Poznámka: Informace o shromažďování dat v Access 2016 a novějších najdete v tématu Import, export, SQL Server.
Informace můžete shromažďovat nebo aktualizovat prostřednictvím e-mailů pomocí aplikace Microsoft Access 2007 nebo Access 2010 s aplikací Microsoft Outlook 2007 nebo Microsoft® Outlook® 2010. Access vás provede vytvořením formuláře pro shromažďování dat a odesláním formuláře v e-mailové zprávě. Když příjemci e-mailu vrátí vyplněné formuláře, můžete se rozhodnout, že shromážděná data budou automaticky zpracována a uložena v zadané databázi Accessu. Tato metoda shromažďování dat vám může ušetřit čas a úsilí, které je obvykle součástí procesu kopírování a vkládání nebo ručního zadávání dat. Následuje několik scénářů, ve kterých můžete tento proces použít ke shromažďování dat:
Průzkumy Můžete provést průzkum a zkompilovat výsledky tak, že nejprve vytvoříte accessovou databázi s tabulkami potřebnými k uložení výsledků, pomocí průvodce vygenerujete formulář průzkumu a odešlete je účastníkům průzkumu. Když účastníci odpoví, data průzkumu se automaticky uloží do databáze.
Zprávy o stavu Bez ohledu na to, jestli se jedná o nejnovější stav inventáře nebo aktuální informace o čekajících problémech, váš tým vás může informovat tím, že vám v pravidelných intervalech bude posílat e-mailové zprávy, které obsahují aktuální informace.
Správa událostí Při organizaci konference, školení nebo jiných událostí můžete odeslat jeden nebo více formulářů jako e-mailovou zprávu, abyste získali kontaktní informace, předvolby pro cestování, hotel atd. Pokud se rozhodnete, aby se odpovědi zpracovávaly automaticky, účastníci můžou kdykoli změnit své předvolby, aniž by vás museli informovat, a vy máte vždy přístup k nejnovějším datům pro účely rozhodování.
Tento článek vysvětluje, co potřebujete k použití tohoto procesu, jak začít používat průvodce, a pak vám poskytne další informace o různých krocích, abyste mohli při sledování průvodce provést co nejinformovanější výběr.
Poznámka: Shromážděné údaje nebudete moct přidat, pokud vám příjemce poslal formulář pro shromažďování dat pomocí služby Hotmail nebo Yahoo.
Než začnete
Pokud data pomocí e-mailových zpráv shromažďujete poprvé, proveďte následující kroky:
-
Ujistěte se, že jste do počítače nainstalovali následující aplikace:
-
Access 2007 nebo Access 2010.
-
Outlook 2007 nebo Outlook 2010. Na počítači, který používáte k odesílání e-mailových zpráv, musíte mít nainstalovanou a nakonfigurovanou aplikaci Outlook. Pokud máte nainstalovaný Outlook, ale ještě není nakonfigurovaný, spusťte Outlook a postupujte podle pokynů v Průvodci spuštěním Outlooku. Nápovědu k průvodci najdete v nápovědě k Outlooku.
-
Pokud plánujete používat formulář aplikace InfoPath, ujistěte se, že máte nainstalovanou edici InfoPath 2007 nebo novější a že příjemci budou muset mít na svých počítačích nainstalovanou aplikaci InfoPath.
-
Příjemci e-mailu musí mít na svých počítačích nainstalovaný infopath nebo e-mailového klienta podporujícího formát HTML, aby mohli formulář zobrazit a upravovat.
Formulář používaný ke shromažďování dat prostřednictvím e-mailových zpráv není formulářem accessu. Průvodce vygeneruje speciální formulář ve formátu HTML nebo InfoPath.
Identifikujte cílovou databázi. Databáze může být ve formátu .mdb nebo .accdb. Kromě toho jsou podporovány soubory .mde a .accde. Pokud nechcete použít existující databázi, musíte vytvořit novou databázi.
