Opret og del et dashboard med Excel og Microsoft-grupper

Hent dine data

1. Du kan kopiere og indsætte data direkte i Excel, eller du kan konfigurere en forespørgsel fra en datakilde. I dette emne brugte vi forespørgslen Salgsanalyse fra skabelonen Northwind Traders til Microsoft Access. Hvis du vil bruge det, kan du åbne Access og gå til Filer > Ny > Søg , og i Søg skal du skrive "Northwind" og oprette skabelondatabasen. Når du har gjort det, kan du få adgang til alle de forespørgsler, der er inkluderet i skabelonen. Vi har allerede indsat disse data i Excel-projektmappen for dig, så der er ingen grund til bekymring, hvis du ikke har Access.

2. Kontrollér, at dine data er struktureret korrekt uden manglende rækker eller kolonner. Hver række skal repræsentere en enkelt post eller et enkelt element. Du kan få hjælp til at konfigurere en forespørgsel, eller hvis dine data skal manipuleres, under Få & Transformér i Excel.

   

3. Formatér dataene som en Excel-tabel, hvis de ikke allerede er formateret. Når du importerer fra Access, importeres dataene automatisk til en tabel.

Opret pivottabeller

1. Markér en celle i dataområdet, og gå til Indsæt > Pivottabel > Nyt regneark. Du kan finde flere oplysninger under Opret en pivottabel for at analysere regnearksdata.

2. Tilføj de ønskede pivottabelfelter, og formatér derefter som ønsket. Denne pivottabel vil være grundlaget for andre, så du bør bruge lidt tid på at foretage de nødvendige justeringer af typografi, rapportlayout og generel formatering nu, så du ikke behøver at gøre det flere gange. Du kan finde flere oplysninger i: Designe layoutet og formatet af en pivottabel.

   I dette tilfælde har vi oprettet en overordnet oversigt over salg efter produktkategori og sorteret efter feltet Salg i faldende rækkefølge.

   

   Se Sortér data i en pivottabel eller et pivotdiagram for at få mere at vide.

3. Når du har oprettet din masterpivottabel, skal du markere den og derefter kopiere og indsætte den så mange gange, som det nødvendigt, i tomme områder i regnearket. Disse pivottabeller kan i vores eksempel ændre rækker, men ikke kolonner, så vi placerede dem på den samme række med en tom kolonne mellem hver enkelt. Du kan dog opdage, at du skal anbringe pivottabellerne under hinanden, hvis de kan udvide kolonner.

   Vigtigt!: Pivottabeller kan ikke overlappe hinanden, så sørg for, at dit design giver tilstrækkelig plads mellem dem til at give dem mulighed for at udvide og sammentrække, efterhånden som værdier filtreres, tilføjes eller fjernes.

   På dette tidspunkt kan det være en god ide at give dine pivottabeller sigende navne, så du ved, hvad de gør. Ellers navngiver Excel dem pivottabel1, pivottabel2 osv. Du kan markere hver enkelt af dem og derefter gå til Analysér pivottabel > pivottabel og derefter angive et nyt navn i feltet Navn på pivottabel . Dette er vigtigt, når det er tid til at forbinde pivottabellerne til kontrolelementerne Udsnit og Tidslinjer.

   

Opret pivotdiagrammer

1. Klik et vilkårligt sted i den første pivottabel, og gå til Analysér pivottabel > Værktøjer > pivotdiagram, og vælg derefter en diagramtype. Vi valgte et kombinationsdiagram med Salg som et grupperet søjlediagram og % total som et kurvediagram , der er afbildet på den sekundære akse.

   

2. Vælg diagrammet, og vælg derefter størrelse og format som ønsket fra fanerne Analysér pivotdiagram, Design og Formatér . Du kan finde flere oplysninger i vores serie om formatering af diagrammer.

3. Gentag for hver af de resterende Pivottabeller.

4. Nu er det også et godt tidspunkt at omdøbe dine pivotdiagrammer. Gå til Analysér pivotdiagram > pivotdiagram, og angiv derefter et nyt navn i feltet Diagramnavn .

Tilføj udsnit og en tidslinje

Udsnit og tidslinjer giver dig mulighed for hurtigt at filtrere dine pivottabeller og pivotdiagrammer, så du kun kan se de oplysninger, der giver mening for dig.

1. Markér en pivottabel, og gå til Analysér pivottabel > Filtrer > Indsæt udsnitsværktøj, og markér derefter hvert element, du vil bruge til et udsnitsværktøj. Til dette dashboard valgte vi Kategori, Produktnavn, Medarbejder og Kundenavn. Når du klikker på OK, føjes udsnitsværktøjerne til midten af skærmen stablet oven på hinanden, så du skal arrangere og ændre størrelsen på dem efter behov.

   

2. Indstillinger for udsnit: Hvis du klikker på et udsnitsværktøj, kan du gå til fanen Udsnit og vælge forskellige indstillinger, f.eks . Typografi , og hvor mange kolonner der vises. Du kan justere flere udsnit ved at markere dem med Ctrl+venstreklik og derefter bruge værktøjerne Juster under fanen Udsnitsværktøjer .

3. Connections udsnitsværktøj: Udsnit er kun forbundet med den pivottabel, du brugte til at oprette dem, så du skal vælge hvert udsnit og derefter gå til Udsnit > Udsnit > Rapport Connections og kontrollere, hvilke pivottabeller du vil have forbindelse til hver enkelt. Udsnit og tidslinjer kan styre pivottabeller i alle regneark, også selvom regnearket er skjult.

   

4. Tilføj en tidslinje: Vælg en pivottabel, og gå til Analysér pivottabel > Filtrer > Indsæt tidslinje, og markér derefter hvert element, du vil bruge. For dette dashboard valgte vi Ordredato.

5. Indstillinger for tidslinje: Klik på tidslinjen, og gå til fanen Tidslinje, og vælg indstillinger som Typografi, Sidehoved og Billedtekst. Vælg indstillingen Rapportforbindelser for at knytte tidslinjen til pivottabeller efter eget valg.

Få mere at vide om kontrolelementerne Udsnit og Tidslinje.

Næste trin

Dashboardet er nu funktionelt færdigt, men du skal sandsynligvis stadig arrangere det, så det er, som du vil have det, og foretage endelige justeringer. Det kan f.eks. være, at du vil tilføje en rapporttitel eller en baggrund. I vores dashboard har vi tilføjet figurer rundt om pivottabellerne og slået Overskrifter og Gitterlinjer fra under fanen Vis .

Sørg for at teste hvert af dine udsnit og tidslinjer for at sikre, at dine pivottabeller og pivotdiagrammer fungerer, som du ønsker det. Du kan opleve situationer, hvor visse markeringer forårsager problemer, hvis en pivottabel ønsker at justere og overlappe en anden, hvilket den ikke kan gøre, og der vises en fejlmeddelelse. Disse problemer skal rettes, før du distribuerer dit dashboard.

Når du er færdig med at konfigurere dit dashboard, kan du klikke på fanen Del dit dashboard øverst i dette emne for at få mere at vide om, hvordan du distribuerer det.