Základní úkoly v aplikaci Access 2010

Relační databáze v Accessu

Někdy potřebujete ke sledování těchto informací relační databázi – úložiště dat, které byly rozděleny do menších kolekcí dat (označované jako tabulky), aby se eliminovala redundance, a pak je vzájemně propojená na základě běžných bitů informací (označovaných jako pole). Například relační databáze pro plánování událostí může obsahovat tabulku s informacemi o zákaznící, tabulku s informacemi o dodavateli a tabulku s informacemi o událostech. Tabulka s informacemi o událostech může obsahovat pole, které ji spojuje s tabulkou zákazníka, a pole, které ji má propojit s tabulkou dodavatele. Tímto způsobem by se například při změně telefonního čísla dodavatele mohly informace změnit jednou v tabulce dodavatele, a ne ve všech událostech, které se dodavatele týkaly.

Access je nástroj, který můžete použít k rychlému a snadnému vývoji relačních databázových aplikací, které vám pomůžou spravovat informace. Můžete vytvořit databázi, která vám pomůže sledovat všechny druhy informací, jako je inventář, profesionální kontakty nebo obchodní procesy. Access ve skutečnosti obsahuje šablony, které můžete hned použít ke sledování nejrůznějších informací, což usnadňuje práci i začátečníkům.

Když otevřete Access

Když spustíte Access 2010, zobrazí se zobrazení Microsoft Office Backstage, kde můžete získat informace o aktuální databázi, vytvořit novou databázi, otevřít existující databázi a zobrazit doporučený obsah z Office.com.

Zobrazení Backstage obsahuje také mnoho dalších příkazů, které můžete použít k úpravě, údržbě nebo sdílení databází. Příkazy v zobrazení Backstage se obecně vztahují na celé databáze, ne na objekty uvnitř databáze.

Začátek stránky

Přidání tabulky

Novou tabulku můžete přidat do existující databáze pomocí nástrojů ve skupině Tabulky na kartě Vytvořit .

Bez ohledu na to, v jakém zobrazení začínáte, můžete kdykoli přepnout do druhého zobrazení pomocí tlačítek zobrazení na stavovém řádku okna Accessu.

Vytvoření prázdné tabulky v zobrazení Datový list    V zobrazení Datový list můžete data zadat okamžitě a nechat Access, aby sestavil strukturu tabulky na pozadí. Názvy polí se přiřazují číselně (Pole1, Pole2 atd.) a Access nastaví datový typ pole na základě zadaného typu dat.

1. Na kartě Vytvoření klikněte ve skupině Tabulky na položku Tabulka .

2. Access vytvoří tabulku a pak umístí kurzor do první prázdné buňky ve sloupci Kliknutím přidat .

3. Pokud chcete přidat data, začněte psát do první prázdné buňky nebo můžete vložit data z jiného zdroje, jak je popsáno dále v tomto článku.

   • Pokud chcete přejmenovat sloupec (pole), poklikejte na záhlaví sloupce a zadejte nový název.

     Tip: Každé pole pojmenujte smysluplně, abyste mohli zjistit, co obsahuje, aniž byste se museli dívat na data.

   • Pokud chcete sloupec přesunout, vyberte ho kliknutím na jeho záhlaví a přetáhněte ho na požadované místo. Můžete také vybrat několik souvislých sloupců a všechny je společně přetáhnout na nové místo.

     Pokud chcete do tabulky přidat další pole, můžete buď začít psát ve sloupci Kliknutím přidat v zobrazení Datový list, nebo můžete přidat nová pole pomocí příkazů ve skupině Přidat & Odstranit na kartě Pole .

Vytvoření tabulky v návrhovém zobrazení    V návrhovém zobrazení nejprve vytvoříte strukturu nové tabulky. Pak buď přepnete do zobrazení Datový list a zadáte data pomocí jiného způsobu, například formulářem.

Návrhové zobrazení není k dispozici pro tabulky ve webové databázi.

