Bruge Access eller Excel til at håndtere data

Access og Microsoft Excel har mange ligheder, så det kan være svært at beslutte, hvilket program du skal bruge. Begge programmer kan f.eks. lagre store mængder data, køre effektive forespørgsler og analyseværktøjer for at opdele data og udføre avancerede beregninger, der returnerer de data, du har brug for.

Hvert program har dog klare fordele, afhængigt af den type data, du administrerer, og hvad du vil gøre med disse data. Hvis du f.eks. vil bevare dataintegriteten i et format, som flere brugere kan få adgang til, er Access det bedste valg. Excel er bedre egnet til komplekse numeriske data, som du vil analysere i dybden.

I mange tilfælde kan du bruge begge programmer og anvende dem til det formål, som de er bedst egnet til. Generelt er Access bedre til administration af data: Det hjælper dig med at holde data organiseret, nemme at søge i og tilgængelige for flere brugere på samme tid. Excel er generelt bedre til analyse af data: det udfører komplekse beregninger, udforsker mulige resultater og producerer diagrammer af høj kvalitet. Hvis du bruger Access til at gemme dine data, og Excel til at analysere dem, kan du få fordelene ved begge programmer.

Excel understøtter også samtidig redigering i realtid, så flere personer kan redigere den samme projektmappe på samme tid på tværs af enheder. Access bruges typisk til strukturerede scenarier med flerbrugerdatabaser i Windows.

Før du beslutter, hvilket program du vil bruge, skal du sammenligne fordelene ved hvert program, finde ud af, hvornår det er bedst at bruge det ene eller det andet, og finde ud af, hvordan du kan arbejde med begge programmer for at opnå præcis de resultater, du ønsker.

Sammenlign fordelene ved hvert program

Det er vigtigt at vælge det rigtige program, hvis du vil have adgang til og opdatere dine oplysninger med maksimal ydeevne og nøjagtighed. Du kan finde ud af, hvilket program der er bedst egnet til de opgaver, du vil udføre, ved at sammenligne fordelene ved hvert program med hensyn til datalagring, dataanalyse, flerbrugersamarbejde og sikkerhed.

Datalager

Flade kontra relationelle data For at afgøre, hvilket program der er bedst til lagring af dine data, skal du stille dig selv følgende spørgsmål: Er dataene relationelle eller ej? Data, som du effektivt kan rumme i en enkelt tabel eller et enkelt regneark, kaldes flade eller ikke-relationelle data. Hvis du f.eks. vil oprette en simpel liste over kunder med kun én adresse og kontaktperson for hver kunde, kan Excel være det bedste valg. Men hvis du vil gemme en mere kompleks kundeliste, der indeholder fakturerings- og leveringsadresser for hver kunde eller flere kontaktpersoner for hver kunde, er Access den bedste løsning.

I en relationsdatabase kan du organisere oplysningerne i flere tabeller. I en veldesignet relationsdatabase er hver tabel flad og indeholder kun oplysninger om én type data. Hvis du f.eks. opretter en kundedatabase, findes navnene på kunderne i én tabel, mens disse kunders fakturerings- og leveringsadresser findes i en separat tabel. Det er en god ide at gemme adresser adskilt fra navne, da hver kunde kan have mere end én adresse, og du vil kunne angive flere adresser for hver kunde uden at skulle indtaste kundenavnet for hver adresse igen.

Lokale kontra eksterne data Du kan bruge Access til at oprette forbindelse til data fra en række eksterne datakilder, så du kan få vist, forespørge på og redigere disse data uden at importere dem. Access indeholder f.eks. kommandoer til at oprette forbindelse til eksisterende data i en Microsoft SQL Server-database, en dBASE-fil eller en Outlook-mappe samt mange andre datakilder. Du kan bruge Excel til at oprette forbindelse til en lang række datakilder, herunder Access-, SQL Server- og Analysis Services-databaser, tekst- og XML-filer samt ODBC- og OLE DB-datakilder. Du kan dog ikke redigere dataene for at ændre kildedataene via Excel-brugergrænsefladen.

