Der findes en verden af data uden for Publisher-programmet, som du kan bruge med dit Publisher-program, men hvordan importerer du dataene og sikrer dem? Svaret handler om at skabe de rigtige forbindelser.
Brug guiden Dataforbindelse til at importere eksterne data
I Publisher importerer du eksterne data ved hjælp af brevfletning. Brug brevfletning til at oprette et stort antal dokumenter, der primært er identiske, men indeholder nogle unikke oplysninger, f.eks. en produktmeddelelse, som du sender til dine 100 bedste kunder. Du kan også importere tekstfiler, Excel-regneark og Access-tabeller eller forespørgsler direkte uden at bruge en forbindelsesfil. Du kan finde flere oplysninger i Opret en mail eller e-mail-fletning i Publisher.
Det er nemt at importere en csv-tekstfil (.csv) med kommaseparerede værdier. Hvis tekstfilen er en .csv-fil, der ikke bruger det listeseparatortegn, der er defineret på din computer, eller hvis din tekstfil ikke er en .csv-fil, kan du bruge en Schema.ini-fil til at angive det korrekte filformat.
Importér filen
-
Klik på Forsendelser > Vælg modtagere > Brug en eksisterende liste.
-
Gør et af følgende i dialogboksen Vælg datakilde:
-
Hvis du vil bruge en eksisterende .odc-fil, skal du dobbeltklikke på .odc-filen. Dataene importeres, og du er færdig.
-
Hvis du vil oprette en ny .odc-fil, skal du klikkepå Ny kilde og derefter følge hvert trin i proceduren.
Guiden Dataforbindelse vises.
-
-
Klik på Andet/Avanceret på siden Velkommen til guiden Dataforbindelse.
Dialogboksen Egenskaber for datalink vises.
Du kan finde flere oplysninger om forskellige indstillinger i de forskellige dialogbokse ved at klikke på Hjælp.
-
Vælg Microsoft Jet 4.0 OLE DB-provider påfanen Udbyder, og klik derefter på Næste.
-
Angiv den fulde sti til den mappe, der indeholder tekstfilen, i feltet Vælg eller angiv et databasenavn under fanen Forbindelser.
Klik på knappen Gennemse ud for feltet for at få hjælp til at finde mappen.
-
Klik på fanen Alle, vælg Udvidede egenskaber,og klik derefter på Rediger værdi.
-
Skriv et af følgende i feltet Egenskabsværdi:
-
Hvis tekstfilen indeholder kolonneoverskrifter, skal du skrive Tekst. HDR=Ja.
-
Hvis tekstfilen ikke har kolonneoverskrifter, skal du skrive Tekst. HDR=Nej.
-
-
Klik på OK.
-
Klik på fanen Forbindelse, og klik derefter på Test forbindelse for at sikre, at du har angivet de korrekte oplysninger.
-
Gør et af følgende:
-
Hvis du modtager en fejlmeddelelse, skal du kontrollere de værdier, du angav i de forrige trin, igen.
-
Hvis du modtager meddelelsen "Test forbindelsen er fuldført", skal du klikke på OK.
-
-
Klik på OK.
Guiden Dataforbindelse vises igen.
-
Markér den tekstfil, du vil importere, under kolonnen Navn på siden Vælg database og tabel, og klik derefter på Næste.
-
Skriv et navn til .odc-filen i feltet Filnavn på siden Gem dataforbindelsesfil, og klik derefter på Udfør.
Hvis du vil ændre mappeplaceringen, som er mappen Mine datakilder som standard, skal du klikke på Gennemse.
-
Hvis du vil gøre forbindelsesfilen mere synlig, kan du angive yderligere oplysninger i felterne Beskrivelse,Brugervenligt navnog Nøgleord til søgning.
Brug en Schema.ini til at angive et andet listeseparatortegn eller tekstfilformat
En Schema.ini er en tekstfil, der indeholder poster, der tilsidesætter standardindstillingerne for tekstdrivere i Windows-registreringsdatabasen. Hvis du vil bruge en Schema.ini fil, skal du generelt gøre følgende:
-
Gem den Schema.ini fil i samme mappe som den tekstfil, du importerer.
-
Navngive Schema.ini.
-
På den første linje i Schema.ini skal du skrive navnet på den tekstfil, du opretter et link til, omgivet af kantede parenteser.
-
Tilføj yderligere oplysninger for at angive det andet tekstfilformat.
De følgende afsnit viser almindelige eksempler på brug af Schema.ini fil.