1. Na kartě Vytvoření klikněte ve skupině Tabulky na Návrh tabulky.

2. Pro každé pole v tabulce zadejte název do sloupce Název pole a pak vyberte datový typ ze seznamu Datový typ .

3. Do každého pole ve sloupci Popis můžete zadat další informace. Zadaný popis se zobrazí na stavovém řádku, pokud je v tomto poli kurzor, a používá se jako text stavového řádku pro všechny ovládací prvky, které vytvoříte přetažením pole z podokna Seznam polí do formuláře nebo sestavy, a pro všechny ovládací prvky, které pro toto pole vytvořil Průvodce formulářem nebo Průvodce sestavou.

4. Po přidání všech polí tabulku uložte:

   • Na kartě Soubor klikněte na možnost Uložit.

5. Do tabulky můžete kdykoli začít zadávat data tak, že přepnete do zobrazení Datový list, kliknete do první prázdné buňky a zadáte text. Můžete také vložit data z jiného zdroje, jak je popsáno v další části.

Vytvoření tabulky založené na sharepointovém seznamu    V sharepointovém seznamu můžou vaše data používat lidé, kteří nemají Přístup. Data seznamu se navíc ukládají na server, který obecně nabízí lepší ochranu před ztrátou dat než soubory uložené na stolním počítači. Můžete začít s novým seznamem nebo můžete vytvořit odkaz na existující seznam. Na sharepointovém webu, na kterém chcete vytvořit seznam, musíte mít dostatečná oprávnění. to se může lišit podle webu, proto se obraťte na správce SharePointu a požádejte o podrobnosti o vašich možnostech.

Tato funkce není k dispozici ve webové databázi.

1. Na kartě Vytvoření ve skupině Tabulky klikněte na Sharepointové seznamy.

2. K vytvoření standardního sharepointového seznamu, jako jsou kontakty nebo události, můžete použít některou ze šablon seznamů.

   Můžete také vytvořit vlastní seznam nebo propojit nebo importovat existující seznam. Vyberte požadovanou možnost.

3. Pokud zvolíte některou ze šablon seznamů nebo vytvoříte vlastní seznam, otevře se dialogové okno Vytvořit nový seznam , které vás provede procesem. Pokud se rozhodnete použít existující seznam, otevře se dialogové okno Načíst externí data , které vám pomůže.

Další informace o tabulkách najdete v článku Úvod do tabulek.

Začátek stránky

Vložení dat z jiného zdroje do accessové tabulky

Pokud jsou vaše data aktuálně uložená v jiné aplikaci, například v Excelu, můžete je zkopírovat a vložit do accessové tabulky. Obecně to funguje nejlépe, pokud jsou data už rozdělená do sloupců, jako jsou v excelovém listu. Pokud jsou vaše data v programu pro zpracování textu, měli byste nejprve oddělit sloupce dat pomocí tabulátorů nebo převést data na tabulku v programu pro zpracování textu a pak data zkopírovat. Pokud vaše data vyžadují úpravy nebo manipulaci (například oddělení celých jmen na křestní jméno a příjmení), můžete to udělat před kopírováním dat, zejména pokud nejste obeznámeni s Accessem.

Když vložíte data do prázdné tabulky, Access nastaví datový typ každého pole podle toho, jaký druh dat tam najde. Pokud například vložené pole neobsahuje nic kromě hodnot kalendářních dat, aplikace Access na toto pole použije datový typ Datum a čas. Pokud vložené pole obsahuje pouze slova "ano" a "ne", použije Access na pole datový typ Ano/Ne.

Access pole pojmenuje podle toho, co najde v prvním řádku vložených dat. Pokud je první řádek vložených dat typem podobný následujícím řádkům, Access určí, že první řádek je součástí dat, a přiřadí polím obecné názvy (Pole1, Pole2 atd.). Pokud první řádek vložených dat není podobný následujícím řádkům, Access použije první řádek jako názvy polí a vyloučí první řádek ve skutečných datech.

Pokud Access přiřadí obecné názvy polí, měli byste pole co nejdříve přejmenovat, abyste se vyhnuli nejasnostem. Postupujte takto:

1. Na kartě Soubor kliknutím na Uložit tabulku uložte.

2. V zobrazení Datový list poklikejte na záhlaví jednotlivých sloupců a zadejte název sloupce.

3. Uložte tabulku znovu.

Začátek stránky

Import nebo propojení dat z jiného zdroje

Možná máte data, která jste shromažďovali v jiném programu, který chcete v Accessu použít. Možná pracujete s lidmi, kteří ukládají svá data v jiných programech a chcete s jejich daty pracovat v Accessu. Nebo možná máte několik různorodých zdrojů dat a potřebujete "přistávací podložku", kde je můžete všechny spojit dohromady pro hlubší analýzu.

