Planlæg indholdstyper og arbejdsprocesser i SharePoint

Resumé: Lær, hvordan du integrerer indholdstyper og arbejdsprocesser i din SharePoint 2013-dokumentstyringsløsning.

I denne artikel beskrives indholdstyper og arbejdsprocesser, og der gives vejledning til, hvordan du planlægger at integrere dem i din SharePoint Server 2016-dokumentstyringsløsning. En indholdstype er en genanvendelig samling af metadata (kolonner), arbejdsproces, funktionsmåde og andre indstillinger for en kategori af elementer eller dokumenter i en SharePoint Server 2016-liste eller et dokumentbibliotek. Indholdstyper gør det muligt at administrere indstillingerne for en kategori af oplysninger på en centraliseret måde, der kan genbruges. Med en arbejdsproces kan du vedhæfte en forretningsproces til elementer i SharePoint Server 2016.

Denne artikel indeholder:

• Oversigt over indholdstype
• Planlæg dokumentindholdstyper
• Indholdstyper på listen Planlæg
• Planlæg arbejdsprocesser
• Regneark

Før du bruger regnearket Indholdstype og arbejdsprocesplanlægning (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878), der følger med denne artikel, til at planlægge dine indholdstyper og arbejdsprocesser, skal du sikre dig, at du har læst Identificer brugere og analysere dokumentforbrug i SharePoint 2013 og fuldført regnearkene "Analysér dokumentbrug" og "Dokumentdeltagere", der er knyttet til den pågældende artikel.

Oversigt over indholdstype

En indholdstype definerer attributterne for et listeelement, et dokument eller en mappe. Hver indholdstype kan angive følgende:

• Egenskaber, der skal knyttes til elementer af dens type.
• Metadata, der skal knyttes til elementer af dens type.
• Arbejdsprocesser, der kan startes fra elementer af dens type.
• Politikker for administration af oplysninger, der skal knyttes til elementer af dens type.
• Dokumentskabeloner (til dokumentindholdstyper).
• Brugerdefinerede funktioner.

Du kan knytte en indholdstype til en liste eller et bibliotek. Når du gør dette, angiver du, at listen eller biblioteket kan indeholde elementer af den pågældende indholdstype, og at kommandoen Ny på den pågældende liste eller i det pågældende bibliotek giver brugerne mulighed for at oprette nye elementer af den pågældende type.

Dokumentbiblioteker og lister kan indeholde flere indholdstyper. Et bibliotek kan f.eks. indeholde både dokumenter og grafik, der er relateret til et projekt. Når en liste eller et bibliotek indeholder flere indholdstyper, gælder følgende:

• Som standard giver kommandoen Ny på listen eller i det pågældende bibliotek brugerne mulighed for at vælge mellem alle tilgængelige indholdstyper, når de opretter et nyt element. Ejere af indholdstyper kan konfigurere kommandoen Ny til kun at vise bestemte indholdstyper.
• De kolonner, der er knyttet til alle tilgængelige indholdstyper, vises.

Du kan definere brugerdefinerede indholdstyper i et websteds indholdstypegalleri. En brugerdefineret indholdstype skal være afledt direkte eller indirekte af en grundlæggende indholdstype, f.eks. Dokument eller Element. Når den er defineret på et websted, er en brugerdefineret indholdstype tilgængelig på det pågældende websted og på alle websteder under det pågældende websted. Hvis du vil gøre en indholdstype mest tilgængelig i hele gruppen af websteder, skal du definere den i indholdstypegalleriet på webstedet på øverste niveau. I SharePoint Server 2016 kan du også oprette en brugerdefineret indholdstype i en indholdstypehub, der er defineret i en administreret metadatatjenesteforekomst. Når den oprettes i en indholdstypehub, vil indholdstypen være tilgængelig for andre grupper af websteder, der er en del af webprogrammer, der er knyttet til den administrerede metadatatjenesteforekomst.