-
-
Identifikujte nebo vytvořte tabulky, které chcete naplnit daty z e-mailových odpovědí. Pokud shromažďujete data pro existující tabulky, ujistěte se, že tabulky nejsou jen pro čtení a že máte potřebná oprávnění k přidání nebo aktualizaci jejich obsahu.
Poznámka: Typy polí Příloha, Automatické číslo, OLE a Vícehodnotová pole nelze shromáždit pomocí e-mailových zpráv.
Pokud operace shromažďování dat naplní dvě nebo více tabulek, musíte vytvořit výběrový dotaz a použít ho jako zdroj záznamů formuláře. Ujistěte se, že dotaz obsahuje všechna požadovaná pole z podkladových tabulek. Pokud používáte existující dotaz, ujistěte se, že dotaz není jen pro čtení a že máte potřebná oprávnění k přidání nebo aktualizaci jeho obsahu. Další informace o vytvoření dotazu založeného na dvou nebo více tabulkách najdete v článku Úvod k dotazům.
Uložte data jako nové záznamy v následujících situacích:
-
Pokud data naplní více tabulek.
-
Pokud cílová tabulka neobsahuje pole primárního klíče. Hodnoty primárního klíče jsou nezbytné k mapování každé odpovědi na existující záznam. Pokud cílová tabulka pole primárního klíče neobsahuje, přidejte ho teď nebo přiřaďte existující pole s jedinečnými hodnotami jako primární klíč.
-
Pokud cílová tabulka neobsahuje žádné záznamy. Pokud je tabulka prázdná, průvodce předpokládá, že chcete přidat záznamy.
-
E-mailové adresy příjemců nejsou uloženy jako pole v databázi. Při shromažďování dat pro aktualizaci záznamů nebudete moct adresy do zprávy vygenerované průvodcem zadat ručně. Pole adresy musí být v cílové tabulce nebo v tabulce, která má relaci s cílovou tabulkou.
Začínáme
-
Otevřete databázi, ve které budou shromážděná data uložena.
-
Pokud chcete přidat data do jedné tabulky, vyberte tabulku v navigačním podokně. Pokud chcete naplnit více souvisejících tabulek, vyberte dotaz, který je k těmto tabulkám vázán.
-
Pokud chcete spustit průvodce, proveďte některou z následujících kroků:
-
Na kartě Externí data klikněte ve skupině Shromáždit data na tlačítko Vytvořit e-mail.
-
Klikněte pravým tlačítkem na tabulku nebo dotaz a potom klikněte na Shromáždit a aktualizovat data prostřednictvím e-mailu.
Poznámka: Pokud tabulka neobsahuje žádná pole nebo obsahuje pouze typy vyhledávacích polí Typu Automatické číslo, Objekt OLE, Příloha nebo Vyhledávací pole s více hodnotami, access zobrazí následující zprávu: Vybraná tabulka nebo dotaz neobsahuje žádná pole, která podporují shromažďování dat e-mailem.
-
Pokud tabulka obsahuje pole, která podporují shromažďování dat, spustí se průvodce. Pokud cílová tabulka podporuje přidávání i aktualizaci dat, průvodce vás provede požadovanými kroky ke shromažďování dat prostřednictvím e-mailových zpráv.
Následující části použijte jako referenci pro všechny otázky, které byste mohli mít v následujících sedmi hlavních krocích procesu.
Zvolte typ formuláře pro zadávání dat, který chcete odeslat.
Vyberte typ formuláře podle toho, jak snadno se používá pro sebe a vaše příjemce.
Výběr formuláře HTML Formulář HTML může zobrazit a upravit každý uživatel, jehož e-mailový klient podporuje html
Výběr formuláře Aplikace Microsoft InfoPath Tato možnost se zobrazí pouze v případě, že je v počítači nainstalována aplikace InfoPath. Tuto možnost vyberte jenom v případě, že všichni příjemci mají na svých počítačích nainstalovaný InfoPath a Outlook. Formulář aplikace InfoPath nabízí lepší prostředí pro zadávání dat a úpravy.
