Plan lægge dokumentgrupper i SharePoint Server

Om dokumentgrupper

Dokumentgrupper er en funktion i SharePoint Server 2016 , der gør det muligt for en organisation at administrere et enkelt leverance-eller arbejdsprodukt, som kan indeholde flere dokumenter eller filer. En dokumentgruppe er en særlig type mappe, der kombinerer entydige dokumentgruppe attributter, attributter og funktionsmåde for mapper og dokumenter og indeholder en brugergrænseflade (UI), metadata og objektmodel elementer for at hjælpe med at administrere alle aspekter af arbejds produktet.

For teams og brugere i mange organisationer er det nødvendigt med et sæt dokumenter eller et arbejdsprodukt for bedre at kunne administrere et projekt eller leverancer. For eksempel kan et juridisk team have brug for at indsamle, oprette og administrere forskellige dokumenter, billeder og lydfiler, der er relateret til en bestemt sag. Det kan også være, at et salgsteam har brug for at kompilere dokumenter fra forskellige kilder for at oprette og administrere en anmodning om forslag (RFP) for en potentiel klient. Dokumentgrupper giver de grupper og brugere mulighed for at administrere disse dokumenter som et enkelt indsamlings-, leverance-eller arbejdsprodukt. Dokumentgruppe ejere kan derefter oprette en brugerdefineret velkomstside, der kan vise de omfattede elementer og vigtige oplysninger om arbejds produktet.

I SharePoint Server 2016kan organisationer, der vil oprette og administrere dokumentgrupper, på samme måde konfigurere en indholdstype for dokumentgrupper for hvert af de arbejds produkter, de typisk opretter. En indholdstype for dokumentgrupper kan derefter definere godkendte indholdstyper, attributter, standardelementer, kolonner, arbejdsprocesser og politikker. Yderligere brugerdefinerede indholdstyper for dokumentgrupper kan derefter oprettes fra den overordnede indholdstype, hver arver egenskaber og indstillinger fra den overordnede dokumentgruppe indholdstype. Når indholdstypen er føjet til et bibliotek, kan brugerne oprette en dokumentgruppe, der nedarver attributterne for indholdstypen dokumentgruppe ved hjælp af kommandoen ny . En indholdstype for dokumentgrupper indeholder yderligere indstillinger, som du kan bruge til at angive tilladte indholdstyper, standardindhold, delte kolonner, velkomstside kolonner og standardvisningen af velkomstsiden.

Hvis du vil have mere at vide om indholdstyper, skal du se plan lægge indholdstyper og arbejdsprocesser (SharePoint Server 2010).

Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du opretter og administrerer dokumentgrupper i SharePoint Server 2016i oprette og konfigurere en ny indholdstype for dokumentgrupper i SharePoint Server 2016 hjælp.

Administrere dokumentgrupper

Dokumentgrupper i SharePoint Server 2016 dele mange af de samme attributter og egenskaber som mapper. Der er dog nogle vigtige overvejelser, du skal være opmærksom på, når du planlægger en dokumentgruppe løsning.

• Der er ingen grænser for antallet af dokumenter, der kan findes i en dokumentgruppe. Vis indlæsningstider kan dog være begrænset af liste visnings tærsklen, der som standard er indstillet til 5.000 elementer. Mapper er tilladt i dokumentgrupper, men det er ikke muligt at bruge metadatanavigation i en dokumentgruppe. Det er derfor vigtigt at overveje muligheden for at overskride liste visnings tærskler og navigations design, når du bestemmer, hvor mange elementer der skal findes i en dokumentgruppe. Når du bruger funktionen Send til med en dokumentgruppe, kan summen for alle dokumenter i en dokumentgruppe desuden ikke være større end 50 MB. For en samling eller et arbejdsprodukt med et meget stort antal elementer kan en mappestruktur i et dokumentbibliotek være en bedre løsning.

• Der er ingen begrænsninger for antallet af dokumentgrupper, der kan findes i et dokumentbibliotek. Antallet af dokumentgrupper, der kan vises på lister, er dog begrænset af grænseværdi for listevisning.

• Når du bruger delte metadata, hvis der er mere end 10 elementer, der bruger delte metadata i en dokumentgruppe, vil metadata opdateringer blive kørt med et timerjob hver 15 minut. Hvis du for eksempel har 10 dokumenter på det øverste niveau i biblioteket og et enkelt dokument i et dokument, der indeholder delte metadata, vil tids jobbet ikke køre. Men hvis du tilføjer en anden dokumentgruppe med 9 flere dokumenter, køres timerjobbet.

• Når du bruger distribution af dokumentgruppe, forbliver dokumentgrupper, der sendes til en indholds arrangør, i bibliotek til indlevering og flyttes til den ønskede placering af listen over behandlings timer for indholds arrangøren, der som standard kører dagligt.

Hvis du vil bruge dokumentgrupper i en gruppe af websteder, skal funktionen dokumentgrupper være aktiveret.

Aktivere funktionen dokumentgrupper for en gruppe af websteder

1. Klik på funktioner for gruppenaf websteder under administration af gruppeaf websteder på siden Indstillinger for websted.

2. Klik på Aktivérfor dokumentgrupperpå siden funktioner .

Når funktionen dokumentgrupper er aktiveret, kan du oprette indholdstyper for dokumentgrupper.

Indholdstyper for planlægning af dokumentgruppe

Du kan planlægge indholdstyper for dokumentgrupper for din løsning ved hjælp af regnearket Analysér dokument forbrug, som du kan udføre ved hjælp af artiklen identificere brugere og analysere dokument forbrug i SharePoint 2013. Du kan derefter bruge indholdstype regnearket (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = 0x409) til at registrere dine beslutninger om hver ny indholdstype for dokumentgrupper, du vil bruge i din løsning.

