Import nebo propojení dat z jiné databáze Accessu

Data můžete z jedné accessové databáze do jiné přenést několika způsoby. Nejjednodušší metodou je kopírování a vložení, ale import a propojení poskytují lepší kontrolu nad daty, která do cílové databáze přenášíte, a způsobem, jakým je přenášíte.

Tento článek vysvětluje, jak importovat nebo propojit data z jiné accessové databáze.

V tomto článku

Princip importu a propojení dat z jiné accessové databáze

Při importu z jiné databáze Access vytvoří kopii dat v cílové databázi, aniž by změnil zdroj. Během operace importu si můžete zvolit objekty, které chcete zkopírovat, určit způsob importu tabulek a dotazů a zadat, zda se mají importovat relace mezi tabulkami.

Můžete potřebovat data importovat a vytvořit tabulky podobné tabulkám v jiné databázi. Můžete zkopírovat celou tabulku nebo pouze definice tabulek, abyste se vyhnuli ručnímu navrhování jednotlivých tabulek. Když importujete jenom definici tabulky, získáte prázdnou tabulku. Jinými slovy, do cílové databáze se zkopírují pole a jejich vlastnosti, ale ne data v tabulce. Další výhodou importu oproti kopírování a vkládání je, že kromě samotných tabulek můžete importovat i relace mezi tabulkami.

Pokud máte v úmyslu přidat záznamy z jedné databáze do existující tabulky v jiné databázi, měli byste zvážit import záznamů do nové tabulky a potom vytvoření přidávacího dotazu. Během importu není možné přidat záznamy do existující tabulky. Další informace o přidávacích dotazech najdete v článku Přidání záznamů do tabulky pomocí přidávacího dotazu.

Vytvořit propojení na data v jiné accessové databázi můžete například v případě, že vaše organizace používá několik accessových databází, ale potřebuje sdílet data v některých tabulkách, například v tabulce Zaměstnanci. Místo duplikování tabulky v jednotlivých databázích můžete zachovat tabulku v jedné databázi a propojit ji s ostatními databázemi. To je užitečné i v případě, že jiná pracovní skupina nebo oddělení potřebují doplnit data v databázi a používat je, ale vy chcete mít nad strukturou tabulky kontrolu.

Import dat z jiné accessové databáze

Proces importu dat zahrnuje tyto obecné kroky:

  • Příprava na operaci importu
  • Spuštění Průvodce importem
  • Volitelné uložení nastavení importu jako specifikace importu pro pozdější použití

Následující skupiny kroků vysvětlují, jak se jednotlivé akce provádějí.

Příprava na operaci importu

  1. Vyhledejte zdrojovou databázi a určete objekty, které chcete importovat. Pokud je .mdb zdrojovou databází soubor typu NEBO .accdb , můžete importovat tabulky, dotazy, formuláře, sestavy, makra a moduly. Pokud je zdrojovým souborem soubor nebo .mde.accde , můžete importovat pouze tabulky.

  2. Pokud data z accessové databáze importujete poprvé, podívejte se do následující tabulky, ve které najdete užitečné tipy.