Både Access og Excel indeholder kommandoer til at oprette forbindelse til data i Windows SharePoint Services-lister. Men Excel indeholder kun en skrivebeskyttet forbindelse til SharePoint-lister. mens Access giver dig mulighed for at læse fra og skrive data til SharePoint-lister.

Dataintegritet versus fleksibilitet Entydige identifikatorer hjælper med at bevare integriteten af dine data, og de sikrer, at ikke to rækker (eller poster), der indeholder nøjagtigt de samme data. Entydige id'er er også den hurtigste måde at hente data på, når du søger på eller sorterer dine data. I Access kan du bruge datatypen Autonummerering til automatisk at oprette et entydigt id for hver post. Du kan derefter bruge disse id'er til at relatere poster i én tabel til en eller flere poster i en anden tabel.

Den struktur, som Access anvender på dine data, hjælper med at sikre dataintegriteten. Access kan kræve, at nye poster i en tabel har en eksisterende tilsvarende værdi i en anden tabel, så du ikke kan oprette horeungeposter. Du vil f.eks. ikke have en ordre, der ikke indeholder kundeoplysninger. Access kan kræve, at hver ny post i tabellen Ordrer har en tilsvarende kundeværdi i tabellen Kunder. Denne påkrævede værdikorrespondance kaldes referentiel integritet.

Du kan også angive dine egne betingelser og regler for yderligere at sikre, at data angives korrekt. I Excel kan du angive data på en mere fri måde, men da Excel ikke understøtter relationelle data, kan det ikke understøtte referentiel integritet. Du kan dog bruge kommandoen Datavalidering til at styre dataindtastning i Excel.

Dataanalyse

Forespørgsel Hvis du ofte er nødt til at få vist dine data på forskellige måder, afhængigt af ændrede betingelser eller hændelser, kan Access være det bedste valg til at lagre og arbejde med dine data. Access gør det muligt at bruge SQL-forespørgsler (Structured Query Language) til hurtigt at hente de rækker og kolonner med data, du ønsker, uanset om dataene findes i en eller flere tabeller. Du kan også bruge udtryk i forespørgsler til at oprette beregnede felter. Brugen af et udtryk i Access svarer til processen med at bruge formler i Excel til at beregne værdier. Du kan også bruge forespørgsler i Access til at opsummere data og præsentere aggregatværdier, f.eks. summer, gennemsnit og optællinger.

Modellering I Excel kan du bruge what if-analyseværktøjer til at forudsige resultatet af en regnearksmodel. What if-analyser giver dig mulighed for at køre forskellige scenarier på dine data, f.eks. bedst tænkelige og værst tænkelige scenarier, og sammenligne resultatdata for flere scenarier i en oversigtsrapport. Ingen lignende funktioner er tilgængelige i Access.

Pivotering og oprettelse af diagrammer I begge programmer kan du oprette pivottabeller og pivottabeldiagrammer. Excel indeholder dog mere avancerede rapporterings- og diagramfunktioner til pivottabeller, end Access har. Hvis du planlægger at oprette omfattende pivottabeller rapporter eller regelmæssigt levere diagrammer med et professionelt udseende, skal du bruge pivottabelrapportering eller pivottabeldiagrammer i Excel i stedet for de samme funktioner i Access.

Samarbejd mellem flere brugere

Både Access og Excel understøtter samarbejdsmiljøer, f.eks. Windows SharePoint Services og netværksfilshares. De varierer dog i måden, hvorpå flere brugere får adgang til data.

Adgang for flere brugere til data Under normal drift giver Access flere brugere mulighed for at åbne en enkelt database på samme tid. Denne fremgangsmåde fungerer godt, fordi Access kun låser de data, som en bruger redigerer. Derfor kan andre brugere redigere forskellige poster uden konflikter. Du kan dele en projektmappe med andre brugere i Excel, men samarbejde mellem flere brugere fungerer bedst, når brugerne arbejder på dataene i projektmappen på forskellige tidspunkter i stedet for samtidigt. Det betyder, at brugere af en Access-database samarbejder om et sæt data, og brugere af en Excel-projektmappe samarbejder om et dokument.

