Oprette og anvende politikker for administration af oplysninger

Aktivering af funktionen Webstedspolitik giver administratorer af grupper af websteder mulighed for at definere opbevaringsplaner, der gælder for et websted og alt dets indhold. Sådan aktiveres denne funktion:

1. Gå til startsiden for den gruppe af websteder, som du vil aktivere funktionen Webstedspolitik for.

   Gå til Indstillinger , Indstillinger for websted.

2. Vælg Funktioner på gruppen af websteder under Administration af gruppe af websteder.

3. Rul ned til Webstedspolitik. Hvis du ikke kan se Aktiv i højre side, skal du vælge Aktivér.

Overvej at oprette politikken på niveauet for gruppen af websteder for at sikre, at en oplysningspolitik anvendes på alle dokumenter af en bestemt type inden for en gruppe af websteder, og anvend derefter politikken på indholdstyper. Disse kaldes for politikker for grupper af websteder.

1. Gå til Indstillinger , Indstillinger for websted.

2. Klik på Politikker for gruppe af websteder på siden Indstillinger for websted på listen Administration af gruppe af websteder.

3. Klik på Opret på siden Politikker for gruppe af websteder.

4. Skriv et navn og en beskrivelse af politikken, og skriv derefter en kort politikerklæring, som forklarer formålet med politikken over for brugere. En politikerklæring kan være på op til 512 tegn.

5. Se Opret en politik for en indholdstype senere i denne artikel for at se, hvordan du konfigurerer de funktioner, du vil knytte til politikken.

6. Klik på OK for at vende tilbage til siden Politikker for gruppe af websteder.

Når du føjer en politik for administration af oplysninger til en indholdstype, bliver det nemt at knytte politikfunktioner til flere lister eller biblioteker. Du kan vælge at føje en eksisterende politik for administration af oplysninger til en indholdstype eller at oprette en entydig politik, som er specifik for en enkelt indholdstype.

Du kan også føje en politik for administration af oplysninger til en indholdstype, der er specifik for lister. Hermed anvendes politikken udelukkende på elementer i den pågældende liste, der anvender indholdstypen.

1. Gå til Indstillinger , Indstillinger for websted.

2. Klik på Indholdstyper for websted på siden Indstillinger for websted i sektionen Gallerier til webdesigner.

3. Vælg den indholdstype, du vil tilføje en politik for, på siden Indstillinger for webstedsindholdstype.

4. Klik på Indstillinger for politik til administration af oplysninger i sektionen Indstillinger på siden Webstedsindholdstype.

5. På siden Indstillinger for politik til administration af oplysninger skal du vælge Definer en politik og derefter klikke på OK.

6. Skriv et navn og en beskrivelse af politikken på siden Rediger politik, og skriv derefter en kort beskrivelse, som forklarer formålet med politikken for brugerne. En beskrivelse kan være på op til 512 tegn.

7. Vælg de enkelte politikfunktioner i de næste sektioner, som du vil føje til din politik for administration af oplysninger.

8. Hvis du vil angive en opbevaringsperiode for dokumenter og elementer, som er underlagt denne politik, skal du klikke på Aktivér opbevaring og derefter angive opbevaringsperioden og de handlinger, der skal udføres, når elementerne udløber.

   Sådan angives en opbevaringsperiode

   					1.	Klik på Tilføj en opbevaringsfase for poster ...
   					2.	Vælg en indstilling for opbevaringsperiode for at angive, hvornår dokumenter eller elementer skal være indstillet til at udløbe. Gør et af følgende: Hvis du vil angive udløbsdatoen baseret på en datoegenskab, skal du i sektionen Hændelse klikke på Denne fase er baseret på en datoegenskab for elementet og derefter vælge dokument- eller elementhandlingen (f.eks. Oprettet eller Redigeret) og det tidsrum efter denne handling (f.eks. antallet af dage, måneder eller år), hvor elementet skal udløbe. Hvis du vil bruge en brugerdefineret opbevaringsformel til at bestemme udløb, skal du klikke på Angives af en brugerdefineret opbevaringsformel, der er installeret på denne server. Bemærk!:  Denne indstilling er kun tilgængelig, hvis administratoren har konfigureret en brugerdefineret formel.
   					3.	Indstillingen Start en arbejdsproces er kun tilgængelig, hvis du vil definere en politik for en liste, et bibliotek eller en indholdstype, der allerede har en arbejdsproces tilknyttet. Du får derefter vist arbejdsprocesser, du kan vælge mellem.
   					4.	I sektionen Gentagelse skal du vælge Gentag denne fases handling ... og angive, hvor ofte du ønsker, at handlingen skal gentages. Bemærk!: Denne indstilling er kun tilgængelig, hvis den valgte handling kan gentages. Du kan f.eks. ikke angive gentagelse for handlingen Slet permanent.
   					5.	Klik på OK.

