Denne artikel giver en kort oversigt over databaser – hvad det er for noget, hvorfor de kan være nyttige, og hvad de forskellige dele af en database bruges til. Terminologien er tilpasset MicrosoftAccess-databaser, men koncepterne gælder for alle databaseprodukter.
I denne artikel
Hvad er en database?
En database er et værktøj til at indsamle og organisere oplysninger. Databaser kan lagre oplysninger om personer, produkter, ordrer eller andet. Mange databaser starter som en liste i et tekstbehandlingsprogram eller regneark. Når listen bliver større, begynder der at forekomme overflødigheder og uoverensstemmelser i dataene. Dataene bliver svære at forstå i listeform, og der er begrænsede måder at søge på eller udtrække delmængder af data til gennemsyn. Når disse problemer begynder at forekomme, er det en god ide at overføre data til en database, der er oprettet af et databasestyringssystem (DBMS), f.eks Access.
En elektronisk database er en beholder af objekter. En database kan indeholde mere end én tabel. Eksempelvis er et lagersporingssystem, der bruger tre tabeller, ikke tre databaser, men én database, der indeholder tre tabeller. Medmindre den er specifikt udviklet til at bruge data eller kode fra en anden kilde, gemmer en Access-database sine tabeller i en enkelt fil sammen med andre objekter, f.eks. formularer, rapporter, makroer og moduler. Databaser oprettet i Access 2007-2016-format (som også bruges af Access til Microsoft 365, Access 2024, Access 2021 og Access 2019) har filtypenavnet .accdb, og databaser oprettet i tidligere Access-formater har filtypenavnet .mdb.
Du kan bruge Access til at:
- Tilføje ny data til en database, som f.eks. et nyt element i en lagerbeholdning
- Redigere eksisterende data i databasen, eksempelvis ændring af den nuværende placering af et element
- Slette oplysninger, hvis et element måske er blevet solgt eller kasseret
- Organisere og se dataene på forskellige måder
- Dele dataene med andre vha. rapporter, e-mails, et intranet eller internettet
Delene af en Access-database
De følgende afsnit indeholder korte beskrivelser af delene i en typisk Access-database.
Tabeller
En databasetabel ligner et regneark på den måde, at dataene lagres i rækker og kolonner. Derfor er det som regel ret nemt at importere et regneark i en databasetabel. Den væsentligste forskel mellem at gemme din data i et regneark og at gemme den i en database er, hvordan dataene bliver organiseret.
For at gøre databasen så fleksibel som muligt skal dataene være struktureret i tabeller, så der ikke forekommer redundans. Hvis du f.eks. lagrer oplysninger om medarbejdere, skal hver medarbejder kun indtastes én gang i en tabel, der er konfigureret til kun at indeholde medarbejderdata. Data om produkter lagres i deres egen tabel, og data om afdelingskontorer lagres i en anden tabel. Denne proces kaldes normalisering.
Hver række i en tabel kaldes en post. Poster er det sted, hvor de enkelte oplysninger gemmes. Hver post består af et eller flere felter. Felter svarer til kolonnerne i tabellen. Du kan f.eks. have en tabel med navnet "Medarbejdere", hvor de enkelte poster (rækker) indeholder oplysninger om de forskellige medarbejdere, og de enkelte felter (kolonner) indeholder forskellige typer oplysninger, f.eks. fornavn, efternavn, adresse osv. Felter skal angives som en bestemt datatype, uanset om det er tekst, dato eller klokkeslæt, tal eller en anden type.
Man kan også beskrive poster og felter ved at tænke på de kartotekskort, man havde på bibliotekerne i gamle dage. Hvert kort i kabinettet svarer til en post i databasen. Hver oplysning på et individuelt kort (forfatter, titel osv.) svarer til et felt i databasen.
Du kan finde flere oplysninger om tabeller i artiklen Introduktion til tabeller.
Formularer
Formularer gør det muligt for dig at oprette en brugergrænseflade, hvori du kan indtaste og redigere dine data. Formularer indeholder ofte kommandoknapper og andre redskaber, som udfører forskellige opgaver. Du kan oprette en database uden brug af formularer ved kun at indtaste dine oplysninger i tabellens datablade. De fleste databasebrugere foretrækker dog at bruge formularer til at få vist, indtaste og redigere oplysninger i tabellerne.
