Oversigt: Beslut, hvilken tilgang til datastyring der skal SharePoint Server 2013.
I SharePoint kan du administrere poster i et arkiv, eller du kan administrere poster i det samme dokumentlager som aktive dokumenter. Når du angiver, SharePoint et dokument er blevet en post, forbliver posten på sin plads, SharePoint den nu som en post. Et dokument kan f.eks. få en anden opbevaringspolitik, når det erklæres som en post, eller brugerne kan muligvis ikke redigere den.
Det er også muligt at have en hybrid tilgang. Du kan f.eks. holde posterne på plads med aktive dokumenter i to år og derefter flytte poster til et postarkiv, når et projekt er fuldført.
Når du overvejer, om du vil administrere poster på et separat datacenterwebsted eller på samme samarbejdswebsted, hvor dokumenterne blev oprettet, skal du overveje følgende spørgsmål:
-
Er styringen af samarbejdswebstedet relevant for administration af data? Er din branche underlagt lovmæssige krav, som godkendelsesposter skal adskilles fra aktive dokumenter? Skal der være tillid til administratoren af et samarbejdswebsted for at administrere et websted, der indeholder poster? Det kan være en god ide at gemme poster på et websted, der bruger mere begrænset adgang end samarbejdswebstedet, eller på et websted, der er sikkerhedskopieret i en anden tidsplan.
-
Hvor længe vil samarbejdswebstedet være i brug? Hvis data skal gemmes i længere tid, end projektet er i gang, betyder valg af en direkte datastyringsstrategi, at du er nødt til at vedligeholde samarbejdswebstedet, selv når det ikke længere bruges.
-
Skal projektmedlemmerne have hyppig adgang til dokumenterne, når dokumenterne er blevet poster? Hvis du bruger en fremgangsmåde, der er baseret på stedet, kan projektmedlemmer få adgang til dokumenter på samme måde, uanset om dokumenterne er aktive eller er poster.
-
Er dataledere i din organisation kun ansvarlige for poster, eller er de ansvarlige for alle oplysninger, uanset om de er aktive eller en post? Hvis dataledere kun er ansvarlige for officielle data, kan det være nemmere for dem at have et separat datacenterwebsted.
I følgende tabel beskrives forskellene mellem, hvad du kan gøre med poster i et datacenter, og med poster, der administreres direkte på et samarbejdswebsted. Forskellene præsenteres fra et synssynspunkt for både dataledere og medarbejdere, der samarbejder om et projektteam.
|
Faktor |
Postarkiv |
Direkte poster |
|---|---|---|
|
Administration af postopbevaring |
Indholdsstyring placerer automatisk nye poster i den korrekte mappe i arkivets filplan baseret på metadata. |
Der kan være forskellige politikker for poster og aktive dokumenter baseret på den aktuelle indholdstype eller placering. |
|
Begræns, hvilke brugere der kan få vist poster |
Ja. Arkivet angiver tilladelserne for posten. |
Nej. Tilladelser ændres ikke, når et dokument bliver til en post. Du kan dog begrænse, hvilke brugere der kan redigere og slette poster. |
|
Nem placering af poster (for postadministratorer) |
Nemmere. Alle poster er på ét sted. |
Sværere. Poster er spredt over flere samarbejdswebsteder. |
|
Vedligeholde alle dokumentversioner som poster |
Brugeren skal sende hver version af et dokument til arkivet. |
Automatisk, hvis versionssering er slået til. |
|
Oplysninger om nem placering (for teampartnere) |
Sværere, selvom et link til dokumentet kan føjes til samarbejdswebstedet, når dokumentet bliver en post. |
Nemmere. |
|
Rod på samarbejdswebsted |
Samarbejdswebstedet indeholder kun aktive dokumenter. |
Samarbejdswebstedet indeholder aktive og inaktive dokumenter (poster), selvom du kan oprette visninger, der kun viser poster. |
|
Mulighed for at overvåge poster |
Ja. |
Afhængigt af overvågningspolitikken for samarbejdswebstedet. |
|
Administrativ sikkerhed |
En datastyring kan administrere dataarkivet. |
Administratorer af samarbejdswebsteder har tilladelse til at administrere poster og aktive dokumenter. |
I følgende tabel beskrives forskellene mellem de to metoder til datastyring, der kan påvirke, hvordan du administrerer it-ressourcer.
|
Faktor |
Postarkiv |
Direkte poster |
|---|---|---|
|
Antal websteder, der skal administreres |
Flere websteder. Det vil sige, at der er et separat arkiv ud over samarbejdswebsteder. |
Færre websteder. |
|
Skalerbarhed |
Lettelse af databasestørrelsens tryk på samarbejdswebsteder. |
Den maksimale størrelse på gruppen af websteder nået tidligere. |
|
Nem administration |
Adskille websted eller farm for poster. |
Ingen yderligere klargøring af websteder går ud over, hvad der allerede er nødvendigt for de websteder, der har aktive dokumenter. |
|
Lager |
Kan gemme poster på forskellige lagringsmedie. |
Aktive dokumenter og poster, der er gemt sammen. |
