Jak komunikovat prostřednictvím různých distribučních kanálů

Microsoft Viva Amplify umožňuje odeslat zprávu prostřednictvím několika komunikačních platforem, abyste zesílili interní komunikaci. Prostřednictvím Viva Amplify můžete vytvořit jednu zprávu a upravit ji tak, aby vyhovovala různým distribučním kanálům, jako je Outlook, sharepointové stránky a zprávy, Teams a Viva Engage (připravujeme). S tolika možnostmi může být obtížné určit nejlepší formát pro každý kanál. Určení, které formáty fungují nejlépe, vám může pomoct zlepšit zapojení v rámci vaší organizace.

Outlook
SharePoint
Teams
Viva Engage

Outlook

Email je skvělý pro pravidelně naplánované formální zprávy, které můžou mít vliv na více skupin lidí. E-maily jsou statické zprávy, které nelze po odeslání aktualizovat, takže je nejlepší sdílet obsah, který nevyžaduje neustálé aktualizace a změny prostřednictvím e-mailu. Zvažte použití e-mailu ke komunikaci o obchodních aktualizacích, představeních nových zaměstnanců a rychlých aktualizacích stavu.

Výhody komunikace prostřednictvím e-mailu

Email komunikace je škálovatelná. Příjemci e-mailu můžou sdílet s kýmkoli, kdo má e-mailovou adresu, a vaši čtenáři se můžou zapojit tím, že na e-mail odpoví nebo přepošou širší cílové skupině. V důsledku toho můžou e-maily číst vaši přímí příjemci a můžou je vidět i ti, kterým byl e-mail přeposlán. E-maily jsou také skvělými nástroji pro uchovávání záznamů a sledování cenných konverzací.

Při vytváření e-mailu můžete přidat odkazy na další obsah, jako jsou sharepointové stránky a obrázky, které vám poskytnou další hodnotu.

Co je potřeba vzít v úvahu při komunikaci prostřednictvím e-mailu

Email zprávy nelze zrušit. Pokud dojde k chybě, musí odesílatel odeslat následný e-mail se zamýšlenými opravami nebo odvoláním a pak zprávu znovu odeslat s opravami. Doporučujeme před odesláním pečlivě zkontrolovat e-mail, abyste měli jistotu, že jsou všechny informace přesné.

Email zprávy jsou statické, což znamená, že informace nelze odebrat ani aktualizovat a všechny odeslané informace představují nejpřesnější informace, které jsou v daném okamžiku k dispozici.

E-maily je možné vyfiltrovat z doručené pošty čtenáře, což způsobuje, že zprávy budou ignorovány nebo nepřečtené.

Přečtěte si další informace o osvědčených postupech při psaní skvělých e-mailů v Outlooku.

Osvědčené postupy pro komunikaci s Outlookem

Tón hlasu	Udržujte e-maily profesionální, informativní a přátelské Při vytváření sdělení vezměte v úvahu cílovou skupinu a založte svůj tón na dané téma.
Délka	Udržujte e-maily krátké a jednoduché. Shrňte hlavní body v několika prvních větách a začněte nejdůležitějšími.
Struktura	Pokud je pro vaši cílovou skupinu jasná položka akce, jasně ji uveďte pomocí řádku předmětu. Zjistěte, koho v pozdravu oslovujete. Začněte hlavní zprávou a potom dalšími informacemi. K oddělení klíčových bodů použijte správné mezery, číslování nebo odrážky. Pokud je to možné, udržujte podpis e-mailu krátký, profesionální a bez grafiky.
Způsoby zvýšení zapojení	Zvýrazněte výzvu k akci tím, že ji přidáte na řádek předmětu, přidáte ji do první třetiny e-mailu, zobrazíte ji samostatně a snadno uvidíte a označíte tučně nebo zvýrazníte. Engage cílové skupiny tím, že v e-mailu položíte otázky.
Způsoby měření zapojení	Email zapojení je možné měřit sledováním odpovědí a dokončení výzvy k akci.

SharePoint

Při komunikaci přes SharePoint je možné vytvářet zprávy s dynamickým obsahem, který se může často měnit. Komunikace v SharePointu umožňuje začlenit motivy stránek, webové části a značkové úpravy a vytvářet interaktivní prvky, které zvýší možnosti zapojení čtenářů.

Použití sharepointové stránky ke komunikaci s cílovou skupinou

Stránka SharePointu je webová stránka v rámci sharepointového webu, která používá širokou škálu prvků, jako jsou tlačítka, odkazy, videa, obrázky a další, k vytvoření konceptu a publikování zprávy, kterou je možné aktualizovat a změnit v běhu času (například důležité události nebo změny zásad). Stránky může navštívit každý, kdo má přístup k zobrazení webu, na který se stránka vytvořila.

Přečtěte si další informace o vytvoření moderní sharepointové stránky.

