Brug lister over tilbagevendende opgaver

Denne artikel indeholder 

Oversigt

Gøre en opgaveliste tilbagevendende

Publicere en tilbagevendende opgaveliste

Omplanlæg en forekomst

Spring en forekomst over

Rediger gentagelse for en opgavelisteserie

Annullere gentagelse for en opgavelisteserie

Annullere publiceringen af en opgavelisteserie

Annullere publiceringen af en liste i en opgavelisteserie

Oversigt

At publicere en liste over tilbagevendende opgaver er en god måde at arbejde med rutineopgaver, der skal udføres. Her er en oversigt over, hvordan det fungerer.

• Du kan føje gentagelse til en standardopgaveliste under Kladder ved at definere indstillinger for gentagelse og start- og slutdatoer. Dette ændrer listen fra en engangsopgaveliste til en serie af tilbagevendende opgaver. Når du er klar, kan du publicere serierne med lister over tilbagevendende opgaver.

• Når den publiceres, vises den første forekomst af den tilbagevendende serie under Planlagt , indtil det er tid til at blive publiceret. Når en planlagt forekomst publiceres, oprettes den næste forekomst automatisk.

• Når der oprettes en ny forekomst, opdateres forfaldsdatoer for opgaver automatisk baseret på, hvor langt de er efter den valgte seriestartdato . Du har f.eks. oprettet en månedlig serie, der er tilbagevendende den 15. i hver måned. Hvis du vælger en seriestartdato den 15. januar og medtager en opgave, der forfalder den 17. januar, har den anden forekomst, der er planlagt til 15. februar, også en todages forskydning. Opgaven forfalder den 17. februar. Du kan få mere at vide i afsnittet Gør en opgaveliste tilbagevendende i denne artikel.

• Når den første forekomst i serien er publiceret, vises opgavelisteserien under Publiceret. Du kan udvide den, så den viser alle publicerede forekomster af opgavelisten.

• Du kan redigere opgaverne i serien eller en planlagt forekomst. Du kan også redigere opgaverne i en publiceret forekomst af opgavelisteserien.

• (Kommer snart) Du kan redigere modtagerteams for serien eller en planlagt forekomst. Du kan ikke redigere modtagerteams for en forekomst, der allerede er publiceret.

• Hvis du vil foretage ændringer i de opgaver eller modtagere i en serie, hvor den første forekomst endnu ikke er blevet publiceret, kan du annullere serien. Hvis der endnu ikke er publiceret nogen forekomster, vender serien tilbage til Kladder.

• Du kan se rapportering for opgavelisteforekomster, når de er publiceret, ligesom du kan med lister over ikke-tilbagevendende opgaver.

• Du kan også annullere publiceringen af opgavelisteforekomster eller opgavelisteserien, når der ikke længere er brug for dem, eller hvis du laver en fejl.

Gøre en opgaveliste tilbagevendende

Anvend et gentagelsesinterval på en publicerbar opgaveliste for at få den til automatisk at blive publiceret på en gentaget tidsplan, f.eks. dagligt, ugentligt, månedligt eller årligt.

1. På siden Publicering i appen Planner skal du vælge en liste under Kladder eller oprette en ny liste og derefter vælge Gentages ikke.
   
   

2. Vælg gentagelsesindstillingerne for listen i dialogboksen Gentagelse af liste.
   
   

   • Gentagelsesinterval. Som standard har Dag, Uge og Måned en slutdato på to år fra startdatoen. Alle gentagelsesintervaller har en maksimal slutdato på fem år fra startdatoen.

   • Publicere tid og tidszone.

   • Start- og slutdatoer. Forekomster publiceres kun, når de forekommer på eller efter startdatoen og på eller før slutdatoen.

     Bemærk!: Vi anbefaler, at du angiver startdatoen til den dato, hvor den første forekomst publiceres. Hvis seriens startdato og udgivelsesdatoen for den første forekomst er forskellige, baseres de automatiske datojusteringer på seriens startdato.
     
     En serie gentages f.eks. den tiendedel af hver måned med startdatoen 1. januar og indeholder en opgave, der forfalder den 12. januar. I dette eksempel forfalder opgaven 11 dage efter publiceringsdatoen for hver fremtidig forekomst i stedet for to dage bagefter. Dette skyldes, at automatiske datojusteringer er baseret på startdatoen (1. januar) i stedet for den dato, hvor den første forekomst publiceres (10. januar). 
     