Access usnadňuje import nebo propojení dat z jiných programů. Data můžete přenést z excelového listu, z tabulky v jiné accessové databázi, ze sharepointového seznamu nebo z libovolného jiného zdroje. Proces se mírně liší v závislosti na zdroji dat, ale tyto pokyny vám pomůžou začít:

1. Na kartě Externí data klikněte ve skupině Importovat & Odkaz na příkaz pro typ souboru, ze kterého importujete.

   Pokud například importujete data z excelového listu, klikněte na Excel. Pokud nevidíte správný typ programu, klikněte na Další.

   Poznámka: Pokud ve skupině Importovat & Odkaz nemůžete najít správný typ formátu, možná budete muset spustit program, ve kterém jste data původně vytvořili, a pak pomocí tohoto programu uložit data ve formátu, který Access podporuje (například Textový soubor s oddělovači ), a pak data naimportovat nebo propojit.

2. V dialogovém okně Načíst externí data buď kliknutím na Procházet přejděte k souboru zdrojových dat, nebo zadejte úplnou cestu k souboru zdrojových dat do pole Název souboru .

3. Klikněte na požadovanou možnost v části Zadejte, jak a kam chcete data v aktuální databázi uložit. Můžete vytvořit novou tabulku pomocí importovaných dat nebo vytvořit propojenou tabulku, která udržuje propojení se zdrojem dat.

4. Klikněte na OK.

   V závislosti na vaší volbě se otevře dialogové okno Propojit objekty nebo Importovat objekty .

5. K dokončení procesu použijte dialogové okno. Přesný postup závisí na zvolené možnosti importu nebo propojení.

6. Na poslední stránce průvodce klikněte na Dokončit.

   Pokud jste se rozhodli importovat, Access se zeptá, jestli chcete uložit podrobnosti o operaci importu, kterou jste právě dokončili.

7. Pokud se domníváte, že budete znovu provádět stejnou operaci importu, klikněte na Uložit kroky importu a zadejte podrobnosti.

   Operaci importu pak můžete snadno reprodukovat kliknutím na Uložené importy ve skupině Import na kartě Externí data , kliknutím na specifikaci importu a následným kliknutím na Spustit.

8. Pokud nechcete uložit podrobnosti operace, klikněte na Zavřít.

Access naimportuje data do nové tabulky a pak tabulku zobrazí v části Tabulky v navigačním podokně.

Další informace o importu dat do Accessu najdete na odkazech v části Viz také v tomto článku.

Začátek stránky

Další kroky

Zbytek procesu návrhu se liší v závislosti na vašich cílech, ale pravděpodobně budete chtít zvážit vytváření dotazů, formulářů, sestav a maker. Tento článek neposkytuje informace o vytváření dalších databázových objektů.

Další informace najdete v těchto článcích:

• Úvod k dotazům

• Úvod k formulářům

• Úvod do sestav v Accessu

Začátek stránky

Import excelového listu do Accessu

Mnoho lidí začne zkoumat Access po prvním vytvoření seznamu v Excelu. Excel je skvělé místo pro vytvoření seznamu, ale s tím, jak se seznam rozrůstá, je těžší ho uspořádat a aktualizovat. Přesunutí seznamu do Accessu je obvykle dalším logickým krokem.

Tabulka databáze má podobnou strukturu jako list, protože data jsou uložená v řádcích a sloupcích. V důsledku toho je obvykle snadné importovat list do databázové tabulky. Hlavní rozdíl mezi ukládáním dat do listu a jejich uložením do databáze je v tom, jak jsou data uspořádaná. Jednoduchý import celého listu jako nové tabulky v databázi nevyřeší problémy spojené s uspořádáním a aktualizací dat, zejména pokud list obsahuje redundantní data. Pokud chcete tyto problémy vyřešit, musíte data tabulky rozdělit do samostatných tabulek, z nichž každá obsahuje související data. Další informace o uspořádání dat v tabulkách najdete v článku Základy návrhu databáze.

