Angive krav til opgavefuldførelse på en opgaveliste

Oplevelse for modtagerteam 

Når en bruger i modtagerteamet – typisk en frontlinjearbejder eller chef – åbner opgaven, får vedkommende vist tjeklistens elementer med en indikation af, at tjeklistens elementer er påkrævede. De kan ikke markere opgaven som fuldført, før alle tjeklisteelementer er markeret som fuldført. Når alle krav er opfyldt, kan alle frontlinjemedarbejdere markere opgaven som fuldført. 

Få vist formularsvar

Når du publicerer opgavelisten, skal du få vist formularsvar fra opgavemodtagere.

Åbn formularen, og gå til fanen Svar . Her kan du gøre følgende:

• Se oversigtsoplysninger om din formular og svar.

• Vælg Vis resultater for at få vist svaroplysninger for hver svarperson.

• Vælg Flere detaljer under hvert spørgsmål for at se navnet på hver svarperson og deres svar.

• Vælg Åbn i Excel for at få vist svar i en Excel-projektmappe. Projektmappen indeholder et øjebliksbillede af de aktuelle svardata.

  Tip!: Når du får vist svar i Excel, skal du sortere efter fuldført eller ændret dato (eller efter id og derefter dato for fuldførelser eller ændringer) for at gennemse de seneste svar fra hver placering. I nogle tilfælde kan en placering sende mere end ét svar.

Du kan få mere at vide under Kontrollér og del dine formularresultater.

Formularsvar med overførte filer

Hvis formularen indeholder et eller flere spørgsmål til filoverførsel, kan du få vist de uploadede billeder ét ad gangen fra fanen Svar , som beskrevet tidligere. Hvis du vil, kan du også få adgang til den mappe, hvor filerne uploades. Uploadede filer gemmes under SharePoint-filerne i udgivelsesteamet.

SharePoint-mapperne oprettes, når den første fil uploades som en del af en indsendelse af formularsvar.

Når den første indsendelse af filoverførsel modtages, vil teamets dokumentbibliotek indeholde mappen Apps. I den indeholder en Microsoft Forms-mappe en mappe med navnet på formularen. I denne mappe er der en mappe til hvert spørgsmål i formularen, der har overført filer.

Hvis du f.eks. har tilføjet en formular med navnet "Gem åbning af undersøgelse", der indeholder tre spørgsmål om filoverførsel, er de overførte filer i følgende mapper for gruppen i SharePoint:

• Documents\Apps\Microsoft Forms\Store opening survey\Question 

• Documents\Apps\Microsoft Forms\Store opening survey\Question 1

• Documents\Apps\Microsoft Forms\Store opening survey\Question 2

Hvert overført filnavn indeholder teamnavnet, hvor opgaven er placeret, det oprindelige billednavn og det viste navn på den brugerkonto, der overførte filen og sendte formularen.

Filnavnet på det billede, der er uploadet af Joni Sherman på vegne af Seattle Store 121-teamet, er f.eks. Seattle Store 121-20210219_183537_Joni Sherman.jpg.

Hvis du vil se miniaturebilleder i stedet for en liste over billederne, skal du gå til Alle dokumenter > felter. 

(Valgfrit) Hjælp modtagerteams med at se deres uploadede billeder

Der kan være tilfælde, hvor et medlem af teamet har fuldført undersøgelsen, og en leder eller en anden kollega på det pågældende team ønsker at gennemgå, hvad der blev indsendt af vedkommendes teammedlem. 

Derfor giver vi en oplevelse, hvor en person i teamet kan se de formularsvar, der er sendt til deres placering. Dette fungerer uden yderligere konfiguration for spørgsmål, der ikke kræver en filoverførsel. For spørgsmål, der kræver en filoverførsel, uploades de sendte filer til en mappe i udgivelsesteamet, som medlemmer af modtagerteamet typisk ikke har adgang til. Hvis en bruger får vist de formularsvar, der sendes af deres team, og de ikke har adgang til den uploadede fil, får de vist et link til filen, som fører dem til et SharePoint-websted, der giver dem mulighed for at bede om tilladelser.