     Systemet bruger startdatoen til denne beregning, fordi det er en værdi, du angiver direkte, hvilket giver dig mere direkte kontrol over forfaldsdatoens funktionsmåde. 

Publicere en tilbagevendende opgaveliste

Når din opgaveliste er klar, skal du publicere den til de teams, hvis medlemmer skal udføre arbejdet. 

1. Under Kladder skal du vælge listen over tilbagevendende opgaver og derefter vælge Publicer serie i øverste højre hjørne.

2. Vælg de teams, der skal modtage opgavelisten. 
   
   At vælge disse teams fungerer på samme måde for tilbagevendende lister og ikke-tilbagevendende lister. Du kan vælge teams fra et hierarki og bruge den primære Teams-liste og/eller eventuelle tilgængelige filtre til at finde de teams, der skal medtages. Du kan også uploade en brugerdefineret liste over teams.

3. Vælg, om du vil give modtagerteams besked.

4. Vælg Næste, og gennemse derefter din publikationsplan. Hvis du vil foretage ændringer, skal du vælge Tilbage.

5. Markér afkrydsningsfeltet Klar, alt ser godt ud her , og vælg derefter Publicer. 
   
   Det kan tage lidt tid at forberede listen over tilbagevendende opgaver. Du får muligvis vist en meddelelse om, at opgavelisten planlægges.

6. Du får vist opgavelisten under Planlagt , når handlingen er fuldført. Den næste forekomst af den tilbagevendende liste vises under Planlagt og publiceres på den planlagte dato og det planlagte klokkeslæt.

   Vigtigt!: Hvis der vises advarselsikoner, skal du vælge Vis detaljer for at løse problemet/problemerne.

   
   
   Når den første forekomst er publiceret, vises opgavelisten også under Publiceret, hvor den repræsenterer din serie af lister over tilbagevendende opgaver. Du kan udvide den for at få vist de publicerede forekomster i serien. Når en forekomst publiceres, oprettes den næste forekomst i serien under Planlagt.

Du kan få mere at vide om publicering af opgavelister under Publicere en opgaveliste.

Omplanlæg en forekomst

Du kan ændre den kommende forekomst af en tilbagevendende opgaveliste. Det kan f.eks. være nødvendigt, hvis den næste udgivelsesdato falder på en firmaferie. 

Du kan når som helst ændre tidsplanen indtil datoen for den næste planlagte forekomst.

1. Under Planlagt skal du gå til den opgaveliste, du vil omlægge, og derefter vælge Flere handlinger > Rediger forekomst.
   
   

2. Vælg rullemenuen gentagelsesinterval (f.eks. Hver mandag), og vælg derefter Omplanlæg denne forekomst.
   
   

3. I dialogboksen Omlæg denne forekomst skal du vælge en ny publiceringsdato, publiceringstidspunkt og/eller tidszone efter behov og derefter vælge Gem.

Spring en forekomst over

Du kan springe en kommende forekomst af en tilbagevendende opgaveliste over. Det kan f.eks. være nødvendigt, hvis alle medarbejdere ikke arbejder, fordi den næste udgivelsesdato falder på en firmaferie.

1. Under Planlagt skal du gå til opgavelisten og derefter vælge Flere handlinger > Rediger forekomst.

2. Vælg rullemenuen gentagelsesinterval, og vælg derefter Spring denne forekomst over.

3. Gennemse oplysningerne i dialogboksen Spring forekomst over , og vælg derefter Spring forekomst over.
   
   Den ignorerede forekomst vises ikke længere under Planlagt og publiceres ikke.

Rediger gentagelse for en opgavelisteserie

Hvis du vil ændre gentagelsesintervallet eller andre indstillinger for gentagelse, skal du redigere gentagelsen for listeserien for tilbagevendende opgaver. Ændringerne gælder for den næste forekomst og alle fremtidige forekomster.

1. Hvis der allerede er udgivet mindst én forekomst, skal du finde opgavelisteserien under Publiceret, vælge den opgavelisteserie, du vil redigere, og derefter vælge Flere handlinger > Rediger serie. Sørg for at vælge serien i stedet for en af de publicerede forekomster under serien.
   