Hvis din organisation f.eks. bruger en bestemt kontraktskabelon, kan du i indholdstypegalleriet på webstedet på øverste niveau i en gruppe af websteder oprette en indholdstype, der definerer metadataene for den pågældende kontrakt, kontraktens skabelon og arbejdsprocesser, der kræves for at gennemse og fuldføre kontrakten. Derefter vil alle de dokumentbiblioteker i gruppen af websteder, som du knytter indholdstypen Kontrakt til, indeholde alle disse funktioner og gøre det muligt for forfattere at oprette nye kontrakter baseret på skabelonen.

På websteder, der er baseret på SharePoint Server 2016, har hvert standardlisteelement eller bibliotekselement, f.eks. Kontakt, Opgave eller Dokument, en tilsvarende grundlæggende indholdstype i webstedets indholdstypegalleri. Når du planlægger indholdstyper, kan du bruge disse grundlæggende indholdstypedefinitioner som udgangspunkter og basere nye indholdstyper på eksisterende efter behov.

Indholdstyper er organiseret i et hierarki, hvor én indholdstype kan nedarve sine egenskaber fra en anden indholdstype. Denne nedarvning gør det muligt for klasser af dokumenter at dele karakteristika på tværs af en organisation, og den giver teams mulighed for at tilpasse disse egenskaber til bestemte websteder eller lister.

Alle dokumenter, der kan leveres af brugeren i en virksomhed, kan f.eks. kræve et sæt metadata, f.eks. kontonummer, projektnummer og projektleder. Ved at oprette en indholdstype på øverste niveau, som alle andre dokumenttyper, der kan leveres af kunder, nedarver, sikrer du, at de nødvendige oplysninger, f.eks. kontonumre og projektnumre, knyttes til alle varianter af dokumenter, der kan leveres af kunder i organisationen. Bemærk, at hvis ejeren af indholdstypen føjer endnu en påkrævet kolonne til indholdstypen Kundeleverbar på øverste niveau, kan ejeren af indholdstypen overføre ændringerne til alle indholdstyper, der nedarver fra den, hvilket vil føje den nye kolonne til alle kundens leverancedokumenter.

Integration af egenskaber med Office 2016

Når en bruger redigerer et dokument fra en Server 2016-server til dokumentstyring i Microsoft Office, vises der et panel for dokumentoplysninger øverst i dokumentet. Panel for dokumentoplysninger viser en redigerbar form af dokumentets egenskaber på serveren.

SharePoint Server 2016 gør det nemt at tilpasse egenskabsformularen for en indholdstype. Når du konfigurerer en indholdstype, kan du starte InfoPath 2016, hvilket genererer en standardegenskabsformular, der er baseret på egenskaberne for indholdstypen. Standardformularen indeholder de samme kontrolelementer, layout og skema, som InfoPath 2016 ville bruge, hvis der ikke blev defineret nogen brugerdefineret formular. Du kan derefter tilpasse og installere formularen på samme måde som enhver anden InfoPath 2016 formular. Du kan f.eks. føje virksomhedens logo, skrifttyper og farveskema til en formular. knytte den til en brugerdefineret datakilde tilføje betinget logik; og designformularfunktioner, der er tilgængelige for brugere baseret på deres roller.

Ud over at redigere egenskaberne i Panel for dokumentoplysninger kan forfattere, der bruger Word 2016, indsætte egenskaber, der er defineret på serveren, i deres dokumenter. Hvis dokumentegenskaberne f.eks. indeholder et projektledernavn, kan dette navn indsættes i titelsiden, sidefoden eller andre steder, hvor navnet bruges i dokumentet. Hvis en ny projektleder er tildelt til et projekt, kan egenskaben Projektleder opdateres på dokumentstyringsserveren. Dette opdaterede projektledernavn afspejles i alle forekomster af denne egenskab, der blev indsat i et dokument.

Brug af metadata med indholdstyper

Metadata er oplysninger om et dokument, der bruges til at kategorisere og klassificere dit indhold. Metadata er knyttet til en indholdstype som en kolonne. Metadata kan give kontekstafhængige oplysninger om dit dokument ved at knytte det til en forfatter, et emne, et publikum, et sprog osv. I modsætning til egenskaber gemmes metadata som kolonner og kan indekseres og søges på af SharePoint-søgemaskinen.

