Jak přidávat, upravovat a odebírat záznamy

V tomto článku

• Aktualizace dat s použitím formuláře nebo datového listu

• Vysvětlení symbolů při zadávání dat

• Přidání záznamu do tabulky nebo formuláře

• Vyhledání záznamu

• Odstranění záznamu

• Úprava dat v textovém okně nebo poli

• Přidání data ovládacím prvkem Výběr data

• Použití formátování dat v poli typu Dlouhý text

• Zadání textu do ovládacího prvku se vstupní maskou

• Zadání dat pomocí seznamu

• Zadání řetězců nulové délky

• Vrácení změn

Aktualizace dat s použitím formuláře nebo datového listu

Formulář se používá k ruční aktualizaci dat. Formuláře pro zadávání dat umožňují jednodušší, rychlejší a přesnější způsob zadávání dat. Formuláře můžou obsahovat libovolný počet ovládacích prvků, jako jsou seznamy, textová pole a tlačítka. Každý ovládací prvek, který je ve formuláři, buď čte data z pole podkladové tabulky, nebo je do něj zapisuje.

Datové listy jsou mřížky dat, které vypadají jako Excel listy. Data můžete měnit přímo v zobrazení datového listu. Pokud znáte Excel, měly by být datové listy poměrně snadno pochopitelné. Data můžete měnit v tabulkách, sadách výsledků dotazů a ve formulářích, které zobrazují datové listy. Datové listy se většinou používají, když si chcete prohlédnout mnoho záznamů najednou.

Začátek stránky

Vysvětlení symbolů při zadávání dat

V následující tabulce jsou vysvětlené některé symboly voliče záznamů, se kterými se můžete setkat při aktualizaci dat.

Začátek stránky

Přidání záznamu do tabulky nebo formuláře

1. Otevřete tabulku v zobrazení datového listu nebo formulář ve formulářovém zobrazení.

2. Na kartě Domů ve skupině Záznamy vyberte Nový nebo nový (prázdný) záznam nebo stiskněte Kombinaci kláves Ctrl+znaménko plus (+).

3. Vyhledejte záznam pomocí hvězdičky ve voliči záznamů a zadejte nové informace.

4. Pokud chcete přejít k dalšímu poli na stejném řádku, stiskněte tabulátor, použijte klávesy Šipka vpravo nebo Šipka vlevo nebo klikněte na buňku dalšího pole.

   Pokud chcete v tabulce přejít k další buňce ve sloupci, použijte klávesy Šipka nahoru nebo Šipka dolů nebo klikněte na požadovanou buňku.

5. Když zobrazíte jiný záznam nebo zavřete tabulku nebo formulář, Access uloží nový záznam, který jste přidali. Pokud výslovně chcete uložit změny aktuálního záznamu, stiskněte Shift+Enter.

Začátek stránky

Vyhledání záznamu

Pokud chcete záznam upravit nebo odstranit, musíte ho napřed najít. Ve formuláři nebo datovém listu s malým počtem záznamů můžete k procházení záznamů použít jejich navigační tlačítka, se kterými najdete požadovaný záznam. Pokud je záznamů hodně, můžete k vyfiltrování záznamu použít dialogové okno Najít a nahradit.

Použití navigačních tlačítek záznamů

K procházení záznamů můžete použít navigační tlačítka.

Tlačítka se šipkami    Pohodlně přejděte na první, předchozí, další nebo poslední záznam.

Nový (prázdný) záznam     Přidejte záznam.

Aktuální záznam    Když chcete přejít k danému záznamu, zadejte jeho číslo a stiskněte ENTER. Pořadové číslo záznamu se počítá vzestupně od začátku formuláře nebo datového listu, a neodpovídá hodnotě žádného pole.

Filtr     Zobrazuje, jestli byl použit filtr. Tuto možnost vyberte, pokud chcete filtr odebrat nebo ho znovu použít.

Vyhledávání     Zadejte text do pole Vyhledávání. Po zadání každého písmene se v reálném čase zvýrazní první vyhovující hodnota.

Odstranění záznamu

Odstranění je poměrně jednoduché. Výjimku tvoří záznam, který je propojený s dalšími daty, pokud je v relaci 1:N na straně jediného záznamu. Pokud chcete zachovat integritu dat, Access ve výchozím nastavení neumožňuje odstranit související data. Další informace najdete v příručce k relacím mezi tabulkami.