Bruge Windows SharePoint Services til samarbejde Begge programmer integreres med Microsoft Windows SharePoint Services-teknologier, f.eks. SharePoint-lister og -dokumentbiblioteker.

Access indeholder mange måder at samarbejde med flere brugere på et SharePoint-websted på. Du kan f.eks. uploade en komplet database til et Windows SharePoint Services-dokumentbibliotek, gøre formularer og rapporter tilgængelige som Windows SharePoint Services-visninger og sammenkæde en database med data, der er gemt på SharePoint-lister.

I Excel er der kun én måde at samarbejde med flere brugere på et SharePoint Services-websted. Du kan overføre en projektmappe til Windows SharePoint Services-dokumentbiblioteker, hvor den enkelte bruger kan tjekke projektmappen ud for at foretage ændringer, hvilket forhindrer andre brugere i at ændre projektmappen samtidigt. Brugere kan redigere en projektmappe uden at tjekke den ud af dokumentbiblioteket, og i så fald skal de koordinere med andre brugere for at undgå datakonflikter.

Brug af netværksmapper til samarbejde Hvis du gemmer en Access-database i en delt netværksmappe, kan flere brugere åbne databasen og arbejde med dens data samtidigt. Databasen låser individuelle poster, når en bruger redigerer dem. Hvis du gemmer en Excel-projektmappe i en delt netværksmappe, kan kun én bruger redigere projektmappen ad gangen. Af visningsmæssige årsager kan flere brugere åbne projektmappen, mens en anden bruger redigerer den, men disse brugere kan ikke foretage ændringer i dataene, før den bruger, der redigerer projektmappen, lukker den.

Sikkerhed

Begge programmer har lignende funktioner – adgangskoder og kryptering – som hjælper med at forhindre datatab og beskytte data mod uautoriseret adgang. Der er dog visse forskelle mellem Access og Excel på, hvordan databeskyttelse på brugerniveau fungerer.

Forebyggelse af datatab I Access gemmes dit arbejde løbende, så i tilfælde af en uventet fejl er det usandsynligt, at du mister meget arbejde (hvis nogen). Men da Access gemmer dit arbejde løbende, er det også muligt for dig at foretage ændringer, som du senere beslutter, at du ikke vil begå. For at sikre, at du kan gendanne databasen, så den passer til dine behov, skal du oprette en sikkerhedskopi af databasefilen efter en tidsplan, der passer til dine behov. Du kan gendanne en hel database ud fra en sikkerhedskopi, eller du kan nøjes med at gendanne den tabel eller et andet databaseobjekt, du skal bruge. Hvis du bruger et filsystemsikkerhedskopiværktøj, kan du også bruge en kopi af en database fra en sikkerhedskopiering af filsystemet til at gendanne dine data. I Excel kan du gemme oplysninger til automatisk gendannelse med bestemte intervaller, mens du opdaterer dine data.

Databeskyttelse på brugerniveau I Excel kan du fjerne vigtige eller private data fra visningen ved at skjule kolonner og rækker med data og derefter beskytte hele regnearket for at styre brugeradgangen til de skjulte data. Ud over at beskytte et regneark og dets elementer kan du også låse og låse op for celler i et regneark for at forhindre andre brugere i utilsigtet at ændre vigtige data.

Sikkerhed på filniveau På filniveau kan du bruge kryptering i begge programmer for at forhindre uautoriserede brugere i at se dataene. Du kan også kræve, at der skal angives en adgangskode for at åbne en databasefil eller projektmappe. Du kan desuden hjælpe med at sikre en databasefil eller projektmappe ved hjælp af en digital signatur.