Metadata, der tilføjes på niveauet for gruppen af websteder, kan knyttes til indholdstyper. Ved hjælp af metadata med indholdstyper kan alle senere indholdstyper nedarve nogle eller alle metadata fra den overordnede indholdstype på niveauet for gruppen af websteder. Yderligere metadata kan derefter tilføjes på et lavere niveau, f.eks. et enkelt dokument.

Kolonneskabeloner

Hvert element af metadata, der er knyttet til en indholdstype, er en kolonne, som er en placering på en liste til lagring af oplysninger. Lister eller biblioteker vises ofte grafisk som kolonner med oplysninger. Men afhængigt af den visning, der er knyttet til listen, kan kolonnerne vises i andre formularer, f.eks. dage i en kalendervisning. I formularer, der er knyttet til en liste eller et bibliotek, vises kolonner som felter.

Du kan definere kolonner til brug i flere indholdstyper. Det gør du ved at oprette dem i galleriet Kolonneskabeloner. Der er et galleri med kolonneskabeloner på hvert websted i en gruppe af websteder. På samme måde som med indholdstyper er kolonner, der er defineret i galleriet Kolonneskabeloner på et websted, tilgængelige på det pågældende websted og på alle websteder under det.

Mappeindholdstyper

Mappeindholdstyper definerer de metadata, der er knyttet til en mappe på en liste eller i et bibliotek. Når du anvender en mappeindholdstype på en liste eller et bibliotek, indeholder kommandoen Ny på listen eller i det pågældende bibliotek mappeindholdstypen, hvilket gør det muligt for brugerne at oprette mapper af den pågældende type.

Du kan definere visninger på en liste eller i et bibliotek, der kun er tilgængelige i mapper af en bestemt indholdstype. Dette er nyttigt, når du vil have en mappe til at indeholde en bestemt type dokument, og du vil have visninger i den pågældende mappe til kun at vise kolonner, der er relevante for den dokumenttype, der er indeholdt i den pågældende mappe.

Ved hjælp af sharePoint-produktobjektmodellen kan du tilpasse kommandoen Ny for en mappeindholdstype, så når en bruger opretter en ny mappe af den pågældende type, udfyldes mappen på forhånd med flere filer og dokumenter baseret på skabeloner, der er gemt på serveren. Dette er f.eks. nyttigt til implementering af en sammensat dokumenttype, der kræver flere filer for at bidrage til et enkelt dokument, der kan leveres.

Dokumentsæt er en funktion i SharePoint Server 2016, der gør det muligt at bruge Office 2016 til at administrere leverancer, der strækker sig over flere dokumenter. Dokumentsæt er særlige typer mapper, der bruges til at administrere en enkelt leverance eller et arbejdsprodukt, som kan omfatte flere dokumenter på flere placeringer. Du opretter dokumentsæt ved hjælp af udvidede skabeloner, der leveres med SharePoint Server 2016. Du kan også tilpasse skabeloner til dokumentgruppe, så de repræsenterer de arbejdsprodukter, der er relevante for din organisation. Dokumentsæt omfatter også versionskontrol, som gør det muligt at registrere status for det komplette dokumentsæt på forskellige steder i dets livscyklus. Du kan finde flere oplysninger om dokumentsæt under Planlægning af dokumentgrupper (SharePoint Server 2010).

Planlæg dokumentindholdstyper

Det første trin i planlægning af dokumentindholdstyper er at gennemgå hver dokumenttype, der er angivet i regnearket Analysér dokumentbrug (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) for at afgøre, om en eksisterende indholdstype fungerer for den pågældende type dokument. Hver dokumentindholdstype skal nedarve sine indstillinger direkte fra den grundlæggende dokumentindholdstype eller fra en indholdstype, der er faldende fra dokumentindholdstypen. Dette sikrer, at de grundlæggende kolonner til dine dokumenttyper, f.eks. Titel og Oprettet af, er til stede, og at du kan knytte en skabelon til indholdstypen. Hvis en grundlæggende indholdstype (f.eks. Dokument) er tilstrækkelig, skal du angive navnet på indholdstypen i kolonnen Indholdstype i regnearket "Analysér dokumentbrug".