1. Otevřete tabulku v zobrazení datového listu nebo formulář ve formulářovém zobrazení.

2. Vyberte jeden nebo více záznamů, které chcete odstranit.

   Pokud chcete vybrat záznam, stiskněte volič záznamu vedle záznamu, pokud je k dispozici.

   Jestli chcete výběr rozšířit nebo zúžit, přetáhněte volič záznamů (pokud je dostupný) nebo stiskněte SHIFT+ŠIPKA DOLŮ nebo SHIFT+ŠIPKA NAHORU.

3. Stiskněte DELETE, vyberte Domů > Záznamy > Odstranit nebo stiskněte Ctrl+znaménko minus (-).

Tip:    Pokud potřebujete odstranit jenom některé informace, ale ne celý záznam, vyberte data každého pole, která chcete odstranit, a stiskněte DELETE.

Začátek stránky

Úprava dat v textovém okně nebo poli

Access poskytuje jeden textový ovládací prvek pro použití s poli Krátký text a Dlouhý text (označovaný také jako Memo). Obvykle můžete zjistit, jestli je podkladovým polem krátký nebo dlouhý text, podle velikosti ovládacího prvku, což obvykle odráží velikost potřebnou pro podkladové pole tabulky. Pole typu Krátký text může obsahovat až 255 znaků. Pole typu Dlouhý text může obsahovat až 64 000 znaků.

U některých typů dotazů z návrhu vyplývá, že data nejdou upravovat. Nemůžete například upravovat data vrácená křížovým dotazem ani upravovat nebo odebírat počítaná pole, tedy hodnoty, které se při používání databáze vypočítají pomocí vzorce, ale nejsou uložené v tabulce.

1. Otevřete tabulku nebo dotaz v zobrazení datového listu nebo formulář ve formulářovém zobrazení.

2. Přejděte do pole pomocí klávesy TAB nebo kláves se šipkami a stisknutím klávesy F2 pole vyberte.

   Ve formulářovém zobrazení vyberete pole tím, že kliknete na jeho popisek. V zobrazení datového listu vyberete pole tím, že kliknete na jeho levý okraj, jakmile se ukazatel myši změní na znaménko plus (+).

3. Dejte kurzor na místo, kam chcete zadat informace.

4. Zadejte nebo aktualizujte text, který chcete vložit. Pokud se při psaní spletete, stiskněte BACKSPACE.

5. Pokud má pole vstupní masku, zadejte data, která odpovídají formátu.

6. Naučte se následující klávesové zkratky, se kterými budete produktivnější:

   • Pokud chcete do textového pole vložit nový řádek, stiskněte Ctrl+Enter.

   • Pokud chcete vložit výchozí hodnotu pole, stiskněte Ctrl+Alt+mezerník.

   • Pokud chcete do pole vložit aktuální datum, stiskněte CTRL+STŘEDNÍK.

   • Pokud chcete do pole vložit aktuální čas, stiskněte CTRL+SHIFT+DVOJTEČKU (:).

   • Pokud chcete zkontrolovat pravopis, stiskněte F7.

   • Pokud chcete použít stejné hodnoty jako v předchozím záznamu, přejděte do pole, které má odpovídat předchozímu záznamu, a stiskněte CTRL+Ů.

   • Pokud chcete změny výslovně uložit, stiskněte Shift+Enter.

   Další informace najdete v článku Klávesové zkratky pro aplikaci Access.

7. Data uložíte tak, že na kartě Domů ve skupině Záznamy zvolíte Uložit nebo stisknete Shift+Enter.

   Změny nemusíte výslovně ukládat. Access je potvrdí do tabulky, když přesunete kurzor na nové pole ve stejném řádku, když přesunete ukazatel na jiný řádek nebo když zavřete formulář nebo datový list.

Začátek stránky

Přidání data ovládacím prvkem Výběr data

Existují různé způsoby, jak přidat do tabulky datum. Rychlý způsob nabízí ovládací prvek Výběr data.

1. Vyberte pole, do kterého chcete přidat datum. Zobrazí se ikona kalendáře.
   
   Poznámka: Ovládací prvek Výběr data není k dispozici, pokud je u pole Datum a čas použita vstupní maska.

2. Vyberte ikonu kalendáře. Zobrazí se ovládací prvek kalendáře.

   

3. Udělejte jednu z těchto věcí:

   • Pokud chcete zadat aktuální datum, vyberte Dnes.

