Webový plánovač Microsoft Lyncu je webový program pro vytváření schůzek Lyncu pokud nemáte Microsoft Outlook nebo používáte jiný operační systém než Windows. Pomocí webového plánovače Lyncu můžete vytvářet nové schůzky, měnit existující schůzky a odesílat pozvánky pomocí svého oblíbeného e-mailového programu.
Tým podpory ve vaší firmě vám poskytne uživatelské jméno a heslo, abyste měli k plánovači přístup.
V tomto článku
Vytvoření schůzky Lyncu
Schůzky Lyncu podporují online schůzky i konferenční hovory. Účastníci se můžou připojit k počítači a podívat se na prezentace nebo na schůzku zatelefonovat a účastnit se jen její zvukové složky.
-
Navštivte web https://sched.lync.com a přihlaste se k webovému plánovači pomocí svého uživatelského jména a hesla.
-
Klikněte na Vytvořit novou schůzku.
-
Do pole Předmět zadejte předmět schůzky.
-
Jako místo konání schůzky můžete nechat Online schůzka nebo můžete přidat místo, například konferenční místnost, pokud má schůzka také přímé účastníky.
-
Do (volitelného) pole Zpráva zadejte krátkou zprávu nebo program schůzky.
-
V rozevírací nabídce vyberte časové pásmo schůzky.
-
Vyberte datum a čas Zahájení a Ukončení schůzky.
-
Ve výchozím nastavení se může každý včetně lidí mimo vaši společnost vyhnout předsálí, což je virtuální čekárna, ve které můžete přijímat účastníky nebo jim odepřít přístup. Informace o tom, jak tyhle možnosti upravit, najdete v části Přístup a Prezentující.
-
Ve výchozím nastavení mají všichni, koho pozvala vaše organizace, oprávnění prezentujícího. Informace o tom, jak tyhle možnosti upravit, najdete v části Přístup a Prezentující.
-
V části Účastníci a zvuk zadejte do dostupného pole jména účastníků oddělená středníkem (;).
-
Klikněte na Zkontrolovat jména a zkontrolujte správnost jmen. U pozvaných, kteří nepracují ve vaší společnosti, zadejte celou e-mailovou adresu, například mailto:contoso@contoso.com.
Poznámka: Webový plánovač nekontroluje dostupnost účastníků ani konferenčních místností.
-
Pokud váš účet nastavil poskytovatel audiokonferencí, bude zahrnovat číslo bezplatné linky, číslo placené linky a kód účastníka. Účastníci schůzky můžou používat zvuky počítače nebo na schůzku zavolat podle toho, co preferují.
-
Klikněte na Uložit.
Odeslání pozvánek účastníkům schůzky
Pozvánku na schůzku můžete odeslat některým z následujících způsobů:
Odeslání pozvánek pomocí e-mailového programu
Tímto způsobem můžete zkopírovat podrobnosti o schůzce z webového plánovače a vložit je do pozvánky na schůzku, kterou vytvoříte v libovolném e-mailovém programu.
Tip: K informacím o schůzce můžete přejít také kliknutím na Zobrazit informace o připojení ke schůzce na stránce podrobností schůzky webového plánovače.
-
Po naplánování schůzky klikněte na Uložit.
-
Otevře se okno s informacemi o schůzce.
-
Zvýrazněte podrobnosti o schůzce včetně adresy URL schůzky, čísla audiokonference a ID konference.
-
Klikněte pravým tlačítkem myši na text a potom klikněte na Kopírovat.
-
Spusťte jakýkoli e-mailový program a vytvořte běžnou žádost o schůzku.
-
Vložte podrobnosti o online schůzce Lyncu (zkopírované v kroku 4) do pozvánky.
-
Přidejte účastníky, ověřte datum a čas schůzky, zadejte její program a pozvánku odešlete.
Odeslání pozvánek s iCalendarem
iCalendar umožňuje uživatelům různých e-mailových systémů výměnu informací z kalendářů. Příjemci pozvánky iCalendaru musí mít software, který podporuje otevírání a odpovídání na pozvánky na schůzku.
-
V části Moje schůzky vyberte schůzku podle tématu a potom klikněte na Exportovat jako iCalendar.
-
Po zobrazení výzvy e-mailového programu klikněte na Otevřít.
Poznámka: iCalendar obsahuje všechny informace, které jste zadali při plánování schůzky, jako je zpráva, účastníci, místo konání, datum a čas.
-
Až se položka kalendáře otevře, přepošlete ji lidem, které jste při plánování schůzky přidali jako účastníky.
-
Pozvaní pak můžou otevřít soubor iCalendaru v preferovaném e-mailovém programu, jako je Outlook, Notes, iCal atd.
Přístup a Prezentující
Výchozí možnosti přístupu a prezentujících jsou optimální pro běžnou týmovou schůzku. Možnosti schůzky můžete přizpůsobit, aby lépe odpovídaly vašim potřebám, typu schůzky nebo účastníkům.
V části Přístup a Prezentující stránky podrobností o schůzce vyberte, kdo se může vyhnout předsálí a kdo se schůzky může zúčastnit jako prezentující.
