Som projektleder kommunikerer du med mange projekt interessenter fra de teammedlemmer, der udfører projektopgaver til organisations ledere og projekt kunder. Da kommunikationen er så vigtig for projektets succes, og fordi du kommunikerer forskellige typer oplysninger til forskellige typer af interessenter, skal du have en massiv Project-kommunikations plan. Du kan bruge Project Web App via dit Project Server 2013 -abonnement til at implementere mange aspekter af din kommunikations plan og til at udveksle de rigtige typer af oplysninger med de rigtige personer.
I denne artikel
Hvorfor er projektkommunikation så vigtig?
Med så mange personer, der er involveret i et enkelt projekt, store eller små, er kommunikation en stor rolle i projekt succes eller fejl. Når kommunikationen mangler, kan dit projekt opleve misvisende trin som antagelser, duplikering af indsats eller tilsvarende mellemrum. De involverede parter kan også føle, at de er i isolerede siloer, høres og ikke understøttes, hvilket kan medføre dårlig sædelighed og aflevering af produktivitet.
På den anden side kan dit projekt opleve effektivitet i processer, identifikation og forebyggelse af problemer og risici, nyskabende problemløsning og beslutningstagning, der er baseret på lydforhold. Med en god kommunikation i et projekt er sandsynligheden for, at dit projekt forbliver i planlægning og inden for dets budget.
Hvad er god kommunikation? Det er at udveksle de rigtige oplysninger med de rigtige personer. Sikre, at interessenter på alle niveauer bliver hørt. Få kanalerne i stedet for formelle og uformelle samtaler, der flytter projektet fremad mod dets mål.
Bedste fremgangsmåder til kommunikation i et projekt
Det rigtige tidspunkt at overveje om projektkommunikation er, når du er i projektets planlægningsfase. Faktisk kan det være en fordel at tilføje behandling af kommunikations processer mellem de første par opgaver i dit projekt, og det kan signalere det team, der kommunikerer effektivt, og det er alle teammedlemmernes opgaver, og det er nøglen til projektets succes.
I de følgende afsnit beskrives fire spørgsmål, der skal overvejes om, hvordan kommunikation håndteres gennem projektets levetid, og hvordan du kan samle dine svar i en kommunikations plan, der fungerer for alle.
Hvem skal du kommunikere med?
Du er nødt til at kommunikere med alle, der har en interesse, eller som har en stake i projektets succes, dvs. Tænk på, hvem disse interessenter er. De er sandsynligvis på flere niveauer i organisationen, og nogle af dem kan være eksterne for din organisation. Her er nogle mulige projekt interessenter:
-
Projektgruppemedlemmer. Disse personer foretager det faktiske arbejde for projektet.
-
Project Portfolio Manager. Hvis din organisation er en større organisation, der kører mange projekter på én gang, kan det være nødvendigt at kommunikere med en Portfolio Manager.
-
Ressource administrator. Som med en Portfolio Manager skal du, hvis din organisation er projektrelateret, muligvis arbejde tæt sammen med en ressourceleder, der sikrer, at de personer, der har de rette færdigheder for de forskellige projekter, er tilgængelige.
-
Administrerende administration. Øverste administration har normalt brug for at vide, hvordan projektet fungerer, især hvad angår tidsplaner og omkostninger.
-
Sponsor eller kunde. Der kan være tale om en sponsor eller kunde, der er forskellig fra ledelsen, og hvem der betaler for projektet.
-
Slutbruger repræsentant. Denne person repræsenterer de personer, som projektet sandsynligvis vil være omfattet af eller på anden måde påvirke, når den er fuldført.
Hvilke typer oplysninger har de brug for?
Da den første kommunikations regel skal kende dit publikum, får du mest udbytte af din kommunikations investering, når du tilpasser din kommunikation til det, de enkelte grupper af interessenter har brug for at vide.
For eksempel har projektteam medlemmer brug for at kende de opgaver, de er tildelt, og hvem der er afhængig af deres opgaver, så du kan gøre deres arbejde. De har sandsynligvis også brug for at få vist den fulde projekttidsplan for at opretholde en god fornemmelse for omfanget og fokuseret retning.
I modsætning til teammedlemmer, der har brug for vigtige oplysninger, ledere eller projekt sponsorer, skal du have en meget høj oversigt over, hvordan projektet går. De er mest berørt af ydeevnen i projektplanen og budgettet, og du vil gerne vide, om projektet er på rette spor for at opfylde sine mål.
Se på din liste over interessenter, og Tænk over projektet fra deres synspunkter. Det kan hjælpe dig med at finde ud af, hvilke oplysninger der skal udveksles med dem, og hvilken form, kommunikation skal tage. Du kan også tale med dine interessenter og finde ud af, hvad og hvordan de foretrækker at kommunikere.
Hvor ofte skal de forskellige kommunikationsformer ske?
Prøv at understrege den rigtige balance: for lidt kommunikation og projektrisici mere mishaps, end det burde; der er for mange kommunikations-og annoyed interessenter, at indsatsen er optaget, hvilket forstyrrer tidspunktet for at implementere eller overvåge projektet.