   • Pokud chcete vybrat den v aktuálním měsíci, zvolte datum.

   • Pokud chcete vybrat jiný měsíc a den, použijte tlačítka pro pohyb dopředu nebo zpět.

Začátek stránky

Zadání textu do ovládacího prvku se vstupní maskou

Pole může mít vstupní masku. Vstupní maska je sada výslovně uvedených a zástupných znaků, které vás nutí zadat data v určitém formátu. Další informace o vstupních maskách najdete v článku Použití vstupních masek ke kontrole formátu zadávaných dat.

• Při zadávání dat je potřeba dodržet vstupní masku:

  

  Výchozí definice vstupní masky telefonního čísla a výsledný formát

Začátek stránky

Použití formátování dat v poli typu Dlouhý text

Pokud pole typu Dlouhý text (nazývá se také pole typu Memo) podporuje formátování textu, můžete v textu používat různá písma, velikosti, styly a barvy.

1. Otevřete formulář ve formulářovém zobrazení nebo tabulku v zobrazení datového listu.

2. Vyberte pole typu Dlouhý text. Většinou se toto pole jmenuje Komentář, Poznámka nebo Popis.

3. Na kartě Domů jsou ve skupině Formátování textu tlačítka a nabídky, které můžete použít k formátování textu.
   
   
   
   Můžete použít různá písma a velikosti, nastavit text tučně nebo kurzívu, změnit barvy atd.
   
   Pokud chcete více místa, ve kterém chcete upravit, otevřete pole Lupa.

Začátek stránky

Zadání dat pomocí seznamu

Seznamy přispívají k integritě dat a snadno se používají. Můžete je používat ve formulářích, tabulkách a dotazech. Access obsahuje tři typy seznamů – seznamy hodnot, vyhledávací pole a seznamy s více hodnotami. Seznamy hodnot zobrazují sadu položek, které zadáte ručně. Vyhledávací seznamy používají dotaz k načtení dat z jedné nebo více sad výsledků tabulky otevřené v zobrazení Datový list. Seznamy s více hodnotami řeší běžný obchodní požadavek, relaci M:N. Můžete například chtít sledovat problémy se zákaznickou podporou a přiřadit více lidem stejný problém do jednoho pole.

Existují tři typy ovládacích prvků seznamů:

Pole se seznamem

Seznam

Pole se seznamem vícenásobný výběr

Zadání řetězců nulové délky

Access umožňuje rozlišovat mezi dvěma typy prázdných hodnot: hodnoty Null a řetězce nulové délky. Hodnoty NULL znamenají neznámou hodnotu. Řetězce nulové délky znamenají, že pole obsahují mezeru. Představte si, že máte třeba tabulku s daty zákazníků a že tato tabulka obsahuje pole s číslem faxu. Pokud číslo faxu zákazníka neznáte, můžete nechat pole prázdné. Když v tomto případě necháte pole prázdné, zadá se do něj hodnota NULL, která znamená, že tuto hodnotu neznáte. Pokud později zjistíte, že zákazník nemá fax, můžete do pole zadat řetězec nulové délky, který znamená, že víte, že hodnota neexistuje.

1. Otevřete tabulku nebo dotaz v zobrazení datového listu nebo formulář ve formulářovém zobrazení.

2. Vyberte požadované pole a zadejte dvojici dvojitých uvozovek bez mezery ("").

3. Potvrďte změny do databáze tím, že kurzor přesunete na další záznam nebo stisknete Shift+Enter. Ve výchozím nastavení uvozovky zmizí.

Začátek stránky

Vrácení změn

Pokud jste data nezadali správně, často můžete změny vrátit zpět. Proveďte jednu nebo více následujících akcí:

• Pokud chcete vrátit zpět poslední změny , vyberte zpět na panelu nástrojů Rychlá Access nebo stiskněte klávesu ESC.

• Pokud chcete vrátit zpět všechny změny záznamu, znovu stiskněte ESC.

• Pokud chcete vrátit změny po uložení změn nebo přesunutí na jiný záznam , vyberte zpět na panelu nástrojů Rychlé Access.

  Důležité:    Jakmile začnete upravovat další záznam, použijete nebo odeberete filtr, přepnete na jinou kartu okna nebo dokumentu, změny budou trvalé.

Začátek stránky