Kdo se vyhne předsálí
|
Možnosti přístupu |
Co se stane |
Doporučuje se v případě… |
|
Pouze organizátor (uzamčeno) |
Předsálí se vyhne jen organizátor. Všichni ostatní musí počkat v předsálí, dokud nedostanou povolení připojit se. |
Nechcete, aby si lidé mohli prohlížet obsah před schůzkou nebo mluvíte o důvěrných záležitostech. |
|
Uživatelé, které z naší společnosti pozvu |
Lidé, kteří nemají účet ve vaší síti, a ti, kteří nedostali pozvání, budou muset počkat v předsálí, dokud nedostanou povolení připojit se. |
Mluvíte o důvěrných záležitostech a povolíte připojení jen konkrétním lidem z vaší společnosti. |
|
Uživatelé z naší společnosti |
Lidé, kteří nemají účet ve vaší síti, budou muset počkat v předsálí, dokud nedostanou povolení připojit se. |
Všichni účastníci mají účet v síti vaší společnosti a neprojednáváte důvěrné záležitosti. |
|
Všichni včetně uživatelů mimo naši společnost |
Nikdo nečeká v předsálí. |
Zvete účastníky zvenčí a neprojednáváte důvěrné záležitosti. |
Důležité informace: I když je předsálí povoleno, účastníci, kteří se připojují telefonicky, se mu automaticky vyhnou.
Kdo je prezentující
|
Možnosti prezentujícího |
Kdo je prezentující |
Doporučuje se v případě… |
|
Pouze organizátor |
Pouze osoba, která plánuje schůzku. |
Tato možnost je vhodná pro prezentace, kdy účastníci nemusí nijak zasahovat do obsahu schůzky. Během schůzky můžete případně určit další prezentující. |
|
Uživatelé z naší společnosti |
Všichni pozvaní, kteří mají účet ve vaší síti. |
Pracovní relace podnikových skupin, kde mohou všichni účastníci sdílet a upravovat obsah schůzky. |
|
Všichni včetně uživatelů mimo naši společnost (bez omezení) |
Všichni pozvaní. |
Relace skupinové práce s uživateli, kteří nemají účet ve vaší síti. |
|
Zvolení uživatelé |
Vy a účastníci, které vyberete. |
Prezentace s více konkrétními prezentujícími. |
Poznámka: Pomocí možnosti Zvolení lidé se nedají jako prezentující pozvat externí účastníci nebo distribuční seznamy. Přístup k jednotlivým účastníkům můžete prezentujícímu udělit v konferenční místnosti.
Připojení ke schůzce
Na schůzku se můžete přihlásit pomocí odkazu na schůzku v pozvánce nebo kliknutím na kartu Připojit se ke schůzce ve webovém plánovači zahájit schůzku.
-
V seznamu Moje schůzky klikněte na schůzku.
-
Na stránce podrobností schůzky klikněte na Připojit se ke schůzce.
-
Lync schůzku otevře a umožní vám přihlásit se na ni.
Zobrazení nebo úprava existujících schůzek
Na kartě Moje schůzky webového plánovače se můžete podívat na všechny schůzky, které organizujete. Nezapomeňte ale, že Webový plánovač uvádí pouze schůzky, které organizujete, ne ty, na které jste dostali pozvánku.
-
Kliknutím na schůzku otevřete stránku s podrobnostmi o schůzce, která obsahuje stručný souhrn schůzky, sadu karet pro akce a informace o schůzce.
-
Klikněte na Upravit.
-
Udělejte potřebné změny a klikněte na Uložit.
-
Klikněte na OK v upozornění na úspěšné vytvoření a ověřte změněné informace.
Důležité informace: Při aktualizaci schůzky musíte účastníkům odeslat aktualizované informace ručně. Webový plánovač automaticky neaktualizuje kalendář.
-
Pokud jste k odeslání pozvánek použili iCalendar, znovu klikněte na Exportovat ve formátu iCalendar, aby se pozvánka otevřela, a odešlete aktualizaci.
-
Pokud jste zkopírovali podrobnosti o schůzce Lyncu do běžné pozvánky na schůzku, otevřete pozvánku, aktualizujte ji o nové podrobnosti o schůzce a znovu rozešlete účastníkům.
Odstranění nebo zrušení schůzky
Schůzky vyprší 14 dní po naplánovaném času ukončení, ale pokud chcete vyčistit webový plánovač nebo schůzku zrušit, můžete schůzku odstranit.
-
Na kartě Moje schůzky klikněte na schůzku, kterou chcete odstranit.
-
Na stránce podrobností o schůzce klikněte na kartu Odstranit schůzku.
-
V okně pro potvrzení klikněte na Ano.
Důležité informace: Oznámení o zrušení budete muset poslat všem účastníkům, protože webový plánovač kalendář automaticky neaktualizuje.
-
Pokud jste pozvánky odeslali pomocí iCalendaru, otevřete pozvánku a klikněte na Storno. Účastníkům se rozešle oznámení o zrušení.
-
Pokud jste podrobnosti o schůzce Lyncu zkopírovali do běžné pozvánky na schůzku, otevřete pozvánku a kliknutím na Storno odešlete pozvaným oznámení o zrušení.