Použití sharepointového příspěvku ke komunikaci s cílovou skupinou

Sharepointový příspěvek je sharepointová stránka, která se zobrazí v informačním kanálu Viva Connections a na dalších stránkách, které používají webovou část příspěvky, včetně stránky centra organizace. Libovolnou sharepointovou stránku můžete snadno převést na příspěvek. Příspěvky vám také umožňují zacílit informace na konkrétní demografické údaje, které byly zařazeny do kategorií v rámci vaší organizace, jako je marketingový tým, personální tým nebo vedení vedení. Toto cílení na cílovou skupinu dává autorovi možnost přizpůsobit, kdo uvidí jeho příspěvek po jeho publikování.

Přečtěte si další informace o vytváření a sdílení sharepointového příspěvku.

Přečtěte si další informace o cílení na cílovou skupinu v SharePointu.

Výhody komunikace přes SharePoint

Zprávy vytvořené v SharePointu je možné podle potřeby snadno měnit nebo aktualizovat. SharePoint také umožňuje zobrazit analýzu stránky a změnit nastavení oprávnění. Ještě důležitější je, že SharePoint poskytuje uživatelům možnost zahrnout volání k akcím pomocí webové části Výzva k akci, která inspiruje diváky k zapojení. Použití dynamických webových částí vám umožní požádat čtenáře, aby se dále zapojil posouváním obrázků, interakcí s grafy, přístupem k externím zdrojům prostřednictvím odkazů a umožněním čtenářům, aby na sharepointové stránce lajkovali a zanechali komentáře ke zpětné vazbě. SharePoint také umožňuje zobrazit analýzu stránky a změnit nastavení oprávnění, abyste mohli řídit, kdo má přístup k vašemu webu.

Co je potřeba vzít v úvahu při komunikaci přes SharePoint

Čtenáři musí mít přístup k zobrazení webu, na kterém se stránka nebo příspěvek publikuje. I když uživatelé můžou požádat o přístup k vašemu webu, jejich žádost bude nevyřízená, dokud někdo neodpovědí.

Osvědčené postupy pro komunikaci se SharePointem

Tón hlasu	Tón vaší komunikace prostřednictvím SharePointu by měl odpovídat pokynům vaší společnosti pro značku. Tón bude také záviset na tématu a cíli komunikace. Komunikace prostřednictvím SharePointu je obvykle přátelská a neformální. Tón libovolné sharepointové stránky nebo příspěvku by se měl shodovat s tónem sharepointového webu, na který bude stránka nebo příspěvek publikován.
Délka	Stránky SharePointu vyhovují delším zprávám, které se skládají ze dvou nebo více témat. Zvažte rozdělení velkých zpráv na menší vizuálně segmentované oddíly na stránce SharePointu, aby byla zpráva srozumitelná pro vaši cílovou skupinu.
Struktura	Využijte sharepointové oddíly stránek, šablony a webové části a povzbuďte čtenáře k interakci s informacemi prostřednictvím tlačítek, videí, galerií obrázků, formulářů, knihoven dokumentů a dalších možností. Šablony jsou dobrým základem pro začátek. Webové části vám pomůžou generovat poutavé a interaktivní zprávy.
Způsoby zvýšení zapojení	Využijte webové části a formátování textu k vytvoření snadno čitelného a vizuálně atraktivního objektu. Uveďte název stránky, který poskytuje dostatek informací o předmětu a jakékoli výzvě k akci. Pomocí webové části s výzvou k akci můžete uživatele inspirovat, aby reagovali kliknutím na odkaz podle vlastního výběru.
Způsoby měření zapojení	K měření zapojení můžete použít analýzu stránky SharePointu.

Teams

Aplikace Teams je skvělá pro rychlou komunikaci, která se dostane k členům vaší organizace, aniž by přerušila jejich práci.

Výhody komunikace prostřednictvím Teams

Zaměstnanci v mnoha organizacích tráví většinu svého pracovního dne s otevřeným Teams. V důsledku toho, když komunikujete přes Teams, budete pravděpodobně rychle oslovovat lidi, protože nemusí otevírat jinou aplikaci nebo stránku, aby mohli zobrazit váš příspěvek.

Co je potřeba vzít v úvahu při komunikaci přes Teams

V závislosti na tom, jak vaše organizace používá Teams, můžou lidé dostávat mnoho oznámení Teams každou hodinu. Je důležité, aby vaše příspěvky v Teams vynikly, aby přitáhly pozornost a nebyly ignorovány.

Osvědčené postupy pro komunikaci s Teams

Tón hlasu	Při psaní zpráv v Teams použijte přátelský a neformální tón. Zvažte použití emoji, které vám pomůžou znázornit emoce a přidat do zprávy barevné a zábavné prvky.
Délka	Udržujte příspěvky v Teams krátké a snadno kontrolovatelné. Shrnutí klíčových bodů a odkaz na další informace v případě potřeby
Struktura	Začněte příspěvky s vaším klíčovým bodem. Pomocí nástroje formátování můžete stylizovat text a přidat odrážky pro příspěvky s více klíčovými body. Při odkazech na existující obsah (například na sharepointovou stránku nebo článek) uveďte krátký souhrn a odkaz. Zvažte přidání znaků do zpráv pomocí GIFů, ilustrací a obrázků poskytovaných teams.
Způsoby zvýšení zapojení	Požádejte čtenáře, aby se zapojili do vašeho příspěvku v Teams tím, že položí otázky nebo je povzbudí, aby pod vaším příspěvkem lajkovali a okomentovali. Vytvářejte hlasování nebo publikujte otázky, aby všichni viděli odpovědi ostatních čtenářů a mohli s nimi pracovat. Použijte @mentions k získání pozornosti konkrétních jednotlivců nebo skupin lidí.
Způsoby měření zapojení	Sledujte reakce Teams, jako je palec nahoru. Poznamenejte si konverzace, které se u vašeho příspěvku vyskytují.

