Základní úlohy pro desktopovou databázi Accessu

V tomto článku

• Volba šablony

• Vytvoření zcela nové databáze

• Přidání tabulky

• Kopírování a vkládání dat

• Import nebo propojení dat

• Uspořádání dat pomocí Analyzátoru tabulek

• Další kroky

Volba šablony

Access šablony obsahují předdefinované tabulky, dotazy, formuláře a sestavy, které jsou připravené k použití. Výběr šablon je první věc, které si všimnete, když začnete Access, a můžete najít další šablony online.

1. V Access klikněte na Soubor > Nový.

2. Vyberte šablonu desktopové databáze a do pole Název souboru zadejte název databáze. (Pokud nevidíte šablonu, která by vám fungovala, použijte pole Hledat šablony online .)

3. Můžete použít výchozí umístění, které se Access zobrazuje pod polem Název souboru , nebo můžete kliknout na ikonu složky a vybrat ho.

4. Klikněte na Vytvořit.

V závislosti na šabloně možná budete muset udělat některou z následujících věcí, abyste mohli začít:

• Pokud Access zobrazí dialogové okno Přihlášení s prázdným seznamem uživatelů:

  1. Klikněte na Nový uživatel.

  2. Vyplňte formulář Podrobnosti o uživateli .

  3. Klikněte na Uložit a zavřít.

  4. Vyberte uživatelské jméno, které jste právě zadali, a klikněte na Přihlásit se.

• Pokud Access na panelu zpráv zobrazí zprávu Upozornění zabezpečení a zdroji šablony důvěřujete, klikněte na Povolit obsah. Pokud databáze vyžaduje přihlášení, přihlaste se znovu.

Další informace najdete v tématu Vytvoření desktopové databáze Accessu ze šablony.

Vytvoření zcela nové databáze

Pokud žádná ze šablon nevyhovuje vašim potřebám, můžete začít s prázdnou desktopovou databází.

1. V Access klikněte na Nová > prázdná desktopová databáze.

2. Do pole Název souboru zadejte název databáze.

3. Můžete použít výchozí umístění, které se Access zobrazuje pod polem Název souboru , nebo můžete kliknout na ikonu složky a vybrat ho.

4. Klikněte na Vytvořit.

Přidání tabulky

V databázi jsou vaše informace uloženy ve více souvisejících tabulkách. Vytvoření tabulky:

1. Při prvním otevření databáze se v zobrazení Datový list zobrazí prázdná tabulka, do které můžete přidat data. Pokud chcete přidat další tabulku, klikněte na Vytvořit > tabulku. Můžete začít zadávat data do prázdného pole (buňky) nebo vložit data z jiného zdroje, například z Excel sešitu.

2. Pokud chcete přejmenovat sloupec (pole), poklikejte na záhlaví sloupce a zadejte nový název.

   Tip: Smysluplné názvy vám pomůžou zjistit, co jednotlivá pole obsahují, aniž byste viděli jeho obsah.

3. Klikněte na Soubor > Uložit.

• Pokud chcete přidat další pole, zadejte do sloupce Přidat kliknutím .

• Pokud chcete sloupec přesunout, vyberte ho kliknutím na jeho záhlaví a přetáhněte ho na požadované místo. Můžete také vybrat souvislé sloupce a přetáhnout je všechny na nové místo.

Další informace najdete v článku Úvod do tabulek.

Kopírování a vkládání dat

Do Access tabulky můžete kopírovat a vkládat data z jiného programu, jako je Excel nebo Word. To funguje nejlépe, pokud jsou data rozdělená do sloupců. Pokud jsou data v programu pro zpracování textu, jako je například Word, použijte před kopírováním buď značky k oddělení sloupců, nebo je převeďte do formátu tabulky.

1. Pokud je potřeba data upravit, například oddělit jména a příjmení, udělejte to jako první ve zdrojovém programu.

2. Otevřete zdroj a zkopírujte data (Ctrl + C).

3. Otevřete tabulku Access, do které chcete data přidat, v zobrazení Datový list a vložte ji (Ctrl +V).

4. Poklikejte na záhlaví jednotlivých sloupců a zadejte smysluplný název.

5. Klikněte na Soubor > Uložit a pojmenujte novou tabulku.

   Poznámka:  Access nastaví datový typ každého pole na základě informací, které vložíte do prvního řádku každého sloupce, proto se ujistěte, že informace v následujících řádcích odpovídají prvnímu řádku.

Import nebo propojení dat

Můžete buď importovat data z jiných zdrojů, nebo je můžete propojit z Access, aniž byste přesunuli informace z místa, kde jsou uloženy. Propojení může být dobrou volbou, pokud máte více uživatelů, kteří aktualizují data a chcete se ujistit, že se zobrazuje nejnovější verze, nebo pokud chcete ušetřit místo v úložišti. Můžete zvolit, jestli chcete propojit nebo importovat data pro většinu formátů. Další informace najdete v tématu Import nebo propojení dat v jiné accessové databázi .

Proces se mírně liší v závislosti na zdroji dat, ale tyto pokyny vám pomůžou začít:

1. Na kartě Externí data klikněte ve skupině Importovat & Odkaz na nový zdroj dat a pak vyberte formát dat, ze které budete importovat nebo na který chcete odkazovat z uvedených možností podnabídky.

   Poznámka: Pokud stále nemůžete najít správný formát, možná budete muset data nejprve exportovat do formátu souboru, který Access podporuje (například textový soubor s oddělovači).

2. Postupujte podle pokynů v dialogovém okně Načíst externí data .

Po propojení jsou některé formáty dostupné jen pro čtení. Tady jsou externí zdroje, ze kterého můžete importovat data nebo propojení:

Další informace najdete v tématu Import nebo propojení dat v jiné accessové databázi.

Uspořádání dat pomocí Analyzátoru tabulek

K rychlé identifikaci redundantních dat můžete použít Průvodce analyzátorem tabulky. Průvodce pak nabízí jednoduchý způsob uspořádání dat do samostatných tabulek. Access zachová původní tabulku jako zálohu.

1. Otevřete Access databázi obsahující tabulku, kterou chcete analyzovat.

2. Klikněte na Databázové nástroje > Analyzovat tabulku.

   První dvě stránky průvodce obsahují krátký kurz s příklady. Pokud se zobrazí zaškrtávací políčko s názvem Zobrazit úvodní stránky?, zaškrtněte ho a potom dvakrát klikněte na Zpět , aby se zobrazil úvod. Pokud nechcete, aby se úvodní stránky znovu zobrazovaly, zrušte zaškrtnutí políčka Zobrazit úvodní stránky?

Další informace najdete v tématu Normalizace dat pomocí Analyzátoru tabulek.

Začátek stránky

Další kroky

Zbytek procesu návrhu se liší v závislosti na tom, co chcete udělat, ale pravděpodobně budete chtít zvážit vytváření dotazů, formulářů, sestav a maker. Tyto články vám můžou pomoct:

• Úvod do tabulek

• Úvod k dotazům

• Vytvoření formuláře Accessu

• Úvod do sestav v Accessu

• Ochrana dat pomocí procesů zálohování a obnovení

Začátek stránky