Begrænset adgang til data I Excel kan du angive brugerbaserede tilladelser til at få adgang til data eller angive skrivebeskyttede rettigheder, der forhindrer andre brugere i at foretage ændringer i de data, de har adgang til. Access indeholder ikke sikkerhedsfunktioner på brugerniveau, men det understøtter brugersikkerhedsmodellen for enhver databaseserver, som det opretter forbindelse til. Hvis du f.eks. opretter en kæde til en SharePoint-liste, respekterer Access brugertilladelserne for SharePoint-listen. Hvis du vil holde uautoriserede brugere ude af dine Access-data, skal du kryptere din database ved at angive en adgangskode. Brugere skal angive adgangskoden for at læse data fra databasen, også selvom de får adgang til den ved hjælp af et andet program, f.eks. Excel.

Du kan få mere at vide om, hvordan du beskytter dine data, under Angive eller ændre Access 2003-sikkerhed på brugerniveau i Access 2007 eller nyere og Beskyttelse og sikkerhed i Excel.

Hvornår skal du bruge Access

Access er generelt det bedste valg, når du har brug for at spore og registrere data regelmæssigt og derefter vise, eksportere eller udskrive delmængder af disse data. Access-formularer giver en mere praktisk grænseflade end et Excel-regneark til at arbejde med dine data. Du kan bruge Access til at automatisere ofte udførte handlinger, og Access-rapporter gør det muligt at opsummere data i trykt eller elektronisk form. Access giver mere struktur til dine data. Du kan f.eks. styre, hvilke typer data der kan angives, hvilke værdier der accepteres, og du kan angive, hvordan data i én tabel skal relateres til data i andre tabeller. Denne struktur hjælper dig med at sikre, at kun de korrekte typer data indtastes.

Access gemmer data i tabeller, der ligner regneark, men Access-tabeller er udviklet til komplekse forespørgsler i forhold til data, der er gemt i andre tabeller.

Brug Access, når du:

• Forvent så mange personer, der arbejder i databasen, og du ønsker robuste indstillinger, der sikkert kan håndtere opdateringer af dine data, f.eks. låsning af poster og konfliktløsning.
• Forvent behovet for at føje flere tabeller til et datasæt, der stammer fra som en flad eller ikke-relationel tabel.
• Vil køre komplekse forespørgsler.
• Vil producere en række forskellige rapporter eller adresseetiketter.

Almindelige scenarier for brug af Access

• Administrere kontakter Du kan administrere dine kontakter og postadresser og derefter oprette rapporter i Access eller flette dataene med Microsoft Office Word for at udskrive standardbreve, konvolutter eller adresseetiketter.
• Sporing af lager og aktiver Du kan oprette et lager over elementer derhjemme eller i virksomheden og gemme fotos eller andre relaterede dokumenter sammen med dataene.
• Ordresporing Du kan angive oplysninger om produkter, kunder og ordrer, og derefter oprette rapporter, som viser salg efter medarbejder, region, tidsperiode eller en anden værdi.
• Opgavesporing Du kan spore opgaver for en gruppe af personer og angive nye opgaver på samme tid, som andre opdaterer deres eksisterende opgaver i den samme database.
• Organisering af udlånsbiblioteker Du kan bruge Access til at gemme data om dine bøger og cd'er og holde styr på, hvem du har lånt dem til.
• Planlægning af begivenheder Du kan angive oplysninger om begivenhedsdatoer, steder og deltagere og derefter udskrive tidsplaner for eller opsummeringer af begivenhederne.
• Sporing af ernæring Hold styr på opskrifter, og log dine kost- og træningsaktiviteter.

Hvornår skal du bruge Excel

Som et regnearksprogram kan Excel lagre store mængder data i projektmapper, der indeholder et eller flere regneark. Men i stedet for at fungere som et databasestyringssystem, såsom Access, er Excel optimeret til dataanalyse og -beregning. Du kan bruge dette fleksible program til at opbygge modeller til analyse af data, skrive enkle og komplekse formler til at udføre beregninger på disse data, pivotere dataene på den måde, du ønsker, og præsentere data i en række professionelt udseende diagrammer. Microsoft Create har adskillige Excel-designskabeloner at vælge imellem.

