Pomocí šablony Databáze správy úloh Aplikace Access můžete sledovat skupinu pracovních položek, které vy nebo váš tým potřebujete dokončit. Můžete také vyhledávat a filtrovat podrobnosti úkolu, zobrazovat nebo skrýt sloupce, posílat e-mailové zprávy a mapovat adresy vlastníků úkolů.
Chcete watch video o používání této šablony? Přečtěte si tento článek Použití šablony databáze správy úloh.
Poznámka: Šablona databáze Správa úloh byla aktualizována v posledních několika letech. Tyto pokyny se týkají nejnovější verze šablony, která je k dispozici ke stažení. Pokud následující postup neodpovídá tomu, co vidíte, pravděpodobně používáte starší verzi šablony.
Použití databáze
V tomto článku se podíváme na základní kroky použití šablony databáze správy úloh.
Příprava databáze pro použití
-
Při prvním otevření databáze access zobrazí uvítací formulář. Pokud chcete zabránit zobrazení tohoto formuláře při příštím otevření databáze, zrušte zaškrtnutí políčka Při otevření této databáze zobrazit vítání .
Zavřete uvítací formulář a začněte databázi používat.
-
Pokud chcete mít jistotu, že je povolený veškerý obsah databáze, klikněte na panelu zpráv na Povolit tento obsah.
Další informace o povolení obsahu databáze najdete v článku Rozhodnutí, jestli se má databáze důvěřovat.
Vyhledání úkolu nebo kontaktu
Pole Rychlé hledání umožňuje rychle najít úkol ve formuláři Seznam úkolů nebo kontakt ve formuláři Seznam kontaktů .
-
Do pole Rychlé hledání zadejte text, který chcete vyhledat, a stiskněte klávesu ENTER.
Access filtruje seznam tak, aby zobrazoval jenom ty záznamy, které obsahují hledaný text. Pokud se chcete vrátit do úplného seznamu, klikněte na Vymazat aktuální hledání. (Je to X uvnitř vyhledávacího pole.)
Filtrování seznamu úkolů
Ve formuláři Seznam úkolů můžete filtrovat seznam úkolů a uložit oblíbené filtry pro budoucí použití.
-
Filtry můžete použít tak, že kliknete pravým tlačítkem myši na formulář a vyberete požadované filtry.
-
Klikněte na Uložit filtr.
-
Ve formuláři Podrobnosti filtru zadejte název a popis filtru a klikněte na Zavřít.
-
Pomocí pole Filtrovat oblíbené použijte uložený filtr nebo kliknutím na tlačítko (Vymazat filtr) filtr odeberte.
Zobrazení nebo skrytí sloupců
Ve formuláři Seznam úkolů a Ve formuláři Seznam kontaktů jsou některá pole (sloupce) ve výchozím nastavení skrytá. Postup změny zobrazených polí:
-
Klikněte na Zobrazit nebo skrýt pole.
-
V dialogovém okně Zobrazit skryté sloupce vyberte tlačítko zaškrtávací políčko vedle každého sloupce, který chcete zobrazit. Pokud chcete sloupec skrýt, zrušte zaškrtnutí políčka.
Zobrazení podrobností o úkolu nebo kontaktu
Formulář Podrobnosti úkolu a formulář Kontaktní údaje umožňují zobrazit a zadat další informace o položce. Zobrazení formuláře Podrobnosti úkolu nebo Kontaktní údaje :
-
Ve formuláři Podrobnosti úkolu nebo Kontaktní údaje klikněte na Otevřít vedle položky, kterou chcete zobrazit.
Přidání příloh
Ve formuláři Podrobnosti úkolu a Kontaktní údaje můžete přidat obrázky a další přílohy.
-
Pod rámečkem obrázku ve formuláři Podrobnosti úkolu klikněte na Přidat nebo odebrat přílohy.
Pod rámečkem obrázku ve formuláři Kontaktní údaje klikněte na Upravit obrázek.
-
V dialogovém okně Přílohy klikněte na Přidat.
-
V dialogovém okně Zvolit soubor přejděte do složky, která obsahuje soubor.
-
Vyberte soubor, který chcete přidat, a klikněte na Otevřít.
-
V dialogovém okně Přílohy klikněte na OK.
Poznámka: Ke každé položce můžete připojit více souborů, včetně různých typů souborů, jako jsou dokumenty nebo tabulky.
Přidání kontaktů z Microsoft Outlooku
Pokud používáte Microsoft Outlook, můžete přidat kontakty nebo vlastníky úkolů z této aplikace, aniž byste museli informace znovu zadávat.
-
Ve formuláři Seznam kontaktů klikněte na Přidat z Outlooku.
-
V dialogovém okně Vybrat jména k přidání vyberte jména, která chcete přidat do databáze.
-
Klikněte na tlačítko Přidat a potom na tlačítko OK.
Zobrazení mapy adresy kontaktu
Pokud jste ve formuláři Kontaktní údaje zadali ulici kontaktu, můžete zobrazit mapu tohoto místa:
-
Klikněte na Mapovat kliknutím.
Zobrazení sestav
Databáze úkolů obsahuje několik sestav, včetně aktivních úkolů, podrobností o úkolu, adresáře kontaktů a dalších. Zobrazení sestavy:
-
V navigačním podokně v části Sestavy poklikejte na sestavu, kterou chcete zobrazit.
Můžete vytvářet vlastní sestavy. Další informace najdete v článku Create jednoduchou sestavu.
Úprava šablony databáze správy úloh
Databázi Úkolů můžete přizpůsobit přidáním nového pole do tabulky Úkoly a následným přidáním pole do formuláře Seznam úkolů , formuláře Podrobnosti o úkolu a sestavy Podrobnosti úkolu .
Přidání pole do tabulky Úkoly
-
Zavřete všechny otevřené karty.
-
V navigačním podokně poklikejte na tabulku Úkoly .
-
Posuňte se doprava, dokud neuvidíte sloupec s názvem Přidat nové pole. Poklikejte na záhlaví sloupce a zadejte název pole.
Při prvním zadání dat do sloupce nastaví Access datový typ za vás.
Přidání pole do formuláře nebo sestavy
Jakmile je pole přidáno do tabulky, můžete ho přidat do formuláře nebo sestavy.
-
Klikněte pravým tlačítkem myši na formulář nebo sestavu v navigačním podokně a potom klikněte na Příkaz Zobrazení rozložení.
-
Na kartě Formát klikněte ve skupině Ovládací prvky na Přidat existující pole.
-
Přetáhněte požadované pole ze seznamu polí do formuláře nebo sestavy.
