rozhodněte, jestli chcete aktualizovat jenom aktuální složku nebo aktuální složku se všemi jejími podsložkami.
4. Klikněte na OK.

Začátek stránky