Eksempel: Angiv et semikolon (;) som afgrænser
[Categories.txt] Format=Delimited(;)
Eksempel: Angive et tabulatortegn som afgrænser
[Products.txt] Format=TabDelimited
Eksempel: Angive en fil med fast bredde
[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24
Import af en tekstfil ved hjælp af en ODBC-driver er som minimum en proces i to trin. Først skal du, hvis det er nødvendigt, definere en bruger-DSN på computeren til ODBC-tekstdriveren. Dernæst skal du importere tekstfilen ved hjælp af brugerens DSN. Hvis tekstfilen er en csv-fil (kommaseparerede værdier), som ikke anvender det listeseparatortegn, der er defineret på din computer, eller hvis tekstfilen ikke er en .csv-fil, kan du bruge en Schema.ini-fil til at angive det korrekte filformat.
Definer en bruger-DSN
-
Åbn Kontrolpanel, og klik derefter på System og > Administration > ODBC-datakilder (32-bit) eller ODBC-datakilder (64-bit).
-
Klik på Tilføj i dialogboksen ODBC-datakildeadministrator under fanen Bruger-DSN.
-
Vælg Microsoft Tekstdriver(*.txt; *.csv)i dialogboksen Opret ny datakilde, og klik derefter på Udfør.
Dialogboksen ODBC-tekstopsætning vises.
-
Angiv et navn i datakildenavnet.
-
Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Brug aktuel mappe.
-
Klik på Vælg mappe.
-
Find den mappe, der indeholder den tekstfil, du vil importere, i dialogboksen Vælg mappe, sørg for, at tekstfilen vises på listen under feltet Filnavn, og klik derefter på OK.
-
Klik på OK to gange.
Du kan finde flere oplysninger om forskellige indstillinger i de forskellige dialogbokse ved at klikke på Hjælp.
Importér filen
-
Klik på Forsendelser > Vælg modtagere > Brug en eksisterende liste.
-
Gør et af følgende i dialogboksen Vælg datakilde:
-
Hvis du vil bruge en eksisterende .odc-fil, skal du dobbeltklikke på .odc-filen. Dataene importeres, og du er færdig.
-
Hvis du vil oprette en ny .odc-fil, skal du klikkepå Ny kilde og derefter følge hvert trin i proceduren.
Guiden Dataforbindelse vises.
-
-
Klik påODBC DSNpå siden Velkommen til guiden Dataforbindelse.
-
Vælg den bruger-DSN, du lige har oprettet, på siden Opret forbindelse til ODBC-datakilde, og klik derefter på Næste.
-
Markér tekstfilen under kolonnen Navn på siden Vælg database og tabel, og klik derefter på Næste.
-
Skriv et navn til .odc-filen i feltet Filnavn på siden Gem dataforbindelsesfil, og klik derefter på Udfør.
Hvis du vil ændre mappeplaceringen, som er mappen Mine datakilder som standard, skal du klikke på Gennemse.
-
Hvis du vil gøre forbindelsesfilen mere synlig, kan du angive yderligere oplysninger i felterne Beskrivelse,Brugervenligt navnog Nøgleord til søgning.
Brug en Schema.ini til at angive et andet listeseparatortegn eller tekstfilformat
En Schema.ini er en tekstfil, der indeholder poster, der tilsidesætter standardindstillingerne for tekstdrivere i Windows-registreringsdatabasen. Hvis du vil bruge en Schema.ini fil, skal du generelt gøre følgende:
-
Gem den Schema.ini fil i samme mappe som den tekstfil, du importerer.
-
Navngive Schema.ini.
-
På den første linje i Schema.ini skal du skrive navnet på den tekstfil, du opretter et link til, omgivet af kantede parenteser.
-
Tilføj yderligere oplysninger for at angive det andet tekstfilformat.
De følgende afsnit viser almindelige eksempler på brug af Schema.ini fil.
Eksempel: Angive en kolonneoverskrift
[Categories.txt] ColNameHeader=True
Eksempel: Angiv et semikolon (;) som afgrænser
[Categories.txt] Format=Delimited(;)
Eksempel: Angive et tabulatortegn som afgrænser
[Products.txt] Format=TabDelimited
Eksempel: Angive en fil med fast bredde
[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24
-
Klik på Forsendelser > Vælg modtagere > Brug en eksisterende liste.
-
Gør et af følgende i dialogboksen Vælg datakilde:
-
Hvis du vil bruge en eksisterende .odc-fil, skal du dobbeltklikke på .odc-filen. Dataene importeres, og du er færdig.
-
Hvis du vil oprette en ny .odc-fil, skal du klikkepå Ny kilde og derefter følge hvert trin i proceduren.
Guiden Dataforbindelse vises.
-
-
På siden Velkommen til guiden Dataforbindelse skal du klikke på Microsoft SQL Server.
-
Gør følgende på siden Opret forbindelse til databaseserver:
-
Skriv navnet på databaseserveren i feltet Servernavn.
