Denne artikel indeholder
Oversigt
Når du bruger Microsoft Office InfoPath-formularer til at indsamle data som en del af en større forretningsproces, forbliver disse data normalt ikke i de formularer, som brugerne udfylder. I stedet flyttes formulardataene fra formularen til næste trin i forretningsprocessen, normalt til en ekstern datakilde som f.eks. en database, en webtjeneste eller et program på en webserver. En medarbejder kan f.eks. bruge InfoPath til at udfylde en udgiftsrapportformular og derefter sende formularen til en webtjeneste, hvor formularen kan behandles.
I modsætning til at gemme en formular, hvor brugerne vælger en placering til at gemme deres formular, mens de udfylder den, sender afsendelsen af en formular formularens data til en bestemt placering, der blev defineret, da formularskabelonen, der er knyttet til formularen, blev udviklet. Når du designer en formularskabelon og aktiverer formularindsendelse, kan du vælge at få de data, som brugerne indtaster i din formular, sendt til følgende placeringer:
-
En Microsoft Office Access- eller Microsoft SQL Server database
-
En webtjeneste
-
En server, der Microsoft Windows SharePoint Services
-
I en mail
-
Et program på en webserver
-
Et brugerdefineret program, der hoster InfoPath
Hvis du angiver, hvor dataene i formularerne skal indsendes, kan det øge nøjagtigheden og effektiviteten af dine forretningsprocesser, fordi det giver dig mulighed for at opnå mere kontrol over disse processer. Før brugerne kan sende deres formulardata, sikrer InfoPath, at dataene i formularerne er gyldige og giver brugerne mulighed for at rette eventuelle ugyldige data. Denne funktion kan være med til at sikre, at der kun sendes gyldige data til den eksterne datakilde.
Ud over at designe din formularskabelon for at give brugerne mulighed for at sende deres data til et enkelt sted, kan du designe din formularskabelon, så brugerne kan sende deres formulardata til flere steder på én gang. Du kan f.eks. designe en formularskabelon til udgiftsrapporter, så når brugerne indsender deres udfyldte formularer, sendes formulardataene til en database, og der sendes en kopi af hver udfyldt formular også i en mail til deres leder.
Når du designer en formularskabelon, der kan sendes til en ekstern datakilde, aktiverer InfoPath kommandoen Send i menuen Filer samt knappen Send på standardværktøjslinjen som standard. Afhængigt af dine behov kan du vælge at ændre navnet på kommandoen Send. Desuden kan du også indsætte en knap direkte i formularskabelonen, som brugerne kan klikke på for at sende deres formulardata, når de er færdige med at udfylde formularen.
Du kan også konfigurere formularskabelonen, så et af følgende sker, når formularen er sendt:
-
Den eksisterende formular lukkes.
-
Den eksisterende formular lukkes, og der åbnes en ny, tom formular.
-
Den eksisterende formular forbliver åben.
Du kan desuden skrive en meddelelse, der vises, når brugerne indsender deres formular, der angiver, om formularen blev sendt korrekt.
Sende formulardata til en Access- eller SQL Server-database
InfoPath-formularer sendes ofte til databaser, uanset om det er at opdatere en enkelt tabel med en kundepost eller til mere komplicerede scenarier, f.eks. ændre flere tabeller, der er kædet sammen i en udgiftsrapportformularskabelon. Du kan designe din formularskabelon i InfoPath, så den kan sendes direkte til en Access- eller SQL Server-database, uden at du behøver at bruge script eller brugerdefineret kode. Du kan også sende formulardata til andre typer databaser ved hjælp af brugerdefineret kode eller ved at sende formularen til en webtjeneste, der er knyttet til den pågældende database.
Hvis du vil sende en formular til en Access- eller SQL Server-database, skal du designe en formularskabelon, der er baseret på den pågældende database. Dette sikrer, at formularskabelonens datakilde svarer til strukturen i databasen. Hvis du føjer en databaseforbindelse til en eksisterende formularskabelon, kan brugerne ikke sende deres udfyldte formularer til databasen, fordi formularens datakilde ikke stemmer overens med strukturen i databasen. Hvis formularskabelonen ikke svarer til strukturen i databasen, kan InfoPath ikke opdatere de korrekte felter i databasen, når dataene sendes.
Når du designer en InfoPath-formularskabelon, der er baseret på en database, skal du være opmærksom på følgende problemer:
-
Når du forbinder formularskabelonen til mere end én tabel i databasen, skal tabellerne være forbundet med nøglefelter.
