Když je obsah webu logicky uspořádaný a snadno se dá najít, je jednodušší ho udržovat a spravovat a uživatelé webu jsou produktivnější. Jako správce kolekce webů nebo vlastník webu si možná budete chtít strategii webu naplánovat ještě předtím, než začnete svůj web vytvářet. V tomto článku prozkoumáme:
- Jaký druh obsahu budete mít na webech?
- Jak budou vaši uživatelé vyhledávat obsah a přistupovat k němu?
- Co potřebují uživatelé dělat s obsahem?
Jaký druh obsahu budete mít na webech?
Až si promyslíte požadovaný počet a typ webů, naplánujte obsah, který se na těchto webech uloží. Cílem tohoto plánování obsahu je zjistit:
- Jaké druhy seznamů, knihoven nebo stránek chcete vytvořit na webech k uspořádání obsahu Knihovny lze použít k ukládání dokumentů a jiných souborů, zatímco seznamy mohou být užitečné pro sledování úkolů nebo problémů. Stránky jsou jednotlivé položky v rámci webu, kde můžete zobrazit obsah, aplikace, odkazy a další.
- Jaké typy aplikací chcete zahrnoutMůžete používat integrované aplikace SharePointu, jako jsou knihovny dokumentů nebo seznamy, ale můžete taky vytvářet vlastní aplikace nebo kupovat aplikace od třetích stran v SharePoint Storu.
- Jestli chcete vytvořit typy obsahu Typy obsahu umožňují přizpůsobit způsob zpracování a sledování určitých druhů obsahu.
Vaše organizace může chtít provádět tento typ plánování centralizovaným způsobem (zejména u typů obsahu), ale je to také druh plánování, který byste měli podporovat jednotlivým vlastníkům webů při úpravách webů, za které jsou zodpovědní.
Jaké typy aplikací chcete přidat?
Kromě úvah o typech obsahu se možná budete chtít zamyslet i nad dalšími druhy informací, které se budou ukládat na weby, nebo nad typy úkolů, které by lidé ve vaší organizaci chtěli používat ke správě webů. To vám pomůže naplánovat různé druhy aplikací, které chcete přidat na weby, abyste mohli začít. Pokud například víte, že chcete mít místo pro ukládání dokumentů, budete pravděpodobně chtít přidat knihovnu dokumentů. Pokud víte, že chcete mít přehled o důležitých datech, budete pravděpodobně potřebovat kalendář.
Nemusíte hned přidávat všechny aplikace, které byste mohli potřebovat. Vlastníci webů můžou nové aplikace přidávat a odebírat v průběhu času podle měnících se potřeb firmy. Včasné plánování způsobu přizpůsobení obsahu na webech však může pomoci zajistit, že weby budou pro uživatele okamžitě užitečné.
SharePoint obsahuje integrované aplikace, které jsou užitečné pro celou řadu obchodních účelů, od ukládání a správy dokumentů přes řízení a sledování projektů až po komunikaci. Na web můžete přidat víc instancí těchto typů aplikací. Můžete si taky koupit a přidat na web aplikace jiných výrobců ze SharePoint Storu.
Další informace najdete v tématech Přidání aplikace na web a Nákup aplikace ze SharePoint Storu.
Potřebujete definovat typy obsahu?
Typy obsahu umožňují uživatelům webu rychle vytvářet specializované druhy obsahu pomocí příkazů Nová položka nebo Nový dokument v seznamu nebo knihovně. Typy obsahu jsou užitečné, protože poskytují vlastníkům webů možnost zajistit konzistenci obsahu na různých webech. Typy obsahu také umožňují, aby jeden seznam nebo knihovna obsahovaly více typů položek nebo dokumentů. Vlastníci webů můžou při nastavování typů obsahu pro web, seznam nebo knihovnu předem nakonfigurovat konkrétní podrobnosti o obsahu.
Vlastníci webu můžou definovat typy obsahu pro položky seznamu, dokumenty nebo složky.
