SharePoint nabízí škálovatelné a funkčně bohaté prostředí pro správu obsahu. Pokud potřebujete spravovat velké množství souborů, zvažte použití šablony webu Centrum dokumentů. Tato šablona je optimalizovaná pro správu dokumentů velkého rozsahu. Může vám to ušetřit čas a zvýšit efektivitu. Šablona obsahuje verze, ID dokumentů, sady dokumentů, navigaci pomocí metadat a typy obsahu.
Web Centrum dokumentů funguje pro oba tyto scénáře:
- Autorské prostředí V autorském prostředí Centra dokumentů uživatelé vytvářejí a upravují tisíce dokumentů nebo mediálních položek, které jsou uložené v centrálním úložišti.
- Archiv obsahu V archivu obsahu, například ve znalostní bázi, uživatelé ukládají nebo prohlížejí dokumenty.
Tento článek popisuje funkce v šabloně webu Centrum dokumentů.
Pokud chcete vytvořit centrum dokumentů, přečtěte si téma Vytváření různých druhů sharepointových webů pomocí šablon.
Co je na webu Centrum dokumentů?
Šablona webu Centrum dokumentů obsahuje funkce, které usnadňují a zefektivňují vytváření a správu velkých sad dokumentů. Ve většině případů může vlastník webu přidat každou z těchto funkcí samostatně. Šablona webu Centrum dokumentů automaticky povolí doporučené funkce správy dokumentů. Tyto funkce jsou ve stručnosti popsány v následujících částech.
Web Centrum dokumentů můžete použít jako autorské prostředí nebo archiv obsahu. V autorském prostředí můžou uživatelé často rezervovat soubory, vracet je se změnami a vytvářet pro tyto soubory strukturu složek. Je aktivována správa verzí a jsou zachovány dřívější verze jednotlivých dokumentů. Pracovní postupy navíc můžou řídit životní cykly dokumentů.
Naproti tomu v archivu obsahu probíhá činnost jen velmi zřídka. Uživatelé můžou dokumenty jenom zobrazit nebo odeslat na web. Šablona webu Centrum dokumentů podporuje vytvoření typu archivu obsahu, kterému se říká archiv znalostní báze. Znalostní báze většinou obsahují dokumenty v jediné verzi a web může zahrnovat až miliony souborů. V obvyklé situaci, jakou je například centrum technické podpory ve velké organizaci, můžou s obsahem pracovat tisíce lidí, především za účelem čtení. Jen někteří nahrávali nový obsah na web.
Následující položky popisují některé funkce SharePointu, které můžete zahrnout na web Centrum dokumentů. Kromě těchto možností si některé organizace upravují vzhled a navigaci Centra dokumentů. Někteří přidávají vlastní webové části.
Navigace pomocí metadat
Spravovaná metadata je systém, který přiřazuje určité termíny dokumentům v SharePointu. Tyto termíny pak můžete použít ke klasifikaci dokumentů. Pomocí metadat můžete taky vytvořit výkonný navigační nástroj pro uživatele, který jim pomůže rychle najít, co hledají.
Předpokládejme například, že vaše společnost má znalostní bázi obsahující články pomáhající lidem řešit problémy s produkty. Můžete vytvořit termíny metadat, které uživatelům umožní filtrovat informace podle produktu, typu problému nebo jiných vlastností.
ID dokumentů
Na webu Centrum dokumentů dostane každá část obsahu jedinečný identifikátor, který nesouvisí s umístěním dokumentu (jako odkaz URL). To znamená, že pokud dokument přesunete nebo přejmenujete, ID zůstane stejné. Pomocí tohoto ID můžete vytvořit trvalý odkaz na dokument a minimalizovat tak počet přerušených odkazů.
Verze
Verze jsou na webu Centrum dokumentů automaticky povolené. To znamená, že máte automaticky historii všech různých verzí souboru. Například v procesu revize dokumentu to znamená, že máte záznam o všech aktualizacích, které byly zadány během cyklu revize. Můžete sledovat aktualizace, kontaktovat respondenty atd. Pokud se navíc vyskytne problém s aktuální verzí článku, můžete se rychle vrátit k poslední známé funkční verzi.
Typy obsahu
Typ obsahu je specifický druh obsahu spolu se skupinou nastavení tohoto obsahu. Když někdo vytvoří dokument s definovaným typem obsahu, automaticky získá všechna příslušná nastavení pro tento typ obsahu. Centrum dokumentů může obsahovat kolekci typů obsahu – různé druhy dokumentů, videí, šablon a tak dále.
Organizátor obsahu
Organizátor obsahu není na webu Centrum dokumentů zahrnutý automaticky, ale mnoho uživatelů ho přidává. Organizátor obsahu je funkce SharePointu, která umožňuje spravovat celkové uspořádání a strukturu položek. Pomocí metadat nebo typů obsahu může organizátor obsahu automaticky směrovat dokumenty a jiné položky do určitých umístění. Například ve znalostní bázi můžete organizátora obsahu nechat automaticky směrovat všechna nová odeslání do speciální knihovny, která shromažďuje články ke konkrétnímu produktu.