-
Lange datatyper, f.eks. billeder, billeder, OLE-objekter, vedhæftede filer og Access-notat eller SQL-datatyper, skal udelukkes fra dataforbindelsen. InfoPath understøtter ikke dataforbindelser til disse lange datatyper. Hvis du vil udelade bestemte felter i databasen, skal du bruge guiden Dataforbindelse til at konfigurere dataforbindelsen.
Du kan afgøre, om en af disse problemer skal anvendes, ved at læse oplysningerne i feltet Oversigt på den sidste side i guiden Dataforbindelse. Oversigten angiver, om formularindsendelse er aktiveret, og hvis den er deaktiveret, forklarer oversigten hvorfor.
Når du har konfigureret dataforbindelsen mellem formularskabelonen og databasen, kan du tilpasse alle andre sendeindstillinger, du ønsker. Du kan f.eks. ændre den tekst, der vises på knappen Send i din formularskabelon. Du kan også ændre de meddelelser, der vises for brugere, for at angive, om formularen blev sendt korrekt, og du kan angive, om formularen skal være åben efter indsendelsen.
Sende formulardata til en webtjeneste
Uanset om du bruger en webtjeneste til at etablere en arbejdsproces for en forretningsproces eller som et mellemniveau oven på databasen, gør InfoPath det nemt at oprette formularskabeloner, der interagerer med en webtjeneste. InfoPath har en guide til dataforbindelse, der fører dig gennem processen med at forbinde formularskabeloner til en webtjeneste.
Der er to almindelige metoder til at designe en formularskabelon, der indsender formularer til en webtjeneste:
-
Oprette forbindelse mellem en eksisterende formularskabelon og en webtjeneste
-
Designe en ny formularskabelon, der er baseret på en webtjeneste
Med begge disse metoder opretter InfoPath en datakilde, der er baseret på skemaet for webtjenesten. Dette gør det muligt for formularer, der er baseret på en formularskabelon, at sende data til webtjenesten.
Tekniske detaljer
Når brugere sender en formular til en webtjeneste, sendes formularen som XML-data (Extensible Markup Language) i en SOAP-konvolut. SOAP-konvolutten fungerer som en inputparameter for den angivne webtjenestehandling. Du kan sammenligne dette med at sende en formular ved hjælp af HTTP, hvilket resulterer i et XML-dokument i en HTTP POST-anmodning.
Før du forbinder en InfoPath-formularskabelon til en webtjeneste, skal du overveje følgende:
-
InfoPath kan ikke oprette forbindelse til en webtjeneste, der remote procedure call (RPC) en kodet typografi. Kun dokumentkonstant kodning understøttes.
-
Når du konfigurerer en formularskabelon, så formularerne kan sende data til en webtjeneste, kan du angive, at det kun er data i bestemte felter eller grupper, der kan sendes, eller du kan sende alle dataene i formularen.
Når dataforbindelsen til webtjenesten er konfigureret, kan du føje en Send-knap til formularskabelonen og tilpasse eventuelle andre send-indstillinger, du ønsker.
Sende formulardata til en server, der kører Microsoft Windows SharePoint Services
Du kan designe en formularskabelon, der sender data til en server, der kører Microsoft Windows SharePoint Services. Ved at gøre dette kan du gemme og organisere alle dine brugeres formularer i et dokumentbibliotek. Desuden kan brugerne udfylde formularer, der er baseret på formularskabelonen direkte fra dokumentbiblioteket. De kan også eksportere formulardata til Microsoft Office Excel eller flette dataene fra flere formularer til en enkelt formular. Når du aktiverer formularindsendelse direkte til et dokumentbibliotek, kan du desuden foruddefinere filnavnene for formularerne, enten med statiske værdier, med værdier, der er baseret på data i formularen, eller ved at bruge en formel.
Når du har konfigureret formularskabelonen til at tillade indsendelse af en formular til et SharePoint-dokumentbibliotek, kan du føje en Send-knap til formularen og tilpasse andre afsendelsesmuligheder, f.eks. teksten på knappen Send, de meddelelser, der vises til brugeren, for at angive, om formularen er blevet sendt, og om formularen skal være åben efter indsendelsen.