Další zobrazená stránka průvodce závisí na tom, zda cílový objekt podporuje aktualizaci dat. Pokud je objektem dotaz založený na dvou nebo více tabulkách nebo pokud se jedná o tabulku, která neobsahuje pole primárního klíče nebo neobsahuje žádné záznamy, průvodce předpokládá, že chcete přidat nové záznamy, a vyzve vás k výběru polí formuláře. Ve všech ostatních případech vás průvodce před výběrem polí formuláře vyzve k zadání, zda chcete přidat nebo aktualizovat data.
Volba, jestli se mají shromažďovat nová data, nebo aktualizovat stávající data
Zadejte, co chcete s daty dělat. Typ formuláře, který používáte, má vliv na počet nových záznamů, které vám příjemce může poslat v jedné odpovědi. Při aktualizaci dat určuje počet záznamů, které musí příjemce aktualizovat, počet předem vyplněných formulářů, které budou zahrnuty do zprávy.
Poznámka: Chcete-li přidat nové záznamy, zadejte e-mailové adresy do pole adresa e-mailové zprávy při vytvoření zprávy. Pokud chcete aktualizovat existující data, e-mailové adresy příjemců musí být uložené jako pole v podkladové tabulce nebo dotazu nebo v související tabulce.
Zadejte data, která chcete shromažďovat.
Při výběru polí, která se mají zahrnout do formuláře, není nutné zahrnout všechna pole, která existují v podkladové tabulce nebo dotazu ve formuláři. Musí však být splněny následující podmínky:
-
Povinná pole: Pole označená hvězdičkou (*) jsou povinná pole. Pokud shromažďujete nové záznamy, průvodce automaticky zahrne všechna pole, jejichž vlastnost Požadováno je nastavená na hodnotu Ano. Pokud jsou povinná pole některého záznamu prázdná, Accessu se záznam nepodaří přidat do tabulky.
-
Nepodporované typy polí: Do formuláře nebudete moct zahrnout určité typy polí, jako jsou automatické číslo, příloha, objekt OLE nebo vyhledávací pole s více hodnotami.
-
Pole Primární klíč: Uživatel ale bude moct zadat hodnotu do pole při přidávání záznamů. odpověď nebude zpracována, pokud se zadaná hodnota již používá.
Poznámka: Pro každé zahrnuté pole v části Vlastnosti pole zadejte popisek a klikněte na Jen pro čtení , pokud nechcete, aby uživatel změnil data v tomto poli.
Určení automatického nebo ručního zpracování dat
Můžete vybrat automatické nebo ruční zpracování odpovědí. Automatické zpracování znamená, že když dostanete odpovědi, Outlook a Access spolupracují na exportu dat do cílových tabulek v databázi. Automatické zpracování vám může ušetřit čas a úsilí. Ruční zpracování pouze znamená, že spustíte operaci exportu a přenesete data ze zadané složky v aplikaci Outlook do cílové tabulky v Accessu.
Odpovědi se úspěšně exportují do cílové tabulky, pokud jsou v okamžiku, kdy se odpovědi dostanou do vaší poštovní schránky, splněny následující podmínky:
-
Outlook už musí být na vašem počítači spuštěný. Pokud outlook není spuštěný, zpracování se spustí při příštím spuštění Outlooku.
-
Přístup nesmí být chráněný heslem a neměl by být otevřený ve výhradním režimu. Název nebo umístění databáze se od odeslání e-mailové zprávy nesmí změnit.
-
Od odeslání e-mailové zprávy se nesmí změnit názvy tabulek a dotazů a vlastnosti polí zahrnutých ve formuláři.
-
Musíte mít požadovaná oprávnění k přidání nebo aktualizaci obsahu podkladových tabulek a dotazů.
Poznámka: Pokud se automatické zpracování nezdaří, zkuste opravit všechny problémy a pak ručně exportujte odpovědi, které selhaly. Všechny odpovědi, které se po vyřešení problémů dostanou do vaší doručené pošty, se dál automaticky zpracovávají.