    Prvek Popis
    Více objektů V jedné operaci importu můžete importovat více objektů.
    Nový objekt Každá operace importu vytvoří v cílové databázi nový objekt. Pomocí operace importu nemůžete přepsat existující objekt ani přidat záznamy do existující tabulky.
    Import propojené tabulky Pokud zdrojová tabulka (například Zaměstnanci1 v databázi Prodej) je už propojenou tabulkou (tabulkou, která je propojená s tabulkou Zaměstnanci v databázi Mzdy), aktuální operace importu se nahradí operací propojení. Na konci operace uvidíte propojenou tabulku (pojmenovanou například Zaměstnanci1), která je propojená s původní zdrojovou tabulkou (Zaměstnanci v databázi Mzdy).
    Vynechání polí a záznamů Při importu dat z tabulky nebo dotazu nemůžete vynechat konkrétní pole nebo záznamy. Pokud ale nechcete některé záznamy v tabulce importovat, můžete zvolit import pouze definice tabulky.
    Relace Můžete importovat relace mezi zdrojovými tabulkami.
    Definice tabulky Můžete importovat celou tabulku, nebo jenom její definici. Když importujete jenom definici, Access vytvoří tabulku se stejnými poli, jako má zdrojová tabulka, ale bez dat.
    Vyhledávací pole Pokud pole ve zdrojové tabulce vyhledává hodnoty z jiné tabulky nebo dotazu a chcete, aby se v cílovém poli zobrazovaly vyhledávací hodnoty, je potřeba související tabulku nebo dotaz importovat. Pokud je neimportujete, zobrazí se v cílovém poli jenom ID vyhledávání.
    Dotazy Dotaz můžete importovat buď jako dotaz, nebo tabulku. Pokud importujete dotaz jako dotaz, musíte naimportovat podkladové tabulky.

  3. Zavřete zdrojovou databázi. Zkontrolujte, že ji žádný uživatel nemá otevřenou ve výhradním režimu.

  4. Otevřete cílovou databázi. Ujistěte se, že databáze není určená jen pro čtení a že máte oprávnění potřebná k přidávání objektů a dat. Pokud je zdrojová databáze chráněná heslem, zobrazí se výzvy k zadání hesla vždy, když ji použijete jako zdroj pro operaci importu.

    Poznámka

    Jestliže chcete importovat data do nové databáze, musíte před zahájením operace importu vytvořit prázdnou databázi, která nebude obsahovat žádné tabulky, formuláře ani sestavy.

    Operace importu nepřepíše ani jinak neupraví existující tabulky nebo objekty. Pokud už v cílové databázi existuje objekt se stejným názvem, jako má zdrojový objekt, připojí se v Accessu číslo (1, 2, 3 atd.) k názvu importovaného objektu. Když například importujete tabulku Problémy do databáze, která už tabulku s názvem Problémy obsahuje, dostane importovaná tabulka název Problémy1. Pokud se název Problémy1 už používá, pojmenuje se nová tabulka Problémy2 a tak dále. Pokud chcete přidat záznamy ze zdrojové tabulky do tabulky v cílové databázi, musíte použít přidávací dotaz místo spuštění operace importu. Další informace o přidávacích dotazech najdete v tématu Přidání záznamů do tabulky pomocí přidávacího dotazu.

Import dat

  1. Umístění průvodce importem se mírně liší podle toho, jakou verzi Accessu používáte. Použijte postup, který odpovídá vaší verzi Accessu:

    • Pokud používáte Microsoft 365, Access 2021 nebo Access 2019, klikněte na kartě Externí data ve skupině Import & propojení na Nový zdroj> datz Accessu k databázi>.
    • Pokud používáte Access 2016, klikněte na kartě Externí data ve skupině Import & propojení na Access.

  2. Otevře se průvodce importem a propojením Načíst externí data – Databáze aplikace Access.

    Snímek obrazovky s průvodcem importem Načíst externí data – Databáze aplikace Access

  3. Do pole Název souboru zadejte název zdrojové databáze nebo klikněte na Procházet a otevřete dialogové okno Otevřít soubor .

  4. Vyberte možnost Importovat tabulky, dotazy, formuláře, sestavy, makra a moduly do aktuální databáze a klikněte na OK.

    Otevře se dialogové okno Import objektů.

    Výběr objektů k importu v dialogovém okně Import objektů

  5. V dialogovém okně Import objektů na kartě Tabulky vyberte tabulky, které chcete importovat. Pokud chcete importovat dotazy, klikněte na kartu Dotazy a vyberte dotazy, které chcete importovat.

    Pokud chcete vybraný objekt vymazat, klikněte na něj znovu.

