Flyt data fra Excel til Access

I denne artikel kan du se, hvordan du flytter dine data fra Excel til Access og konverterer dine data til relationelle tabeller, så du kan bruge Microsoft Excel og Access sammen. For at opsummere er Access bedst til at registrere, gemme, forespørge og dele data, og Excel er bedst til at beregne, analysere og visualisere data.

To artikler , Brug af Access eller Excel til at administrere dine data og De 10 vigtigste grunde til at bruge Access med Excel, diskuterer, hvilket program der er bedst egnet til en bestemt opgave, og hvordan du bruger Excel og Access sammen for at oprette en praktisk løsning.

Når du flytter data fra Excel til Access, er der tre grundlæggende trin til processen.

Trin 1: Importér data fra Excel til Access

Import af data er en handling, der kan gå meget mere problemfrit, hvis du tager tid til at forberede og rense dine data. Import af data svarer til at flytte til et nyt hjem. Hvis du rydder ud og organisere dine ejendele, før du flytter, afvikling i dit nye hjem er meget nemmere.

Rengør dine data, før du importerer

Før du importerer data til Access, er det en god ide i Excel at:

• Konvertér celler, der indeholder ikke-atomiske data (dvs. flere værdier i én celle) til flere kolonner. En celle i kolonnen "Færdigheder", der indeholder flere kompetenceværdier, f.eks. "C#-programmering", "VBA-programmering" og "Webdesign", bør f.eks. opdeles for at adskille kolonner, der hver indeholder kun én kompetenceværdi.
• Brug kommandoen FJERN.OVERFLØDIGE.BLANKE til at fjerne foranstillede, efterstillede og flere integrerede mellemrum.
• Fjern tegn, der ikke udskrives.
• Find og ret stave- og tegnsætningsfejl.
• Fjern dublerede rækker eller dublerede felter.
• Sørg for, at kolonner med data ikke indeholder blandede formater, især tal, der er formateret som tekst eller datoer, der er formateret som tal.

Du kan finde flere oplysninger i følgende Emner i Hjælp til Excel:

• Top 10-tip til at rydde op i dine data
• Filtrér entydige værdier eller fjern dublerede værdier
• Konvertere tal, der er gemt som tekst, til tal
• Konvertere datoer, der er gemt som tekst, til datoer

Vælg den bedste datatype, når du importerer

Under importen i Access vil du foretage nogle gode valg, så du får nogle (hvis nogen) konverteringsfejl, der kræver manuel indgriben. Følgende tabel opsummerer, hvordan Excel-talformater og Access-datatyper konverteres, når du importerer data fra Excel til Access, og indeholder nogle tip til de bedste datatyper at vælge i guiden Importér regneark.

Excel-talformat	Access-datatype	Kommentarer	Bedste praksis
Tekst	Tekst, Notat	Datatypen Access-tekst gemmer alfanumeriske data på op til 255 tegn. Access-datatypen Notat gemmer alfanumeriske data på op til 65.535 tegn.	Vælg Notat for at undgå afkortning af data.
Tal, Procent, Brøk, Videnskabelig	Tal	Access har én taldatatype, der varierer afhængigt af egenskaben Feltstørrelse (Byte, Heltal, Langt heltal, Enkelt, Dobbelt, Decimal).	Vælg Dobbelt for at undgå datakonverteringsfejl.
Dato	Dato	Access og Excel bruger begge det samme serienummer til at gemme datoer. Datointervallet er større i Access: fra -657.434 (1. januar 100 e.Kr.) til 2.958.465 (31. december 9999). Da Access ikke genkender 1904-datosystemet (bruges i Excel til Macintosh), skal du konvertere datoerne enten i Excel eller Access for at undgå forvirring. Du kan få mere at vide under Skift datosystem, format eller tocifret årsfortolkning og Importér eller opret en kæde til data i en Excel-projektmappe.	Vælg Dato.
Klokkeslæt	Klokkeslæt	Access og Excel gemmer begge klokkeslætsværdier ved hjælp af den samme datatype.	Vælg Klokkeslæt, som normalt er standard.
Valuta, Revision	Valuta	I Access gemmer datatypen Valuta data som tal på 8 byte med præcision til fire decimaler og bruges til at gemme økonomiske data og forhindre afrunding af værdier.	Vælg Valuta, som normalt er standard.
Boolesk værdi	Ja/Nej	Access bruger -1 for alle Ja-værdier og 0 for alle Nej-værdier, hvorimod Excel bruger 1 for alle SAND-værdier og 0 for alle FALSK-værdier.	Vælg Ja/Nej, som automatisk konverterer underliggende værdier.
Link	Link	Et link i Excel og Access indeholder en URL-adresse eller webadresse, som du kan klikke på og følge.	Vælg Link, ellers kan Access bruge datatypen Tekst som standard.

Når dataene er i Access, kan du slette Excel-dataene. Glem ikke at sikkerhedskopiere den oprindelige Excel-projektmappe først, før du sletter den.

Du kan finde flere oplysninger i Hjælp-emnet Importere eller oprette en kæde til data i en Excel-projektmappe.

Tilføj automatisk data på den nemme måde

Et almindeligt problem, som Excel-brugere har, er at tilføje data med de samme kolonner i ét stort regneark. Du kan f.eks. have en løsning til sporing af aktiver, der startede i Excel, men som nu er vokset til at omfatte filer fra mange arbejdsgrupper og afdelinger. Disse data kan være i forskellige regneark og projektmapper eller i tekstfiler, der er datafeeds fra andre systemer. Der er ingen kommando i brugergrænsefladen eller nem måde at tilføje lignende data på i Excel.

Den bedste løsning er at bruge Access, hvor du nemt kan importere og tilføje data i én tabel ved hjælp af guiden Importér regneark. Desuden kan du tilføje mange data i én tabel. Du kan gemme importhandlingerne, tilføje dem som planlagte Microsoft Outlook-opgaver og endda bruge makroer til at automatisere processen.

Trin 2: Normaliser data ved hjælp af guiden Tabelanalyse

Ved første øjekast kan det virke skræmmende at gennemgå processen med at normalisere dine data. Heldigvis er normalisering af tabeller i Access en proces, der er meget nemmere takket være guiden Tabelanalyse.

1. Træk markerede kolonner til en ny tabel, og opret automatisk relationer

2. Brug knapkommandoer til at omdøbe en tabel, tilføje en primær nøgle, gøre en eksisterende kolonne til en primær nøgle og fortryde den seneste handling

Du kan bruge denne guide til at gøre følgende:

• Konvertér en tabel til et sæt mindre tabeller, og opret automatisk en primær nøgle- og fremmed nøgle-relation mellem tabellerne.
• Føj en primær nøgle til et eksisterende felt, der indeholder entydige værdier, eller opret et nyt id-felt, der bruger datatypen Autonummerering.
• Opret automatisk relationer for at gennemtvinge referentiel integritet med overlappende opdateringer. Overlappende sletninger tilføjes ikke automatisk for at forhindre utilsigtet sletning af data, men du kan nemt tilføje overlappende sletninger senere.
• Søg i nye tabeller efter overflødige eller dublerede data (f.eks. den samme kunde med to forskellige telefonnumre), og opdater dette efter behov.
• Sikkerhedskopiér den oprindelige tabel, og omdøb den ved at føje "_OLD" til dens navn. Derefter skal du oprette en forespørgsel, der rekonstruerer den oprindelige tabel med det oprindelige tabelnavn, så alle eksisterende formularer eller rapporter baseret på den oprindelige tabel fungerer sammen med den nye tabelstruktur.

Du kan få mere at vide under Normaliser dine data ved hjælp af Tabelanalyse.

Trin 3: Opret forbindelse til Access-data fra Excel

Når dataene er blevet normaliseret i Access, og der er oprettet en forespørgsel eller tabel, der rekonstruerer de oprindelige data, er det et enkelt spørgsmål om at oprette forbindelse til Access-dataene fra Excel. Dine data er nu i Access som en ekstern datakilde og kan derfor forbindes til projektmappen via en dataforbindelse, som er en beholder med oplysninger, der bruges til at finde, logge på og få adgang til den eksterne datakilde. Forbindelsesoplysninger gemmes i projektmappen og kan også gemmes i en forbindelsesfil, f.eks. en Office-dataforbindelsesfil (ODC)-fil (.odc-filtypenavn) eller en datakildenavnsfil (.dsn-filtypenavn). Når du har oprettet forbindelse til eksterne data, kan du også automatisk opdatere (eller opdatere) din Excel-projektmappe fra Access, når dataene opdateres i Access.

Du kan få mere at vide under Importér data fra eksterne datakilder (Power Query).