Nastavení vlastností pro řízení automatického zpracování odpovědí
Pokud chcete zadat jinou složku Aplikace Outlook, do které jsou odpovědi uložené, klikněte na stránce průvodce Zadejte, jak chcete odpovědi zpracovat , na název složky. V dialogovém okně Vybrat složku vyberte jinou složku nebo klikněte na Tlačítko Nová a vytvořte novou složku.
Pokud kliknete na Nastavit vlastnosti pro řízení automatického zpracování odpovědí za účelem změny nebo vyladění nastavení importu, najdete informace o dostupných možnostech v následující tabulce:
|
Možnost |
Výsledek |
|---|---|
|
Zahodit odpovědi od těch, kterým jste zprávu neodeslali |
Toto políčko zaškrtněte, pokud chcete, aby se automaticky zpracovávaly jenom odpovědi odeslané původními příjemci zprávy. Odpovědi od jiných uživatelů se ukládají do cílové složky, ale nezpracovávají se automaticky. |
|
Přijmout více odpovědí od každého příjemce |
Toto políčko zaškrtněte, pokud chcete, aby se automaticky zpracovala jenom první odpověď od každého příjemce. Druhá a následná odpověď se uloží do cílové složky, ale nezpracují se automaticky. Poznámka: Toto nastavení řídí pouze počet odpovědí, nikoli počet zpracovaných záznamů v rámci jedné odpovědi. Jinými slovy, pokud odešlete formulář aplikace InfoPath, může vám uživatel poslat několik záznamů v jedné odpovědi a Access automaticky zpracuje všechny záznamy v odpovědi, i když toto políčko není zaškrtnuté. |
|
Povolit pouze aktualizace existujících dat |
Když příjemci pomocí formuláře aplikace InfoPath aktualizují data, můžou kromě aktualizací existujících záznamů posílat i nové záznamy. Toto políčko zaškrtněte, pokud chcete zpracovat pouze aktualizace existujících záznamů. |
|
Počet odpovědí, které se mají zpracovat |
Zadejte celkový počet odpovědí (od všech příjemců), které chcete automaticky zpracovat. Pokud chcete, aby se všechny odpovědi zpracovávaly automaticky, zadejte do textového pole velkou hodnotu, například 5000. Odpovědi, které jsou přijaty po dosažení zadané hodnoty, jsou uloženy v cílové složce, ale nejsou automaticky zpracovány. |
|
Datum a čas zastavení |
Určete, kdy se má zastavit automatické zpracování odpovědí pro tuto e-mailovou zprávu. Odpovědi přijaté po tomto datu a čase se ukládají do cílové složky, ale nezpracovávají se automaticky. |
Pokud chcete tyto možnosti později změnit, klikněte na kartě Externí data ve skupině Shromáždit data na Spravovat odpovědi. V dialogovém okně Spravovat zprávy shromažďování dat vyberte zprávu, pro kterou chcete změnit nastavení, a potom klikněte na Možnosti zprávy. Změny provedené v dialogovém okně ovlivní všechny následné odpovědi, které obdržíte pro tuto zprávu.
Ruční zpracování odpovědí
Pokud chcete určit, kdy a které odpovědi se budou zpracovávat, nevybírejte možnost Automatický proces. Odpovědi budou uloženy v zadané složce v Aplikaci Outlook, dokud nevyberete a kliknete pravým tlačítkem myši na každou odpověď ve složce a potom v místní nabídce kliknete na příkaz Exportovat data do aplikace Microsoft Access .
V některých případech může být také nutné ručně zpracovat odpovědi, které se nepodařilo zpracovat automaticky.
Před exportem dat si zapamatujte následující skutečnosti.
-
Databáze Accessu by neměla být otevřená ve výhradním režimu a od odeslání e-mailové zprávy se nesmí změnit název ani umístění databáze.
-
Od odeslání e-mailové zprávy se nesmí změnit názvy tabulek a dotazů a vlastnosti polí zahrnutých ve formuláři.