9. Hvis du vil aktivere overvågning for dokumenter og elementer, som er underlagt denne politik, skal du klikke på Aktivér overvågning og derefter angive de hændelser, du vil overvåge.

   Sådan aktiveres overvågning

   					1.	Markér afkrydsningsfeltet Aktivér overvågning i sektionen Overvågning på siden Rediger politik, og markér derefter afkrydsningsfelterne ud for de hændelser, du vil føre en overvågningslog for.
   					2.	Hvis du vil bede brugerne om at indsætte disse stregkoder i dokumenter, skal du markere afkrydsningsfeltet Spørg brugerne, om der skal indsættes en stregkode, før der gemmes eller udskrives.
   					3.	Klik på OK for at anvende overvågningsfunktionen på politikken.
   						Funktionen Overvågningspolitik gør det muligt for organisationer at oprette og analysere revisionsspor for dokumenter og listeelementer som opgavelister, problemlister, diskussionsgrupper og kalendere. Denne politikfunktion indeholder en overvågningslog, der registrerer hændelser, f.eks. når indhold vises, redigeres eller slettes.
   						Når overvågning er aktiveret som en del af en politik for administration af oplysninger, kan administratorer få vist overvågningslogdataene i anvendelsesrapporter for politikker, der er baseret på Microsoft Excel, og som opsummerer den aktuelle brug. Administratorer kan bruge disse rapporter til at bestemme, hvordan oplysningerne bruges inden for organisationen. Disse rapporter kan også hjælpe organisationer med at bekræfte og dokumentere deres overholdelse af lovgivning eller med at undersøge potentielle problemstillinger.
   						Overvågningsloggen registrerer følgende oplysninger: Hændelsens navn, dato og klokkeslæt for hændelsen samt systemnavnet på den bruger, der udfører handlingen.

10. Når stregkoder er aktiveret som en del af en politik, føjes de til dokumentegenskaberne og vises i sidehovedet på det dokument, hvor stregkoden er anvendt. Ligesom etiketter kan stregkoder også fjernes manuelt fra et dokument.

    Sådan aktiveres stregkoder

    					1.	Markér afkrydsningsfeltet Aktivér stregkoder i sektionen Stregkoder på siden Rediger politik.
    					2.	Hvis du vil bede brugerne om at indsætte disse stregkoder i dokumenter, skal du markere afkrydsningsfeltet Spørg brugerne, om der skal indsættes en stregkode, før der gemmes eller udskrives.
    					3.	Klik på OK for at anvende stregkodefunktionen på politikken.
    						Stregkodepolitikken genererer standardstregkoder med Code 39-standarden. Hvert stregkodebillede har tekst under stregkodesymbolet, som repræsenterer stregkodeværdien. Således kan stregkodedataene bruges, selvom der ikke er scanningsudstyr tilgængeligt. Brugeren kan skrive stregkodetallet manuelt i søgefeltet for at finde elementet på et websted.

11. Hvis du vil kræve, at dokumenter, som er underlagt denne politik, har etiketter, skal du klikke på Aktivér etiketter og derefter angive de ønskede indstillinger for etiketterne.

    Sådan aktiveres etiketter

    					1.	Hvis brugerne skal føje en etiket til et dokument, skal du markere afkrydsningsfeltet Spørg brugerne, om der skal indsættes en etiket, før der gemmes eller udskrives. Bemærk!:  Hvis etiketter skal være valgfri, skal du ikke markere dette afkrydsningsfelt.
    					2.	Hvis du vil låse en etiket, så den ikke kan ændres, når den er blevet indsat, skal du markere afkrydsningsfeltet Bloker for ændringer af etiketter, efter de er tilføjet. Denne indstilling forhindrer, at etikettekst opdateres, når først etiketten er blevet indsat i et element i en klientapplikation som Word, Excel eller PowerPoint. Hvis du vil have, at etiketten opdateres, når egenskaberne for dette dokument eller element opdateres, skal du ikke markere dette afkrydsningsfelt.
    					3.	Skriv teksten til etiketten i feltet Etiketformat, sådan som den skal vises. Etiketter kan indeholde op til 10 kolonnereferencer, som hver især kan indeholde op til 255 tegn. Gør følgende for at oprette formatet for etiketten: Skriv navnene på de kolonner, du vil medtage i etiketterne, i den rækkefølge, de skal vises i. Sæt kolonnenavnene i klammeparenteser ({}), sådan som det er vist i eksemplet på siden Rediger politik. Skriv ord for at identificere kolonnerne uden for parenteserne, sådan som det er vist i eksemplet på siden Rediger politik.
    					4.	Hvis du vil tilføje et linjeskift, skal du skrive \n der, hvor linjeskiftet skal vises.
    					5.	Vælg den ønskede skriftstørrelse og typografi, og angiv, om du vil have etiketten placeret til venstre, centreret eller til højre i dokumentet. Tip!: Vælg en skrifttype og en typografi, der er tilgængelig på brugernes computere. Størrelsen på skrifttypen påvirker, hvor meget tekst der kan vises på etiketten.
    					6.	Skriv etikettens højde og bredde. Etikethøjden kan variere fra 0,6 cm 50 cm, og etiketbredden kan variere fra 0,6 cm til 50 cm. Etikettens tekst er altid lodret centreret inden for etiketbilledet.
    					7.	Klik på Opdater for at få vist etiketindholdet.

