Beskrivelse Få mere at vide om, hvordan du integrerer indholdstyper og arbejdsprocesser i din SharePoint 2013-dokument administrationsløsning.
I denne artikel beskrives indholdstyper og arbejdsprocesser, og der vises en vejledning i, hvordan du planlægger at integrere dem i din SharePoint Server 2016 dokumenthåndterings løsning. En indholdstype er en gruppe af metadata, der kan genbruges (kolonner), arbejdsprocesser, funktionsmåde og andre indstillinger for en kategori af elementer eller dokumenter på en SharePoint Server 2016 liste eller i et dokumentbibliotek. Indholdstyper gør det muligt at administrere indstillingerne for en kategori af oplysninger på en centraliseret, ubrugelig måde. Med en arbejdsproces kan du knytte en forretningsproces til elementer i SharePoint Server 2016.
Denne artikel indeholder:
Før du bruger regnearket indholdstype og arbejdsproces planlægning (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878) i denne artikel for at planlægge dine indholdstyper og arbejdsprocesser, skal du sikre dig, at du har læst Identificer brugere og analysér dokument forbrug i SharePoint 2013 og fuldført "dokument deltagerne"-regneark, der er knyttet til den pågældende artikel.
Oversigt over indholdstyper
En indholdstype definerer attributterne for et listeelement, et dokument eller en mappe. Hver indholdstype kan angive følgende:
-
Egenskaber, der skal knyttes til elementer af typen.
-
Metadata, der skal knyttes til elementer af typen.
-
Arbejdsprocesser, der kan startes fra elementer af typen.
-
Politikker for administration af oplysninger, der skal knyttes til elementer af typen.
-
Dokumentskabeloner (for dokumentindholdstyper).
-
Brugerdefinerede funktioner.
Du kan knytte en indholdstype til en liste eller et bibliotek. Når du gør dette, angiver du, at listen eller biblioteket kan indeholde elementer af den pågældende indholdstype, og at den nye kommando på listen eller i biblioteket gør det muligt for brugerne at oprette nye elementer af den pågældende type.
Bemærk!: Du kan også knytte egenskaber, arbejdsprocesser, politikker og skabeloner direkte til en liste eller et bibliotek. Hvis du gør dette, kan disse tilknytninger dog begrænses til listen eller biblioteket og kan ikke genbruges på tværs af din løsning. I SharePoint Server 2016kan arbejdsprocesser på webstedsniveau knyttes til flere lister eller biblioteker.
Dokumentbiblioteker og lister kan indeholde flere indholdstyper. Et bibliotek kan for eksempel indeholde både dokumenter og grafik, der er relateret til et projekt. Når en liste eller et bibliotek indeholder flere indholdstyper, gælder følgende:
-
Den nye kommando på listen eller i biblioteket gør det som standard muligt for brugere at vælge mellem alle tilgængelige indholdstyper, når de opretter et nyt element. Indholdstype ejerne kan konfigurere kommandoen ny til kun at vise bestemte indholdstyper.
-
De kolonner, der er knyttet til alle tilgængelige indholdstyper, vises.
Du kan definere brugerdefinerede indholdstyper i et webstedsindholdstype galleri. En brugerdefineret indholdstype skal afledes direkte eller indirekte fra en kerne indholdstype som f. eks. et dokument eller et element. Når den er defineret på et websted, er en brugerdefineret indholdstype tilgængelig på dette websted og på alle websteder under dette websted. Hvis du vil gøre en indholdstype meget tilgængelig i en gruppe af websteder, skal du definere den i galleriet indholdstype for webstedet på øverste niveau. I SharePoint Server 2016kan du også oprette en brugerdefineret indholdstype i en indholdstype hub, der er defineret i en forekomst af en administreret metadatatjeneste. Når den er oprettet i en indholdstype-hub, er indholdstypen tilgængelig for andre grupper af websteder, der er en del af webprogrammer, der er knyttet til den pågældende forekomst af administrerede metadatatjeneste.
Bemærk!: Den administrerede metadatatjeneste og indholdstypens hub er ikke tilgængelig i SharePoint Foundation 2013.