   

2. Vælg rullemenuen gentagelsesinterval, og vælg derefter Rediger gentagelse.
   
   

3. Foretag de ønskede ændringer for opgavelisteserien i dialogboksen Tilbagevendende liste.

4. Gennemse dine ændringer, og vælg derefter Gem. Når listen er publiceret, gælder ændringerne for alle fremtidige forekomster af listen over tilbagevendende opgaver.

Annullere gentagelse for en opgavelisteserie

Når du ikke længere vil have, at en serie med lister over tilbagevendende opgaver fortsætter med at blive publicering, kan du stoppe (annullere) gentagelsen.  Alle fremtidige forekomster af opgavelisten publiceres ikke.

1. Gå til serien med lister over tilbagevendende opgaver under Publiceret, og vælg derefter Flere handlinger > Rediger serie.

2. Vælg rullemenuen gentagelsesinterval, og vælg derefter Annuller serie.

3. I dialogboksen Annuller serie skal du bekræfte, at du vil annullere serien, og derefter vælge Ja.

• Den næste planlagte forekomst og alle fremtidige forekomster vises ikke længere under Planlagt.

• Den eksisterende skabelon til liste over tilbagevendende opgaver og dens tilsvarende publicerede forekomster er stadig angivet under Publiceret og kan rapporteres.

• Hvis der endnu ikke er publiceret nogen lister for serien, får du vist listeserien for tilbagevendende opgaver under Kladder.

Annullere publiceringen af en opgavelisteserie

Du kan annullere publiceringen af en opgavelisteserie for at fjerne opgaver, der ikke længere er nødvendige, eller for at rette en fejl i afsendelsen af serien. I tilfælde af en fejl skal du huske på, at du kan redigere opgaverne på en planlagt opgaveliste eller en publiceret opgaveliste, herunder opgavelisteforekomster, der er publiceret som en del af en tilbagevendende serie. Hvis du har brug for at annullere publiceringen af en opgaveliste på grund af en fejl, er det bedst at gøre det så hurtigt som muligt for at reducere tildelingen og fuldførelsen af opgaver, der er slettet.

Hvis du vil annullere publiceringen af en opgavelisteserie, skal du følge disse trin. Opgavelisteserien og alle lister i den flyttes til sektionen Ikke-publiceret og kan duplikeres, men kan ikke genudgives.  

1. Under Publiceret skal du ud for den opgavelisteserie, du vil annullere publiceringen, vælge Flere handlinger > Annuller publicering af serie.

2. Bekræft, at du vil annullere publiceringen af serien, og vælg derefter Annuller publicering af serie.

3. Når listeserien og de tilknyttede lister vises under Ikke-publiceret, kan du slette dem eller duplikere dem, redigere kopien og publicere den redigerede kopi.  

Annullere publiceringen af en liste i en opgavelisteserie

Du kan annullere publiceringen af en bestemt opgavelisteforekomst i en opgavelisteserie for at fjerne opgaver, der ikke længere er nødvendige, eller for at rette en fejl i afsendelsen af opgavelisten. I tilfælde af en fejl skal du huske på, at du kan redigere opgaverne på en publiceret opgaveliste, herunder en opgavelisteforekomst, der er publiceret som en del af en tilbagevendende serie. Hvis du har brug for at annullere publiceringen af en opgaveliste på grund af en fejl, er det bedst at gøre det så hurtigt som muligt for at reducere tildelingen og fuldførelsen af opgaver, der er slettet.

Hvis du vil annullere publiceringen af en liste i en opgavelisteserie, skal du følge disse trin. Opgavelisten flyttes til sektionen Ikke-publiceret og kan duplikeres, men kan ikke genudgives.  

1. Under Publiceret skal du udvide opgavelisteserien, gå til den liste, du vil annullere publiceringen af, og derefter vælge Flere handlinger > Annuller publicering.

2. Bekræft, at du vil annullere publiceringen af listen, og vælg derefter Annuller publicering.

3. Når listen vises under Ikke-publiceret, kan du slette eller duplikere den, redigere kopien og publicere den redigerede kopi.

Se også

Publicere opgavelister for at definere og registrere arbejde i organisationen

Angive krav til opgavefuldførelse på en opgaveliste