12. Klik på OK.

Du kan angive en opbevaringspolitik, der kun gælder for en bestemt liste, et bibliotek eller en mappe. Hvis du opretter en opbevaringspolitik på denne måde, kan du dog genbruge denne politik på andre lister, biblioteker, mapper eller websteder.

Hvis du vil anvende en enkelt opbevaringspolitik på alle typer indhold på én bestemt placering, vil det sandsynligvis give mest mening at bruge placeringsbaseret opbevaring. I de fleste tilfælde skal du bekræfte, at der er angivet en opbevaringspolitik for alle indholdstyper.

Hvis du vil definere en anden politik for administration af oplysninger end en opbevaringspolitik for en liste eller et bibliotek, skal du definere en politik for administration af oplysninger for hver enkelt listeindholdstype, der er knyttet til den pågældende liste eller det pågældende bibliotek. Se Opret en politik for en webstedsindholdstype i denne artikel for at få mere at vide.

Du skal mindst have tilladelsen Administrer lister for at ændre indstillingerne for politikker for administration af oplysninger for en liste eller et bibliotek.

1. Gå til den liste eller det bibliotek, du vil angive en politik for administration af oplysninger for.

2. For et dokumentbibliotek skal du klikke på Indstillinger , Indstillinger for bibliotek.

   Hvis du ikke kan se disse menuindstillinger, eller for en liste, skal du klikke på fanen Bibliotek eller Liste på båndet, og derefter skal du klikke på Indstillinger for bibliotek eller Listeindstillinger.

3. Under Tilladelser og administration skal du klikke på Indstillinger for politik til administration af oplysninger.

4. På siden Indstillinger for politik til administration af oplysninger skal du sikre dig, at kilden til opbevaring for listen eller biblioteket er angivet til Bibliotek og Mapper. Hvis indholdstype vises som kilden, skal du gøre følgende:

   • Klik på Skift kilde.

   • På siden Rediger politik skal du vælge Bibliotek og mapper i sektionen Kilde til opbevaring. Du bliver advaret om, at opbevaringspolitikker for indholdstyper ignoreres.

   • Klik på OK.

5. På siden Rediger politik skal du skrive en kort beskrivelse af den politik, du opretter, i sektionen Biblioteksbaseret opbevaringsplan.

6. Klik på Tilføj en opbevaringsfase ... under Ikke-post.

   Vigtigt!: Bemærk, at du under Poster kan vælge at definere forskellige opbevaringspolitikker for poster ved at vælge indstillingen Definer forskellige opbevaringsfaser for poster.

7. I dialogboksen Egenskaber for fase skal du vælge en indstilling for opbevaringsperiode for at angive, hvornår dokumenter eller elementer skal indstilles til at udløbe. Gør et af følgende:

   • Hvis du vil angive udløbsdatoen baseret på en datoegenskab, skal du i sektionen Hændelse klikke på Denne fase er baseret på en datoegenskab for elementet og derefter vælge dokument- eller elementhandlingen (f.eks. Oprettet eller Redigeret) og det tidsrum efter denne handling (f.eks. antallet af dage, måneder eller år), hvor elementet skal udløbe.

   • Hvis du vil bruge en brugerdefineret opbevaringsformel til at bestemme udløb, skal du klikke på Angives af en brugerdefineret opbevaringsformel, der er installeret på denne server.

     Bemærk!: Denne indstilling er kun tilgængelig, hvis administratoren har konfigureret en brugerdefineret formel.

   • Under Handling skal du angive, hvad der skal ske, når dokumentet eller elementet udløber. Hvis du vil aktivere en bestemt handling for dokumentet eller elementet (f.eks. sletning), skal du vælge en handling på listen.

8. Indstillingen Start en arbejdsproces er kun tilgængelig, hvis du vil definere en politik for en liste, et bibliotek eller en indholdstype, der allerede har en arbejdsproces tilknyttet. Du får derefter vist arbejdsprocesser, du kan vælge mellem.

9. I sektionen Gentagelse skal du vælge Gentag denne fases handling ... og angive, hvor ofte du ønsker, at handlingen skal gentages.