Definování typů obsahu pro určitý obsah může být užitečné, pokud obsah splňuje některé z následujících kritérií:
| Pokud je to pravda: | Typy obsahu pro vás mohou být užitečné v následujících ohledech: |
|---|---|
| Máte konkrétní typy dokumentů, které mají standardizovaný formát nebo účel, a chcete, aby byly konzistentní v rámci celé vaší organizace. | Typy obsahu pro tyto typy dokumentů nakonfigurujte na úrovni týmového webu tak, aby byly dostupné pro použití na všech podřízených webech týmového webu. Tímto způsobem budou všichni uživatelé ve vaší organizaci vytvářet tyto dokumenty konzistentním způsobem. |
| Máte konkrétní šablony, které uživatelé musí používat pro určité typy dokumentů. | Přidejte tyto šablony dokumentů k příslušným typům obsahu, aby všechny nové dokumenty vytvořené z daného typu obsahu používaly tuto šablonu. |
| Existuje standardní sada informací, které chcete sledovat pro konkrétní typy dokumentů nebo položek. | Pokud chcete tyto informace sledovat, přidejte ke svému typu obsahu sloupce. Pokud je některá z informací zvlášť důležitá, můžete tyto sloupce určit podle potřeby. Při konfiguraci typu obsahu můžete taky zadat výchozí hodnoty pro konkrétní sloupce. |
| Existuje definovaný obchodní proces, jakým způsobem se vždy zachází s určitými typy dokumentů nebo jak se kontrolují. | Zvažte konfiguraci pracovních postupů pro konkrétní typy obsahu. Pracovní postupy můžete používat ke správě obchodních procesů, jako je revize nebo schvalování dokumentů. |
Po identifikaci obsahu, pro který byste mohli chtít definovat typy obsahu, byste se měli zamyslet nad tím, kde chcete definovat typy obsahu. Pokud definujete typy obsahu webu na úrovni týmového webu, budou široce dostupné pro opakované použití v seznamech a knihovnách na všech podřízených webech vašeho týmového webu. Typy obsahu pro svoje weby můžou definovat taky jednotliví vlastníci webů, tyto typy obsahu ale budou dostupné pro použití v seznamech a knihovnách jenom na tomto webu a na webech pod ním.
Může být užitečné vytvořit tabulku nebo tabulku obsahující informace, které chcete zahrnout do definování typů obsahu. Můžete třeba začít vytvořením něčeho základního, jako je tabulka dole, a pak ho upravit tak, aby obsahoval veškeré další informace, které by se vám hodilo sledovat, třeba weby nebo týmy, které budou typy obsahu používat:
| Nový typ obsahu | Nadřazený typ obsahu | Sloupce | Šablona dokumentu | Pracovní postupy |
|---|---|---|---|---|
| Zadejte název typu obsahu, který chcete vytvořit. | Zadejte nadřazený typ obsahu, ze kterého se má obsah vytvořit. | Vytvořte nový nebo existující sloupec, který chcete přidat k typu obsahu. | Určete, jestli bude k typu obsahu přidružená šablona dokumentu. | Zadejte, jestli budou k typu obsahu přidružené nějaké pracovní postupy. |
Další informace o práci s typy obsahu najdete v tématu Vytvoření nebo přizpůsobení typu obsahu.
Jak budou vaši uživatelé vyhledávat obsah a přistupovat k němu?
Zamyslete se nad tím, jak budou uživatelé webu hledat a používat obsah na vašich sharepointových webech. Tento druh plánování vám pomůže při rozhodování o konfiguraci navigace a hledání týmového webu a jeho podřízených webů.
Jaké weby chcete zahrnout do globální navigace?
Při plánování navigace může být užitečné vytvořit diagram webů v hierarchii webů. Pokud jste už při plánování webu vytvořili diagram, můžete začít s tímto diagramem a upravit ho. Zahrňte všechny podřízené weby svého týmového webu. Můžete taky zahrnout všechny důležité seznamy a knihovny, které existují na týmovém webu a jeho podřízených webech. Pomůže vám to rychle identifikovat důležité cíle, které by uživatelé mohli chtít najít, pokud začínají z domovské stránky týmového webu.
Horní navigace na webu umožňuje takzvanou globální navigaci.
Ve výchozím nastavení používá každý web svou vlastní horní navigaci, můžete se ale rozhodnout, že weby budou moct dědit horní navigaci z nadřazeného webu, aby navigace fungovala na všech webech jednoduše. Můžete nakonfigurovat, které weby se mají zobrazovat na horním navigačním panelu. Pokud chcete do navigace na webu integrovat odkazy na externí zdroje, můžete taky zahrnout odkazy na libovolnou jinou adresu URL. Další informace o přizpůsobení horní navigace naleznete v tématu Přizpůsobení navigace na týmovém webu.
Pokud máte pro svůj týmový web hodně podřízených webů, asi nebudete chtít všechny vystavit na horním panelu odkazů, protože by to pro uživatele webu mohlo být těžké. Zároveň ale nechcete znemožnit objevení důležitých webů nebo obsahu. Pomocí diagramu hierarchie webů můžete identifikovat klíčové weby, které chcete vystavit v globální navigaci.
