Vyhledání záznamů s nejnovějším nebo nejstarším datem

Pravidla pro vytváření a používání dotazů s nejvyššími hodnotami

Dotaz s nejvyšší hodnotou vytvoříte tak, že nejprve vytvoříte výběrový dotaz. V závislosti na požadovaných výsledcích použijete u dotazu buď pořadí řazení, nebo dotaz převedete na dotaz souhrnů. Pokud dotaz převedete, použijete agregační funkci, například Max nebo Min , která vrátí nejvyšší nebo nejnižší hodnotu, nebo První nebo Poslední vrátí nejstarší nebo poslední datum. Dotazy souhrnů a agregační funkce se používají jenom v případě, že potřebujete najít data, která spadají do sady skupin nebo kategorií. Předpokládejme například, že potřebujete najít prodejní čísla pro dané datum pro každé město, ve kterém vaše společnost působí. V takovém případě se z měst stanou kategorie (potřebujete najít data pro jednotlivá města), takže použijete dotaz součtů.

Při dalším postupu mějte na paměti, že bez ohledu na typ dotazu musí vaše dotazy používat pole obsahující popisná data, jako jsou jména zákazníků, a také pole obsahující hodnoty kalendářních dat, které chcete najít. Kromě toho se hodnoty kalendářních dat musí nacházet v poli nastaveném na datový typ Datum a čas. Dotazy popsané v tomto článku selžou, pokud se je pokusíte spustit s hodnotami kalendářních dat v poli Krátký text. Pokud navíc chcete použít dotaz součtů, musí datová pole obsahovat informace o kategoriích, jako je například pole město nebo země/oblast.

Volba mezi dotazem na nejvyšší hodnoty a filtrem

Pokud chcete zjistit, jestli chcete vytvořit dotaz na nejvyšší hodnoty nebo použít filtr, zvolte jednu z následujících možností:

• Pokud chcete vrátit záznamy s nejnovějšími nebo nejnovějšími daty v poli a neznáte přesné hodnoty kalendářních dat nebo na nich nezáleží, vytvořte dotaz na nejvyšší hodnoty.

• Pokud chcete vrátit všechny záznamy, u kterých se datum shoduje s datem, které předchází určitému datu nebo je pozdější, použijte filtr. Pokud chcete například zobrazit data prodeje mezi dubnem a červencem, použijte filtr. Úplná diskuse o filtrech je nad rámec tohoto tématu.

  Další informace o vytváření a používání filtrů najdete v článku Použití filtru k zobrazení vybraných záznamů v accessové databázi.

Začátek stránky

Vytvoření základního dotazu na nejvyšší hodnoty

1. Na kartě Vytvoření klikněte ve skupině Dotazů na tlačítko Návrh dotazu.

2. V dialogovém okně klikněte na tabulku, kterou chcete použít v dotazu, kliknutím na Přidat umístěte tabulku do horní části návrháře a potom klikněte na Zavřít.

   – nebo –

   Poklikejte na tabulku a potom klikněte na Zavřít.

   Pokud použijete ukázková data uvedená v předchozí části, přidejte do dotazu tabulku Zaměstnanci.

3. Přidejte pole, která chcete použít v dotazu, do návrhové mřížky. Na každé pole můžete poklikáním nebo přetažením jednotlivých polí na prázdnou buňku v řádku Pole .

   Pokud použijete ukázkovou tabulku, přidejte pole Jméno, Příjmení a Datum narození.

4. V poli, které obsahuje nejvyšší nebo nejnižší hodnoty (pole Datum narození, pokud používáte ukázkovou tabulku), klikněte na řádek Seřadit a vyberte Vzestupně nebo Sestupně.

   Sestupné pořadí řazení vrátí nejnovější datum a Vzestupné pořadí řazení vrátí nejstarší datum.

   Důležité informace: V řádku Seřadit je nutné nastavit hodnotu pouze pro pole, která obsahují vaše kalendářní data. Pokud zadáte pořadí řazení pro jiné pole, dotaz nevrátí požadované výsledky.

5. Na kartě Návrh dotazu klikněte ve skupině Nastavení dotazu na šipku dolů vedle položky Vše (seznam Nejvyšší hodnoty ) a zadejte počet záznamů, které chcete zobrazit, nebo vyberte některou možnost ze seznamu.

6. Kliknutím na Spustit spusťte dotaz a zobrazte výsledky v zobrazení Datový list.

7. Uložte dotaz a nechte ho otevřený pro použití v dalších krocích.

Uvidíte, že tento typ dotazu s nejvyššími hodnotami může odpovídat na základní otázky, jako je například to, kdo je nejstarší nebo nejmladší osoba ve společnosti. V dalších krocích se dozvíte, jak použít výrazy a další kritéria k přidání výkonu a flexibility dotazu. Kritéria zobrazená v dalším kroku vrátí další tři narozeniny zaměstnanců.