   Bemærk!: Denne indstilling er kun tilgængelig, hvis den valgte handling kan gentages. Du kan f.eks. ikke angive gentagelse for handlingen Slet permanent.

10. Klik på OK.

Hvis der allerede er oprettet politikker for administration af oplysninger for dit websted som politikker for grupper af websteder, kan du anvende en af politikkerne på en indholdstype. Ved at gøre dette kan du anvende den samme politik på flere indholdstyper i en gruppe af websteder, der ikke deler den samme overordnede indholdstype.

1. Gå til den liste eller det bibliotek, der indeholder den indholdstype, som du vil anvende en politik på.

2. For et dokumentbibliotek skal du klikke på Indstillinger , Indstillinger for bibliotek.

   Hvis du ikke kan se disse menuindstillinger, eller for en liste, skal du klikke på fanen Bibliotek eller Liste på båndet, og derefter skal du klikke på Indstillinger for bibliotek eller Listeindstillinger.

3. Under Tilladelser og administration skal du klikke på Indstillinger for politik til administration af oplysninger.

4. Kontrollér, at kilden til politikken er angivet til Indholdstyper, og vælg den indholdstype, du vil anvende politikken på, under Indholdstypepolitikker.

5. I sektionen Angiv politikken skal du klikke på Brug en politik for en gruppe af websteder, og vælg derefter den politik på listen, som du vil anvende.

   Bemærk!:  Hvis indstillingen Brug en politik for en gruppe af websteder ikke er tilgængelig, er der ikke defineret nogen politikker for en gruppe af websteder for denne gruppe af websteder.

6. Klik på OK.

   Vigtigt!: Hvis den liste eller det bibliotek, du arbejder med, understøtter administration af flere indholdstyper, kan du under Indholdstyper klikke på den indholdstype, du vil angive en politik for administration af oplysninger for. Dette fører dig direkte til trin 5 ovenfor.

Del indholdstyper på tværs af grupper af websteder ved at bruge et administreret tjenesteprogram til metadata til at konfigurere indholdstypepublicering. Indholdstypepublicering hjælper dig med at administrere indhold og metadata på en ensartet måde på tværs af dine websteder, da indholdstyper kan oprettes og opdateres centralt, og opdateringer kan publiceres ud til flere abonnerende grupper af websteder eller webprogrammer.

Du kan definere en politik for administration af oplysninger og derefter oprette en skabelon ud fra den, som kan bruges efter behov på tværs af flere grupper af websteder. Denne metode kan bruges, hvis du vil have en sikkerhedskopi af dine oplysningspolitikker, eller den kan bruges som en anden metode til at bruge indholdstypepublicering til at anvende én politik på tværs af grupper af websteder. Du kan oprette en skabelon eller en sikkerhedskopi af politikken ved at eksportere politikken fra én gruppe af websteder og derefter importere den på en gemt placering eller en anden gruppe af websteder.

Eksportér en politik

1. I den gruppe af websteder, hvor politikken er placeret, skal du gå til Indstillinger , Indstillinger for websted.

2. Klik på Politikker for gruppe af websteder på siden Indstillinger for websted under sektionen Administration af gruppe af websteder.

3. Klik på den politik, du vil eksportere, rul ned til bunden af politikken, og klik derefter på Eksportér.

4. Når du bliver spurgt, om du vil gemme eller åbne filen, skal du klikke på Gem, og derefter skal du vælge en placering at gemme filen på. Sørg for at vælge en placering, der er tilgængelig for de grupper af websteder, der importerer politikken.

5. Når dialogboksen Overførslen er fuldført vises, skal du klikke på Luk.

Importér en politik til en anden gruppe af websteder

Ved at importere en politik for administration af oplysninger kan du anvende den på flere indholdstyper på websteds- eller listeniveau inden for en hvilken som helst gruppe af websteder. Fordelene ved at gøre dette er dobbelte: Du behøver ikke at definere og anvende politikken på hver indholdstype igen, og du kan nemmere administrere politikændringer ved kun at foretage ændringer i politikken ét sted.

1. På startsiden for gruppen af websteder, hvor du vil anvende politikken, skal du gå til Indstillinger , Indstillinger for websted.

2. Klik på Politikker for gruppe af websteder i sektionen Administration af gruppe af websteder.

3. På siden Politikker for gruppe af websteder skal du klikke på Importér, og derefter skal du klikke på Gennemse for at finde XML-filen til politikken.

4. Vælg den XML-fil, som politikken er blevet gemt i, og klik derefter på Åbn.

5. På siden Importér en politik for gruppe af websteder skal du klikke på Importér for at føje politikken til gruppen af websteder.

Din importerede politik kan nu anvendes på en eller flere indholdstyper på websteds- eller listeniveau. Se Anvend en politik for grupper af websteder på en indholdstype tidligere i denne artikel.