Plan lægge dokumentversioner, godkendelse af indhold og udtjekning af kontrolelementer i SharePoint

Om versionsstyring, godkendelse af indhold og udtjekning

SharePoint Server 2016 omfatter følgende funktioner, der kan hjælpe dig med at styre dokumenter i et dokumentbibliotek:

• Versionsstyring er den måde, hvormed efterfølgende gentagelser af et dokument nummereres og gemmes.

• Godkendelse af indhold er den måde, som webstedsmedlemmer, der har godkender tilladelser, styrer publikationen af indhold.

• Tjek ud og check ind er de metoder, som brugerne kan bruge til bedre at styre, hvornår der oprettes en ny version af et dokument, og du kan også kommentere de ændringer, de har foretaget, når de tjekker et dokument ind.

Du kan konfigurere indstillinger for de indholds styringsfunktioner, der er beskrevet i denne artikel, i dokumentbiblioteker. Hvis du vil dele disse indstillinger på tværs af biblioteker i din løsning, kan du oprette skabeloner til dokumentbiblioteker, der omfatter dine indstillinger for indholdsstyring. Dette sikrer, at nye biblioteker vil afspejle dine beslutninger om indholdsstyring.

Du kan finde flere oplysninger om versionsstyring under aktivere og konfigurere versionsstyring for en liste eller et bibliotek.

Planlæg versionsstyring

Standard versionsstyringen for et dokumentbibliotek afhænger af skabelonen for gruppen af websteder. Du kan dog konfigurere versionsstyring for et dokumentbibliotek afhængigt af dine specifikke krav. Hvert dokumentbibliotek kan have et andet versions Styringskontrol element, der passer bedst til typen af dokumenter i biblioteket. SharePoint Server 2016 har tre versions styrings indstillinger:

• Ingen versionsstyring      Angiver, at der ikke gemmes tidligere versioner af dokumenter. Når der ikke bruges versionsstyring, kan tidligere versioner af dokumenter ikke hentes, og dokumentoversigten bevares heller ikke, da kommentarer, der ledsager hver gentagelse af et dokument, ikke gemmes. Brug denne indstilling i dokumentbiblioteker, der indeholder uvæsentligt indhold eller indhold, der aldrig vil blive ændret.

• Oprette overordnede versioner      Angiver, at nummererede dokumenter bevares ved hjælp af en simpel versionsstyring (f. eks. 1, 2, 3). Hvis du vil styre effekten på lagerplads, kan du angive, hvor mange tidligere versioner der skal bevares, ved at gå tilbage fra den aktuelle version.

  I overordnet version, hver gang en ny version af et dokument gemmes, vil alle brugere, der har tilladelser til dokumentbiblioteket, kunne se indholdet. Brug denne indstilling, hvis du ikke vil skelne mellem kladde versioner af dokumenter og publicerede versioner. I et dokumentbibliotek, der bruges af en arbejdsgruppe i en organisation, er overordnet versionsstyring et godt valg, hvis alle i teamet skal kunne se alle gentagelser af hvert dokument.

• Oprette overordnede og underordnede versioner (kladder)      Angiver, at nummererede versioner af dokumenter bevares ved hjælp af en overordnet og underordnet versionsstyring (f. eks 1,0, 1,1, 1,2, 2,0, 2,1). Versioner, der ender i .0 , er overordnede versioner og versioner, der ender med ikke-nul-udvidelser, er underordnede versioner. Tidligere overordnede og underordnede versioner af dokumenter gemmes sammen med aktuelle versioner. Hvis du vil styre effekten på lagerpladsen, kan du angive, hvor mange tidligere overordnede versioner der skal bevares, ved at gå tilbage fra den aktuelle version. Du kan også angive, hvor mange overordnede versioner der bevares, der skal indeholde de respektive underordnede versioner. Hvis du for eksempel angiver, at underordnede versioner skal bevares for to overordnede versioner, og den aktuelle overordnede version er 4,0, bevares alle underordnede versioner, der starter på 3,1.

  I overordnede og underordnede versioner kan alle brugere, der har læsetilladelser, se overordnede versioner af dokumenter. Du kan angive, hvilke brugere der også kan se underordnede versioner. Vi anbefaler typisk, at du giver tilladelser til at få vist og arbejde med underordnede versioner til brugere, der kan redigere elementer, og begrænser brugere, der har læsetilladelse til kun at få vist overordnede versioner.

  Brug større og mindre versionsstyring, når du vil skelne mellem udgivet indhold, der kan ses af en målgruppe og et udkast til indhold, der endnu ikke er klar til publicering. For eksempel på et websted for personale, der beskriver organisatoriske fordele, kan du bruge overordnet og underordnet versionsstyring til at begrænse medarbejdernes adgang til frynsegode beskrivelser, mens beskrivelserne ændres.

Planlæg godkendelse af indhold

Brug godkendelse af indhold til formalize, og kontrollér, at indhold er tilgængeligt for en målgruppe. Et firma, der udgiver indhold som et af dets produkter eller tjenester, kan have en juridisk gennemsyn og godkendelse, før indholdet udgives.

En dokument kladde, der afventer godkendelse af indhold, er i afventende status. Når en godkender gennemser dokumentet og godkender indholdet, bliver det tilgængeligt for brugere, der har læsetilladelser. En ejer af dokumentbiblioteket kan aktivere godkendelse af indhold for et dokumentbibliotek og kan også knytte en arbejdsproces til biblioteket for at køre godkendelsesprocessen.

Den måde, dokumenter sendes til godkendelse, afhænger af indstillingerne for versionsstyring i dokumentbiblioteket:

• Ingen versionsstyring      Hvis versionsstyring ikke bruges, og ændringer i et dokument gemmes, afventes status for dokumentet. SharePoint Server 2016 gemmer den tidligere version af dokumentet, så brugere, der har læsetilladelse, stadig kan se det. Når de ventende ændringer er blevet godkendt, bliver den nye version af dokumentet tilgængelig for visning af brugere, der har læsetilladelser, og den tidligere version ikke bevares.

  Hvis versionsstyring ikke bruges, og et nyt dokument overføres til dokumentbiblioteket, føjes det til biblioteket i afventende status, og det kan ikke ses af brugere, der har læsetilladelser, før det er godkendt.

• Oprette overordnede versioner      Hvis der bruges større versionsstyring, og ændringer i et dokument gemmes, bliver dokumentets status afventende, og den forrige overordnede version af dokumentet bliver tilgængeligt for brugere, der har læsetilladelse. Når ændringer i dokumentet er godkendt, oprettes der en ny overordnet version af dokumentet, som gøres tilgængeligt for brugere, der har læsetilladelser, og den forrige overordnede version gemmes på dokumentets oversigtsliste.

  Hvis der bruges større versionsstyring, og et nyt dokument overføres til dokumentbiblioteket, føjes det til biblioteket i afventende status, og det kan ikke ses af brugere, der har læsetilladelser, før det er godkendt som version 1.

• Oprette overordnede og underordnede versioner (kladder)      Hvis større og mindre versionsstyring bruges, og ændringer i et dokument gemmes, kan forfatteren vælge at gemme en ny underordnet version af dokumentet som en kladde eller oprette en ny overordnet version, som ændrer dokumentets status til afventer. Når ændringerne af dokumentet er godkendt, oprettes der en ny overordnet version af dokumentet, som gøres tilgængeligt for brugere, der har læsetilladelser. I overordnede og underordnede versioner opbevares både overordnede og underordnede versioner af dokumenter i et dokuments oversigtsliste.

  Hvis der bruges større og mindre versionsstyring, og et nyt dokument overføres til dokumentbiblioteket, kan det føjes til biblioteket enten i kladdestatus som version 0,1, eller forfatteren kan omgående anmode om godkendelse. I dette tilfælde bliver dokumentets status afventende.

Plan lægge udtjekning og indtjekning

Du kan kræve, at brugerne tjekker dokumenter ud fra et dokumentbibliotek, før de redigerer dokumenterne. Fordelene ved at kræve udtjekning og indtjekning omfatter følgende:

• Bedre kontrol over, hvornår der oprettes dokumentversioner. Når et dokument er tjekket ud, kan forfatteren gemme dokumentet uden at tjekke det ind. Andre brugere af dokumentbiblioteket vil ikke kunne se disse ændringer, og der oprettes ikke en ny version. En ny version (synlig for andre brugere) oprettes kun, når en forfatter tjekker et dokument ind. Dette giver forfatteren mere fleksibilitet og kontrol.

• Bedre registrering af metadata. Når et dokument er tjekket ind, kan forfatteren skrive kommentarer, der beskriver de ændringer, der er foretaget i dokumentet. Dette opretter en løbende historisk post over de ændringer, der blev foretaget i dokumentet.

Hvis din løsning kræver, at brugerne tjekker ind og tjekker dokumenter ud for at redigere dem, kan du bruge funktioner i Office 2016 -klientprogrammer, der understøtter disse handlinger. Brugere kan tjekke dokumenter ud, fortryde udtjekninger og tjekke dokumenter ind fra Office 2016 -klientprogrammer.

Når et dokument er tjekket ud, er det låst for udelt redigering af brugeren. Når brugeren gemmer redigeringer i denne fil, overføres ændringerne og gemmes på serveren. Ændringerne er private for brugeren og ikke synlige for andre. Når brugeren er klar til at tjekke dokumentet ind, bliver de seneste ændringer synlige for andre og publiceret.

Fra Office 2016 -klientprogrammer kan brugerne også vælge at lade dokumenter, der er tjekket ud på serveren, ændre indstillingerne for Indholdsredigering.