Zobrazení součtů sloupců v datovém listu pomocí řádku souhrnů

Řádek Souhrny v Access vám pomůže rychle zjistit, jaké jsou součty sloupců v datovém listu. Například v tabulce informací o nákupu můžeme zobrazit součet ceny nebo zakoupených jednotek nebo celkový počet položek tak, že do datového listu přidáme řádek Souhrny:

Řádek souhrnů naplněný souhrnnými daty

Poznámka: Pokud chcete zobrazit hodnotu Součet pro sloupec, musí být datový typ sloupce nastavený na Číslo, Desetinné číslo nebo Měna. U nečíselných sloupců můžete vybrat jenom typ celkový počet.

Přidání řádku souhrnů

V navigačním podokně poklikejte na tabulku, dotaz nebo rozdělený formulář. Tím ho otevřete v zobrazení Datový list.
Na kartě Domů klikněte ve skupině Záznamy na Souhrny.

Na konec datového listu se přidá řádek, který má v prvním sloupci slovo Součet.
Klikněte do každé buňky na řádku Součet, ve které chcete zobrazit souhrn, a vyberte požadovaný typ souhrnu.

Výběr typu souhrnu

Po přidání řádku Součet vyberete u jednotlivých sloupců typ souhrnné hodnoty, která se má zobrazit. Pokud je například datový typ nastavený na Číslo, Desetinné číslo nebo Měna, dají se jako souhrny zobrazit třeba součty. Když je datový typ sloupce nastavený na Text, dá se zobrazit počet hodnot.

Pojďme si nechat datový list v tomto příkladu zobrazit celkovou součet ve sloupcích Nákupní cena a Zakoupené jednotky a celkový počet pro sloupec Položka na následujícím obrázku:

Místo slova Součet v prvním sloupci můžeme zobrazit celkový počet záznamů. Klikněte na řádek souhrnů pro sloupec Položka, klikněte na šipku a vyberte Počet, abyste viděli celkový počet nebo počet položek.
Dál klikněte na šipku ve sloupci Nákupní cena a vyberte Součet. Zobrazíte tak celkovou nákupní cenu všech položek.
Opakujte předchozí krok ve sloupci Počet zakoupených kusů. Zobrazíte tak celkový počet zakoupených kusů.

Poznámka: I když řádek Souhrn nejde odstranit ani vyjmout, můžete ho skrýt kliknutím na Souhrny na kartě Domů.

Vysvětlení funkce Součet a dalších agregačních funkcí

Agregační funkce provádějí výpočty se sloupci dat a vracejí jeden výsledek. Agregační funkce se používají, když potřebujete vypočítat jednu hodnotu, jako je součet nebo průměr. Až budete pokračovat, nezapomeňte, že používáte agregační funkce se sloupci dat. Může to vypadat jako zřejmé tvrzení, ale když navrhujete a používáte databázi, obvykle se zaměřujete na řádky dat a jednotlivé záznamy – zajistíte, aby uživatelé mohli zadat data do pole, přesunout kurzor doprava nebo doleva a vyplnit další pole atd. Naopak pomocí agregačních funkcí se zaměřujete na skupiny záznamů ve sloupcích.

Předpokládejme například, že používáte Access k ukládání a sledování prodejních dat. Pomocí agregačních funkcí můžete spočítat počet prodaných produktů v jednom sloupci, vypočítat celkové částky prodejů ve druhém sloupci a vypočítat průměrný objem prodeje jednotlivých produktů ve třetím sloupci.

Tato tabulka obsahuje a popisuje agregační funkce, které Access poskytuje v řádku souhrnů. Nezapomeňte, že Access obsahuje další agregační funkce, ale musíte je používat v dotazech.

Funkce	Popis	Používá se s datovými typy	Je dostupná v řádku souhrnů?
Průměr	Vypočítá průměrnou hodnotu sloupce. Sloupec musí obsahovat číselná, měnová nebo kalendářní a časová data. Funkce ignoruje hodnoty null.	Číslo, desetinné číslo, měna, datum/čas	Ano
Počet	Vypočítá počet položek ve sloupci.	Všechny datové typy, s výjimkou složitých opakujících se skalárních dat, třeba sloupec se seznamy s více hodnotami. Další informace o seznamech s více hodnotami najdete v článcích Průvodce poli s více hodnotami a Vytvoření nebo odstranění pole s více hodnotami.	Ano
Maximum	Vrátí položku s nejvyšší hodnotou. U textových dat má nejvyšší hodnotu poslední hodnota v abecedě (Access ignoruje velká a malá písmena). Funkce ignoruje hodnoty null.	Číslo, desetinné číslo, měna, datum/čas	Ano
Minimum	Vrátí položku s nejnižší hodnotou. U textových dat má nejnižší hodnotu první hodnota v abecedě (Access ignoruje velká a malá písmena). Funkce ignoruje hodnoty null.	Číslo, desetinné číslo, měna, datum/čas	Ano
Směrodatná odchylka	Určuje, do jaké míry jsou hodnoty vzdáleny od středové hodnoty (průměru). Další informace najdete v tématu Informace o funkcích Směrodatná odchylka a Rozptyl v další části.	Číslo, desetinné číslo, měna	Ano
Součet	Sečte položky ve sloupci. Funguje jenom s číselnými a měnovými daty.	Číslo, desetinné číslo, měna	Ano
Rozptyl	Měří statistickou odchylku všech hodnot ve sloupci. Tuto funkci můžete použít jen na číselná a měnová data. Pokud tabulka obsahuje méně než dva řádky, Access vrátí hodnotu null. Další informace o rozptylových funkcích najdete v tématu Informace o funkcích Směrodatná odchylka a Rozptyl v další části.	Číslo, desetinné číslo, měna	Ano

Informace o funkcích Směrodatná odchylka a Rozptyl

Funkce Směrodatná odchylka a Rozptyl počítají statistické hodnoty. Konkrétně počítají, kde se hodnoty vyskytují okolo své střední hodnoty (průměru) při standardní distribuci (Gaussova křivka).

Předpokládejme například, že náhodně shromáždíte 10 nástrojů orazítkovaných ze stejného stroje a změříte je z důvodu pevnosti zlomu – proces, který testuje stroj a vaše míry kontroly kvality. Pokud vypočítáte průměrnou mez pevnosti, uvidíte, že většina nástrojů má tuto mez blízko tomuto průměru, zatímco jen málo jich má mez větší a menší. Pokud ovšem vypočítáte jenom průměrnou mez, neřekne vám tato hodnota, jak dobře funguje váš proces řízení kvality, protože několik výjimečně odolných nebo neodolných nástrojů může vychýlit průměr nahoru nebo dolů.

Funkce Rozptyl a Směrodatná odchylka tento problém řeší tak, že vám řeknou, jak blízko jsou vaše hodnoty u střední hodnoty. U meze pevnosti bude platit, že menší čísla vrácená jednou z těchto funkcí označují, že vaše výrobní procesy fungují dobře, protože málo nástrojů má nadprůměrnou nebo podprůměrnou mez pevnosti.

Vyčerpávající informace o rozptylu a směrodatné odchylce jsou nad rámec tohoto článku. K oběma tématům je dostupných nespočet statistických webů, kde najdete více informací. Až budete používat funkce Rozptyl a Směrodatná odchylka, nezapomeňte na tato pravidla: