Administrere eksterne dataområder og deres egenskaber

Et eksternt dataområde er et defineret navn eller tabelnavn, der definerer placeringen af de data, der hentes ind i et regneark. Når du opretter forbindelse til eksterne data, opretter Excel automatisk et eksternt dataområde. Den eneste undtagelse til dette er en pivottabelrapport, der er forbundet til en datakilde – en pivottabelrapport bruger ikke et eksternt dataområde. I Excel kan du formatere og arrangere et eksternt dataområde eller bruge det i beregninger som med alle andre data.

Egenskaber for eksternt dataområde

Et eksternt dataområde har yderligere egenskaber (ikke at forveksle med forespørgsels- eller forbindelsesegenskaber), som du kan bruge til at styre dataene, f.eks. bevarelse af celleformatering og kolonnebredde. Du kan ændre disse egenskaber for eksterne dataområder ved at klikke på Egenskaber i gruppen Connections under fanen Data. Foretag derefter dine ændringer ved at gøre følgende:

• For eksterne dataområder, der er oprettet fra Microsoft Query og guiden Dataforbindelse, skal du bruge dialogboksen Egenskaber for eksterne data .

• For eksterne dataområder, der er oprettet ud fra en importeret tekstfil eller webforespørgsel, der henter HTML-data, skal du bruge dialogboksen Egenskaber for eksternt dataområde .

• For eksterne dataområder, der er oprettet ud fra en webforespørgsel, der henter XML-data, skal du bruge dialogboksen Egenskaber for XML-tilknytning .

1. Markér det regneark, hvor du vil søge efter en eksternt dataområde.

2. Klik på pilen ud for feltet Navn på formellinje, og klik derefter på navnet på det eksterne dataområde, du vil bruge.

1. Vælg Formler > Navnestyring.

2. Klik på navnet på det eksterne dataområde i dialogboksen Navnestyring , og klik derefter på Rediger. Du kan også dobbeltklikke på navnet.

3. Skriv det nye navn til referencen i feltet Navn i dialogboksen Rediger navn.

Du kan ændre den underliggende forespørgsel for et eksternt dataområde, der blev oprettet fra Microsoft Query, en importeret tekstfil, en webforespørgsel eller guiden Dataforbindelse.

1. Klik på pilen ud for feltet Navn på formellinjen, og vælg navnet på det eksterne dataområde, du vil kopiere.

   For en Excel-tabel skal du markere navnet på området og derefter trykke på Ctrl+A for at markere tabeloverskrifterne.

   Hvis du vil medtage kolonnenavne eller formler, der ikke er en del af det eksterne dataområde, skal du markere de celler, der indeholder de kolonnenavne eller formler, du vil kopiere. Klik på pilen ud for feltet Navn på formellinjen, og klik på navnet på det eksterne dataområde, du vil kopiere.

2. Vælg Hjem > Kopiér.

3. Skift til den projektmappe, hvor du vil indsætte det eksterne dataområde.

4. Klik på cellen øverst til venstre i sæt område ind.

   Hvis du vil sikre, at eksterne data ikke erstatter eksisterende data, skal du kontrollere, at regnearket ikke indeholder data under eller til højre for den celle, du klikker på.

5. Klik på Sæt ind i gruppen Udklipsholder under fanen Startside.

Du kan styre, hvordan du håndterer et mindre eller større datasæt, der returneres til Excel, når dataene opdateres.

1. Vælg Data > Egenskaber.

2. I dialogboksen Egenskaber for eksternt dataområde under Hvis antallet af rækker i dataområdet ændres ved opdatering, skal du klikke på en af følgende:

   • Indsæt celler til nye data, slet ubrugte celler

     Bemærkninger!: 

     • Når der tilføjes en eller flere rækker i datakilden, flyttes cellerne direkte under det eksterne dataområde ned, men cellerne til højre for det eksterne dataområde flyttes ikke.

     • Når en eller flere rækker slettes i datakilden, flyttes cellerne direkte under det eksterne dataområde op, men cellerne til højre for det eksterne dataområde flyttes ikke.

   • Indsæt hele rækker til nye data, ryd ubrugte celler

     Bemærkninger!: 

     • Når der tilføjes en eller flere rækker i datakilden, flyttes cellerne direkte under og til højre for det eksterne dataområde ned.

     • Når en eller flere rækker slettes i datakilden, flyttes cellerne direkte under og til højre for det eksterne dataområde ikke.

   • Overskriv eksisterende celler med nye data, ryd ubrugte celler

     Bemærkninger!: 

     • Når der tilføjes en eller flere rækker i datakilden, overskrives cellerne direkte under det eksterne dataområde, men cellerne til højre for det eksterne dataområde flyttes ikke.