Viva Engage (připravujeme)

Viva Engage je komunikační platforma, která propojuje lidi v organizaci tím, že jim umožňuje vytvářet komunity, sdílet informace a zapojovat zaměstnance a spojovat lidi tak, aby mohli splnit společné cíle a rychle získat přístup k informacím. Viva Engage umožňuje všem členům organizace klást otázky veřejně, smýšlejte mezi odborníky a zapojit se do společenského diskurzu o různých tématech.

Vedoucí pracovníci organizace můžou pomocí Viva Engage řídit kulturu a sladit organizaci tím, že prostřednictvím živého videa a videa na vyžádání hostují události pro celou společnost. Komunikující můžou také vytvářet sociální kampaně, které můžou informovat a podnítět působivé konverzace v rámci organizace.

Výhody komunikace prostřednictvím Viva Engage

Viva Engage je skvělá komunikační platforma pro podporu a podporu spolupráce mezi zaměstnanci v organizaci. Členové komunity můžou otevřeně spolupracovat, sdílet nápady, informace a spojovat se se společnými zájmy.

Při komunikaci se zaměstnanci prostřednictvím Viva Engage můžou komunikující snadno povzbudit a měřit zapojení.

Vaše organizace může zjistit, kolik zapojení konkrétní téma generuje, podle toho, kolik lidí příspěvek vidělo, a poskytnout divákům způsob, jak reagovat na obsah zprávy prostřednictvím komentáře, lajku nebo reakce. Zapojení může být dále podporováno označováním jednotlivců pomocí @ a jejich jména; informování o probíhající konverzaci a povzbuzování k účasti.

Přečtěte si další informace o počtech zobrazení.

Co je potřeba vzít v úvahu při komunikaci prostřednictvím Viva Engage

Při komunikaci prostřednictvím Viva Engage je důležité, aby informace byly krátké a jednoduché. Sdílejte odkazy na delší formy obsahu a povzbuďte uživatele k interakci tím, že publiku posílají otázky, povzbuzujte čtenáře, aby lajkovali, komentovali a sdíleli váš Viva Engage příspěvek a začleňte interaktivní prvky, jako jsou hlasování a průzkumy.

Udržujte tón svých Viva Engage příspěvků přátelský, informativní a neformální. V závislosti na velikosti organizace a rozsahu komunikace může být užitečné mít moderátora nebo dva, kteří můžou monitorovat příspěvky a vést konverzaci, pokud se začne vymýtit z tématu, přejít do polarizačního tématu nebo v případě potřeby zakázat komentáře.

Buďte uctiví, pokud kritizujete názor někoho jiného, nepokrývejte témata, která by mohla ostudu nebo odcizení ostatních, a vyhněte se polarizačním tématům, jako je politika a náboženství. Nezmisílejte nic, co je soukromé, důvěrné nebo negativním způsobem nevyjádřily konkrétní stranu.

Tón hlasu	Projděte si pokyny ke značce vaší společnosti, které jsou specifické pro vaši organizaci. Tón vašeho příspěvku by měl být přátelský, informativní a neformální. Buďte zdvořilí, pokud kritizujete. Nepokrývejte témata, která by mohla ostudu nebo odcizit vaše čtenáře, a vyhněte se polarizačním tématům, jako je politika nebo náboženství. Nezdísílejte nic, co je soukromé nebo důvěrné. Vyhněte se negativnímu vymýšlení konkrétní strany.
Délka	Udržujte příspěvky krátké a snadno kontrolovatelné. Shrnutí klíčových bodů a odkaz na další informace v případě potřeby
Struktura	Začněte příspěvky s vaším klíčovým bodem. Při odkazech na existující obsah (například na sharepointovou stránku nebo článek) uveďte krátký souhrn a odkaz. V případě potřeby používejte obrázky a videa. Pomocí @mentions a hashtagů upoutejte pozornost konkrétních jednotlivců nebo skupin lidí.
Způsoby zvýšení zapojení	Požádejte čtenáře, aby váš příspěvek zaujal tím, že položí otázky nebo je povzbudí, aby lajkovali, sdíleli a zanechávejte komentáře. Povzbuďte své členy, aby do své Viva Engage komunity pozvali další lidi. Vytvářejte hlasování nebo publikujte otázky, aby všichni viděli odpovědi ostatních čtenářů a mohli s nimi pracovat.
Způsoby měření zapojení	Poznamenejte si konverzace, které se u vašeho příspěvku vyskytují.