Brug Excel, når du:

• Kræve en flad eller ikke-relationel visning af dine data i stedet for en relationel database, der anvender flere tabeller, og når dine data hovedsageligt er numeriske.
• Kør jævnligt beregninger og statistiske sammenligninger af dine data.
• Vil bruge pivottabeller til at få vist hierarkiske data i et kompakt og fleksibelt layout.
• Planlæg at oprette diagrammer regelmæssigt, og ønsker at bruge de nye diagramformater, der er tilgængelige i Excel.
• Vil fremhæve dine data ved hjælp af ikoner med betinget formatering, datasøjler og farveskalaer.
• Vil udføre avancerede what if-analyseoperationer på dine data, f.eks. statistik, tekniske analyser og regressionsanalyser.
• Vil holde styr på elementer på en simpel liste, enten til personlig brug eller til begrænset samarbejde.

Almindelige scenarier for brug af Excel

• Regnskab Du kan bruge de avancerede beregningsfunktioner i Excel i mange finansielle regnskabsoversigter – f.eks. en likviditetsopgørelse, selvangivelse eller driftsregnskab.
• Budgettering Uanset om dine behov er personlige eller forretningsrelaterede, kan du oprette en hvilken som helst type budget i Excel – f.eks. en plan for et marketingbudget, et begivenhedsbudget eller et pensionsbudget.
• Fakturering og salg Excel er også nyttigt til håndtering af fakturerings- og salgsdata, og du kan nemt oprette de formularer, du har brug for – f.eks. salgsfakturaer, følgesedler eller indkøbsordrer.
• Rapportering Du kan oprette forskellige typer rapporter i Excel, der afspejler din dataanalyse eller opsummerer dine data – f.eks. rapporter, der måler projektydelse, prognosedata, summerer data eller præsenterer afvigelsesdata.
• Planlægning Excel er et godt værktøj til at oprette professionelle planer eller nyttige planlægningsprogrammer – f.eks. en ugentlig klasseplan, en plan for markedsundersøgelse, en skatteplan ved årets afslutning eller planlægning, der hjælper dig med at planlægge ugentlige måltider, fester eller ferier.
• Sporing Du kan bruge Excel til at holde styr på data i en timeseddel eller en liste – f.eks. en timeseddel til sporing af arbejde eller en lagerliste, der holder styr på udstyr.
• Brug af kalendere Excel er gitteragtigt og egner sig godt til oprettelse af alle typer kalendere – f.eks. en akademisk kalender til at holde styr på aktiviteter i løbet af skoleåret eller en regnskabsårskalender til at holde styr på erhvervsbegivenheder og milepæle.

Du kan finde nyttige Excel-skabeloner i en af disse kategorier under Skabeloner til Excel på Microsoft Office Online.

Brug af Access og Excel sammen

Du vil måske drage fordel af de fordele, som begge programmer tilbyder. Du kan f.eks. oprette et regneark i Excel, hvor du kan beregne og analysere dataene. Men regnearket bliver for stort og komplekst, og mange andre brugere skal have adgang til dataene. På nuværende tidspunkt vil du måske importere eller sammenkæde dit regneark i Access og bruge det som en database i stedet for at arbejde med det i Excel. Eller måske har du data i en Access-database, som du vil bruge til at oprette nogle detaljerede Excel-pivottabeller og professionelt udseende Excel-diagrammer.

Uanset hvilket program du bruger først, kan du altid overføre dataene fra ét program til et andet, hvor du kan fortsætte med at arbejde med dem. Med eller uden en dataforbindelse kan du hente data til Access fra Excel (og omvendt) ved at kopiere, importere eller eksportere dem.

Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du udveksler data mellem begge programmer, under Flytte data fra Excel til Access.