Sende formulardata i en e-mail
Brug af et mailprogram er en af de nemmeste og mest almindelige måder at konfigurere en arbejdsproces til en forretningsproces på. Du kan designe en InfoPath-formularskabelon, der gør det muligt for brugerne at klikke på knappen Send på værktøjslinjen Standard eller i menuen Filer for at sende deres udfyldte formular enten som en vedhæftet fil eller i brødteksten i en mail. Mailadresser, emnelinje og vedhæftede filnavne kan alle være foruddefinerede, når du designer formularskabelonen – enten med statiske værdier med værdier, der er baseret på indtastninger i formularen, eller ved hjælp af en formel. Du kan f.eks. designe din formularskabelon, så udfyldte formularer automatisk sendes i en mail med en foruddefineret emnelinje til en mailadresse, der er baseret på en indtastning i formularen. Desuden kan du, baseret på data, som brugerne indtaster i formularen, definere dynamiske filnavne til formularen.
For at brugerne kan sende deres formularer som mails, skal de have Microsoft Office Outlook 2003 eller Microsoft Office Outlook 2007 installeret på deres computere. Brugere, der udfylder formularer i en webbrowser, behøver Outlook at sende deres formularer som en mail.
Når du har konfigureret formularskabelonen til at tillade indsendelse af en formular i en mail, kan du føje knappen Send til standardværktøjslinjen og kommandoen Send til menuen Filer til formularskabelonen og tilpasse alle andre indstillinger for indsendelse, f.eks. den tekst, der vises på knappen Send, de meddelelser, der vises til brugeren, for at angive, om formularen blev sendt korrekt. og om du vil holde formularen åben efter indsendelsen.
Sende formulardata til et program på en webserver
Hvis du har en eksisterende ASP-side (Active Server Pages) eller en anden kode på en webserver, der kan behandle XML-data, kan du designe formularskabelonen, så brugerne kan sende udfyldte formularer til den pågældende webserver ved hjælp af HTTP POST-metoden. Når du konfigurerer formularskabelonen, så brugerne kan sende deres formularer på denne måde, opretter InfoPath en meddelelse, der indeholder formulardataene, og sender derefter denne meddelelse til webserveren. Når du designer en formularskabelon til at sende data til en webserver, kan du føje en Send-knap til formularskabelonen, angive den tekst, der vises på knappen Send, tilpasse de meddelelser, der vises til brugere, for at angive, om formularen er blevet sendt, og angive, om formularen skal være åben efter indsendelsen.
Sende formulardata ved hjælp af en dataforbindelsesfil
I Microsoft Office InfoPath 2007 du også mulighed for at oprette en XML-fil, der kaldes en dataforbindelsesfil, som indeholder alle de indstillinger, der er nødvendige for en dataforbindelse. Du kan gemme filen i et dataforbindelsesbibliotek på et Microsoft Office SharePoint Server 2007 -websted og derefter designe flere formularskabeloner, der bruger den samme XML-fil til at konfigurere en dataforbindelse. Hvis du bruger en dataforbindelsesfil, betyder det, at hvis noget med dataforbindelsen ændres – f.eks. hvis placeringen af den eksterne datakilde ændres – kan du opdatere dataforbindelsesfilen én gang i stedet for at opdatere dataforbindelsen i hver enkelt formularskabelon. Alle formularskabeloner, der bruger dataforbindelsesfilen, opdateres automatisk med de nye indstillinger.
En dataforbindelsesfil kan indeholde indstillinger, der bestemmer, hvordan brugerne kan sende deres formulardata. Du kan designe en formularskabelon til at bruge indstillingerne i denne dataforbindelsesfil. Når du har konfigureret formularskabelonen til at tillade indsendelse af formular, kan du føje kommandoen Send til menuen Filer og knappen Send på standardværktøjslinjen i formularen, der er baseret på formularskabelonen, og derefter tilpasse eventuelle andre indstillinger for indsendelse, f.eks. den tekst, der vises på knappen og kommandoen Send. meddelelserne, der vises til brugeren, for at angive, om formularen blev sendt, og om du vil holde formularen åben efter indsendelsen.
Sende formulardata ved hjælp af kode
Hvis du vil oprette avancerede funktioner i formularskabelonen til indsendelse af formulardata, kan du skrive administreret kode ved hjælp af Microsoft Visual Basic .NET, Microsoft Visual C# .NET eller et script. Du kan f.eks. føje funktioner til din formularskabelon, der gør det muligt at indsende formularen til mere end ét sted på én gang eller til en ekstern datakilde, der normalt ikke understøttes af InfoPath.
Tip!: Hvis du ikke kan konfigurere din formularskabelon, så brugerne kan sende deres formularer til en ekstern datakilde ved hjælp af indstillingerne for InfoPath-dataforbindelse, kan du bruge denne funktion til at skrive din egen implementering af en dataforbindelse til den pågældende eksterne datakilde.