Access obsahuje Průvodce analyzátorem tabulky, který vám může pomoct tento proces dokončit. Po importu dat do tabulky vám průvodce pomůže tabulku rozdělit do samostatných tabulek, z nichž každá obsahuje data, která nejsou duplikována v žádné z ostatních tabulek. Průvodce také vytvoří potřebné relace mezi tabulkami.

Začátek stránky

Import excelového listu jako tabulky v nové databázi

1. Na kartě Soubor klikněte na Nový a potom klikněte na Prázdná databáze.

2. Do pole Název souboru zadejte název nové databáze a potom klikněte na Vytvořit.

   Otevře se nová databáze a Access vytvoří novou prázdnou tabulku Table1.

3. Zavřete tabulku Table1.

   Když se zobrazí dotaz, jestli chcete uložit změny návrhu tabulky Table1, klikněte na Ne.

4. Na kartě Externí data klikněte ve skupině Importovat & Odkaz na Excel.

5. V dialogovém okně Načíst externí data klikněte na Procházet.

6. K vyhledání souboru použijte dialogové okno Otevřít soubor.

7. Vyberte soubor a klikněte na Otevřít.

8. V dialogovém okně Načíst externí data se ujistěte, že je vybraná možnost Importovat zdrojová data do nové tabulky v aktuální databázi .

9. Klikněte na OK.

   Spustí se Průvodce importem tabulky a položí vám několik otázek týkajících se vašich dat.

10. Postupujte podle pokynů a kliknutím na Další nebo Zpět procházejte stránky. Na poslední stránce průvodce klikněte na Dokončit.

    Poznámka: Access se zeptá, jestli chcete uložit podrobnosti o operaci importu, kterou jste právě dokončili. Pokud se domníváte, že budete znovu provádět stejnou operaci importu, klikněte na Ano a zadejte podrobnosti. Operaci pak můžete v budoucnu snadno reprodukovat kliknutím na Uložené importy ve skupině Import na kartě Externí data . Pokud nechcete uložit podrobnosti operace, klikněte na Zavřít.

Access importuje data do nové tabulky a pak je zobrazí v části Všechny tabulky v navigačním podokně.

Začátek stránky

Uspořádání dat pomocí Průvodce analyzátorem tabulky

Po importu dat do accessové tabulky můžete pomocí Průvodce analyzátorem tabulky rychle identifikovat redundantní data. Průvodce pak nabízí jednoduchý způsob, jak data uspořádat do samostatných tabulek, aby byla uložena co nejefektivněji. Access zachová původní tabulku jako zálohu a pak vytvoří nové tabulky, které můžete použít jako základ pro vaši databázovou aplikaci.

1. Otevřete databázi Accessu obsahující tabulku, kterou chcete analyzovat.

2. Na kartě Databázové nástroje klikněte ve skupině Analyzovat na analyzovat tabulku.

   Spustí se Průvodce analyzátorem tabulky.

   První dvě stránky průvodce obsahují krátký kurz – včetně tlačítek, na které můžete kliknout a zobrazit příklady. Pokud úvodní stránky nevidíte, ale místo toho se zobrazí zaškrtávací políčko s popiskem Zobrazit úvodní stránky?, zaškrtněte toto políčko a pak dvakrát klikněte na Zpět , abyste zobrazili úvod. Pokud nechcete, aby se úvodní stránky po přečtení úvodní stránky znovu zobrazovaly, můžete zrušit zaškrtnutí políčka Zobrazit úvodní stránky? .

3. Na stránce Která tabulka obsahuje pole s hodnotami, které se opakují v mnoha záznamech? vyberte tabulku, kterou chcete analyzovat, a potom klikněte na Další.

4. Můžete nechat průvodce rozhodnout, která pole budou v jakých tabulkách, nebo můžete toto rozhodnutí provést sami. Pokud budete postupovat podle návrhů průvodce, můžete na další stránce průvodce dělat změny v rozložení tabulky.