Hvis databasen er på computeren, skal du angive (lokal).
-
Gør et af følgende underLogonoplysninger:
-
Hvis du vil bruge dit Windows-brugernavn og -adgangskode, skal du klikke på Brug Windows-godkendelse.
-
Hvis du vil bruge et databasebrugernavn og en adgangskode, skal du klikke på Brug følgende brugernavn og adgangskode ogderefter angive databasens brugernavn og adgangskode i de relevante felter.
-
-
-
Klik på Næste.
-
På siden Vælg database og tabel skal du vælge databasen i feltet Database, vælge tabellen, visningen eller den brugerdefinerede funktion under kolonnen Navn og derefter klikke på Næste.
-
Skriv et navn til .odc-filen i feltet Filnavn på siden Gem dataforbindelsesfil, og klik derefter på Udfør.
Hvis du vil ændre mappeplaceringen, som er mappen Mine datakilder som standard, skal du klikke på Gennemse.
-
Hvis du vil gøre forbindelsesfilen mere synlig, kan du angive yderligere oplysninger i felterne Beskrivelse,Brugervenligt navnog Nøgleord til søgning.
Import af data fra en SQL Server-database ved hjælp af en ODBC-driver er en proces i to trin. Først skal du, hvis det er nødvendigt, definere en bruger-DSN på computeren for ODBC-driveren. Dernæst skal du importere dataene fra SQL Server-databasen.
Definer en bruger-DSN
-
Åbn Kontrolpanel, og klik derefter på System og > Administration > ODBC-datakilder (32-bit) eller ODBC-datakilder (64-bit).
-
Vælg fanen Bruger-DSN i dialogboksen ODBC-datakildeadministrator, og klik derefter på Tilføj.
-
Vælg SQL Serveri dialogboksen Opret ny datakilde, og klik derefter på Udfør.
Dialogboksen Opret en ny datakilde til SQL Server vises.
-
Angiv et datakildenavn i feltet Navn.
-
Du kan også angive en beskrivelse af datakilden i feltet Beskrivelse.
-
Angiv databaseservernavnet i feltet Server.
Hvis databasen er på computeren, skal du angive (lokal).
-
Klik på Næste.
-
Under Hvordan skal SQL Server bekræfte ægtheden af logon-id'et?skal du gøre et af følgende:
-
Hvis du vil bruge dit Windows-brugernavn og -adgangskode, skal du klikke med Windows NT-godkendelse ved hjælp af netværkslogon-id'et.
-
Hvis du vil bruge et databasebrugernavn og en adgangskode, skal du klikke på Med SQL Server-godkendelseved hjælp af logon-id og adgangskode, der er angivet af brugeren, og derefter angive databasens logon-id og adgangskode i de relevante felter.
-
-
Klik på Næste to gange, og klik derefter på Udfør.
-
Klik på Test datakilde for at sikre, at du har angivet de korrekte oplysninger.
-
Gør et af følgende:
-
Hvis du modtager en fejlmeddelelse, skal du kontrollere de værdier, du angav i de forrige trin, igen.
-
Hvis du modtager meddelelsen "TESTS FULDFØRT!", skal du klikke på OK.
-
-
Klik på OK to gange.
Du kan finde flere oplysninger om forskellige indstillinger i de forskellige dialogbokse ved at klikke på Hjælp.
Importér dataene fra SQL Server-databasen
-
Klik på Forsendelser > Vælg modtagere > Brug en eksisterende liste.
-
Gør et af følgende i dialogboksen Vælg datakilde:
-
Hvis du vil bruge en eksisterende .odc-fil, skal du dobbeltklikke på .odc-filen. Dataene importeres, og du er færdig.
-
Hvis du vil oprette en ny .odc-fil, skal du klikkepå Ny kilde og derefter følge hvert trin i proceduren.
Guiden Dataforbindelse vises.
-
-
Klik påODBC DSNpå siden Velkommen til guiden Dataforbindelse.
-
På siden Opret forbindelse til ODBC-datakilde skal du vælge det datakildenavn, du har defineret i forrige afsnit, og derefter klikke på Næste.
-
På siden Vælg database og tabel skal du vælge databasen i feltet Database, vælge tabellen, visningen eller funktionen under kolonnen Navn og derefter klikke på Næste.
-
Skriv et navn til .odc-filen i feltet Filnavn på siden Gem dataforbindelsesfil, og klik derefter på Udfør.
Hvis du vil ændre mappeplaceringen, som er mappen Mine datakilder som standard, skal du klikke på Gennemse.
-
Hvis du vil gøre forbindelsesfilen mere synlig, kan du angive yderligere oplysninger i felterne Beskrivelse,Brugervenligt navnog Nøgleord til søgning.