Få dine data ind i Access

Dette afsnit fører dig gennem følgende faser af normalisering af dine data: Opbrydning af værdier i kolonnerne Sælger og Adresse i deres mest atomare dele, adskillelse af relaterede emner i deres egne tabeller, kopiering og indsættelse af disse tabeller fra Excel i Access, oprettelse af nøglerelationer mellem de nyoprettede Access-tabeller og oprettelse og kørsel af en simpel forespørgsel i Access for at returnere oplysninger.

Eksempeldata i ikke-normaliseret form

Følgende regneark indeholder ikke-atomiske værdier i kolonnen Sælger og kolonnen Adresse. Begge kolonner skal opdeles i to eller flere separate kolonner. Dette regneark indeholder også oplysninger om sælgere, produkter, kunder og ordrer. Disse oplysninger bør også opdeles yderligere efter emne i separate tabeller.

Sælger	Ordre-id	Ordredato	Produkt-id	Antal	Pris	Kundenavn	Adresse	Telefon
Li, Yale	2349	3/4/09	C-789/89)	3	$7,00	Fourth Coffee	7007 Cornell St Redmond, WA 98199	425-555-0201
Li, Yale	2349	3/4/09	C-795/95	6	$9,75	Fourth Coffee	7007 Cornell St Redmond, WA 98199	425-555-0201
Adams, Ellen	2350	3/4/09	A-2275	2	$16,75	Adventure Works	1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234	425-555-0185
Adams, Ellen	2350	3/4/09	F-198	6	$5,25	Adventure Works	1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234	425-555-0185
Adams, Ellen	2350	3/4/09	B-205	1	$4,50	Adventure Works	1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234	425-555-0185
Hance, Jim	2351	3/4/09	C-795/95	6	$9,75	Contoso, Ltd.	2302 Harvard Ave Bellevue, WA 98227	425-555-0222
Hance, Jim	2352	3/5/09	A-2275	2	$16,75	Adventure Works	1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234	425-555-0185
Hance, Jim	2352	3/5/09	D-4420	3	$7,25	Adventure Works	1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234	425-555-0185
Koch, Reed	2353	3/7/09	A-2275	6	$16,75	Fourth Coffee	7007 Cornell St Redmond, WA 98199	425-555-0201
Koch, Reed	2353	3/7/09	C-789/89)	5	$7,00	Fourth Coffee	7007 Cornell St Redmond, WA 98199	425-555-0201

Information i dens mindste dele: atomiske data

Når du arbejder med dataene i dette eksempel, kan du bruge kommandoen Tekst til kolonne i Excel til at adskille de "atomare" dele af en celle (f.eks. postadresse, by, stat og postnummer) i separate kolonner.

Følgende tabel viser de nye kolonner i samme regneark, efter de er blevet opdelt for at gøre alle værdier atomiske. Bemærk, at oplysningerne i kolonnen Sælger er blevet opdelt i kolonnerne Efternavn og Fornavn, og at oplysningerne i kolonnen Adresse er blevet opdelt i kolonnerne Adresse, By, Stat og Postnummer. Disse data er i "første normalform".

Efternavn	Fornavn	Postadresse	By	Tilstand	Postnummer
Li	Yale	2302 Harvard Ave	Bellevue	WA	98227
Adams	Ellen	1025 Columbia Circle	Kirkland	WA	98234
Hance	Jim	2302 Harvard Ave	Bellevue	WA	98227
Koch	Reed	7007 Cornell St Redmond	Redmond	WA	98199

Opdele data i organiserede emner i Excel

De flere tabeller med eksempeldata, der følger, viser de samme oplysninger fra Excel-regnearket, når det er blevet opdelt i tabeller for sælgere, produkter, kunder og ordrer. Tabeldesignet er ikke endeligt, men det er på rette spor.

Tabellen Sælgere indeholder kun oplysninger om sælgere. Bemærk, at hver post har et entydigt id (Sælger-id). Værdien Sælger-id bruges i tabellen Ordrer til at forbinde ordrer med sælgere.

Sælgere
Sælger-id	Efternavn	Fornavn
101	Li	Yale
103	Adams	Ellen
105	Hance	Jim
107	Koch	Reed

Tabellen Produkter indeholder kun oplysninger om produkter. Bemærk, at hver post har et entydigt id (produkt-id). Værdien produkt-id bruges til at forbinde produktoplysninger med tabellen Ordredetaljer.

