Vytvoření a správa seznamu účastníků projektu

Autor: Jane Suchan, PMP

Co je tedy účastníkem projektu?     Existuje mnoho definic, které se liší od zdroje od zdroje a společnosti od společnosti. Všichni účastníci naznačují, že účastníci jsou lidé nebo skupiny, kteří mají zájem o výsledek projektu. Řízení účastníků je synonymem pro řízení vztahů: cílem je získat a udržet závazek vůči vašemu projektu.

V této části jsou účastníky jednotlivci nebo skupiny v organizaci, kteří mají zájem nebo budou ovlivněni výsledkem projektu. Než ale začnete s vytvořením a správou seznamu účastníků, ujistěte se, že vaše definice účastníka odpovídá definici vaší organizace.

Proč je řízení zúčastněných stran důležité?

I když bychom si chtěli myslet, že to tak není, musíme čelit skutečnosti, že ne všichni budou na 100% nadšení z projektu. Účastníci se můžou muset naučit nové nástroje nebo procesy, vzdát se kontroly nebo v některých extrémních případech přijít o práci. Zátěž nese projektový manažer a sponzory, aby se zmírnily obavy zúčastněných stran, a je nepravděpodobné, že budete schopni dělat všechny lidi šťastnými, a to po celou dobu. Některé budou muset být zpracovány tak, aby nemohly sabotovat vaše úsilí.

Pochopení motivace vám pomůže vyřešit obavy a vyhnout se negativnímu chování a taktikám, jako jsou:

• Zpoždění potřebných vstupů nebo schválení

• Zahájení konkurenčního projektu.

• Opětovné přiřazení zdrojů jiným projektům

• Zapojení do politiky v back-roomu, aby podkopalo projekt.

Mezi výhody efektivního řízení zúčastněných stran patří:

• Zkracuje dobu cyklu projektu tím, že ji nebude zabřednout do politiky.

• Zjednodušení schvalovacího procesu

• Pomáhá zajistit, aby projektové zdroje byly k dispozici a zůstaly soustředěné.

• Udržování toku informací

Začátek stránky

Vytvoření seznamu účastníků

Na začátku projektu spolupracujte se sponzorem projektu a vytvořte seznam všech možných zúčastněných stran. V závislosti na tom, jak tuto roli definujete a jaký dopad bude mít projekt na organizaci, může být tento seznam dlouhý.

Seznam účastníků je nástroj pro projektového manažera a klíčovým vstupem pro plán komunikace projektu. Na základě posouzení seznamu můžete naplánovat silnou komunikační strategii. Kromě sponzora projektu nemusíte sdílet podrobnosti seznamu.

U většiny projektů přichází politika, takže při posuzování zúčastněných stran počítejte s tím, že narazíte na nějaké kalné vody.

Začátek stránky

Posouzení seznamu zúčastněných stran

Určete vliv jednotlivých účastníků a kategorizujte je podle úrovně vlivu. Některé z nich budou moct udržet projekt v pohybu vpřed. To může zahrnovat sponzora projektu nebo vedoucí pracovníky. Vzhledem k jejich pozicím a rozhodovacím rolím budete chtít tyto účastníky pečlivě monitorovat. Jiní mohou být lidé, kteří, i když nemůžou vytáhnout zástrčku na projektu, mohou pracovat na pozadí, aby ho podkopali a možná i ukončili.

Další úrovní zúčastněných stran jsou ti, kteří budou žít s produktem – někdy každý den. Tato skupina poskytuje vstup ve formě obchodních požadavků, které musí být splněny. Pokud je projekt úspěšný, mají co nejvíce získat, protože to bude mít přímý vliv na ně. I když často nemůžou projekt přímo nebo nepřímo ukončit, jsou přesto nezbytné pro jeho úspěch. Pokud jejich potřeby nebo obavy nejsou splněny, rychle přejdou od vašich největších podporovatelů k vašemu největšímu problému.

Další způsob, jak uspořádat zúčastněné strany, je seskupit je podle úrovně zapojení a odpovědnosti. Jedna skupina může být aktivně zapojená do projektu a dělá práci, jiná může být zapojena v určitém okamžiku a další můžou být účastníci, kteří nejsou aktivně zapojeni, ale musí dostávat sdělení o projektu.

Začátek stránky

Použití RACI ke kategorizaci zúčastněných stran

Odpovědné, zodpovědné, konzultované a informované (RACI) je nástroj používaný při návrhu organizace k přiřazování a určení zúčastněných stran podle úrovně zapojení a odpovědnosti projektu. Je to užitečný způsob, jak zařadit účastníky do kategorií, abyste mohli naplánovat nejefektivnější komunikační strategii pro každou osobu nebo skupinu. Tyto zúčastněné strany jsou definovány takto:

• Odpovědné za    Tato osoba zodpovídá za dokončení úkolu.

• Odpovědné    Tato osoba bude volána k účtu, pokud úkol není dokončen, a může spravovat osobu, která je zodpovědná za dokončení úkolu. Tuto roli často mají projektoví manažeři.

• Konzultován    I když tato osoba není zodpovědná za dokončení, je s touto osobou konzultována aspekty úkolu.

• Informováni    Držitel této pasivní role je informován, ale neodpovídá za úkoly.

Začátek stránky

Unce prevence ...

Řízení projektů spočívá v řízení očekávání. V rané fázi projektů si udělejte čas na spolupráci se sponzorem, abyste identifikovali a posoudili své účastníky. Nezapomeňte aktualizovat seznam po celou dobu životnosti projektu. Abyste je mohli efektivně spravovat, musíte vědět, kdo jsou vaši účastníci a jejich zájmy. Ušetříte tak z dlouhodobého hlediska potíže a zajistíte, že váš projekt bude úspěšný.

Začátek stránky