Autor: Jane Suchan, PMP
Řízení projektů je o zjištění toho, čeho chcete dosáhnout, vytvoření seznamu úkolů, které je potřeba udělat, abyste se tam dostali, určení, jak dlouho to bude trvat, a výpočet, kolik to bude stát. Zní to jednoduše, co? Ale opravdu těžké je sledovat to všechno. Probíhá projekt včas? Bude to provedeno před plánem? Je to v rámci rozpočtu? Bude i po dokončení všech prací stále pod rozpočtem?
Jedním ze způsobů, jak vyhodnotit stav projektu, je sledovat rozdíl mezi původním plánem projektu a tím, co se skutečně děje. Tato mezera je lépe známá jako odchylka, porovnání zamýšlené nebo rozpočtové částky a skutečné vynaložené částky. Analýza rozptylu je postup porovnání skutečných výsledků projektu s tím, co bylo naplánováno nebo očekáváno. Je to způsob, jak kvantifikovat, jak dobře ( nebo jak špatně ) projekt postupuje.
Plánování odchylek: Vytvoření směrných plánů
Pokud chcete určit odchylky projektu, musíte jako výchozí bod vložit do země sázku: toto je váš směrný plán. Bez toho honíte a pokoušíte se ovládat pohybující se cíl. Dva klíčové směrné plány, které je třeba vytvořit, než do hry vložíte sledování odchylek a generování sestav, jsou náklady a plán. Ale než se tam dostanete, budete chtít snížit rozsah projektu.
Vytvoření oboru pomocí struktury rozpisu práce
Směrný plán rozsahu zahrnuje všechny výsledky projektu; jako taková identifikuje veškerou práci, která má být provedena. Jedním ze způsobů, jak dokumentovat rozsah, je vytvořit strukturu rozpisu práce (WBS), hierarchické zobrazení výsledků projektu. Každá úroveň hierarchie představuje stále podrobnější popis dodávek. Například WBS pro výstavbu nového domu by zahrnoval základy, rámování, střešní a elektrické a instalatérské systémy, stejně jako terénní plány, architektonické výkresy a kontrolní povolení.
Vytvoření plánů a směrných plánů nákladů
Směrné plány a náklady se stanoví až po určení rozsahu. Bez jasného přehledu o tom, co projekt vytvoří, nemůžete určit, jak dlouho to bude trvat nebo kolik to bude stát.
Směrný plán plánu je schválený plán projektu, který je základem pro měření a vykazování výkonu plánu. Nákladový směrný plán je schválený časově rozfázovaný rozpočet, podle kterého se bude měřit výkon nákladů. Určuje se sečtením nákladů pro konkrétní období nebo fázi projektu, což vyžaduje přiřazení nákladů k úkolům projektu. Přidělování nákladů komponentám projektu může být časově náročné, ale umožní vám provádět podrobnější a přesnější vykazování nákladů a výkonu, což bude velmi zajímat vaše zúčastněné strany a sponzora projektu.
Vytvoření plánů a směrných plánů nákladů:
-
Vytvořte plán tak, že identifikujete aktivity a úkoly, které mají vytvořit každou dodávku ve WBS.
-
Identifikujte zdroje pro každý úkol. Zvažte omezení nebo to, kolik času může každý uživatel realisticky věnovat tomuto projektu.
-
Odhadněte, jak dlouho (v hodinách nebo dnech) bude trvat dokončení jednotlivých úkolů.
-
Odhadněte náklady na každý úkol pomocí průměrné hodinové nebo denní sazby pro každý zdroj a všech pevných nákladů spojených s úkolem.
-
Určete, které úkoly jsou závislé na ostatních, a pak vytvořte kritickou cestu.
-
Vývoj nákladového směrného plánu; toto je časově rozfázovaný rozpočet. k měření nákladového výkonu projektu. Uděláte to tak, že přidáte odhadované náklady podle úkolu nebo podle časového období.
Reagování na odchylky: Řízení změn
Po vytvoření rozsahu, plánu a směrného plánu nákladů vytvořte kroky, které tým provede ke správě odchylek pro tyto plány. Tyto informace se stanou vaším plánem řízení změn projektu. Tento plán definuje, kdy určíte, že se vyžaduje žádost o změnu projektu (PCR), jak zdokumentovat odchylky a odeslat je ke schválení a co se stane po schválení žádosti o změnu.
Výpočty rozptylu se používají k určení, jestli je potřeba PCR a jestli se změní plán projektu nebo směrné plány nákladů. Odchylky mohou být buď kladné, nebo záporné:
-
Kladná odchylka značí, že projekt předběhl plán nebo je pod rozpočtem. Pozitivní scénáře vám můžou umožnit přerozdělit peníze a zdroje těm, kteří jsou v záporném teritoriu.