Přidání kritérií do dotazu

1. Přepněte dotaz, který jste vytvořili v předchozích krocích, do návrhového zobrazení.

2. V návrhové mřížce dotazu zkopírujte a vložte do sloupce napravo od sloupce Datum narození tento výraz: Výraz1: DatePart("m";[Datum narození]). Pak klikněte na Spustit.

   Funkce DatePart extrahuje měsíční část pole Datum narození.

3. Přepněte do návrhového zobrazení.

4. Napravo od prvního výrazu vložte nebo zadejte tento výraz: Výraz2: DatePart("d",[Datum narození]). Pak klikněte na Spustit.

   V tomto případě funkce DatePart extrahuje část data pole Datum narození.

5. Přepněte do návrhového zobrazení.

6. Zrušte zaškrtnutí políček na řádku Zobrazit u každého z těchto dvou výrazů, které jste právě zadali, klikněte na řádek Seřadit pro každý výraz a pak vyberte Vzestupně.

7. Klikněte na Spustit.

8. Volitelně můžete zadat kritéria pro omezení rozsahu dotazu. Když zadáte kritéria, dotaz seřadí pouze záznamy, které splňují kritéria, a identifikuje hodnoty horního nebo dolního pole z seřazeného seznamu.

   Pokud chcete pokračovat s ukázkovými daty, přepněte do návrhového zobrazení. Potom na řádku Kritéria ve sloupci Datum narození zadejte následující výraz:

   Month([Datum narození]) > měsíc(datum()) nebo měsíc([datum narození])= měsíc(datum()) a den([datum narození])>den(date())

   Tento výraz provede následující: Část Month([Birth Date]) > Month(Date()) zkontroluje datum narození každého zaměstnance, jestli spadá do budoucího měsíce, a pokud ano, zahrne tyto záznamy do dotazu. Část Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date]))>Day(Date()) výrazu kontroluje data narození v aktuálním měsíci a zjišťuje, jestli narozeniny připadají na aktuální den nebo později. Pokud je tato podmínka pravdivá, funkce tyto záznamy do dotazu zahrne. Shrnutí: Tento výraz ignoruje všechny záznamy, do kterých spadá datum narození mezi 1. lednem a datem spuštění dotazu.

   Další příklady výrazů kritérií dotazu najdete v článku Příklady kritérií dotazu.

9. Na kartě Návrh dotazu klikněte ve skupině Nastavení dotazu na šipku dolů vedle položky Vše (seznam Nejvyšší hodnoty ) a zadejte počet záznamů, které chcete zobrazit, nebo vyberte některou možnost ze seznamu.

   Pokud chcete vidět další tři narozeniny, zadejte 3.

10. Kliknutím na Spustit spusťte dotaz a zobrazte výsledky v zobrazení Datový list.

Vytvoření dotazu součtů

1. Na kartě Vytvoření klikněte ve skupině Dotazů na tlačítko Návrh dotazu.

2. Poklikejte na tabulky, které chcete použít. Každá tabulka se zobrazí v horní části návrháře dotazů.

   Pokud používáte ukázkové tabulky uvedené výše, přidejte tabulky Events (Události) a Event Types (Typy událostí).

3. Poklikejte na pole tabulky, která chcete v dotazu použít. Ujistěte se, že jste do dotazu v tomto okamžiku přidali pouze pole skupiny nebo kategorie a pole hodnoty.

   Pokud použijete ukázková data uvedená ve třech předchozích tabulkách, přidáte buď pole Typ události z tabulky Typ události, nebo pole Datum události z tabulky Události.

4. Volitelně můžete zadat kritéria, která omezují rozsah dotazu. Seřadí se pouze záznamy, které splňují kritéria, a v tomto seřazeném seznamu jsou identifikovány hodnoty horních a nejnižších polí.

   Pokud například chcete vrátit události v kategorii Soukromá funkce, zadejte tento výraz do řádku Kritéria ve sloupci Typ události : <> "Soukromá funkce".

   Další příklady výrazů kritérií dotazu najdete v článku Příklady kritérií dotazu.

5. Převeďte dotaz na dotaz součtů následujícím způsobem:

   Na kartě Návrh dotazu klikněte ve skupině Zobrazit nebo skrýt na Souhrny.

   Řádek Součty se zobrazí v návrhové mřížce.

6. Ujistěte se, že je řádek Souhrny pro každou skupinu nebo pole kategorií nastavený na Seskupit podle a potom nastavte řádek Souhrny pole hodnoty (pole s nejvyššími nebo nejnižšími hodnotami) na Maximum nebo Min.

   Funkce Max vrátí největší hodnotu v číselném poli a nejnovější hodnotu data nebo času v poli datum a čas. Funkce Min vrátí nejmenší hodnotu v číselném poli a hodnotu nejstaršího data nebo času v poli Datum a čas.