-
Musíte mít požadovaná oprávnění k přidání nebo aktualizaci obsahu podkladových tabulek a dotazů.
Vyberte, jak chcete zadat e-mailové adresy příjemců.
Pokud shromažďujete jenom nové informace, můžete zadat e-mailové adresy dvěma způsoby:
-
Zadejte e-mailové adresy jednotlivě do e-mailové zprávy Outlooku nebo vyberte adresy z adresáře.
-
Použijte pole e-mailové adresy v tabulce nebo dotazu aktuální databáze Accessu.
Poznámka: Při shromažďování dat pro aktualizaci existujících záznamů se toto dialogové okno nezobrazí, protože e-mailové adresy příjemců musí být nejprve k dispozici jako pole v databázi.
Zadávání e-mailových adres přímo v Outlooku
Pokud v Outlooku zadáváte příjemce, můžete si zprávu před odesláním zobrazit a přizpůsobit. V textu e-mailové zprávy je stručný úvod a formulář. Ve formuláři se nedoporučuje provádět žádné změny. Změny struktury formuláře můžou způsobit, že se odpověď nezpracuje.
Použití e-mailových adres uložených v poli v databázi
Možnost vybrat Přidruženou tabulku odkazuje na související tabulky. Pokud chcete zobrazit nebo upravit relace mezi tabulkami v databázi, použijte nástroje pro správu databází. ve skupině Relace klikněte na Relace.
Další informace o relacích najdete v článku Průvodce relacemi mezi tabulkami.
Kontrola a zadání seznamu příjemců
Posledním hlavním krokem je zobrazení náhledu a přizpůsobení e-mailové zprávy, vyladění seznamu příjemců a následné odeslání zprávy o shromažďování dat.
Vytvoření a odeslání e-mailové zprávy
Když vás průvodce informuje, že teď můžete vytvořit e-mailovou zprávu, a ukáže vám, jak zobrazit stav e-mailu pomocí příkazu Spravovat odpovědi , můžou se zobrazit některé varovné zprávy. Následující tabulka popisuje jednotlivá upozornění a akci, kterou můžete provést k jejich vyřešení:
|
Zpráva upozornění |
Popis |
S olution |
|---|---|---|
|
Některé záznamy neobsahují v zadaném poli e-mailové adresy platnou adresu. Pro tyto řádky nebudou vrácena žádná data. |
Pole e-mailové adresy, které jste vybrali, obsahuje hodnoty null. |
Pokud chcete shromažďovat data pro každý záznam, ukončete průvodce a nahraďte hodnoty null e-mailovými adresami. Pak znovu spusťte průvodce. |
|
V současné době máte výhradní zámek databáze; Automatické zpracování selže, dokud se zámek neuvolní. |
Databáze je aktuálně otevřená ve výhradním režimu. |
Pokud jste se rozhodli, aby se odpovědi zpracovávaly automaticky, zpracování se nezdaří, protože Access nemůže přidat nebo aktualizovat databázi, která má výhradní zámek. Okamžitě po odeslání zprávy zavřete a znovu otevřete databázi v nevýhradním režimu. |
|
Tyto e-mailové zprávy můžou obsahovat data důvěrné nebo citlivé povahy. |
Shromažďujete data za účelem aktualizace existujících záznamů a formulář, který se chystáte odeslat, bude předem vyplněný s existujícími daty. |
Pokud některá pole formuláře obsahují citlivá data, vraťte se ke kroku průvodce, kde jste pole vybrali, a odeberte z formuláře pole obsahující citlivá data. |
Po zobrazení náhledu a přizpůsobení zprávy můžete filtrovat pole e-mailové adresy a vybrat příjemce. Vyberte e-mailové adresy, které chcete použít, zaškrtnutím odpovídajících políček. Pokud se zobrazí dialogové okno se seznamem neplatných e-mailových adres, poznamenejte si adresy v seznamu a klikněte na Ukončit. Ověřte neplatné adresy, proveďte potřebné opravy a zkuste zprávu odeslat znovu.
