Vyhodnocení žádostí o změnu projektu

Autor: Jane Suchan, PMP

Nekontrolovaná změna je jedním z největších nepřátel projektového manažera.     Proto může být solidní proces řízení změn nejlepším přítelem projektového manažera. Tento druh procesu vám umožní doručit to, co zákazník požadoval, na požadované časové ose a v rámci schváleného rozpočtu. Bez řízení změn se z rozsahu projektu stane přesunující cíl a hrozí, že projdete jedním nebo několika faktory úspěchu projektu. Schopnost řídit a řídit změny, zejména v rozsahu projektu, je klíčem k dosažení cílů a typickým ukazatelem výkonu pro projektového manažera. Změna projektu je nevyhnutelná a vy musíte být připraveni se s ní vypořádat, pokud k ní dojde.

Vyvážení řízení změn a byrokracie

Jednou z výzev pro projektové manažery je vyvážení potřeby řídit změny projektů a zároveň se vyhnout zbytečné byrokracii. Otázka zní: Kde je bod zvratu? Vzhledem k tomu, že každý projekt je jedinečný, bude se bod, ve kterém ovládací prvek změny přestane přidávat hodnotu a změní se na administrativní zátěž, liší se v jednotlivých projektech.

Někteří účastníci, nebo dokonce členové vašeho projektového týmu, můžou mít pocit, že zavedení řízení změn je způsob, jak se vyhnout obávanému rozsahu, a že nejste ochotni být flexibilní a dělat to, co je pro zákazníka a firmu nejlepší. Je důležité toto vnímání rozptýlit. Dejte jim vědět, že to, co děláte, je přesně naopak: implementujete efektivní proces pro konzistentní vyhodnocování požadovaných změn. Pokud je provedení změny považováno za dobrý nápad, budete mít k dispozici procesy, které v případě potřeby zareagují.

Začátek stránky

Plán řízení změn projektu

Aby vám pomohl rychle reagovat, popisuje plán řízení změn projektu, co se stane, když dojde k odchylkám. Jeho účelem není zabránit změnám; jejím účelem je spíše nastínit proces, který jasně ukazuje, jak budou změny komunikovány, jak budou učiněna rozhodnutí a jak se projekt odpovídajícím způsobem přizpůsobí.

Začátek stránky

Vložení ovládacího prvku změny na místo

Proces řízení změn byste měli použít, jakmile vytvoříte směrný plán pro klíčové dodávky, jako jsou obchodní požadavky a plán. Projektový tým a zúčastněné strany – a všichni ostatní, kterých se změny v projektu týkají – by měli plán řízení změn před uvedením do hry zkontrolovat a schválit.

Malé změny, které nemají malý dopad na celkový úspěch projektu, by neměly mít stejné nároky jako ty, které byly provedeny u požadavků nebo milníků plánu kritické cesty. Plán řízení změn projektu musí uvádět, kdy se vyžaduje formální žádost o změnu projektu (PCR). Příklady:

• Jaké jsou prahové hodnoty pro změny plánu a rozpočtu?

• Existují změny, které vždy vyžadují žádost o změnu?

• Jaké změny může proces správy změn přeskočit?

Jedno upozornění: často je to spousta malých změn, které způsobí škodu, a ne těch velkých, zřejmých. Zvažte to při definování kritérií PCR. Například plán správy změn by měl definovat kategorie žádostí o změnu, například co je hlavní nebo vedlejší:

• Hlavní změny    Tyto hodnoty by měly být zdokumentováno jako PCR. Hlavní změny projektu:

  • Ovlivnit požadavky nebo pracovní položky na kritické cestě a zpozdit významné milníky nebo celkové datum ukončení projektu o určité procento času nebo dobu trvání. Pro každý projekt by měla být definována kritéria pro hlavní změnu.

  • Vyžadovat dodatečné financování (v dolarech nebo procentech rozpočtu). Opět platí, že částka by měla být definována pro každý projekt.

• Menší změny    Tyto rutinní změny nevyžadují PCR. Menší změny:

  • Neovlivňovaly výrazně plán. Neprodlužují datum dokončení milníků nebo úkolů se závislostmi projektu.

  • Nemají žádný negativní finanční dopad. V důsledku toho nedojde k žádné odchylce rozpočtu projektu.

Začátek stránky

Tipy pro vyhodnocení žádostí o změnu

Plán řízení změn projektu by měl také obsahovat informace o tom, jak se vyhodnocují žádosti o změnu. Je důležité, aby kritéria pro toto hodnocení byla stanovena dříve, než bude potřeba, aby se neztrácely časy při dosažení konsensu. Nastavení těchto parametrů pomůže vyvážit změnu s celkovými obchodními cíli a výhodami.

Tady je několik typických otázek, které byste měli zvážit při vyhodnocování žádosti o změnu:

• Má tato změna vliv na obchodní požadavky nebo je změní?

• Existuje alternativní řešení, nebo je tato změna nezbytná pro celkový úspěch projektu?

• Vyžaduje tato změna navýšení financování?

• Zpozdí se tím datum ukončení projektu?

• I když tato změna může mít negativní dopad na tento projekt, vede to k významným obchodním výhodám, díky kterým se vyplatí?

• Dává teď přijetí této změny větší smysl než odložení? Bude zpoždění nakonec stát společnost více peněz na konci?

• Byly vzaty v úvahu všechny zúčastněné strany, kterých se to týká, a podporují změnu?

• Existují nějaké smluvní důsledky, které je potřeba zvážit? Budou například kvůli této změně nesplněné závazky s externími dodavateli?

Začátek stránky

Schvalování žádostí o změnu projektu

Je také důležité definovat, kdo může nebo nemůže schvalovat požadované změny. Je běžné definovat různé úrovně autorit, aby bylo možné efektivně řešit běžné změny, zatímco významné změny dostávají potřebnou úroveň pozornosti manažera.

Pokud navrhovaná změna ovlivní rozsah projektu, měli byste ji zvážit jako obchodní rozhodnutí, které vyžaduje souhlas sponzora projektu. Pokud rozsah není ovlivněn, projektový tým a sponzor se mohou rozhodnout, že projektový manažer má pravomoc schválit změnu v rámci určitých limitů. U některých projektů se pravidelně vytvářejí a svolávají panely řízení změn, aby se zvážily a schvalovaly žádosti o změnu. V organizaci můžou být různé řídicí panely změn, které zpracovávají různé typy žádostí o změnu. Například panel pro řízení technických změn se může podívat na technologické problémy.

Jedním ze snadných způsobů, jak shrnout pokyny pro schvalování žádostí o změnu, je tabulka podobná té, která je založená na ukázkovém projektu:

Začátek stránky

Velká výplata

Projektové týmy se vždy snaží dostat k provádění projektu, někdy na úkor efektivního plánování. Je lákavé používat zkratky a předpokládat, že na to budete přicházet. Pokud máte dobře propracovaný proces řízení změn, než dojde ke změnám, bude to mít velké výsledky a lepší celkové výsledky projektu. Odstranění subjektivity z řízení změn umožní projektovém týmu efektivně a efektivně zvládat výkyvy. Dobře promyšlený a podrobný plán řízení změn, který přijali členové projektového týmu a účastníci, ušetří čas a peníze, což projektoví manažeři nikdy nemají dost.

Začátek stránky