Duplicitní data se často vyloučí, když do databáze přidá data najednou více uživatelů nebo pokud databáze není navržená tak, aby kontrolovala duplicity. Pokud chcete odstranit velké množství duplicitních dat, je jednodušší použít dotaz. Prvním krokem je vyhledání duplicitních záznamů s dotazem v databázi.
Poznámka: Metody popsané v tomto článku se nevztahují na webové aplikace pro Access.
Před odstraněním jakýchkoli dat
Odstranění dat nejde vrátit zpět, proto se ujistěte, že je databáze připravená, než se pokusíte odstranit duplicitní záznamy:
-
Ujistěte se, že soubor není jen pro čtení.
-
Pokud sdílíte databázi s ostatními, požádejte je, aby zavřeli objekty, se kterými chcete pracovat, aby nedocházelo ke konfliktům dat.
-
Pokud máte oprávnění k otevření databáze ve výhradním režimu: Klikněte na Soubor >Otevříta vyberte databázi. Klikněte na šipku vedle otevřít a klikněte na Otevřít s výhradním přístupem.
-
A co je nejdůležitější, nezapomeňte zálohovat databázi. Jediný způsob, jak obnovit odstraněné záznamy, je obnovit je ze zálohy. Operace odstranění může také odstranit záznamy v souvisejících tabulkách.
Poznámka: Pokud chcete provést obnovení ze zálohy, zavřete a přejmenujte původní soubor, aby záložní kopie používala název původní verze. Přiřaďte název původní verze záložní kopii a otevřete ji v Accessu.
Vytvoření a spuštění odstraňovacího dotazu
-
Klikněte na kartu Vytvořit > Návrh dotazu a poklikejte na tabulku, ze které chcete odstranit záznamy.
-
Poklikáním na hvězdičku (*) přidejte všechna pole tabulky do návrháře dotazu.
-
Přidejte pole, která použijete k identifikaci záznamů k odstranění. Předpokládejme například, že zákazník přestane fungovat a potřebujete pro tohoto zákazníka odstranit všechny nevyřízené objednávky. Pokud chcete najít jenom tyto záznamy, můžete do návrhové mřížky přidat pole Id zákazníka a Datum objednávky.
-
Kritéria můžete také přidat do řádku Kritéria. Můžete například přidat ID zákazníka, u kterého došlo k ukončení podnikání, a datum, po kterém jsou objednávky tohoto zákazníka neplatné.
-
Zrušte zaškrtnutí políčka Zobrazit u každého pole kritéria.
-
Na kartě Návrh klikněte na Spustit. Ověřte, že dotaz vrací záznamy, které chcete odstranit.
-
Klikněte na Návrhové zobrazení a na kartě Návrh klikněte na Odstranit. Access změní výběrový dotaz na odstraňovací dotaz, skryje řádek Zobrazit v dolní části návrhové mřížky a přidá řádek Odstranit .
-
Ještě jedno ověření před spuštěním odstraňovacího dotazu: Ujistěte se, že řádek Odstranit ve sloupci * (všechna pole) má v některém ze sloupců kritérií zobrazovat hodnotu Od a Kde .
-
Na kartě Návrh klikněte na Spustit > Ano.
Další informace najdete v tématu Porovnání dvou tabulek a vyhledání záznamů bez shod.