   Poznámka: Pokud necháte průvodce rozhodnout, která pole se mají vložit do kterých tabulek, nemusí být jeho volby vždy vhodné pro vaše data, zejména pokud není příliš dat, se kterými by bylo možné pracovat. Měli byste pečlivě zkontrolovat výsledky průvodce. Na druhou stranu může průvodce navrhnout efektivnější organizaci, než o které uvažujete, takže je vhodné alespoň jednou zkusit rozhodnutí průvodce. Pokud se vám návrhy nelíbí, můžete i přesto změnit uspořádání polí ručně a kdykoli kliknout na Zpět a uspořádat všechna pole sami.

5. Klikněte na tlačítko Další. Na této stránce určíte, které tabulky obsahují která pole. Pokud jste se rozhodli nechat průvodce rozhodnout, měli byste vidět více tabulek propojených čarami relace. Jinak Access vytvoří jenom jednu tabulku obsahující všechna pole. V obou případech můžete na této stránce provádět změny.

   • Přetažením polí z tabulky do prázdné oblasti stránky můžete vytvořit novou tabulku, která tato pole obsahuje. Access vás vyzve k zadání názvu tabulky.

   • Pole z jedné tabulky do jiné můžete přetáhnout, pokud si myslíte, že se tam budou ukládat efektivněji.

   • Většina tabulek dostane ID nebo pole Vygenerované jedinečné ID . Další informace o polích ID získáte kliknutím na Tipy v pravém horním rohu průvodce.

   • Pokud chcete změnu vrátit zpět, klikněte na tlačítko Zpět .

   • Pokud chcete tabulku přejmenovat, poklikejte na její záhlaví, zadejte nový název a klikněte na OK.

6. Až budete mít pole uspořádaná požadovaným způsobem, klikněte na Další.

7. Pokud průvodce najde záznamy, které mají velmi podobné hodnoty, identifikuje tyto hodnoty jako možné typografické chyby a zobrazí obrazovku, kde můžete ověřit, co s nimi dělat. Posuňte se v seznamu a vyhledejte položky, které mají hodnoty ve sloupci Oprava , a potom klikněte na příslušnou položku v rozevíracím seznamu. Pokud chcete průvodci zabránit v provádění jakýchkoli změn hodnoty, vyberte (Ponechat tak, jak je). Až budete hotovi, klikněte na Další.

8. Průvodce se zeptá, jestli chcete vytvořit dotaz podobný původní tabulce. Pokud jste už vytvořili formuláře a sestavy založené na původní tabulce, je vhodné takový dotaz vytvořit. Pokud zvolíte Ano, vytvořit dotaz, průvodce přejmenuje původní tabulku tak, že k názvu tabulky připojí "_OLD" a pak pojmenuje nový dotaz pomocí názvu původní tabulky. Formuláře a sestavy, které byly založené na tabulce, teď používají dotaz na svá data a dál fungují stejně jako předtím.

9. Klikněte na Dokončit.

   Průvodce vytvoří nové tabulky podle zadání a pak je otevře. Po dokončení kontroly výsledků je zavřete.

Začátek stránky

Práce s daty z jiných programů

Access 2010 poskytuje funkce pro práci s daty, která jsou uložená v jiných programech.

Vytvoření nové accessové databáze, která odkazuje na data v jiném formátu souboru    Access můžete použít k otevření souboru v jiném formátu, jako je text, dBASE nebo tabulka. Access automaticky vytvoří accessovou databázi a soubor pro vás prováže.

1. Spusťte Access.

2. Na kartě Soubor klikněte na možnost Otevřít.

3. V dialogovém okně Otevřít klikněte v seznamu na typ souboru, který chcete otevřít. Pokud si nejste jistí typem souboru, klikněte na Všechny soubory (*.*).

4. V případě potřeby přejděte do složky obsahující soubor, který chcete otevřít. Když najdete soubor, otevřete ho poklikáním.

5. Postupujte podle pokynů v průvodci. Na poslední stránce průvodce klikněte na Dokončit.

Import nebo propojení dat s existující databází Accessu    Do tabulek Accessu můžete buď importovat data z jiných zdrojů a programů, aby byla obsažena v accessovém souboru, nebo můžete data propojit z Accessu, aby data zůstala v původním souboru (mimo soubor Accessu).