Hvis din organisation bruger en bestemt kontraktskabelon i galleriet med indholdstyper på webstedet på øverste niveau i en gruppe af websteder, kan du oprette en indholdstype, der definerer metadataene for kontrakten, kontraktskabelonen og arbejdsprocesser, der er nødvendige for at gennemse og fuldføre kontrakten. Et hvilket som helst dokumentbibliotek i gruppen af websteder, som du knytter aftale indholdstypen til, omfatter alle disse funktioner og gør det muligt for forfatterne at oprette nye kontrakter, der er baseret på skabelonen.
På websteder, der er baseret på SharePoint Server 2016, har hvert standardliste element eller bibliotekselement, såsom kontakt, opgave eller dokument, en tilsvarende kerne indholdstype i webstedets indholdstype galleri. Når du planlægger indholdstyper, kan du bruge disse definitioner af kerne indholdstyper som udgangspunkt og grundlæggende nye indholdstyper på eksisterende efter behov.
Indholdstyper er organiseret i et hierarki, der lader en indholdstype arve sine egenskaber fra en anden indholdstype. Denne nedarvelse gør det muligt for kategorier af dokumenter at dele karakteristika på tværs af en organisation, og det gør det muligt for teams at tilpasse disse egenskaber for bestemte websteder eller lister.
For eksempel kan alle bruger leverancedokumenter i en virksomhed kræve et sæt metadata, f. eks kontonummer, projektnummer og projektleder. Hvis du opretter en indholdstype, der er på øverste niveau, og som alle andre dokumenttyper, der kan leveres, arver, skal du sikre dig, at de påkrævede oplysninger, f. eks kontonumre og projektnumre, er knyttet til alle varianter af kunde leverancedokumenter i din organisation. Bemærk, at hvis ejeren af indholdstypen føjer en anden obligatorisk kolonne til indholdstypen på det øverste niveau, kan ejeren af indholdstypen overføre ændringerne til alle de indholdstyper, der nedarver fra den, hvilket vil føje den nye kolonne til alle dokumenter, der leveres af kunden.
Egenskaber-integration med Office 2016
Når en bruger redigerer et dokument fra en SharePoint Server 2016 dokumenthåndteringsserver i Microsoft Office-systemet, vises et panel for dokumentoplysninger øverst i dokumentet. Panel for dokumentoplysninger viser en redigerbar formular over dokumentets egenskaber på serveren.
SharePoint Server 2016 gør det nemt at tilpasse egenskabs formularen for en indholdstype. Når du konfigurerer en indholdstype, kan du starte InfoPath 2016, som opretter en standard egenskabs formular, der er baseret på egenskaberne for indholdstypen. Standardformularen omfatter de samme kontrolelementer, layout og skemaer, som InfoPath 2016 ville bruge, hvis der ikke er defineret en brugerdefineret formular. Du kan derefter tilpasse og installere formularen på samme måde som andre InfoPath 2016 form. Du kan for eksempel tilføje dit firmalogo, skrifttyper og farveskema til en formular. Forbind den med en brugerdefineret datakilde. tilføje betinget logik. og design formularfunktioner, der er tilgængelige for brugere, der er baseret på deres roller.
Sammen med Redigeringsegenskaber i panel for dokumentoplysninger kan forfattere, der bruger Word 2016 , indsætte egenskaber, der er defineret på serveren i deres dokumenter. Hvis dokumentegenskaberne for eksempel indeholder et navn på en projektleder, kan dette navn indsættes i titelsiden, sidefoden eller et andet sted, hvor navnet bruges i dokumentet. Hvis der er tildelt en ny projektleder til et projekt, kan egenskaben projektleder opdateres på serveren til dokumenthåndtering. Dette opdaterede projektadministrator navn afspejles i alle forekomster af denne egenskab, der blev indsat i et dokument.
Brug af metadata med indholdstyper
Metadata er oplysninger om et dokument, der bruges til at kategorisere og klassificere dit indhold. Metadata er knyttet til en indholdstype som en kolonne. Metadata kan indeholde kontekstafhængige oplysninger om dit dokument ved at knytte det til en forfatter, et emne, et publikum, et sprog osv. I modsætning til egenskaber gemmes metadata som kolonner og kan indekseres og søges efter i SharePoint-søgeprogrammet.