  6. Po kliknutí na Možnosti můžete zadat další nastavení. Následující tabulka popisuje, jak jednotlivé možnosti ovlivňují výsledky operace.

    Prvek Popis
    Zaškrtávací políčko Relace Zaškrtněte, pokud chcete importovat relace mezi vybranými tabulkami.
    Zaškrtávací políčko Nabídky a panely nástrojů Zaškrtněte, pokud chcete ze zdrojové databáze importovat vlastní nabídky a panelů nástrojů. Ty se zobrazují na kartě Doplňky.
    Zaškrtávací políčko Specifikace pro import/export Zaškrtněte, pokud chcete ze zdrojové databáze importovat případné uložené specifikace importu nebo exportu.
    Zaškrtávací políčko Skupiny navigačního podokna Zaškrtněte, pokud chcete ze zdrojové databáze importovat vlastní skupiny navigačního podokna.
    Přepínač Definice a data Vyberte, pokud chcete importovat strukturu a data ze všech vybraných tabulek.
    Přepínač Jen definice Vyberte, pokud chcete z vybraných tabulek importovat jenom pole. Zdrojové záznamy se nebudou importovat.
    Přepínač Jako dotazy Vyberte, pokud chcete vybrané dotazy importovat jako dotazy. V tomto případě nezapomeňte importovat spolu s dotazy všechny podkladové tabulky.
    Přepínač Jako tabulky Vyberte, pokud chcete dotazy importovat jako tabulky. V tomto případě není nutné importovat podkladové tabulky.

  7. Kliknutím na OK operaci dokončete. Access data zkopíruje, a pokud se vyskytnou problémy, zobrazí chybové zprávy. Pokud bude import úspěšný, můžete si na poslední stránce průvodce uložit podrobnosti operace jako specifikaci importu pro pozdější použití.

Propojení umožňuje připojit se k datům v jiné databázi bez nutnosti data importovat. Tímto způsobem můžete prohlížet a upravovat nejnovější data ve zdrojové i cílové databázi a nemusíte vytvářet a udržovat dvě kopie stejných dat. Propojit můžete pouze tabulky v jiné accessové databázi. Nemůžete propojit dotazy, formuláře, sestavy, makra ani moduly.

Když propojíte tabulku v accessové databázi, vytvoří Access novou tabulku, která se označuje jako propojená tabulka. Propojená tabulka udržuje propojení se zdrojovými záznamy a poli. Všechny změny dat provedené ve zdrojové databázi se promítnou v propojené tabulce v cílové databázi a naopak. Nemůžete ale změnit strukturu propojené tabulky v cílové databázi. Jinými slovy – nemůžete přidat ani odstranit pole nebo změnit datový typ pole.

Proces propojení dat z jiné accessové databáze zahrnuje tyto obecné kroky:

  • Příprava na operaci propojení
  • Spuštění Průvodce propojením

Následující skupiny kroků vysvětlují, jak se jednotlivé akce provádějí.

  1. Vyhledejte zdrojovou databázi. Soubor může být ve formátu MDB, MDE, ACCDBnebo ACCDE. Pokud je zdrojová databáze chráněná heslem, zobrazí se při operaci propojení výzva k zadání hesla.

  2. Určete, které tabulky chcete propojit. Můžete propojit tabulky, ale ne dotazy, formuláře, sestavy, makra ani moduly. Pokud propojení s tabulkami v jiné accessové databázi vytváříte poprvé, podívejte se do následující tabulky, ve které najdete užitečné tipy.

    Prvek Popis
    Více objektů V jedné operaci propojení můžete vytvořit propojení k více tabulkám. Pro každou zdrojovou tabulku se vytvoří propojená tabulka.
    Propojené tabulky jako zdroj K tabulce, která je už propojenou tabulkou ve zdrojové databázi, nemůžete propojení vytvořit.
    Pokud například tabulka Zaměstnanci1, kterou chcete propojit s databází Prodej, je už propojenou tabulkou odkazující na tabulku Zaměstnanci v databázi Mzdy, nemůžete tabulku Zaměstnanci1 použít v databázi Prodej jako zdrojovou tabulku. Místo toho byste měli vytvořit přímé propojení s tabulkou Zaměstnanci v databázi Mzdy.
    Nová nebo existující tabulka Při každé operaci propojení se vytvoří nová propojená tabulka pro každou zdrojovou tabulku. Pomocí operace propojení nemůžete existující tabulku přepsat ani do ní nic přidat.
    Relace Pokud vyberete více zdrojových tabulek, relace mezi nimi se automaticky přenesou do cílové databáze. Nemůžete ale změnit ani odstranit relaci v cílové databázi.
    Vyhledávací pole Pokud pole ve zdrojové tabulce vyhledává hodnoty z jiné tabulky a chcete, aby se v cílovém poli zobrazovaly hledané hodnoty, nezapomeňte související tabulku propojit. Pokud související tabulku nebo dotaz nepropojíte, zobrazí se v cílovém poli jenom ID vyhledávání.

  3. Zavřete zdrojovou databázi. Zkontrolujte, že žádný uživatel nemá databázi otevřenou ve výhradním režimu.

  4. Otevřete cílovou databázi. Ujistěte se, že cílová databáze není určená jen pro čtení, a ověřte, že máte oprávnění potřebná k přidávání objektů a dat.

    Poznámka

    Jestliže chcete vytvořit propojení v nové databázi, musíte před zahájením operace propojení vytvořit prázdnou databázi (která nebude obsahovat žádné tabulky, formuláře ani sestavy).

    Operace nepřepíše ani jinak nezmění existující tabulky nebo objekty. Pokud v cílové databázi již existuje objekt se stejným názvem, jako má zdrojový objekt, připojí aplikace Access k názvu propojené tabulky číslo (1, 2, 3 atd.). Pokud například propojujete tabulku Problémy z databáze, která už tabulku s názvem Problémy obsahuje, dostane propojená tabulka název Problémy1. Pokud se název Problémy1 už používá, pojmenuje se nová tabulka Problémy2 a tak dále. Nezapomeňte, že pokud chcete přidat záznamy ze zdrojové tabulky do tabulky v cílové databázi, musíte použít přidávací dotaz místo spuštění operace propojení. Další informace o přidávacích dotazech najdete v tématu Přidání záznamů do tabulky pomocí přidávacího dotazu.

  1. Umístění průvodce propojením se mírně liší podle toho, jakou verzi Accessu používáte. Použijte postup, který odpovídá vaší verzi Accessu:

    • Pokud používáte Microsoft 365, Access 2021 nebo Access 2019, klikněte na kartě Externí data ve skupině Import & propojení na Nový zdroj> datz Accessu k databázi>.
    • Pokud používáte Access 2016, klikněte na kartě Externí data ve skupině Import & propojení na Access.

  2. Otevře se průvodce importem a propojením Načíst externí data – Databáze aplikace Access.

    Snímek obrazovky s průvodcem importem Načíst externí data – Databáze aplikace Access

  3. Do pole Název souboru zadejte název zdrojové databáze nebo klikněte na Procházet a otevřete dialogové okno Otevřít soubor .

  4. Klikněte na Vytvořit odkaz na zdroj dat vytvořením propojené tabulky a potom klikněte na OK. Otevře se dialogové okno Propojit tabulky.

    Výběr tabulky k propojení v dialogovém okně Propojit tabulky

  5. V dialogovém okně Propojit tabulky vyberte tabulky, které chcete propojit. Pokud chcete výběr vymazat, klikněte na tabulku znovu.

  6. Kliknutím na OK operaci dokončete. Access vytvoří propojené tabulky.

  7. Otevřete propojené tabulky v zobrazení Datový list a zkontrolujte, že jsou data v pořádku.

Co jiného mám vědět?

Začátek stránky