Typy obsahu v SharePointu jsou nezbytné pro správu metadat a zajištění konzistence v celé organizaci. Každá část obsahu v SharePoint je vytvořena z typu obsahu. Tato příručka vám pomůže pochopit, co je typ obsahu a jak efektivně vytvářet, publikovat a spravovat typy obsahu.
Co je typ obsahu?
Typ obsahu v SharePointu je opakovaně použitelná kolekce šablon, metadat (sloupců), pracovních postupů, chování a dalších nastavení pro kategorii položek nebo dokumentů. Typ obsahu stahuje dohromady položku a informace o položce. Položkou se rozumí jeden z mnoha typů souborů – dokument, excelový sešit nebo třeba i stavový indikátor u zprávy o průběhu. Může to být taky seznam nebo složka. Typ obsahu přidružuje tuto položku ke klíčovým metadatům nebo jiným informacím, třeba k šabloně nebo zásadám uchovávání informací. Umožňuje spravovat nastavení pro kategorii informací centralizovaným a opakovaně použitelným způsobem.
Výchozí a vlastní typy obsahu
SharePoint ve výchozím nastavení obsahuje mnoho předdefinovaných typů obsahu. Můžete beze změn použít předdefinované typy obsahu, jako je prázdný dokument nebo oznámení, nebo můžete vytvořit vlastní typy obsahu, které splňují jedinečné požadavky vaší organizace.
Výchozí typy obsahu
Tady je krátký seznam některých výchozích typů obsahu v SharePoint. Existuje mnoho dalších, které můžete vidět na stránce Nastavení webu na SharePoint webu.
-
Typy obsahu dokumentů: základní stránka, dokument, formulář, odkaz a stránka wikiwebu
-
Typy obsahu složky: Složka, Diskuze a Souhrnná úloha
-
Typy obsahu seznamu: Oznámení, Událost, Kontakt, Problém, Odkaz, Rezervace, Úkol a další
To je jen vzorek ze širokého spektra dostupných typů obsahu. Výchozí typy, které jsou dostupné na vašem webu, zobrazíte takto:
Zobrazení všech výchozích typů obsahu
Poznámka: Abyste mohli zobrazit všechny výchozí typy obsahu na sharepointovém webu, musíte mít alespoň roli vlastníka webu.
-
Na panelu Snadné spuštění vyberte seznam, se kterým chcete pracovat, nebo vyberte Nastavení
-
Vyberte Informace o webu.
-
Pak vyberte Zobrazit všechna nastavení webu.
-
V části Galerie webových Designer vyberte Typy obsahu webu.
-
Na stránce Galerie typů obsahu uvidíte typy obsahu (například sestava, obrázek nebo dokument), nadřazený obsah (například dokument, položka nebo multimediální prostředek) a zdroj (obvykle váš aktuální web).
Informace o vzájemném vztahu předdefinovaných typů obsahu najdete v tématu SharePoint ve výchozí hierarchii typů obsahu Microsoftu 365.
Vlastní typy obsahu
Vlastní typy obsahu usnadňují uživatelům zachování konzistence. I když existuje mnoho předdefinovaných typů obsahu, můžete pro svou organizaci vytvořit vlastní typy obsahu. Každá organizace má jedinečné požadavky a různé druhy obsahu. Můžou to být například formální smlouvy, sestavy, prodejní nabídky, návrhové specifikace, firemní postupy atd. Můžete vytvořit samostatné typy obsahu, které vám pomůžou se správou všech těchto položek.
Typy obsahu lze definovat pro téměř libovolnou položku v SharePoint. Patří mezi ně dokumenty a další soubory, položky seznamu, mediální soubory a složky. Pro každý typ obsahu můžete zadat následující atributy. Tyto atributy se automaticky přidružují pokaždé, když někdo vytvoří nový dokument nebo jiný soubor určitého typu obsahu.
-
Šablona dokumentu, pokud je to dokument
-
Zásady správy informací, které se týkají uchovávání informací a auditování
-
Sloupce (metadata), které jsou přidružené k obsahu
-
Pracovní postupy, které můžou použít položky tohoto typu obsahu
-
Vlastní funkce
Můžete například definovat typ obsahu Prodejní smlouva a přidat ho do knihovny, kterou používá váš tým. Vždycky, když někdo bude chtít vytvořit prodejní nabídku, vybere si jednoduše Prodejní smlouvu v nabídce Nový dokument.