Metadata, der er tilføjet på niveauet for gruppen af websteder, kan knyttes til indholdstyper. Ved hjælp af metadata med indholdstyper kan alle senere indholdstyper arve nogle eller alle metadataene fra den overordnede indholdstype på niveauet for gruppen af websteder. Yderligere metadata kan derefter tilføjes på et lavere niveau, f. eks et enkelt dokument.
Kolonneskabeloner
Hvert element af metadata, der er knyttet til en indholdstype, er en kolonne, som er en placering på en liste til at gemme oplysninger. Lister eller biblioteker vises ofte grafisk som oplysnings kolonner. Afhængigt af den visning, der er knyttet til listen, kan kolonnerne vises i andre forms, f. eks dage i en kalendervisning. I formularer, der er knyttet til en liste eller et bibliotek, vises kolonner som felter.
Du kan definere kolonner til brug i flere indholdstyper. Det gør du ved at oprette dem i et kolonneskabelon galleri. Der findes et kolonneskabelon galleri på hvert websted i en gruppe af websteder. Som med indholdstyper er kolonner, der er defineret i galleriet kolonneskabeloner på et websted, tilgængelige på det pågældende websted og på alle websteder under det.
Mappe indholdstyper
Mappe indholdstyper definerer de metadata, der er knyttet til en mappe på en liste eller i et bibliotek. Når du anvender en indholdstype for en mappe på en liste eller i et bibliotek, vil den nye kommando på listen eller i biblioteket medtage mappens indholdstype, hvilket gør det muligt for brugerne at oprette mapper af den pågældende type.
Du kan definere visninger på en liste eller i et bibliotek, der kun er tilgængeligt i mapper med en bestemt indholdstype. Dette er nyttigt, når du vil have en mappe til at indeholde en bestemt type dokument, og du vil have visninger i denne mappe til kun at vise kolonner, der er relevante for den dokumenttype, der er indeholdt i den pågældende mappe.
Ved hjælp af SharePoint-produkter -objektmodellen kan du tilpasse kommandoen ny for en mappes indholdstype, så når en bruger opretter en ny mappe af den pågældende type, udfyldes mappen med flere filer og dokumenter baseret på de skabeloner, der er gemt på serveren. Dette er nyttigt, for eksempel for at implementere en sammensat dokumenttype, der kræver flere filer for at bidrage til et dokument med enkelt leverance.
Dokumentgrupper er en funktion i SharePoint Server 2016 , der gør det muligt at bruge Office 2016 til at administrere leverancer, der spænder over flere dokumenter. Dokumentgrupper er særlige typer af mapper, der bruges til at administrere et enkelt leverance-eller arbejdsprodukt, som kan indeholde flere dokumenter på flere placeringer. Du opretter dokumentgrupper ved hjælp af udvidede skabeloner, der følger med SharePoint Server 2016. Du kan også tilpasse skabeloner til dokumentgrupper for at repræsentere de arbejds produkter, der er relevante for din organisation. Dokumentgrupper indeholder også versionsstyring, som gør det muligt at registrere status for hele dokumentsættet på forskellige punkter i sin livscyklus. Du kan finde flere oplysninger om dokumentgrupper i planlægning af dokumenter (SharePoint Server 2010).
Plan lægge dokumentindholdstyper
Den første fase i indholdstyperne for planlægnings dokumenter er at gennemgå hver dokumenttype, der er angivet i regnearket Analysér dokument forbrug (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) for at afgøre, om en eksisterende indholdstype fungerer for den slags dokument. Hver dokument indholdstype skal arve sine indstillinger direkte fra indholdstypen kerne dokument eller fra en indholdstype, der er faldende fra dokumentindholdstypen. Dette sikrer, at de grundlæggende kolonner for dine dokumenttyper, f. eks titel og oprettet af, vises, og at du kan knytte en skabelon til indholdstypen. Hvis en kerne indholdstype (f. eks. dokument) er tilstrækkelig, skal du angive navnet på indholdstypen i kolonnen indholdstype i regnearket "Analysér dokument forbrug".