Du kan programmere kommandoknapper til at fastsætte, hvilke data der vises i formularen, til at åbne andre formularer eller rapporter, eller til at udføre en række andre opgaver. Du kan f.eks. have en formular med navnet "Kundeformular", hvori du arbejder med kundedata. Kundeformularen kan have en knap, der åbner en ordreformular, hvor du kan indtaste en ny ordre for den pågældende kunde.
Formularer giver dig også lov til at kontrollere, hvordan andre brugere kan arbejde med oplysningerne i databasen. Du kan eksempelvis lave en formular, som kun viser specifikke felter og kun tillader, at visse handlinger udføres. Dette er med til at beskytte dataene og sikre, at de bliver indtastet ordentligt.
Du kan finde flere oplysninger om formularer i artiklen Introduktion til formularer.
Rapporter
Rapporter bliver brugt til at formatere, opsummere og præsentere data. En rapport besvarer normalt et specifikt spørgsmål, såsom: "Hvor mange penge modtog vi fra hver kunde i år?" eller "Hvilke byer er vore kunder placeret i?" Hver rapport kan formateres til at præsentere oplysningerne på den mest læsbare måde.
En rapport kan køres når som helst, og den afspejler altid de aktuelle data i databasen. Rapporter er generelt formateret til udskrift, men de kan også ses på skærmen, eksporteres til et andet program, eller sendes som vedhæftning til en e-mail.
Du kan finde flere oplysninger om rapporter i artiklen Introduktion til rapporter i Access.
Forespørgsler
Forespørgsler kan udføre mange forskellige funktioner i en database. Deres mest almindelige funktion er at hente specifikke data fra tabellerne. De data, som du ønsker at se, er som regel spredt ud på adskillige tabeller, og forespørgsler tillader dig at se dataene i et enkelt dataark. Eftersom du normalt ikke ønsker at se alle poster på samme tid, tillader forespørgsler dig at tilføje kriterier, så du kan "filtrere" dataene ned til dine ønskede poster.
Visse forespørgsler er "opdaterbare", hvilket betyder, at du kan redigere dataene i de underliggende tabeller via forespørgselsdataarket. Hvis du arbejder i en opdaterbar forespørgsel, skal du huske på, at dine ændringer faktisk sker i tabellerne og ikke kun i forespørgselsdataarket.
Forespørgsler findes i varianter: udvælgelsesforespørgsel eller handlingsforespørgsler. En udvælgelsesforespørgsel henter kun dataene og gør dem tilgængelige til brug. Du kan se resultaterne af forespørgslen på skærmen, udskrive den eller kopiere den til udklipsholderen. Eller du kan bruge outputtet fra forespørgslen som postkilde til en formular eller rapport.
En handlingsforespørgsel udfører, som navnet indikerer, en opgave med dataene. Handlingsforespørgsler kan bruges til at oprette nye tabeller, tilføje data til eksisterende tabeller, opdatere data eller slette data.
Du kan finde flere oplysninger om forespørgsler i artiklen Introduktion til forespørgsler.
Makroer
Makroer i Access kan betragtes som et forenklet programmeringssprog, som du kan bruge til at føje funktionalitet til databasen. Du kan f.eks. knytte en makro til en kommandoknap på en formular, så makroen køres, hver gang der klikkes på knappen. Makroer indeholder handlinger, der udfører opgaver, f.eks. åbning af en rapport, kørsel af en forespørgsel eller lukning af databasen. De fleste databasehandlinger, som du udfører manuelt, kan automatiseres ved hjælp af makroer, så du kan spare god tid ved at bruge disse værktøjer.
Du kan finde flere oplysninger om makroer i artiklen Introduktion til Access-programmering.
Moduler
Moduler er ligesom makroer objekter, du kan bruge til at føje funktionalitet til databasen. Mens du opretter makroer i Access ved at vælge på en liste over makrohandlinger, skriver du moduler i programmeringssproget Visual Basic for Applications (VBA). Et modul er en samling af erklæringer, udsagn og procedurer, som er gemt sammen som en enhed. Et modul kan enten være et klassemodul eller et standardmodul. Klassemoduler er knyttet til formularer eller rapporter og indeholder normalt procedurer, som er specifikke for den formular eller rapport, de er knyttet til. Standard-moduler indeholder generelle procedurer, der ikke er knyttet til andre objekter. Standard-moduler er angivet under Moduler i navigationsruden, mens klassemoduler ikke er.
Du kan finde flere oplysninger om moduler i artiklen Introduktion til Access-programmering.