Správa zaneprázdněného kalendáře může být zahlcení, zvlášť když jsou příchozí nové události v konfliktu se stávajícími událostmi. Aby vám pomohl udržet si přehled, může copilot přeplánovat osobní schůzky a schůzky 1:1 (schůzky s vámi a jinou osobou) v případě, že dojde ke konfliktům, což snižuje ruční úsilí, které je potřeba vynaložit, aby váš rozvrh běžel hladce.
Máte to pod kontrolou.
Vy rozhodujete o tom, jaká data a časy jsou přijatelné, pokud za vás copilot potřebuje přeplánovat, a v podokně oznámení Outlooku můžete kdykoliv zkontrolovat, co copilot přeplánoval. Email budou brzy k dispozici také oznámení, která vás budou udržovat ve smyčce. A jako vždy můžete změnit datum a čas událostí v kalendáři, kdykoli budete chtít.
Zapnutí možnosti Automaticky přeplánovat pomocí Copilotu
Při použití nového Outlooku pro Windows, Outlook na webu nebo Calendar Microsoft 365 v Microsoft Teams můžete nechat copilot automaticky přeplánovat události nebo řady.
-
Vytvořte novou událost nebo řadu nebo otevřete existující událost nebo řadu.
-
Zapněte možnost Pokud dojde ke konfliktům, nechejte Copilot tuto událost přeplánovat.
-
Pokud společnost Copilot potřebuje přeplánovat za vás, vyberte přijatelné dny a časy a vyhledejte nejlepší alternativy (tento krok je volitelný, ale pokud zvolíte dny a časy, získáte lepší výsledky).
Pár věcí, které byste měli vědět o automatickém přeplánování a seriálech
Pokud vytvoříte novou řadu a automatické přeplánování pomocí funkce Copilot je vypnuté, nebudete ji moct později zapnout pro jednu instanci řady.
Pokud vytvoříte novou řadu a zapnete automatické přeplánování pomocí funkce Copilot, můžete tuto možnost pro jednu instanci později vypnout, ale nemůžete změnit přijatelné dny a časy pro jednu instanci.
Funkce Copilot se přeplánuje jenom v případě, že se konflikty objeví později.
Copilot automaticky přeplánuje událost na základě přijatelných dnů a časů pouze v případě, že:
-
Přijmete novou událost, která nastane ve stejnou dobu.
-
Naplánujte nebo přeplánujte novou událost tak, aby se vyskytla ve stejnou dobu.
Jinak vaše událost zůstane v původních dnech a časech.
Poznámka: Při vyhodnocování konfliktů se budou brát v úvahu jenom události se stavem Zaneprázdněn nebo Mimo kancelář . To znamená, že pokud v kalendáři dojde ke konfliktu s událostí, která má zapnuté automatické přeplánování se zapnutým Copilotem, ale váš stav konfliktní schůzky je nastavený na Nezávazně, Copilot se nepřeplánuje.
Pokud chcete zjistit, co Copilot přeplánoval, podívejte se do podokna oznámení Outlooku.
Oznámení o změnách událostí se zobrazí v podokně oznámení Outlooku a budou obsahovat:
-
Událost byla úspěšně přeplánována.
-
Událost nelze přeplánovat v rámci vašich předvoleb.
-
Událost se změnila a už ji nejde automaticky přeplánovat (například pokud se do události později přidá více lidí).
V budoucnu bude Copilot také posílat e-maily pro důležitá oznámení.
Předvolby oznámení můžete spravovat v nastavení Outlooku.
Scénáře, které ovlivňují automatické přeplánování
Tip: Ve všech těchto scénářích budete vědět, co se děje s informacemi v podokně oznámení Outlooku.
Pokud se stane některá z těchto věcí, copilot za vás nebude moct přeplánovat. Pokud už bylo automatické přeplánování povolené, nástroj Copilot vás upozorní, že za vás už schůzku nespravuje.
-
Přidá se více účastníků nebo se schůzka přepošlou dalším účastníkům. Konferenční místnosti se nezapočítávají jako účastníci.
-
Událost je delší než 5 hodin, včetně celodenních událostí.
-
Řada je naplánovaná s opakováním méně často než měsíčně (například každé 2 měsíce).
-
Řada je naplánovaná na konkrétní datum v měsíci (například třetí den každého měsíce).
-
Událost nebo řada je naplánovaná v sekundárním nebo sdíleném kalendáři.
-
Událost nebo řada je nastavená tak, aby se zobrazovala jako Mimo kancelář.
-
Účastník vaši schůzku 1:1 odmítne. Copilot neví, jestli odmítnutí účastníka značí, že by se schůzka měla zrušit nebo přeplánovat. V budoucnu bude Copilot automaticky přijímat návrhy nového času od účastníků.
-
Událost nebo řada nejsou vhodné, protože:
-
Nejsou k dispozici žádné časy (Copilot se 5krát pokusil najít čas a nepodařilo se).
-
Došlo k dosažení limitu pro přeplánování (událost se už 5krát automaticky přeplánovala, což znamená, že pravděpodobně nemá prioritu a další přeplánování nemusí být správným řešením).
-
Časté otázky
Co účastníci uvidí, když Copilot automaticky přeplánuje?
V současné době účastníci nebudou vědět, že Copilot schůzku přeplánoval. Dostanou pravidelnou zprávu o aktualizaci schůzky, jako kdybyste změnili čas schůzky. Aktivně uvažujeme o tom, jak to vylepšit, proto nám prosím pošlete návrhy prostřednictvím > nápovědy.
Jak se Copilot rozhodne, kdy se má přeplánovat na, pokud existuje více bezplatných časů?
Funkce Copilot zvolí dostupný čas, který je nejblíže původnímu času schůzky ve dnech a časech, které jste označili jako přijatelné alternativy.
Pokud tuto možnost povolím pro schůzku, ale nic jiného nezměním, obdrží účastník aktualizaci?
Pokud povolíte automatické přeplánování pomocí funkce Copilot pro existující schůzku a neproděláte žádné další změny, účastník neobdrží zprávu o aktualizaci schůzky. Prostředí budeme aktualizovat tak, aby bylo tlačítko formuláře události v tomto scénáři označené jako Uložit místo aktuálního popisku Odeslat.