Typ obsahu dokumentu, jako je tato prodejní smlouva, může mít tyto atributy:
-
Šablona dokumentu
-
Sloupce přidružené k obsahu, kde každý sloupec představuje položku metadat. V následujícím seznamu jsou například uvedena některá často používaná metadata dokumentu:
-
Prodejce
-
Klientská společnost
-
Číslo nákupní objednávky a tak dále...
-
-
Žádost o automatické zobrazení panelu informací o dokumentech a automatický sběr požadovaných informací vždycky, když uživatel vytvoří nový typ tohoto souboru
-
Nastavení správy informací se zásadami uchovávání informací a o tom, jestli je jde auditovat atd.
Vytváření vlastních typů obsahu
Pokud chcete vytvořit vlastní typ obsahu webu, vždy začínáte od existujícího typu obsahu bez ohledu na to, jestli používáte existující kategorii, nebo chcete vytvořit novou kategorii. Můžete si vybrat z velké kolekce předdefinovaných typů obsahu webu v galerii typů obsahu. Nový typ obsahu webu dědí všechny atributy nadřazeného typu obsahu, například šablonu dokumentu, nastavení jen pro čtení nebo sloupce. Jakmile ho vytvoříte, můžete kterýkoli z těchto atributů změnit. Můžete například chtít použít jinou šablonu, než je zadána v nadřazené části.
Vlastní typ obsahu vytvoříte takto:
Vytvoření vlastních typů obsahu
-
Na panelu Snadné spuštění vyberte seznam, se kterým chcete pracovat, nebo vyberte Nastavení
-
Vyberte Informace o webu a pak vyberte Zobrazit všechna nastavení webu.
-
V části Galerie webových Designer vyberte Typy obsahu webu.
-
Na stránce Galerie typů obsahu vyberte + Vytvořit typ obsahu.
-
Na panelu Vytvořit typ obsahu zadejte Název a Popis vlastního typu obsahu.
-
Vyberte Použití existující kategorie nebo Vytvořit novou kategorii.
-
V části Nadřazený typ obsahu vyberte nadřazený objekt, například Typy obsahu digitálních prostředků nebo Typy obsahu dokumentu. Pod nadřazený typ obsahu se změní rozevírací seznam. Vyberte konkrétnější nadřazený typ obsahu. Pokud jste například vybrali Typy obsahu složky, můžete ho v tomto poli zúžit na Diskuzi, Složku nebo Souhrnný úkol .
-
Vyberte Vytvořit.
Publikování typů obsahu
Weby mají definované typy obsahu a ty se používají na nich a jim podřízených webech. Někdy ale můžete chtít použít určitý typ obsahu na více webech nebo u více kolekcí webů. Například může vaše organizace chtít používat standardní šablony u dokumentů, které vyžadují standardizovaná metadata. Protože chcete, aby tento typ obsahu pro dokumenty používali všichni uživatelé ve společnosti, je vhodné ho publikovat ve všech kolekcích webů. Další možnost je, že oddělení engineeringu vytvoří typ obsahu pro specifikace designu, které bude chtít publikovat jen v kolekcích webů pro engineering.
Protože typy obsahu zahrnují metadata, jsou typy obsahu a metadata velmi úzce propojené. Služba spravovaných metadat v SharePoint umožňuje publikovat typ obsahu na webech, na kterých se používá. Weby a kolekce webů, které jsou součástí Služby spravovaných metadat, se označují jako „weby odběratelů“.
Služba spravovaných metadat musí být výslovně vytvořená a konfigurovaná. Pokud chcete zahrnout publikování typu obsahu, určí správce určitou kolekci webů jako centrum. Připojené aplikace a kolekce webů se můžou přihlásit k odběru typů obsahu z tohoto centra. Při konfiguraci Služby spravovaných metadat je možné spravovat typy obsahu centrálně. Typy obsahu se vytváří v centrální lokalitě a všechny aktualizace můžou být automaticky distribuovány na weby odběratelů.
Další informace o publikování typů obsahu najdete v článku Publikování typu obsahu z centrální lokality.
