Hente pivottabeldata, ét rapportfilterelement ad gangen

1. Sørg for, at kommandoen Guiden Pivottabel og pivotdiagram findes på værktøjslinjen Hurtig adgang. Hvis du ikke kan se den, skal du følge disse trin:

   Hvor er værktøjslinjen Hurtig adgang?

   1. Klik på pilen ved siden af værktøjslinjen, og klik derefter på Flere kommandoer.

   2. Under Vælg kommandoer fra skal du vælge Alle kommandoer.

   3. På listen skal du vælge Guiden Pivottabel og pivotdiagram, klikke på Tilføjog herefter vælge OK.

2. Klik nu på ikonet for guiden Pivottabel og pivotdiagram på værktøjslinjen Hurtig adgang.

3. Vælg Ekstern datakilde på siden Trin 1 i guiden, og klik derefter på Næste.

4. Klik på Hent data på trin 2-siden i guiden.

5. Oprette forbindelse til en datakilde.

   Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du opretter forbindelse til en ODBC-datakilde, under Brug Af Microsoft Query til at hente eksterne data.

6. Klik på Layout på trin 3-siden i guiden.

7. Træk et eller flere felter til området Rapportfilter i dialogboksen Layout.

8. Gør følgende for hvert rapportfilterfelt:

   1. Dobbeltklik på feltet.

      Dialogboksen Avancerede indstillinger for pivottabelfelt vises.

   2. Hvis du kun vil hente opdaterede data fra datakilden, hver gang du vælger et nyt element i et rapportfilter, skal du klikke på Forespørg om ekstern datakilde, når du vælger hvert rapportfilterfeltelement (kræver mindre hukommelse).

      Hvis du vil forhindre, at et rapportfilterfelt flyttes til områderne Rækkenavne, Kolonnenavne eller Værdier, skal du markere afkrydsningsfeltet Deaktiver pivotering af dette felt (anbefales).

      Hvis du vil vende tilbage til standardhandlingen og hente alle data fra datakilden, hver gang du vælger et nyt element i et rapportfilter, skal du klikke på Hent eksterne data for alle rapportfilterfeltelementer (hurtigere ydeevne).

Du kan konfigurere et rapportfilter til at hente markerede data fra datakilden for en pivottabel ved hjælp af dialogboksen Avancerede indstillinger for pivottabelfelt i guiden Pivottabel og pivotdiagram. Som standard henter Microsoft Office Excel alle kildedataene for en pivottabel, som indeholder data, der er filtreret fra (og dermed ikke vises i rapporten), når du opretter eller opdater rapporten. Når du konfigurerer et rapportfilter til kun at hente data for det element, du angiver i filteret, kan du hente mindre mængder data efter behov. Hver gang du får vist et andet element i filteret, er det kun undersættet af dataene for det nye element, der hentes. Du kan konfigurere lige så mange rapportfiltre, som du ønsker, og derefter anvende dem efter behov.

Sådan påvirkes ydeevnen

Når et rapportfilter er konfigureret til at hente data for et eller flere (men ikke alle) elementer, er elementet (Alle), der opsummerer det komplette datasæt, ikke tilgængeligt (nedtonet), og kommandoen Vis rapportfiltersider (når du klikker på pilen ud for Indstillinger under fanen Indstillinger i gruppen Pivottabel) er heller ikke tilgængelig. Hver gang du vælger et andet element, henter du færre data, men du skal stadig vente på, at dataene hentes. Hvis computeren bliver afbrudt fra den eksterne datakilde, kan du ikke vælge et andet element, før du kan oprette forbindelse til datakilden igen. Men med denne indstilling kan du arbejde med meget større mængder data, end du ellers kunne.

Hvis du henter alle dataene for alle elementerne, kan det tage længere tid at hente dataene, men du kan derefter vælge nye elementer i rapportfilteret uden forsinkelse, fordi alle de data, du skal bruge, indlæses i hukommelsen på computeren. Du kan også åbne en oversigt over det komplette datasæt ved at markere elementet (Alle) og omorganisere rapporten for at bruge rapportfiltrene i andre områder. Indstillingen (Alle) giver dig den mest alsidighed, når den samlede mængde data, der skal hentes, er inden for computerens tilgængelige hukommelsesgrænser.

Flytte rapportfiltre

Hvis du trækker et rapportfilter, der er konfigureret til at hente alle data for alle elementer til en anden placering, f.eks. hvis du forsøger at gøre det til en rækkeetiket, forsøger Excel at hente dataene for alle elementerne, og du kan løbe tør for computerressourcer. Du kan dog forhindre en bruger i at gøre dette. Du kan finde flere oplysninger i afsnittet Hent rapportfilterdata for hvert element eller for alle elementer.

Hente data for elementer, når et rapportfilter ikke er tilgængeligt

Denne mulighed for at bruge denne funktion er ikke tilgængelig under følgende omstændigheder:

• Rapporter, der er baseret på kildedata fra OLAP databaser, forespørger automatisk efter data efter behov, og brug derfor ikke denne funktion.

• Pivottabellen deler datacachen med en eller flere andre pivottabeller.

• ODBC-driveren til den eksterne database, du forespørger, understøtter ikke parameterforespørgsler. De ODBC-drivere, der leveres sammen med Microsoft Office, understøtter alle parameterforespørgsler. Du kan kontakte tredjepartsdriverleverandører for at finde ud af, om deres drivere har denne support.