Sådan planlægges indholdstyper i dokumentgrupper ved hjælp af regnearket indholdstype

1. Indtast dokumentgruppen i feltet indholdstype    i regnearket indholdstype.

2. Angiv URL-adressen for det websted, hvor den nye indholdstype for dokumentgruppen skal defineres. Bemærk, at indholdstyperne er tilgængelige på det websted, hvor de er defineret, og på alle websteder under dette websted.

3. Bestemme den overordnede indholdstype    Angiv indholdstypen for den overordnede dokumentgruppe i feltet overordnet indholdstype    for regnearket indholdstype. Dette er enten en indholdstype for en kerne dokumentgruppe eller en brugerdefineret indholdstype for dokumentgruppen, som du allerede har planlagt.

4. Fastlæg indstillinger for dokumentgruppe    Find og angiv derefter følgende indstillinger for dokumentgruppe i regnearket indholdstype:

   1. Fastlægge tilladte indholdstyper    Angiv de standardindholdstyper, der er tilladt i denne dokumentgruppe indholdstype.

   2. Fastlæg standardindhold    Hvis den indholdstype, du opretter, bliver konfigureret til automatisk at oprette standardindhold, når du opretter en ny forekomst af en dokumentgruppe, kan du føje filer til dokumentgruppen manuelt. Kun filer med tilladte indholdstyper for dokumentgruppen kan tilføjes.

   3. Fastlæg delte kolonner    Angiv, om kolonneværdierne for dokumentgruppen skal synkroniseres automatisk til alle dokumenter, der er indeholdt i sættet.

   4. Fastlæg kolonner for velkomstside    Angiv, hvilke kolonner der skal vises på velkomstsiden for hver dokumentgruppe.

   5. Fastlægge velkomstside visningen    Angiv visningen for at få vist indholdet af dokumentgruppen på velkomstsiden.

5. Fastlægge kolonnerne og kolonnerækkefølgen    I tabellen plans kolonner    i regnearket for indholdstypen:

   1. Angiv hver kolonne, der er nedarvet fra den overordnede indholdstype. Skriv Nej for hver post i kolonnen ny?    .

   2. For hver ekstra kolonne skal du angive navnet på en foruddefineret kolonne eller af en kolonne, du vil oprette. Skriv navnene på de ekstra kolonner, deres typer, og Angiv, om de er nye.

6. Skriv nonei afsnittet plan skabelon    i regnearket.

7. Fastlægge arbejdsprocesser    Hvis der findes en tilgængelig arbejdsproces, der er relevant for indholdstypen dokumentgruppe, kan du også knytte den til indholdstypen. Arbejdsprocessen kan derefter startes på et listeelement af den pågældende indholdstype. Hvis du vil have en fuld diskussion om arbejdsproces planlægning, skal du se plan lægge arbejdsgange. Når du har gennemgået arbejdsprocesser og afgør, hvilke arbejdsprocesser der er tilgængelige, skal du angive hver arbejdsproces, der skal knyttes til indholdstypen i tabellen plan over arbejdsprocesser    i regnearket indholdstype. Hvis arbejdsprocessen ikke er nedarvet fra den overordnede indholdstype, skal du angive disse oplysninger i kolonnen ny?    .

8. Fastlægge politikken    En politik er et sæt regler for en slags indhold. politikfunktioner indeholder oplysninger om hver regel, for eksempel om elementer af indholdstypen kan udskrives, eller hvilke handlinger på elementet der skal overvåges. Du kan finde flere oplysninger om planlægning af politikker i plan lægge politik for administration af oplysninger i SharePoint Server 2013. Når du har gennemgået politikker og afgør, hvilke politikfunktioner og politikskabeloner der er tilgængelige, skal du gøre følgende i afsnittet plan lægge en politik    i regnearket indholdstype:

   1. Hvis den overordnede indholdstype har politikindstillinger, vil de gælde uændret i den nye indholdstype. Dette sikrer, at politikker, når de er angivet, håndhæves i alle relevante indholdstyper. Hvis den aktuelle indholdstype nedarver dens politikindstillinger fra dens overordnede type, skal du i afsnittet plan lægge en politik    i regnearket med indholdstypen svare Ja til spørgsmålet "er den politik, der er defineret i den overordnede indholdstype?."

   2. Hvis den aktuelle indholdstype arver en politik, der er baseret på den overordnede indholdstype, skal du skrive navnet på politikskabelonen i feltet Registrer feltet politiknavn    i sektionen Planlæg en politik    . På samme måde, hvis den aktuelle indholdstype ikke arver en politik, og du vil anvende en politikskabelon, skal du skrive navnet på politikskabelonen i feltet Registrer feltet politiknavn    i sektionen Planlæg en politik    .

   3. Hvis den aktuelle indholdstype arver en eller flere individuelle politikfunktioner fra den overordnede indholdstype, skal du angive hver politikfunktion i funktions    tabellen i afsnittet plan lægge en politik    i regnearket. Hvis den aktuelle indholdstype derimod ikke arver en politik, og du vil knytte politikfunktioner til den aktuelle indholdstype, skal du angive disse politikfunktioner i funktions    tabellen. Bemærk, at du ikke kan knytte både individuelle politikfunktioner og en politik efter navn til en indholdstype.

Regneark

Brug følgende regneark til at registrere de oplysninger, der er beskrevet i denne artikel:

• Indholdstype regneark (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = 0x409)

• Analysere dokument anvendelses regneark (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165873&clcid = 0x409)