Du kan også dele mappen med overførte filer med alle brugere i organisationen. Hvis du er fortrolig med at dele mappen med alle i organisationen, kan du proaktivt fuldføre dette trin, og brugerne vil også få vist alle billeder, der er uploadet af deres teammedlemmer som en del af indsendelsen af formularsvar.

Sådan deler du den SharePoint-mappe, der indeholder de overførte filer:

1. Gå til mappen Documents\Apps\Microsoft Forms i publiceringsteamfilerne.

   Tip!: Husk, at denne mappe ikke vises, før der er blevet sendt et svar på en formular med et spørgsmål til filoverførsel. 

2. Find og vælg knappen Del for mappen. Hvis du vil, kan du vælge blyantsikonet for at ændre tilladelserne fra Kan redigere til Kan få vist.

3. I feltet til at tilføje navne eller grupper skal du angive Alle undtagen eksterne brugere.
   
   

4. Vælg den pågældende gruppe, og vælg derefter Send.

Når du har udført disse trin, deles mappen og alle dens undermapper med den pågældende gruppe, hvilket bør omfatte medlemmer af modtagerteams. Da alle efterfølgende formularer også overfører filer under mappen Microsoft Forms, bør fuldførelse af dette trin én gang fungere for alle tidligere og fremtidige formularer, der bruges som fuldførelseskrav af det pågældende publiceringsteam.

Hvis du vil vide mere om, hvordan du deler en SharePoint-mappe, skal du se Del SharePoint-filer eller -mapper.

Oplevelse for modtagerteam

Når en bruger i modtagerteamet – typisk en frontlinjemedarbejder eller leder – åbner opgaven, vil vedkommende se, at indsendelse af formularen er påkrævet. De kan åbne formularen og fuldføre spørgsmålene uden at forlade opgaven. Husk, at det at tage et billede, der skal uploades som en del af indsendelsen af formularen, kræver enhedstilladelser for at få adgang til kameraet. Når formularen er sendt, afspejler opgaven, at formularkravet er opfyldt. Alle medlemmer af det pågældende team, der får vist opgaven, kan også få vist de svar, der er indsendt af deres team. Når alle krav er opfyldt, kan alle frontlinjemedarbejdere markere opgaven som fuldført.

Oplevelse for modtagerteam

Når en bruger i modtagerteamet – typisk en frontlinjearbejder eller leder – åbner opgaven, kan vedkommende se, at vedkommende skal anmode om og modtage godkendelse af arbejdet på opgaven, før vedkommende kan markere den som fuldført.

Den medarbejder i frontlinjen kan vælge et medlem af teamet, som vedkommende vil anmode om godkendelse fra. Typisk er dette deres leder. Medarbejderen kan dog vælge et andet medlem af teamet, hvilket kan være nyttigt, hvis vedkommendes leder er på ferie. Opgaven afspejler, hvilken bruger der har foretaget anmodningen, og hvem brugeren har anmodet om godkendelse fra, så teamet kan se anmodningen. Den udpegede godkender modtager en meddelelse fra appen Godkendelser, og vedkommende kan give godkendelse, når vedkommende får vist selve opgaven eller fra appen Godkendelser.

En frontlinjemedarbejder, der får vist opgaven, kan se den aktuelle status for godkendelsesanmodningen. De kan ikke markere opgaven som fuldført, før godkendelsesanmodningen afspejler, at den er blevet godkendt. Hvis det er nødvendigt, kan en frontlinjemedarbejder annullere en anmodning og foretage en ny anmodning. Når den godkendelsesanmodning, der er knyttet til opgaven, vises som Godkendt, er dette krav opfyldt. Når alle krav er opfyldt, kan alle frontlinjemedarbejdere markere opgaven som fuldført.