Chcete-li zajistit, aby aplikace Word mohla vyhledat v datovém souboru sloupec odpovídající každé adrese nebo prvku pozdravu, bude pravděpodobně nutné propojit pole hromadné korespondence v aplikaci Word se sloupci v datovém souboru.
Po kliknutí na Shoda polí ve skupině Zapsat & vložit pole na kartě Korespondence se otevře dialogové okno Shoda polí .
Prvky adresy a pozdravu jsou uvedeny vlevo. Záhlaví sloupců z datového souboru jsou uvedena vpravo.
Word vyhledá sloupec, který odpovídá každému prvku. Na obrázku Word automaticky spároval sloupec Titul v datovém souboru se zdvořilostním oslovením. Jiným prvkům Word však nedokázal odpovídat. Z tohoto datového souboru například nenajde aplikace Word shodu pro druhé jméno.
V seznamu vpravo můžete z datového souboru vybrat sloupec, který odpovídá prvku vlevo. Je v pořádku, že se neshoduje zdvořilostní titul, jedinečný identifikátor . Štítek hromadné korespondence nemusí používat všechna pole. Pokud přidáte pole, které neobsahuje data z datového souboru, zobrazí se ve sloučeném dokumentu jako prázdný zástupný symbol – zpravidla jako prázdný řádek nebo skryté pole.