Jak budou uživatelé procházet weby?
Kromě horní navigace zobrazují weby v levé části stránky také navigační prvek označovaný jako Snadné spuštění.
Panel Snadné spuštění obvykle zobrazuje odkazy specifické pro aktuální web a lze jej použít ke zvýraznění nejdůležitějšího obsahu. Při vytváření nového seznamu nebo knihovny se nový odkaz automaticky zobrazí v části Nejnovější na panelu Snadné spuštění. V části Nejnovější se zobrazí jenom pět nejnovějších odkazů.
Panelu Snadné spuštění můžete přizpůsobit přidáním nebo odebráním odkazů na seznamy a knihovny na webu. Odkazy můžete taky seskupit pod vlastní nadpisy. Pokud se rozhodnete, že mají všechny podřízené weby dědit globální navigaci, bude důležité, aby vlastníci webů přizpůsobili navigaci na panelu Snadné spuštění, protože to bude primární způsob, jak uživatelé najdou obsah na webu, když ho navštíví. Pokud se rozhodnete, že podřízené weby nemají dědit globální navigaci z týmového webu, budou uživatelé moct k vyhledání obsahu na podřízeném webu použít horní panel odkazů i panel Snadné spuštění. Další informace o úpravě odkazů na panelu Snadné spuštění najdete v tématu Přizpůsobení navigace na týmovém webu.
Na co byste měli myslet při plánování vyhledávání?
Uživatelé budou chtít raději používat SharePoint, když budou moct snadno najít informace, které potřebují. Používáním funkcí obsahu, jako jsou typy obsahu, nebo přidáváním sloupců s metadaty do seznamů a knihoven můžete přispět k tomu, aby byl obsah lépe vyhledatelný při vyhledávání.
Správci kolekce webů a webů můžou provádět řadu konfigurací, aby přizpůsobili hledání uživatelům.
| Postupujte takto: | Přečtěte si toto téma: |
|---|---|
| Přizpůsobit styly a nastavení ovlivňující výsledky hledání, můžete přizpůsobit Centrum vyhledávání a webové části použité na stránkách Centrum vyhledávání. | Správa Centra vyhledávání na SharePointu |
| Vytvořením pravidel dotazů můžete zlepšit způsob, jakým vyhledávání reaguje na záměr uživatele. | Správa pravidel dotazů |
| Upravte zdroje výsledků hledání. | Správa zdrojů výsledků |
| Zobrazení, vytvoření nebo změna spravovaných vlastností nebo mapování procházených vlastností na spravované vlastnosti | Správa schématu vyhledávání v SharePointu |
| Export a import nastavení konfigurace přizpůsobeného vyhledávání mezi weby. Nastavení, která exportujete a importujete, zahrnují všechna vlastní pravidla dotazů, zdroje výsledků, typy výsledků, modely řazení a nastavení vyhledávání na webu. | Export a import nastavení konfigurace přizpůsobeného vyhledávání |
Jak se obsah zpřístupní ve vyhledávání
Služba vyhledávání má naplánováno procházení sharepointového obsahu každých pět minut. Po přidání položky na sharepointový web následuje určitý čas, než se indexuje a vrací ve výsledcích hledání. Tato doba se liší v závislosti na aktuálních aktivitách uživatelů. Úlohy, jako je migrace, upgrade a údržba webu, zvyšují zatížení indexovacího kanálu. Nové položky obsahu by se obvykle měly objevit ve výsledcích hledání do hodiny.
Co potřebují uživatelé dělat s obsahem?
Když položíte základní otázky týkající se toho, co potřebují uživatelé webu udělat s obsahem, můžete určit, jakým způsobem je možné konfigurovat konkrétní weby, seznamy nebo knihovny a také jaké konkrétní funkce mohou uživatelé webu potřebovat.
| Otázky k prozkoumání: | Co je potřeba vzít v úvahu při konfiguraci obsahu: |
|---|---|
| Potřebujete sledovat verze určitých typů dokumentů nebo položek seznamu? |
|
| Budou uživatelé webu potřebovat možnost pracovat nebo spolupracovat současně na určitých typech dokumentů? |
|
| Je potřeba schválit určité druhy obsahu, aby byly široce přístupné |
|
| Podléhají určité typy dokumentů specifickým obchodním procesům nebo pracovním postupům pracovníků? |
|
| Budete používat seznamy k řízení nebo správě procesů? |
|
| Bude na webech citlivý obsah, u kterého je potřeba omezit obecný přístup? |
|
| Budou muset uživatelé dostávat aktualizace o změnách obsahu? |
|