Zvyšování povědomí o značce pomocí opakovaně použitelného textu e-mailu

Byla vám dnes desetkrát položena stejná otázka v e-mailu? Ušetřete čas a zajistěte konzistenci e-mailové komunikace s opakovaně použitelným textem. Bloky obsahu z Word nebo OneNotu můžete zkopírovat do Outlooku a pak je uložit do galerie Rychlých částí Outlooku, abyste mohli reagovat na běžné dotazy zákazníků.

Zajištění konzistence značky s barvami

Barvy v logu, textu a celkové komunikaci jsou důležitou součástí vytváření identity vaší značky. V následujícím bloku textu jsme použili barvu značky Fabrikam pro text záhlaví bloku textu. Tady je postup, jak nastavit text na určitou barvu. V tomto příkladu nastavíme barvu textu v Word na hodnotu RGB 241,90,43.

1. V Word vyberte text, který chcete přebarvit, klikněte pravým tlačítkem myši a pak vyberte šipku dolů u tlačítka Barva písma.

2. Vyberte Další barvy a pak vyberte kartu Vlastní .

3. Nastavte červené, zelené a modré hodnoty na 241, 90, 41, jak je znázorněno v následujícím příkladu, a pak vyberte OK.
   
   

Kopírování obsahu z Word do Outlooku

1. V Outlooku vyberte Nový Email.

2. V Word vyberte blok obsahu, který chcete zkopírovat, a potom stisknutím kombinace kláves CTRL+C zkopírujte.

3. Umístěte kurzor do zprávy Outlooku na místo, kam chcete vložit obsah, a klikněte na CTRL+V.

Když kopírujete obsah z Word do Outlooku, budete možná muset před uložením obsahu do galerie Rychlé části udělat několik úprav mezer. Po dokončení by váš obsah měl vypadat podobně jako v následujícím příkladu.

Pokud máte blok obsahu formátovaný podle pokynů pro vaši značku, můžete ho uložit do galerie Rychlé části, abyste ho mohli pravidelně používat v e-mailové komunikaci se zákazníky.

1. Ve zprávě Outlooku vyberte veškerý obsah, který chcete uložit jako rychlou část, jak je znázorněno v následujícím příkladu.
   
   

2. V řádku nabídek vyberte Vložit.

3. Rozbalte okno zprávy a pak ve skupině Text vyberte Rychlé části.

4. Vyberte Uložit výběr do galerie rychlých částí.

5. V dialogovém okně Vytvořit nový stavební blok zadejte název části, vyplňte ostatní možnosti a klikněte na OK.

V e-mailové komunikaci se zákazníky můžete zkombinovat bloky opakovaně použitelného obsahu a vytvořit tak úplnou zprávu. V tomto příkladu jednoduše přidáme blok obsahu Fabrikam Demo, který jsme uložili v předchozí části tohoto příkladu.

1. V Outlooku vyberte Nový Email.

2. Umístěte kurzor na místo, kam chcete vložit výběr z Galerie rychlých částí.

3. Na kartě Vložení klikněte ve skupině Text na Rychlé části a potom klikněte na větu, frázi nebo jiný uložený výběr, který chcete znovu použít.
   
   

4. Text se zobrazí v e-mailu, jak je znázorněno na následujícím obrázku.
   
   

Teď, když jste vytvořili opakovaně použitelný text e-mailu, budete ho chtít sdílet s ostatními uživateli ve vaší firmě. Opakovaně použitelný text můžete snadno sdílet tak, že do zprávy zahrnete text, který chcete sdílet. Spolu s opakovaně použitelným textem obsahují pokyny, jak text uložit do rychlých částí a přidat ho do e-mailu. Do e-mailu přidejte následující pokyny.

1. Postupujte podle pokynů v kroku 3 a přidejte opakovaně použitelný blok obsahu do e-mailové zprávy a pak zkopírujte pokyny z kroku 2, jak uložit rychlou část, a krok 3 pro použití rychlé části.

2. Pošlete tento e-mail lidem ve vaší firmě, kteří budou používat opakovaně použitelný obsah.