-
Záporná odchylka je indikátorem toho, že projekt zaostává za plánem nebo nad rozpočtem a že potřebujete provést akci. Možná budete muset zvýšit rozpočet nebo přijmout snížené ziskové marže.
Prahové hodnoty odchylky jsou důležitou součástí každého plánu řízení změn projektu. Představují podstatné změny projektu, a proto vyžadují dokumentaci a schválení v PCR. Ne všechny žádosti o přijetí změn povedou k opětovnému vytvoření rozsahu, plánu nebo rozpočtu. Jedná se o významný úkol, který může vyžadovat značnou dobu, a vy budete muset získat schválení v organizaci projektu.
Sledování odchylek nákladů a plánů v průběhu životního cyklu projektu vám pomůže identifikovat slabá místa – oblasti s opakovanými změnami – a odpovídajícím způsobem reagovat. Pokud například zjistíte, že testovací tým dochází k neustálému zpoždění, možná budete muset přiřadit další prostředky, abyste drželi plán.
Další krok: Analýza vytvořené hodnoty
Žádná diskuse o odchylkách projektu není úplná bez zmínky o vytvořené hodnotě, což je technika řízení projektů pro odhad nákladů a plánu v daném čase. Analýza vytvořené hodnoty porovnává dokončenou práci se stanovenými směrnými plány. Pomůže vám vyhodnotit výkon aktuálního projektu a tam, kde je to potřeba, provést opravy kurzu.
Pokud chcete provést analýzu vytvořené hodnoty, musíte mít WBS, podrobný plán projektu a rozpočet (podle fáze nebo časového období) pro plánovanou práci.
Kladení otázek na vytvořené hodnoty
Analýza vytvořené hodnoty v každém okamžiku měří stav projektu tím, že si klade tři klíčové otázky:
-
Plánovaná hodnota: Jaká je částka potřebná pro práci?
-
Vytvořená hodnota: Co jste skutečně dokončili?
-
Skutečné náklady: Kolik vás stálo dokončení práce?
Plánovaná hodnota (PV) je rozpočtové náklady plánovaných úkolů. Vytvořená hodnota (EV) je součet všech rozpočtovaných nákladů na dokončenou práci. Skutečné náklady (AC) představují to, co bylo vynaloženo na vytvořenou práci.
Informace o analýze vytvořené hodnoty
Nejjednodušší způsob, jak popsat vytvořená hodnota, je použít příklad. Řekněme, že spravujete čtyřměsíční projekt s rozpočtem 100 000 USD. Jste tři měsíce a zjistíte, že tým dokončil pouze polovinu práce, takže EV je 50 000 USD. V závislosti na plánu projektu by teď mělo být dokončeno přibližně 75 procent práce. SOUČV je 75 000 USD. Také víte, že tým zatím utratil 90 000 USD, takže ac je 90 000 USD.
Pomocí těchto čísel můžete vypočítat odchylky nákladů a plánů. Odchylka nákladů (CV) měří rozdíl mezi skutečnými náklady provedených prací a rozpočtem projektu:
CV = EV – AC
Odchylka plánu (SV) měří skutečný průběh oproti plánu projektu:
SV = EV – PV
Při použití výše uvedeného příkladu je odchylka nákladů pro tento projekt 50 000 USD – 90 000 USD = 40 000 USD. Odchylka plánu je 50 000 – 75 000 Usd = 25 000 Kč.
Každý projektový manažer může vidět, že projekt utratil 90 procent svého rozpočtu a dokončil pouze 50 procent práce. Projekt je pozadu v plánu a v době, kdy bude dokončený, bude nad rozpočet, takže je potřeba provést změnu. Projektový manažer by měl zmenšit rozsah, rozšířit plán nebo získat více finančních prostředků na dokončení práce.
Začínáme se sledováním odchylek
Integrace sledování odchylek do řízení projektů je poměrně jednoduchá, ale vyžaduje systematický přístup. Po zadání projektu spolupracujte se svým sponzorem na stanovení rozsahu, rozpočtu a plánu. Pak spolupracujte se svým týmem a vytvořte robustní plán správy změn, který identifikuje prahové hodnoty rozptylu a popisuje, jak se vypořádat s odchylkami, pokud překročí prahové hodnoty. Po vývoji WBS a definování podrobného plánu projektu můžete vytvořit plán a rozpočet projektu. Jakmile jsou všechny komponenty na místě, můžete začít sledovat odchylky a uvést plány správy změn do praxe.
|
O autorovi: Jane Suchan je programová manažerka se zkušenostmi se správou podnikových obchodních iniciativ a vývojem metodologií řízení projektů. Jane žije v Seattlu ve Washingtonu. |