Ugentlige statusrapporter og timesedler er noget af en standard for opdateringer til projektteamet til tidsplanen, selvom der ofte er 20 minutters daglige "møder. Det kan også være, at sponsorer og kunder ønsker en ugentlig oversigt over projektplanen og omkostnings ydeevnen. Hvis du tjekker ind med en Portfolio Manager eller en slutbruger, kan det være, at kommunikationen kan være månedlig eller kvartal.
Alle projekter og dets kommunikations behov er forskellige. Tag nøje hensyn til kommunikations frekvensen med de forskellige interessenter på dit projekt. Du kan også tale med dine interessenter om, hvad de har brug for, og være villig til at foretage ændringer, så de passer til projektet og dets personer.
Hvilken teknologi skal bruges til at udveksle oplysninger?
Forstå organisationens teknologi ressourcer, der er tilgængelige for dig og dine interessenter. Periodiske møder med ansigt til ansigt og udveksling af oplysninger via e-mail er ofte normen. Men møde med et værktøj som Skype for Business kan være afgørende for geografisk spredte interessenter og kan indeholde lyd, video, skærmdeling og et virtuelt whiteboard. Chat (chat) kan være mere og mere øjeblikkelig end mail, og det kan hjælpe interessenterne med hurtigere at få de oplysninger, de har brug for. Med et værktøj som Yammer kan dit team oprette forbindelse til hinanden i et privat socialt netværk. Du kan dele oplysninger, chatte om proces, løse problemer og træffe beslutninger.
Uanset hvad du beslutter dig, kan du prøve at bruge de teknologiske værktøjer, alle er behageligt for. Men det er ikke tilbageholdende at prøve en ny teknologi, hvis den passer til projektets behov og teamet, eller for at vende tilbage til en "gammel-modet"-kommunikationsmetode, hvis det er bedst. Det er en god ide at gøre det nemmere at samarbejde i projektteamet.
Oprette en projekt kommunikations plan
Når du har identificeret dine interessenter og fundet ud af, hvilke typer informations udvekslinger der er brug for, og hvor ofte, er du klar til at oprette en Project-kommunikations plan. Det behøver ikke være detaljeret. Det kan kun være en oversigt over en side eller en enkel tabel, der informerer, hvad du har lært, og sætter fasen for god kommunikation i hele projekt livscyklussen.
Send kommunikations planen med dit projekt, så alle interessenter har adgang til det når som helst. Besøg det regelmæssigt. Ændring af betingelserne i projektet kan være en ændring af dine almindelige kommunikations strategier. Hvis du vil skifte mellem Project-faser, kan du for eksempel fra planlægning til udførelse eller afvikling til lukning også ringe til forskellige kommunikations behov.
Send kommunikations planen i Project online
Du har mange muligheder for at forenkle god kommunikation, når du arbejder med Project Web App i Project Server 2013. Hvis du vil starte, kan du tilføje kommunikations planen – samt alle andre dokumenter, der er knyttet til projektet – til dokumentbiblioteket for projektet.
-
Vælg projekterpå værktøjslinjen Hurtig start.
-
I projekt Centerskal du vælge navnet på det projekt, du vil føje kommunikations planen til.
-
Vælg dokumenteri hurtig start. Siden dokumenter for projektet åbnes.
-
På menulinjen skal du vælge Overfør.
-
Naviger gennem dit filsystem for at finde og vælge kommunikations planen, og vælg derefter Åbn. Din fil føjes til dokumentbiblioteket for projektet.
Vis teammedlemmer, hvordan du får adgang til projektplanen
Dine teammedlemmer bruger primært Project Server 2013 til at sende deres timesedler eller angive fremskridt i forhold til opgaver. Men de kan også få adgang til hele planen – væsentligt for at se det store billede af projektet samt forstå, hvem der skal vente på, at deres opgaver fuldføres.
-
Vælg projekterpå værktøjslinjen Hurtig start.
-
I projekt Centerskal du vælge navnet på projektet. Projektet åbnes, og der vises alle opgaver, som er tildelt til opgaverne, når de er planlagt til at starte og slutte, hvilke opgaver der er afhængige af hinanden og mere.
Identificere og konfigurere de rigtige rapporter
Et større aspekt ved projektkommunikation er rapportering. Du identificerer, konfigurerer og periodisk kører rapporter, der er nødvendige for teammedlemmer, Portfolio Manager, ressourceleder, store administration, kunder og andre interessenter.
Project Web App leveres med et sæt eksempelrapporter for at få dig i gang med nogle grundlæggende funktioner til rapportering. Disse eksempelrapporter er:
-
Dashboard for projektoversigt
-
Projektoversigt
-
Ressourceoversigt
-
Hvis du vil se eksempelrapporterne, skal du vælge rapporterpå værktøjslinjen Hurtig start.
-
På siden PWA-rapporter , som vises, skal du vælge dit sprog. De tre eksempelrapporter vises.
-
Hvis du vil åbne rapporten i Excel til internettet, skal du klikke på et rapportnavn.
Se også
Hvad kan teammedlemmer foretage sig i Project Online?
Eksempelrapporter i Project online
Hvilke rapporteringsværktøjer kan jeg bruge sammen med projektdata?