     • Når en eller flere rækker slettes i datakilden, flyttes cellerne direkte under og til højre for det eksterne dataområde ikke.

1. Vælg Data > Egenskaber.

2. Benyt en eller flere af følgende fremgangsmåder under Dataformatering og -layout:

   • Hvis du vil medtage feltnavne som den første række, skal du markere afkrydsningsfeltet Medtag feltnavne .

     Bemærk!: Dette afkrydsningsfelt er kun tilgængeligt for et eksternt dataområde, der konverteres fra et Microsoft Office 2003-program eller til et eksternt dataområde, der oprettes programmeringsmæssigt.

   • Hvis du vil tilføje en kolonne med rækkenumre, skal du markere afkrydsningsfeltet Medtag rækkenumre .

     Bemærk!: Dette afkrydsningsfelt er ikke tilgængeligt for en importeret tekstfil, XML-fil eller webforespørgsel.

   • Hvis du vil bevare den celleformatering, du anvender, skal du markere afkrydsningsfeltet Bevar celleformatering .

     Bemærk!: For en webforespørgsel ryddes denne indstilling automatisk, når du vælger Fuld HTML-formatering i dialogboksen Indstillinger . Du får adgang til dialogboksen Indstillinger fra dialogboksen Rediger forespørgsel .

   • Hvis du vil bevare de kolonnebredder, du angiver, skal du markere afkrydsningsfeltet Juster kolonnebredde .

   • Hvis du vil bevare den kolonnesortering, filtrering og det layout, du anvender, skal du markere afkrydsningsfeltet Bevar kolonnesortering/-filter/layout .

     Bemærk!: Dette afkrydsningsfelt er ikke tilgængeligt for en webforespørgsel.

   • Hvis du vil bevare den kolonnefiltrering, du anvender, skal du markere afkrydsningsfeltet Bevar kolonnefilter .

     Bemærk!: Dette afkrydsningsfelt er kun tilgængeligt for en webforespørgsel, der er baseret på XML-data.

1. Angiv en formel i en celle, der støder op til den første række med data i det eksterne dataområde.

   Bemærk!: Den første række med data kan være den første eller anden række i det eksterne dataområde, afhængigt af om den første række indeholder overskrifter.

2. Markér cellen, og dobbeltklik på fyldhåndtag for at kopiere formlen til alle rækker i det eksterne dataområde.

3. Klik på en celle i det eksterne dataområde.

4. Vælg Data > Egenskaber.

5. I dialogboksen Egenskaber for eksternt dataområde skal du markere afkrydsningsfeltet Udfyld nedad i formler i kolonner, der støder op til data .

   Bemærk!: Hvis det eksterne dataområde udvides, når du opdater, kopierer Excel kun de formler, der støder umiddelbart op til eller inden for det eksterne dataområde.

Hvis du fryser et eksternt dataområde, bevares dataene, men ikke den underliggende forespørgsel, så et frosset eksternt dataområde kan ikke opdateres.

1. Indsæt en tom række over det eksterne dataområde ved at gøre et af følgende:

   • Markér en celle, hvorover du vil indsætte den nye række. Klik derefter på pilen ud for Indsæt i gruppen Celler under fanen Hjem, og klik derefter på Indsæt arkrækker. Fordi du har markeret én celle, indsættes en ny række over den aktuelle række.

   • Klik på rækkevælgeren for den række, hvorover du vil indsætte en ny række. Klik derefter på Indsæt i gruppen Celler under fanen Hjem. Fordi du har markeret én hel række, indsættes en ny række over den markerede række.

2. Skriv de ønskede navne i cellerne i den tomme række.

3. Klik på en celle i det eksterne dataområde.

4. Vælg Data > Egenskaber.

5. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Medtag feltnavne under Dataformatering og layout i dialogboksen Egenskaber for eksternt dataområde, og klik derefter på OK.

6. Hvis du vil fjerne de eksisterende feltnavne og opdatere det eksterne dataområde, skal du klikke på en celle i det eksterne dataområde og derefter klikke på Opdater data .

1. Klik på det regneark, der indeholder det eksterne dataområde, du vil slette.

2. Klik på pilen ud for feltet Navn på formellinjen, og klik derefter på navnet på det eksterne dataområde, du vil slette.

   Hvis det eksterne dataområde er en Excel-tabel, skal du trykke på Ctrl+A for at markere hele tabellen.

3. Tryk på Delete for at slette det eksterne dataområde.

4. Hvis du vil slette den underliggende forespørgsel, skal du klikke på Ja , når du bliver spurgt.