Du kan få mere at vide om, hvordan du ændrer de grundlæggende indholdstyper, ved at downloade hvidbogen "Vejledning til redigering af foruddefinerede indholdstyper og webstedskolonner" (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).

Indholdstyper på listen Planlæg

Elementerne i en listeindholdstype omfatter kolonnerne med metadata, der er knyttet til indholdstypen og arbejdsprocesser, der kan køre på elementer af den pågældende indholdstype. Brug en listeindholdstype til at definere en type listeelement, der er entydigt for din løsning. I en løsning til kundeopkaldscenter, hvor supportmedarbejdere undersøger og løser kundernes tekniske problemer, kan der f.eks. bruges en listeindholdstype til at standardisere dataene for hver supporthændelse og til at spore hændelsen ved hjælp af en arbejdsproces.

Planlæg arbejdsprocesser

Arbejdsprocesser implementerer forretningsprocesser på dokumenter, websider, formularer og listeelementer i SharePoint Server 2016. De kan knyttes til biblioteker, lister eller indholdstyper.

I dokumentstyring kan du bruge arbejdsprocesser til at distribuere dokumenter fra person til person, så de hver især kan udføre deres dokumentstyringsopgaver, f.eks. gennemgå dokumenter, godkende deres publikation eller administrere deres disposition. Du kan også bruge brugerdefinerede arbejdsprocesser til at flytte dokumenter fra ét websted eller bibliotek til et andet. Du kan f.eks. designe en arbejdsproces for at kopiere et dokument fra ét websted til et andet, når dokumentet er planlagt til at blive arkiveret.

SharePoint Server 2016 indeholder arbejdsprocessen med tre tilstande, som du kan bruge til at administrere forretningsprocesser, der sporer status for et element gennem tre tilstande eller faser. SharePoint Server 2016 indeholder også følgende arbejdsprocesser, der adresserer behov for dokumentstyring:

• Indsaml feedback Sender et dokument til gennemsyn.
• Godkendelse Sender et dokument til godkendelse, ofte som en forudsætning for at publicere det.
• Fordeling Administrerer dokumentudløb og disposition.
• Indsaml signaturer Dirigerer et dokument til signaturer.

Knyt en arbejdsproces til en indholdstype, når du vil gøre den pågældende arbejdsproces tilgængelig, når den pågældende indholdstype bruges. En indholdstype for en indkøbsordre kan f.eks. kræve godkendelse af en leder, før transaktionen kan fuldføres. For at sikre, at arbejdsprocessen til godkendelse altid er tilgængelig, når en indkøbsordre startes, skal du oprette en indkøbsordreindholdstype og knytte godkendelsesarbejdsprocessen til den. Føj derefter indholdstypen Indkøbsordre til alle dokumentbiblioteker, hvor indkøbsordrer gemmes.

Hvis du vil planlægge arbejdsprocesser for din dokumentstyringsløsning, skal du analysere hver dokumentindholdstype, som du planlægger at implementere, og identificere de forretningsprocesser, der skal være tilgængelige for at køre på indhold af den pågældende type. Identificer derefter de arbejdsprocesser, du skal gøre tilgængelige for det pågældende indhold.

Følgende er en eksempeltabel, der analyserer arbejdsprocesser for en kontraktindholdstype.

Kontraktproces	Kontraktarbejdsproces
Gennemse kladder.	Indsaml feedback
Få godkendelse fra leder og juridisk rådgiver.	Godkendelse
Løs åbne problemer.	Problemsporing
Få signaturer.	Indsaml signaturer

Du kan finde flere oplysninger i Arbejdsproces i SharePoint 2013.

Regneark

Brug følgende regneark til at registrere de oplysninger, der er beskrevet i denne artikel:

• Indholdstype og regneark til arbejdsprocesplanlægning (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)

Arbejdsproces i SharePoint 2013Konfigurer arbejdsproces i SharePoint Server 2013SharePoint 2013 til it-teknikere