1. Na kartě Externí data klikněte ve skupině Importovat & Odkaz na formát, ve kterém jsou data uložená.

   Data můžete importovat nebo propojit z následujících zdrojů:

   • Excel    V excelovém sešitu můžete přenést data z listu nebo pojmenované oblasti. Každý list nebo pojmenovaná oblast musí být importována nebo propojena samostatně.

   • Access    To je velmi užitečné pro oddělení procesu od dat a vytvoření rozdělené databáze. To znamená, že můžete použít jednu databázi, která bude obsahovat všechny formuláře, sestavy a makra a uchovávat data v jiné databázi. Pak můžete vyvíjet vylepšení bez přerušení práce kohokoli. Můžete také kombinovat data z mnoha různých accessových databází do jedné, což usnadňuje sumarizace dat napříč odděleními nebo mezi obchodními partnery.

   • Databáze ODBC    Tento formát podporuje mnoho programů, včetně mnoha produktů databázových serverů. To vám pomůže vytvořit "cílové" databáze, ve kterých kombinujete data z různých systémů.

   • Textový soubor    Můžete se připojit k jednoduchému textovému souboru a dokonce můžete použít Access ke změně obsahu tohoto souboru. To může usnadnit využívání dat Accessu širokou škálou programů.

   • Soubor XML    Tento formát také nabízí kompatibilitu s celou řadou dalších programů, včetně některých webových serverů.

   • Sharepointový seznam    Díky tomu budou vaše data použitelná ve webovém prohlížeči, což je standardní způsob použití sharepointového seznamu.

   • Datové služby    Můžete se připojit k webovým datovým službám v rámci vašeho podniku.

   • Dokument HTML   

   • Složka Outlooku    Můžete se připojit ke složkám Outlooku, abyste snadněji integrovali své kontaktní informace se zbývajícími daty.

   • dBase soubor    dBase je oblíbený alternativní databázový systém, který je podporován Accessem.

     Zobrazí se dialogové okno Načíst externí data .

2. Postupujte podle pokynů v dialogovém okně.

   Access data naimportuje nebo propojí s vaší databází. U většiny formátů musíte zadat umístění dat a pak zvolit, jak se mají data ukládat do databáze.

Začátek stránky

Použití souboru databáze Accessu v několika verzích Accessu

Pokud jsou všechny tabulky, formuláře a další objekty starší verze accessové databáze obsaženy v jednom souboru a chcete databázi používat v několika verzích Accessu, můžete vytvořit novou front-end databázi v novější verzi a propojit ji s původním souborem. Uživatelé, kteří mají starší verzi Accessu, budou moct používat původní databázi. Uživatelé, kteří mají novější verzi, můžou použít novou front-end databázi k propojení se stejnými daty. Pokud potřebujete pojmout více verzí Accessu, můžete vytvořit několik front-endových verzí.

Začátek stránky

Použití front-endové/back-endové aplikace v několika verzích Accessu

Pokud je vaše accessová databáze již Front-end/back-end aplikace, můžete převést front-end na nový formát souboru. Back-endová databáze nevyžaduje žádné změny.

Následující postup ukazuje, jak pomocí příkazu Uložit databázi jako převést front-end databázi na některý ze tří nejnovějších formátů: Access 2000, Access 2002–2003 nebo Access 2007. Tento příkaz zachová původní databázi v původním formátu a vytvoří kopii ve formátu, který zadáte.

1. Zavřete front-end databázi. Pokud je soubor víceuživatelovou databází Accessu umístěnou na serveru nebo ve sdílené složce, ujistěte se, že ho nikdo jiný nemá otevřený.

2. Spusťte Access 2010.

3. Na kartě Soubor klikněte na možnost Otevřít.

4. Přejděte do umístění front-end databáze a poklikáním ji otevřete.

   Pokud se zobrazí dialogové okno Vylepšení databáze s dotazem, jestli chcete databázi vylepšit, klikněte na Ne.

5. Pokud se při otevření databáze zobrazí formulář, zavřete ho.

6. Na kartě Soubor klikněte na Uložit databázi jako.

7. V dialogovém okně Uložit jako zadejte název nové databáze.

8. Klikněte na Uložit.

Novou front-end databázi teď můžete vylepšit tak, aby podporovala nové funkce.

Začátek stránky