7. Na kartě Návrh dotazu klikněte ve skupině Nastavení dotazu na šipku dolů vedle položky Vše (seznam Nejvyšší hodnoty ) a zadejte počet záznamů, které chcete zobrazit, nebo vyberte některou možnost ze seznamu.

   V takovém případě vyberte Vše a potom kliknutím na Spustit zobrazte výsledky v zobrazení Datový list.

   Poznámka: V závislosti na funkci, kterou jste zvolili v kroku 6, změní Access název pole hodnoty v dotazu na MaxOfFieldName nebo MinOfFieldName. Pokud použijete ukázkové tabulky, Access přejmenuje pole MaxOfEvent Date nebo MinOfEvent Date.

8. Uložte dotaz a přejděte k dalším krokům.

Ve výsledcích dotazu se nezobrazují názvy produktů ani žádné jiné informace o produktech. Pokud chcete zobrazit další data, musíte vytvořit druhý dotaz, který bude zahrnovat dotaz, který jste právě vytvořili. Postup najdete v dalších krocích.

Vytvoření druhého dotazu pro přidání dalších dat

1. Na kartě Vytvoření klikněte ve skupině Dotazů na tlačítko Návrh dotazu.

2. Klikněte na kartu Dotazy a potom poklikejte na dotaz součtů, který jste vytvořili v předchozí části.

3. Klikněte na kartu Tabulky , přidejte tabulky, které jste použili v dotazu souhrnů, a také přidejte všechny tabulky, které obsahují další související data. Pokud použijete předchozí tři ukázkové tabulky, přidejte do nového dotazu tabulky Event Type (Typ události), Event (Událost) a Customers (Zákazníci).

4. Spojte pole v dotazu součtů s odpovídajícími poli v nadřazených tabulkách. Uděláte to tak, že přetáhnete všechna pole v dotazu součtů do odpovídajícího pole v tabulce.

   Pokud použijete ukázková data ze tří tabulek, přetáhněte sloupec Typ události v dotazu souhrnů do pole Typ události v tabulce Typ události. Potom přetáhněte sloupec MaxOfEvent Date v dotazu součtů do pole Datum události v tabulce Události. Vytvořením těchto spojení umožníte novému výběrovém dotazu spojit data v dotazu součtů a data v ostatních tabulkách.

5. Přidejte další popisná pole z ostatních tabulek v dotazu.

   Pokud použijete ukázková data ze tří tabulek, můžete přidat pole Společnost a Kontakt z tabulky Zákazníci.

6. Volitelně můžete zadat pořadí řazení pro jeden nebo více sloupců. Pokud chcete například zobrazit seznam kategorií v abecedním pořadí, nastavte řádek Seřadit ve sloupci Typ události na Vzestupně.

7. Na kartě Návrh dotazu klikněte ve skupině Výsledky na Tlačítko Spustit.

   Výsledky dotazu se zobrazí v zobrazení Datový list.

Začátek stránky

Vytvoření vytvdělovacího dotazu

1. S otevřeným dotazem na nejvyšší hodnoty v návrhovém zobrazení:

   Na kartě Návrh dotazu klikněte ve skupině Typ dotazu na Vytvořit tabulku.

   Zobrazí se dialogové okno Vytvořit tabulku.

2. Do pole Název tabulky zadejte název tabulky, ve které budou uloženy nejvyšší a dolní záznamy. Zadejte například Horní a dolní záznamy a klikněte na OK.

   Při každém spuštění dotazu dotaz místo zobrazení výsledků v zobrazení Datový list vytvoří tabulku a nahradí nejvyšší hodnotu aktuálními daty.

3. Uložte a zavřete dotaz.

Vytvoření přidávacího dotazu

1. S dotazem na nejnižší hodnotu v návrhovém zobrazení:

   Na kartě Návrh dotazu klikněte ve skupině Typ dotazu na Připojit.

2. Objeví se dialogové okno Přidat.

3. Zadejte stejný název, který jste zadali v dialogovém okně Vytvořit tabulku .

   Zadejte například Horní a dolní záznamy a klikněte na OK. Při každém spuštění dotazu dotaz místo zobrazení výsledků v zobrazení Datový list připojí záznamy do tabulky Nejvyšší a Dolní záznamy.

4. Uložte a zavřete dotaz.

Spuštění dotazů

• Teď jste připraveni spustit oba dotazy. V navigačním podokně poklikejte na dotaz s nejvyšší hodnotou a po zobrazení výzvy Access klikněte na Ano . Potom poklikejte na dotaz Nejnižší hodnota a po zobrazení výzvy Access klikněte na Ano .

• Otevřete tabulku Nejvyšší a dolní záznamy v zobrazení Datový list.

Akce či událost byly blokovány režimem vypnutí.

Pokud se tato zpráva zobrazí, proveďte následující kroky:

• Vyberte Povolit tento obsah a klikněte na OK.

• Spusťte svůj dotaz znova.

Začátek stránky