Opret og del et dashboard med Excel og Microsoft-grupper

Hent dine data

1. Du kan kopiere og indsætte data direkte i Excel, eller du kan konfigurere en forespørgsel fra en datakilde. I dette emne brugte vi forespørgslen Salgsanalyse fra skabelonen Northwind Traders til Microsoft Access. Hvis du vil bruge den, skal du åbne Access og gå til Filer > Ny > søge efter "Northwind" og oprette skabelondatabasen. Når du har gjort det, vil du kunne få adgang til alle de forespørgsler, der er medtaget i skabelonen. Vi har lagt disse data til Excel-projektmappen for dig, så der er ingen grund til bekymring, hvis du ikke har Access.

2. Kontrollér, at dine data er struktureret korrekt, uden manglende rækker eller kolonner. Hver række skal repræsentere en enkelt post eller et enkelt element. Hvis du ønsker hjælp med at konfigurere en forespørgsel, eller hvis dine data skal ændres, kan du læse Hent og transformér i Excel.

   

3. Formatér dataene som en Excel-tabel, hvis de ikke allerede er formateret. Når du importerer fra Access, importeres dataene automatisk til en tabel.

Opret pivottabeller

1. Markér en celle i dataområdet, og gå til Indsæt > Pivottabel > Nyt regneark. Du kan finde flere oplysninger under Opret en pivottabel for at analysere regnearksdata.

2. Tilføj de ønskede pivottabelfelter, og formatér derefter som ønsket. Denne pivottabel vil være grundlaget for andre pivottabeller, så du bør indregne tid til at foretage de nødvendige justeringer af typografi, layout og almindelig formatering nu, så du ikke behøver at gøre det flere gange. Du kan finde flere oplysninger i: Designe layoutet og formatet af en pivottabel.

   I dette tilfælde har vi oprettet en overordnet oversigt over salg efter produktkategori og sorteret efter feltet Salg i faldende rækkefølge.

   

   Se Sortér data i en pivottabel eller et pivotdiagram for at få mere at vide.

3. Når du har oprettet din masterpivottabel, skal du markere den og derefter kopiere og indsætte den så mange gange, som det nødvendigt, i tomme områder i regnearket. Disse pivottabeller kan i vores eksempel ændre rækker, men ikke kolonner, så vi placerede dem på den samme række med en tom kolonne mellem hver enkelt. Du kan dog opdage, at du skal anbringe pivottabellerne under hinanden, hvis de kan udvide kolonner.

   Vigtigt!: Pivottabeller kan ikke overlappe hinanden, så sørg for, at der er nok ledig plads i dit design mellem dem til, at de kan udvide og trække sig sammen, når værdier filtreres, tilføjes eller fjernes.

   På nuværende tidspunkt kan du give dine pivottabeller sigende navne, så du ved, hvad de gør. Ellers navngiver Excel dem Pivottabel1, Pivottabel2 osv. Du kan markere hver enkelt af dem og derefter gå til Pivottabelværktøjer > Analysér > angiv et nyt navn i feltet Navn på pivottabel. Dette er vigtigt, når det er tid til at forbinde pivottabellerne til kontrolelementerne Udsnit og Tidslinjer.

   

Opret pivotdiagrammer

1. Klik et vilkårligt sted i den første pivottabel, og gå til Værktøjer til pivottabel > Analysér > Pivotdiagram > vælg en diagramtype. Vi valgte et kombinationsdiagram med Salg som et grupperet søjlediagram, og % total som et kurvediagram, der er afbildet på den sekundære akse.

   

2. Vælg diagrammet og derefter størrelse og format som ønsket fra fanen Værktøjer til pivotdiagram. Få mere at vide i vores serie om Formatering af diagrammer.

3. Gentag for hver af de resterende Pivottabeller.

4. Det er nu et godt tidspunkt at omdøbe dine Pivotdiagrammer. Gå til Værktøjer til pivotdiagram > Analysér > angiv et nyt navn i feltet Diagramnavn.

Tilføj udsnit og en tidslinje

Med udsnit og tidslinjer kan du hurtigt filtrere dine pivottabeller og pivotdiagrammer, så du kan se netop de oplysninger, som du har brug for.

1. Markér en pivottabel, og gå til Værktøjer til pivottabel > Analysér > Filter > Indsæt udsnitsværktøj, og markér så hvert element, du vil bruge til et udsnitsværktøj. Til dette dashboard valgte vi kategori, produktnavn, medarbejder og kundenavn. Når du klikker på OK, tilføjes udsnitsværktøjer til midten af skærmen, stablet oven på hinanden, så du skal arrangere og tilpasse dem efter behov.

   

2. Indstillinger for udsnit – Hvis du klikker på et udsnitsværktøj, kan du gå til Udsnitsværktøjer > Indstillinger og vælge forskellige indstillinger, f.eks . Typografi , og hvor mange kolonner der vises. Du kan justere flere udsnit ved at markere dem med Ctrl+venstreklik og derefter bruge værktøjerne Juster under fanen Udsnitsværktøjer.

3. Forbindelser til udsnitsværktøj – Udsnit kan kun blive tilknyttet den pivottabel, du brugte til at oprette dem, så du skal markere hvert udsnit og derefter gå til Udsnitsværktøjer > Indstillinger > Rapportforbindelser og kontrollere hvilke pivottabeller, du ønsker tilknyttet til hver. Udsnit og tidslinjer kan styre pivottabeller i alle regneark, også selvom regnearket er skjult.

   

4. Tilføj en Tidslinje – Markér en pivottabel, og gå til Værktøjer til pivottabel > Analysér > Filtrér > Indsæt udsnitsværktøj, og markér hvert element, du vil bruge. Til dette dashboard valgte vi Ordredato.

5. Indstillinger for tidslinje – Klik på tidslinjen, og gå til Tidslinjeværktøjer > Indstillinger, og vælg indstillinger som Typografi, Sidehoved og Billedtekst. Vælg indstillingen Rapportforbindelser for at knytte tidslinjen til pivottabeller efter eget valg.

Få mere at vide om kontrolelementerne Udsnit og Tidslinje.

Næste trin

Dashboardet er nu funktionelt færdigt, men du skal sandsynligvis stadig arrangere det, som du ønsker, og foretage endelige justeringer. Det kan f.eks. være, at du vil tilføje en rapporttitel eller en baggrund. I vores dashboard har vi tilføjet figurer rundt om pivottabellerne og slået Overskrifter og Gitterlinjer fra under fanen Vis.

Sørg for at teste hver af dine udsnit og tidslinjer for at sikre, at dine pivottabeller og pivotdiagrammer fungerer korrekt. Du kan opleve situationer, hvor visse markeringer forårsager problemer, hvis en pivottabel ønsker at justere og overlappe en anden, hvilket den ikke kan gøre, så der vises en fejlmeddelelse. Disse problemer skal rettes, før du distribuerer dit dashboard.

Når du er færdig med at konfigurere dit dashboard, kan du klikke på fanen "Del et dashboard" øverst i dette emne for at se, hvordan du distribuerer det.