Bemærk!: Understøttede kerne indholdstyper omfatter ikke PDF-filer.
Hvis du vil have mere at vide om ændring af kerne indholdstyperne, skal du hente hvidbogen "vejledning til redigering af foruddefinerede indholdstyper og webstedskolonner" (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).
Plan lægge listeindholdstyper
Elementerne i en listeindholdstype omfatter de kolonner af metadata, der er knyttet til den indholdstype og de arbejdsprocesser, der kan køre på elementer af den pågældende indholdstype. Brug en listeindholdstype til at definere en type listeelement, der er entydigt for din løsning. I en løsning for kunde opkalds Center, hvor supportmedarbejdere undersøger og løser kunders tekniske problemer, kan en listeindholdstype bruges til at standardisere dataene for hver supporthændelse og til at registrere Incident ved hjælp af en arbejdsproces.
Plan lægge arbejdsprocesser
Arbejdsprocesser implementerer forretningsprocesser for dokumenter, websider, formularer og listeelementer i SharePoint Server 2016. De kan knyttes til biblioteker, lister eller indholdstyper.
I dokumentstyring skal du bruge arbejdsprocesser til at distribuere dokumenter fra person til person, så de hver har fuldført deres dokument administrationsopgaver, såsom at gennemse dokumenter, godkende deres publikation eller administrere deres disposition. Du kan også bruge brugerdefinerede arbejdsprocesser til at flytte dokumenter fra ét websted eller bibliotek til et andet. Du kan for eksempel oprette en arbejdsproces, der kopierer et dokument fra et websted til et andet, når dokumentet er planlagt til at blive arkiveret.
SharePoint Server 2016 inkluderer tre-tilstands arbejdsprocessen, som du kan bruge til at administrere forretningsprocesser, der sporer status for et element gennem tre tilstande eller faser. SharePoint Server 2016 omfatter også følgende arbejdsprocesser, der opfylder behovene for dokumentstyring:
-
Indsaml feedback Sender et dokument til gennemsyn.
-
Godkendelse Sender et dokument til godkendelse, ofte som en forudsætning for at publicere det.
-
Af fordeling Administrerer udløb og fordeling af dokumenter.
-
Indsaml signaturer Distribuerer et dokument til signaturer.
Knytte en arbejdsproces til en indholdstype, når du vil gør arbejdsprocessen tilgængelig, når den pågældende indholdstype bruges. For eksempel kan en indholdstype for indkøbsordren kræve godkendelse af en leder, før transaktionen kan fuldføres. Hvis du vil sikre, at arbejdsprocessen for godkendelse altid er tilgængelig, når en indkøbsordre startes, skal du oprette en indholdstype for indkøbsordren og knytte arbejdsprocessen for godkendelse sammen med den. Føj derefter indholdstypen indkøbsordre til alle dokumentbiblioteker, hvor indkøbsordrer skal gemmes.
Hvis du vil planlægge arbejdsprocesser for din dokumenthåndterings løsning, skal du analysere hver dokument indholdstype, som du planlægger at implementere og identificere de forretningsprocesser, der skal være tilgængelige for at køre på indholdet af den pågældende type. Derefter skal du identificere de arbejdsprocesser, du skal bruge for at være tilgængelige for det pågældende indhold.
Følgende er en eksempeltabel, der analyserer arbejdsprocesser for en kontrakt indholdstype.
|
Aftale proces |
Arbejdsproces for kontrakt |
|---|---|
|
Gennemgå kladder. |
Indsaml feedback |
|
Få godkendelse fra chefen og juridiske Counsel. |
Godkendelse |
|
Løse problemer med åbne problemer. |
Problemsporing |
|
Få signaturer. |
Indsaml signaturer |
Du kan finde flere oplysninger i arbejdsproces i SharePoint 2013.
Regneark
Brug følgende regneark til at registrere de oplysninger, der er beskrevet i denne artikel:
-
Indholdstype og arbejdsproces planlægnings regneark (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)