Produkter
Produkt-id	Pris
A-2275	16.75
B-205	4.50
C-789/89)	7,00
C-795/95	9.75
D-4420	7.25
F-198	5,25 %

Tabellen Kunder indeholder kun oplysninger om kunder. Bemærk, at hver post har et entydigt id (kunde-id). Værdien kunde-id bruges til at forbinde kundeoplysninger med tabellen Ordrer.

Kunder
Kunde-id	Navn	Postadresse	By	Tilstand	Postnummer	Telefon
1001	Contoso, Ltd.	2302 Harvard Ave	Bellevue	WA	98227	425-555-0222
1003	Adventure Works	1025 Columbia Circle	Kirkland	WA	98234	425-555-0185
1005	Fourth Coffee	7007 Cornell St	Redmond	WA	98199	425-555-0201

Tabellen Ordrer indeholder oplysninger om ordrer, sælgere, kunder og produkter. Bemærk, at hver post har et entydigt id (ordre-id). Nogle af oplysningerne i denne tabel skal opdeles i en ekstra tabel, der indeholder ordreoplysninger, så tabellen Ordrer kun indeholder fire kolonner – det entydige ordre-id, ordredatoen, sælger-id'et og kunde-id'et. Den tabel, der er vist her, er endnu ikke blevet opdelt i tabellen Ordredetaljer.

Ordrer
Ordre-id	Ordredato	Sælger-id	Kunde-id	Produkt-id	Antal
2349	3/4/09	101	1005	C-789/89)	3
2349	3/4/09	101	1005	C-795/95	6
2350	3/4/09	103	1003	A-2275	2
2350	3/4/09	103	1003	F-198	6
2350	3/4/09	103	1003	B-205	1
2351	3/4/09	105	1001	C-795/95	6
2352	3/5/09	105	1003	A-2275	2
2352	3/5/09	105	1003	D-4420	3
2353	3/7/09	107	1005	A-2275	6
2353	3/7/09	107	1005	C-789/89)	5

Ordreoplysninger, f.eks. produkt-id og antal, flyttes ud af tabellen Ordrer og gemmes i tabellen Ordredetaljer. Husk, at der er 9 ordrer, så det giver mening, at der er 9 poster i denne tabel. Bemærk, at tabellen Ordrer har et entydigt id (ordre-id), som der henvises til fra tabellen Ordredetaljer.

Det endelige design af tabellen Ordrer skal se således ud:

Ordrer
Ordre-id	Ordredato	Sælger-id	Kunde-id
2349	3/4/09	101	1005
2350	3/4/09	103	1003
2351	3/4/09	105	1001
2352	3/5/09	105	1003
2353	3/7/09	107	1005

Tabellen Ordredetaljer indeholder ingen kolonner, der kræver entydige værdier (dvs. der er ingen primær nøgle), så det er i orden, at en eller alle kolonner indeholder "overflødige" data. Der må dog ikke være to poster i denne tabel, der er helt identiske (denne regel gælder for alle tabeller i en database). I denne tabel skal der være 17 poster – hver svarer til et produkt i en individuel ordre. I rækkefølge 2349 udgør tre C-789-produkter f.eks. en af de to dele af hele ordren.

Tabellen Ordredetaljer bør derfor se sådan ud:

Ordreoplysninger
Ordre-id	Produkt-id	Antal
2349	C-789/89)	3
2349	C-795/95	6
2350	A-2275	2
2350	F-198	6
2350	B-205	1
2351	C-795/95	6
2352	A-2275	2
2352	D-4420	3
2353	A-2275	6
2353	C-789/89)	5

Kopiere og indsætte data fra Excel i Access

Nu hvor oplysningerne om sælgere, kunder, produkter, ordrer og ordreoplysninger er opdelt i separate emner i Excel, kan du kopiere disse data direkte til Access, hvor de bliver til tabeller.

Oprette relationer mellem Access-tabellerne og køre en forespørgsel

Når du har flyttet dine data til Access, kan du oprette relationer mellem tabeller og derefter oprette forespørgsler for at returnere oplysninger om forskellige emner. Du kan f.eks. oprette en forespørgsel, der returnerer ordre-id'et og navnene på sælgerne for ordrer, der er angivet mellem 05-03-09 og 08-03-09.

Desuden kan du oprette formularer og rapporter for at gøre dataindtastning og salgsanalyse nemmere.

Har du brug for mere hjælp?

Du kan altid spørge en ekspert i Excel Tech-community'et eller få support i Community'er.